“THE PROJECT MANAGER”

Proje yönetimi konusunda hem sevindirici hem de bir o kadar tedirgin edici bir durumla karşı karşıyayız. Geçmişte hiçbir şeye “proje” olarak bakmayan, proje kavramına sahip olmayan firmalar artık neredeyse günlük işlerini bile projelendirme çabasına düştü. Firmalarda aynı anda yürüyen onlarca, yüzlerce projeler ortaya çıktı. Hal böyle olunca da bu projeleri yönetecek proje yöneticilerinin de sayıları artmaya başladı. Proje yönetimi kavramının firmalarda yerleşmeye başlaması elbette istenilen bir yaklaşım. Ancak her konuda olduğu üzere, bu konuda da abartı seviyesine çıkılması da tedirgin etmektedir.

Proje yönetiminde en önemli hususlardan birisi de hangi çalışmaların proje olacağı veya yapılan işlerin hangi seviyeye kadar proje olarak kırılacağıdır. Bazı firmalar yaptığı tüm işleri tek bir proje adı altında takip etmek istiyor. Bazıları da proje içinde proje, onların da içinde başka projeler yaratıyor. Projecikler, projecikcikler dünyası ortaya çıkıyor. Bunu önlemenin yolu Portföy, Program ve Proje şeklinde yapılandırma olacaktır. Yani projeler, belli bir program altında izlenmelidir. Programlar ve tekil projeler de portföyü oluşturmalıdır. Böyle olunca programın ve portföyün performansını izlemek daha kolay olacaktır.

Projelerin sayısı arttıkça, proje yöneticilerine ihtiyaç da artmaktadır. Buna ek olarak proje yöneticilerine destek verecek proje mühendislerine de ihtiyaçlar da oluşmaktadır. Bu durumu iş arama ve kariyer sitelerinde daha net görmeye başladık. Birçok firmanın açık durumda “proje yöneticisi” ve “proje mühendisi” ilanları bulunuyor. Herkes projelerini yönetebilecek kişileri arıyor. Piyasada proje yöneticisi kıtlığı oluştuğu için de birçok çalışan bu alana yönlenmek istiyor.

“Ambalajlı kutular içinden her zaman güzel hediyeler çıkmaz..”

Bu ilanların çoğunda ise proje yöneticisinden beklenenler tam olarak ifade edilememektedir. Bazıları çok güzel vaatler içeriyor, bazılarında ise hemen hemen her şeyi yapacak çalışanlar isteniyor. Dikkatli olunmalı! Proje yöneticisinin yapacağı, yapabileceği, yapması gereken şeyler bellidir. Ne eksik ne fazla olmalıdır. Ambalajlı ilanlar altında sizi ne beklediğine iyi bakınız. Her ilan masum olmayabilir. Firmaların personel sirkülasyonu ve son dönemlerde yaptıkları işler iyi incelenmelidir. Proje yöneticisi olarak kahramanlık yapmaya çalışmak, beyhude bir çabadır.

“Bazı iş ilanlarında aslında günah keçisi aranmaktadır..”

Bazı firmalar batık durumdaki projelerini kurtarmak isteyebilirler. Tabiri caizse, pisliği temizleyecek veya ölüyü ortadan kaldıracak yani günah keçisi aramaktadırlar. Bunun için yüksek maaşlar da teklif edilebilir. Önceki proje yöneticileri bu durumdan kaçmışlardır ve yeni kahramanlara ihtiyaç duyulmaktadır. Dolayısıyla her proje yöneticisi ilanı aslında proje yöneticileri aramamaktadır. Bazı firmalar ise işin cazibesinden yararlanarak, “proje sekreteri” gibi kullanmak istedikleri kişileri çekebilmek için ilanlarını abartmaktadırlar. “Şu şu özelliklerde, şu işleri yapabilecek vs vs” ifadelerle beklentiyi yüksek tutmaktadırlar. Ancak aslında aradıkları kişi doküman yazıp, e-posta gönderebilecek kişidir. 

