LinkedIn‘de beni takip edin: https://www.linkedin.com/in/kasimsen/
Bana ulaşmak için: kasimsen @ hotmail . com
Cep Tel: 0507 580 31 19
Proje yönetimi ve genel yönetim kavramları konusundaki her türlü bilgi ve tecrübe paylaşımı için buradayım
MÜTEHAYYİL: Kuvve-i hayaliyeden geçiren, hayal kuran. Bir şeyi görüp gözetici, idrak edici olan.
Translate
Kasım Şen - (Mütehayyil)
23 Eylül 2020
Kimliksizlik Suçları
13 Eylül 2020
Damdan Düşen Proje Yöneticisi
DAMDAN DÜŞEN PROJE YÖNETİCİSİ
Sorumu doğrudan sorarak yazıma başlamak istiyorum:
-İlk projenize nasıl atandığınızı hatırlıyor musunuz?
Birçok proje yöneticisinin unutamadığı anlardan birisi, kendisine bir projeyi yönetmesi için proje yöneticiliği görevi verildiği zamandır. Sevinç ve mutluluk ile birlikte heyecan ve tedirginlik yaşanır. Belki de uzun zamandır hayalini kurduğu bir göreve getirilmiştir ancak diğer taraftan işin sorumlulukları ve beklentileri kendisinde büyük yük oluşturur.
Benim bugüne kadar gözlemlediğim kadarıyla proje yöneticisi atamaları çoğunlukla "damdan düşer gibi" olmaktadır. Aslında belli bir eğitim ve deneme aşamalarından geçirildikten sonra, bu konuda yetkin olduğunu ispatlayan kişilerin proje yöneticisi olarak atanması beklenir ancak pek öyle olmuyor. Bazen isteyerek, bazen de istemeyerek; kişiler kendilerini proje yönetici olarak atanmış şekilde buluyorlar.
Benim ilk proje yöneticiliğine atanmam da benzer şekilde olmuştu. Proje yöneticisi olmayı elbette istiyordum ancak her şey bir anda gelişti ve kendimi büyük bir projenin içinde bulmuştum. İlk proje yöneticiliğinde zaten projenin büyüklüğünün veya küçüklüğünün fazla önemi olmuyor. Heyecanı ve tedirginliği her zaman yüksek oluyor. Ben de aynı duyguları yaşamıştım, ben de damdan düşmüştüm!
Elbette bunun bazı gerekçeleri olmaktadır. Bazen mecburiyetten, bazen de ekip arkadaşları tarafından aday gösterilmesi nedeniyle ya da yöneticilerin uygun görmesi sebebiyle gerçekleşir. Gerekçesi ne olursa olsun, proje yöneticisi kendini bir anda projenin içinde bulur.
Damdan düşen proje yöneticisinin halinden, ancak damdan düşen proje yöneticisi anlar!
Şimdi sıra, ileride bizim gibi damdan düşecek proje yöneticilerinin ne yapması gerektiğini açıklamaya geldi. Elbette burada yazılacak olan tavsiyeler yeterli olmayabilir. Bu deneyimi yaşayan her proje yöneticisinin başka başka önerileri veya öğrenilmiş dersleri olacaktır. Ancak genel olarak aşağıdaki tavsiyelerin de birçok kişi tarafından ortak bir anlayış içinde kabul göreceğini düşünmekteyim.
"Siz, projenin başarıyla tamamlanmasını hedefleyen, yol gösteren lidersiniz!"
"Yardım isteyebilmek, sizi yüceltir!"
"Ucuz kahramanlıkların sonu, çoğu zaman günah keçisi olmaktır"
06 Eylül 2020
Enkaz Devralmadık!
ENKAZ DEVRALMADIK!
Proje yöneticilerinin bazen başka birisinin yönettiği projeyi devralması gerekebilir. Bu tür projeler geçmişte başlatılmış, epey yol alınmış veya başarısızlık nedeniyle devredilmiş projeler olabilir. Bir projeyi devralmak, proje yöneticileri için kabus gibi bir şeydir. Geçmişte alınan bazı kararların sorumluğunu, yükümlülüğünü artık kendisi taşıyacaktır. Geçmişte yaşanan olayların tarafı olmamasına rağmen, sonuçlarını kendisi yaşayacaktır.
Siyasetçilerin sıkça kullandıkları sözlerden birisi de "Enkaz devraldık" açıklamasıdır. Geçmiş yönetimi suçlamak, durumun kötülüğünü ortaya koymak ve bir açıdan da kendi sorumluluklarından biraz da olsa kaçmak için kullanırlar. Her yeni siyasi lider, başkan veya bürokrat; eğer farklı partilere ait ise, kendisinden öncekileri böyle suçlarlar.
Pekala, aynı şeyi projeyi devralan proje yöneticisi de söyleyebilir mi?
Geçmişteki proje yöneticilerini, enkaz devraldığını söyleyerek suçlayabilir mi?
Hiç bir proje yöneticisi, geçmişten enkaz devraldığını söyleyerek, sorumluluklarından kurtulamaz!
Bir proje yöneticisinin, geçmişi suçlamasının kendisine faydası olmayacaktır. Hem ayrıca her devralınan proje de kötü durumda olmayabilir. Bazen devir işleminin gerekçesi, önceki proje yöneticisinin başka bir pozisyona veya şirkete geçmesi olabilir. İyi giden bir proje de devralınabilir. Doğru veya yanlış yapılan her şey geçmişte kalmıştır ve projenin yürütülmesi için artık yeni birisi direksiyona geçmiştir.
Hiçbir proje yöneticisinin elinde sihirli değnek yoktur!