“Kimse binmeyeceği eşeğin önüne ot koymaz..”

Proje yöneticisi ilanları artık insanları ve firmaları kesmemeye başlayınca çıta daha da yükseltilmektedir. “Program Koordinatörü”, “Proje Direktörü”, “Program Müdürü”, “Stratejik Program Yönetim Müdürü”, “Proje Yönetmeni”, “Proje İzleme ve Takip Koordinatörü” gibi daha cazibeli ilanlar yayınlanmaktadır. Aslında aranan kişi “Proje Yöneticisi” olmaktadır. Bu da işin reklam tarafıdır. Neticede yapılacak iş bellidir. Ortada vaat edilen bir cennet yoktur.

“Hedef sadece bir kartvizit olmamalıdır..”

İşin cazibesi nedeniyle, proje yöneticisi olmak isteyenlerin tek amacı sadece kartvizit sahibi olmak şekline dönüşmektedir. Proje yöneticiliğinde önemli olan kartvizit üzerinde ne yazdığı değildir. Bir firma sizi “The Project Manager” olarak atadığı zaman hemen proje yönetebileceğinizi düşünmek hata olur. Her ehliyet alanın araç kullanamayacağı gibi her proje yöneticisi kartvizitine sahip kişiler de proje yönetebilecek değildir. Ayrıca size “proje yöneticisi” kartvizitini hemen veren firmalardan da uzak durunuz. Bu işi bu kadar basit ve herkesin yapabileceği iş olarak gören firma sahiplerinin amacı proje yönettirmek de değildir. 

“Proje yöneticiliği, değer üretmektir”

Projelerin sonunda katma değerli ürün ve hizmetlerin çıkması gerekir. Proje yöneticisi de bunun için çaba göstermelidir. Değer üretmeyen bir proje yöneticisi veya bunun farkında olmayan bir kişi, aslında yaptığı işin anlamını kavrayamamış demektir. Dolayısıyla olaya sadece kartvizit sahibi olmak olarak bakmaktadır. Değer üretmek; hedefe ulaşmak için gereken tüm faaliyetleri gerçekleştirmek, gerekli çıktıları ve belgeleri hazırlamak, iletişimi etkin kılarak koordinasyonu sağlamak, ekibi aynı hedefe yönlendirmek, birlikte bir şeyler yapabilmenin hazzına varabilmek ve bunu proje ekibi ile paylaşabilmektir. 

Proje yöneticiliği bir meslektir ve altın bileziktir. Bu bileziğe sahip olmak kartvizitte hangi unvanın yazdığından daha önemlidir. 

ÜZÜMÜ YİYİP, BAĞCIYI DÖVMEK

 

ÜZÜMÜ YİYİP, BAĞCIYI DÖVMEK

Pek çoğumuz duymuştur: “Maksat üzüm yemek mi, bağcıyı dövmek mi?” diye bir atasözümüz vardır. Üzüm güzelse, gerekirse bağcıyı aşıp, korkutup ve hatta dövüp ulaşmak isteriz. Ancak atasözüne farklı bir açıdan yaklaşalım. Yenilebilecek üzümün olması için sadece bağcı mı gerekir?  Pek çok şey gereklidir. Öncelikle iyi bir toprak lazım. Üzüm öyle her toprakta yetişmez. Her toprağın kendine özgü tadı ve lezzeti olur. Güzel bir asma fidanı gereklidir. Her asma fidanından üzüm alınmaz. Yeterli su verilmelidir. Fazla su çürütür, az su kurutur. Toprağı besleyecek ilaçlar, vitaminler gerekir. Aksi halde böcek sarar, verim düşer. Gün ışığı olmazsa, olmazdır.

Neticede bağcı, iyi bir üzüm için gereklidir ama tek başına yeterli değildir. Maksat üzüm yemek ise, bağcıyı dövmeden önce üzümün kalitesini arttırmak için gerekenler sağlanmalıdır. Aksi halde, bağcıyı dövseniz bile kaliteli üzüm yiyemezsiniz, ancak koruk gibi ekşi bir şeyler yersiniz.