Böyle bir durumda, yeni proje yöneticisi öncelikle şunları yapmalıdır:
- Sakinlikle karşılamalıdır: Geçmişte alınan kararlar ne kadar sıkıntı verici olsa da, projenin durumu ne kadar kötü olsa da, iyi bir proje yöneticisi öncelikle sakin olmalıdır, sakinlikle yaklaşmalıdır. Tedirginlik ve agresif yaklaşımlar durumu daha da kötüye götürecektir. Eli ayağına dolaşmamalıdır. Ortalığı velveleye verecek sözlerden kaçınmalıdır. Sakin yaklaşmak, proje ekibine de güven ve inanç verecektir.
- Dinlemeli ve sorgulamalıdır: Projeyle ilgili geçmişteki tüm hususları proje ekibinden dinlemelidir. Doğru soruları sorarak, gerçek durum hakkında net bilgi sahibi olmalıdır. Dinlerken, geçmişe yönelik eleştiri veya yargılama yapmamalıdır. Sadece proje ekibinin gözlemlerini, duygularını ve görüşlerini not etmelidir. Doğru veya yanlış gibi kesin hükümler vermemelidir.
- Ani kararlar ve taahhütler vermemelidir: Proje hakkında yeterli bilgi ve deneyim elde etmeden ani kararlar vermemelidir. Özellikle müşterilere veya proje sponsorlarına gerçek dışı taahhütler verilmemelidir. Amiyane tabirle, proje hakkında atıp, tutmamalıdır. Kendisini bir kurtarıcı gibi görüp, "şöyle yapacağım", "bunu ancak ben yapabilirim", "bu iş şöyle yapılmalıydı" gibi kolay ama içi boş taahhütlerden kaçınmalıdır. Akl-ı selim bir davranış içinde, alınması gereken kararları ortak anlayış ile vermelidir.
- Ekip ile toplantılar düzenlemelidir (toplu ve birebir): Projenin son durumu hakkında proje ekibi ile birlikte toplantılar düzenlemelidir. Proje ekibinin beklentilerini, sorunlarını ve çözüm önerilerini dinlemelidir. Ancak toplu halde toplantılar dışında, ekip üyeleri ile birebir toplantılar da mutlaka yapılmalıdır. Bazı ekip üyeleri, kalabalık toplantılarda sessiz kalabilirler. Onlarla birebir toplantı yapmak ve görüşlerini yüzyüze dinlemek de çok önemlidir. Bazen asıl sorunun nedenini bu tür yüzyüze toplantılardan elde etmek mümkün olabilir.
- Anlamalı, Değerlendirmeli ve Değiştirmelidir: Projede bir problem veya çatışma varsa, ilk önce bu durumu anlamalıdır. İlgili tüm ekip üyelerinden sorunun ne olduğunu öğrenmelidir. Problemi anladıktan sonra da objektif biçimde değerlendirmelidir. Bir problem hakkında bilgi sahibi olduktan sonra onu görmemezlikten gelmemelidir. Mutlaka bir değerlendirme yapmalıdır ve problemin çözümü için değişiklikleri uygulamaya geçirmelidir. Değişiklikleri yapmaya yetkisi veya gücü olmaması halinde, durumu bütün açıklığıyla ortaya koyup, üst yönetime yükseltmelidir. Hiçbir problemi sahipsiz bırakmamalıdır, çözümü için elinden geleni yapmalıdır.
- Projenin tüm paydaşlarını belirlemeli ve onlarla iletişime geçmelidir: Projeyi devralan proje yöneticisi, öncelikle müşteri ve diğer paydaşlar hakkında bilgi edinmelidir. Kimin, hangi konularda bilgi, pozisyon ve sorumluluk sahibi olduğunu anlamalıdır. Müşteri tarafında kimlerle görüşmesi gerekiyorsa hemen bir tanışma toplantısı planlamalıdır. Müşteri tarafındaki sorunlar ve beklentiler hakkında bilgi almalıdır. Bu görüşmelere göre gelecek dönemle ilgili plan hazırlamalıdır. Benzer şekilde diğer paydaşlar, tedarikçiler ve kullanıcılar ile de iletişimler sağlamalıdır.
- Yeni bir proje başlatma (kick-off) toplantısı yapmalıdır: Proje yöneticisi, devraldığı proje için mutlaka yeni bir proje başlatma toplantısı yapmalıdır. Zaten geçmişte yapılmıştı, tekrar bir başlatma toplantısı yapmak anlamsız gibi görünebilir. Ancak proje ekibinin yeniden enerji kazanması, geçmişte yaşananların etkisini silmesi ve yeni umutlarla projeye devam edebilmesi için bu toplantı gerekmektedir. Projeye olan inancın yeniden kazandırılması, geçmişteki doğru ve yanlışların geride kaldığını ve yeniden başlanıldığını hissettirmek için bu toplantı gereklidir.
- Yeni bir proje planı ve takvimi sunmalıdır: Proje yöneticisi, projenin gelecek dönemine ilişkin gerçekçi bir plan ve takvim hazırlamalıdır ve bunu tüm ilgili paydaşlarla paylaşmalıdır. Planda geçmişten aktarılan işler ile gelecekte yapılması gereken işler detaylı olarak belirtilmelidir. Proje yöneticisi, bu planı hazırlarken gerçekçi olmalı ve yerine getirilemeyecek hedefler vermemelidir. Hiçbir proje yöneticisinin elinde sihirli değnek yoktur. Ancak hazırlanacak planda, bir şeyleri değiştirmek ve düzeltmek için çaba gösterileceğinin de açık olarak belirtilmesi gerekmektedir. Yeni planının da çözümsüzlük sunmaması gerekmektedir. Alternatif çözüm yöntemleri, alınacak riskler ve iyileştirme fırsatları sunmalıdır.
31 Ağustos 2020
NİSPETİZM ve SOSLU MEDYA