Proje yönetiminde de önemli şey “EKİP”.  Ekip, yani projede çalışan insanlar iyi ve ortam kaliteli olmadıkça proje yöneticisinin kim olduğu çok da etkili değildir. İyi bir proje için de pek çok şey gereklidir. Tıpkı üzüm gibi pek çok şeyi bir arada ister. Öncelikle iyi bir şirket ortamı (toprak)  gerekiyor. Her şirketten iyi projeler çıkmaz, üretilmez. Toksik bir şirket ortamında kimse çalışmak istemez. Şirket kültürüne göre ortaya çıkacak projeler de değişik seviyelerde olur. 

“Filden uçmasını bekleyemezsiniz!”

Projelerde çalışacak iyi personelleri istihdam etmek gerekir. İyi yetişmemiş, konusunun uzmanı olmayan kişilerden oluşan bir ekip baştan başarısız olacaktır. Torpille, adam kayırmayla, diplomasına bakmadan, sırf birilerinin tavsiyesi(!) ile alınan personellerin, projeye katkısı olmayacağı gibi zarar bile vereceklerdir. Projede her role ihtiyaç vardır. Herkes her işi yapabilir diye düşünmek hata olur. 

Proje ekibinin motivasyona ihtiyacı olur. Üzüme verilen su gibi, az motivasyon işten soğutur, işten ayrılmaya sebep olur. Fazla motivasyon ise şımarıklık yaratır, iş çıkmaz, eğlenceye varır işin sonu. Dolayısıyla motivasyon için gereken tüm argümanlar uygulanmalıdır. Bazen prim, bazen takdir, bazen ödül, bazen de terfi verilmelidir. Ancak aşırı motivasyon verilmesi durumunda, bu argümanların etkili olmayacağını, alışkanlık yaratacağını da bilmek gerekir.

Ekibin iyi işler çıkarması için gereken teknolojik altyapı ve araçların tedarik edilmesi de önemlidir. Bunlarda kesintiler yapmak, işlerin ağır aksak ilerlemesine neden olur. Bir süre sonra ekip işlerini yapamaz olur. Uygun araçların tedarik edilmesinde tasarruf yapılmaz. 

“İlk düğme yanlış iliklenmiş ise, gömlek sonuna kadar hatalı iliklenir”

Proje yöneticilerinin ellerinde sihirli değnek yoktur. İşler baştan yanlış yapılmış ise, sonradan düzeltmek zor ve maliyetli olur. Proje yöneticisini yücelten birlikte çalıştığı ekiptir. En iyi araçları alsanız da, en güzel binalarda çalışsanız da, en yüksek maaşları verseniz de her şey ekibinizin kabiliyetlerinde yatmaktadır. Liyakat sahibi olmayan kişileri ne yaparsanız yapın, size faydası olmayacaktır.

“Tekeden süt çıkarmaya çalışmayın”

Ekip iyi değilse, yapacağınız her şey boşuna olacaktır. Her rolün kendine özgü yetkinlikleri vardır. Duvar ustasını, elektrik tesisatçısı olarak çalıştırmaya çalışmayın, başaramazsınız. Ekibinizde herkesin sorumlulukları olmalıdır ve herkesten sadece uzmanlık alanıyla ilgili çalışmasını beklemelidir.

Projelerde tek amacınız üzüm yemek olsun. Proje yöneticisini dövmek olmasın. Güzel, tatlı ve lezzetli üzümleri yemek istiyorsanız önce gerekenleri sağlamalısınız. İyi bir ekip kurmalısınız. Her şeyi eksiksiz yaptığınıza inandığınız halde hala iş çıkmıyorsa, işte o zaman bağcıyı dövebilirsiniz. Proje yöneticileri böyle durumlara karşı alışık olmalıdır, dayanıklı olmalıdır. Ve son bir atasözü:

“Üzüm yiyen köpeği, pekmez s.çana kadar kovalarlar..”

 YÜRÜYELİM ARKADAŞLAR

Bir süredir işyerimizdeki doğa dostları kulübü üyeleriyle doğa yürüyüşlerine katılıyorum. Hem güzel zaman geçirmek hem de sağlık açısından faydalı bir faaliyet oluyor. Ancak bunların ötesinde kazandırdığı çok daha önemli faydalar bulunuyor.  Yürüyüş faaliyetlerimizde proje yönetimine yönelik birçok benzetim(analoji) kuruyorum. Projeler de ancak ekip faaliyeti ile gerçekleştirilebildiği için proje yöneticiliğinde karşılaştığım olayları, yürüyüş ekibimizde de gözlemleyebiliyorum. Yürüyüşlerimizi bazen kalabalık bir ekiple gerçekleştiriyoruz, bazen de 10-15 kişilik küçük bir tim gibi oluyoruz. Tıpkı projelerimizdeki ekipler gibiyiz. Bazen yönetilmesi zor ve kalabalık bir ekibiz, bazen de hızlı yürüyebilen esnek ve hızlı bir ekibiz.

Gelelim proje yönetimi ile ilgili benzerliklerine..

·       Öncelikle ekibimizin bir lideri oluyor ve onun belirlediği rotada yürünüyor. Rotanın başlangıç ve bitiş yeri değişmese de, ekip lideri rotayı şartlara göre uzatıp, kısaltabiliyor. Ekibin gücü, dayanıklılığı, hızı ve doğa şartlarına göre rotada değişimler yapılabiliyor. Projelerde de başlangıç ve bitiş noktası, proje başlatma (kick-off) toplantısında net olarak ortaya konulmasına rağmen sonuca giden yol planı zaman zaman değiştirilip, güncellenebilmektedir.

·       Ekip halinde yürüyüş yapılmış olsa da, aslında tek başına yürümektesiniz. O rotayı siz tamamlayacaksınız, o yokuşu siz çıkacaksınız.. Kimse sizi sırtında taşımayacaktır. Elbette çok büyük bir rahatsızlık yaşadıysanız birisi kolunuza girecek ve yardım edecektir. Ancak bugüne kadar hiç böyle bir durum yaşamadık çok şükür. Projelerimizde de ekip üyeleri, aslında görevleri kapsamında işleri yine ancak kendileri yapacaktır. Başkalarının o işi yapmasını beklememesi gerekmektedir. Zorluğuyla, kolaylığıyla işi (yürüyüşü) kendi tamamlayacaktır.

·       Rota üzerinde çoğu zaman düz bir yolda yürünmüyor. Sert yokuşlar çıkılabiliyor, dik inişler olabiliyor. Hatta bazen inişler, çıkışlardan daha zorlayıcı olabilmektedir. Projelerimizde de bazen ekibimiz motive olup, zorlukları aşarken, bazen de inişler yaşayabilmektedir. Hiçbir zaman stabil(durağan) bir ekip faaliyeti olamamaktadır. İşin zevki bu iniş ve çıkışlarda karşılaşılan zorluklarda olmaktadır.

·       Arkada kalan ekip üyeleri beklenmektedir. Yürüyüş başladığı ekiple gerçekleştirilip, aynı ekiple tamamlanır. Asla birisi ya da bir grup geride bırakılıp ilerlenmez. Dolayısıyla en önde olmak ya da en arkada olmak yürüyüşü tamamlamak için önemli değildir. Ekibin tüm üyeleri bitiş noktasına ya da ara duraklara gelene kadar beklenilir. Projelerimizde de işlerin arkasında kalan proje ekibi üyeleri beklenilmelidir. Hiç kimse yavaş olduğu için, beceriksiz olduğu için ya da zayıf, güçsüz olduğu için ekibin dışına atılmamalıdır.

·         Yürüyüş için mutlaka uygun kıyafet ve aletler alınmalıdır. Yürüyüşe günlük kıyafetlerle gidilmesi, yürüyüş ayakkabısı olmaması, baton, gözlük, tozluk vb destek ekipmanları alınmaması yürüyüşü zorlaştıracaktır. Öyle ben güçlüyüm, ben hızlı yürürüm, ben zaten spor yapıyorum, ben her akşam evde yürüyüş yapıyorum diyerek yürüyüşe çıkılması durumunda sonuçlar hüsran olabilmektedir. Projelerimizde de işin yapılması gereken uygun araçların alınması gerekmektedir. Ne kadar iyi proje yöneticisi olursanız, olun; uygun araçlar olmadığı zaman işleri yürütmek, yönetmek hiç de kolay olmamaktadır.

·      Dağın ardında ne olduğunu bilemezsiniz. Rotanın üzerinde her zaman güzelliklerle, zorluklarla karşılaşılabilmektedir. Yürüyüşün zevkli yanı da budur aslında. Bazen geçmeniz gereken bir dere karşınıza çıkabilir. Ya da vahşi hayvanların ayak izi, ya da sesi ile karşılaşabilirsiniz. Bunlara hazırlıklı olmalıdır. Projelerimizde de karşımıza hiç beklemediğimiz zorluklar çıkabiliyor. Hiç hesapta olmayan sorunlarla, risklerle karşılaşıyoruz.

·     Yürüyüşler cesaretli olmayı gerektirir ancak gereksiz yere riskler de alınmamalıdır. Yapılacak küçük bir hata sonucunda metrelerce aşağı yuvarlanabilirsiniz. Başınıza her şey gelebilir. Cahil cesaretine hiç yer yoktur. Projelerimizde de riskleri yönetmemiz gerekiyor. Ancak gereksiz yere riskli kararlar almamalıyız. Tüm projeyi batırabilirsiniz.

·     Yürürken doğaya asla zarar verilmez. Bir çiçeğin bile bilerek üstüne basılmaz. Çevrenin kirletilmemesine özen gösterilmektedir. Planlı olmadıkça, ateş yakıp, mangalda köfte, et gibi faaliyetler yapılmaz. Amaçtan asla sapılmaz. Rota bellidir ve çok uzundur. Küçük molalar haricinde asla oyalanılmaz. Çünkü zamanında rotanın tamamlanması çok önemlidir. Gecikme olması durumunda, gecenin karanlığında yürünmesi gerekecektir, tehlikeler artacaktır. Projelerimiz de insana, çevreye ve toplum sağlığına dikkat etmemiz gerekmektedir. Projenin zamanında tamamlanması beklenmektedir. Gecikmelerin sonuçları hep kötü olmaktadır.

İşte böyle, “zorlukta güzellik vardır” diyerek nice zirveler diliyorum.

 

 

ZÜCCACİYE DÜKKANINA GİREN FİL..

Bu kez sözü fazla uzatmadan, baştan söylemek istiyorum.
"Proje yöneticileri, züccaciye dükkanına giren fil olmayın!"

Projelere yeni atanan veya terfi edip yeni göreve gelen yöneticiler, bir anda kendilerini fil gibi görüp, hızlı bir giriş yaparlar. Elbette birçok şeyleri kırıp, dökerler. Züccaciye dükkanına giren fil aslında sakar olduğu için zarar vermez. Fil, hassas cam eşyalara değer vermeden, önemsemeden ilerlediği ve belki de farkında olmadığı için yıkım yapar.

Proje yöneticileri de sanki ellerinde sihirli değnek varmış gibi "ben her şeyi çözerim, ben üstün yetenekliyim, ben sistem kuracağım, ben , ben, ben öyle biriyim" gibi düşünebilirler. Ancak hassas dengeleri ve kurulmuş sistemleri yıkmadan önce hesaplı ve dikkatli olmalıdır. Yıkılan, kırılan bir cam eşya diğerlerini de tetikleyerek bir anda faciaya neden olabilir.

Evet, hassas dengeleri gözeterek, bazen eğilerek, bazen susarak, bazen dinleyerek, bazen sorarak, bazen de kıvrılıp ilerlemelidir.

Proje yöneticisinin başarısı kırıp, dökmekte değildir.. Hedefe ulaşıp, teslimatı yapmaktadır..