KOMŞUNUN TAVUĞU..

Entropi, çoğunlukla bir sistemdeki rastgelelik ve düzensizlik (kaos) olarak tanımlanır ve istatistikten teolojiye birçok alanda yararlanılır. Bu kanunun en güzel tariflerinden bir tanesi de "Evrende her şey, kendini minimum enerji ve maksimum düzensizliğe çekmek ister." şeklindedir. Günümüzde şirketlerin işgücü kaynağı da yüksek bir entropi(düzensizlik) değerine sahip durumdadır. Ciddi şekilde çalışan (personel) kaosu yaşanmaktadır. Firmaların İşgücü Devir Oranı (turn over rate) çok yükselmektedir. Çalışanların bir şirkette uzun süre çalışma süreleri gittikçe azalmaktadır.

Pekala, bütün bu kaosun nedeni sadece çalışanların işini ve çalışma şartlarını beğenmemeleri midir?

Bunu söylemek, sorunu önemsizleştirmekten başka işe yaramayacaktır. Eskiden “giderse gitsinler, kapımda bekleyen yüzlerce kişi var” anlayışı hakimdi. Bu nedenle çok da dert edilmiyordu. Elbette iş değişikliği kararını veren sonuçta çalışanın kendisidir. Ancak birikmiş sebepleri detaylı incelemek gereklidir. Hiç kimse canının sıkıntısından veya beyhude bir heves uğruna işini, emeğini ve birikimini bırakıp gitmek istemez.

Bir diğer husus ise firmaların, başka firma personellerini gözünde büyütmesi ve onları kendi personellerinden daha iyi görmeleridir. Yani atasözünde belirtildiği üzere, komşunun tavuğunu kaz olarak görme çabasıdır. Hatta bazı firmalar “Bak, X firmasından adam çektik” diye övünç kaynağı bile yaratabilmektedir. Bütün firmalar başkalarının personelini kapma veya kopartma peşinde koşunca da piyasada kaos oluşmaktadır.

Artık öyle bir durum oluştu ki, futbolcu transfer borsaları gibi personel kapma borsası oluştu. Piyasanın güçlü ve tanınmış firmalarındaki personellerin kendi reklamlarını yapmalarına bile gerek yok! Çünkü ne kadar yetersiz olursa olsun, X firmasından geliyorsa, iyidir zaten diye bir anlayış var. X firmasının kovduğu personeller bile iyice araştırılmadan, incelenmeden gözü kapalı rakip firmalara alınabiliyor. Firmalar ellerindeki personelin değerini tam bilmeden, başkalarını yüceltebilmektedir.

Sonuçta ne oluyor? Kendi personeli küsüyor, arayışa geçiyor. O personel ayrılırken arkasından birkaç kişiyi daha yanında götürüyor. Bu döngü böyle devam edip duruyor. Tam bir “doldur-boşalt” sistemi işliyor. Kazlar ve tavuklar ortalıkta koşturuyor!

Bu kaos ortamında olan projelere ve proje yöneticilerine oluyor. Ekip sık değiştiği için ne gerçekçi planlamalar yapılabiliyor ne de hedefler tutturulabiliyor. Bir personelden tam verim alınacağı zamanda, başka bir firmaya gidiyor. Yerine başka firmalardan alınan personel de bir şeyler yapabilecek hale gelince o da başka yere geçiyor. Her bir personel değişiminde elbette projelerdeki işler de aksıyor veya duruyor.

Mazeretimiz de hazır elbette: “Malum piyasa şartları, elimizde personel tutamıyoruz!”

Bu kaosu yaratan da zaten firmaların kendi anlayışları ve yaklaşımları değil mi?  Sözümüzü Barış Manço’nun Kazma şarkısının sözleriyle bitirelim..

 “Komşunun tavuğu komşuya kaz görünür dersen

Kaz gelen yerden tavuğu esirgemezsen

Bu kafayla bir baltaya sap olamazsın ama

Gün gelir sapın ucuna olursun kazma”

 

 

Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-2

PMO, şirketlerin çoğunda çok yeni bir yapı olmasına rağmen, stratejik planı destekleme rolünü yerine getirecek şekilde yeniden yapılandırılmaktadır. Bu nedenle, PMO'nun bu yeni rolü üstlenebilmesi için organizasyonda önemli yapısal değişikliklerin gerçekleşmesi gerekmektedir. PMO'nun, projelerin operasyonel yapısından, projenin yürütülmesiyle elde edilen sonuçlara ve faydalara odaklanan bir portföy yönetim yapısına dönüşmesi gerekmektedir.

Bu değişiklik aynı zamanda proje yöneticisi için yeni becerilere yönelik bir talep de yaratıyor. Proje yöneticileri, projelerin stratejik planın uygulanmasına nasıl yardımcı olabileceğini anlamalıdır. Proje yöneticileri ve üst düzey yöneticiler arasındaki iletişim iş bağlamında gerçekleşmelidir.

Üst düzey yönetimle iletişim kurarken proje yöneticisinin en büyük endişeleri şunlar olmalıdır:

• İşletme yöneticileriyle iletişim kurabilmek için uygun dille konuşmak;
• Projelerin faydalarını tüm paydaşlara açıklamak;
• Stratejik riskleri kapsayan bir proje planı oluşturmak;
• Şirket kaynaklarının en iyi şekilde kullanılmasını garanti etmek;
• Projelerin şirketlerine nasıl değer kattığını anlamak.

Proje planlamasına dalmadan önce kuruluşun stratejisine ilişkin kapsamlı bir anlayışa sahip olmak önemlidir. Bu, misyonun, vizyonun ve genel hedeflerin derinlemesine araştırılmasını içerir. Liderlerin stratejik öncelikler, pazar konumlandırması ve rekabet ortamı konusunda bilgili olması gerekir. Bu temel bilgi, proje kararlarına rehberlik eden pusula görevi görecektir.

Bir projenin başarısını ölçmek için doğrudan organizasyon stratejisine bağlı KPI'lar oluşturun. Bu metrikler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, alakalı ve zamana bağlı (SMART) olmalıdır. Projenin tesliminin KPI'yı olumlu yönde nasıl etkileyeceğini anlamak önemlidir. Projenin yolunda ilerlemesini ve istenen stratejik sonuçlarla uyumlu olmasını sağlamak için bu KPI'ları düzenli olarak izleyin ve değerlendirin.

Aşağıdakiler, PMO'nuzu kuruluşunuzun stratejik çerçevesiyle sorunsuz bir şekilde hizalamanın temel adımlarıdır.

 

PMO'nuzu Kuruluşunuzun Stratejik Çerçevesine Uyumlaştırmaya Yönelik Temel Adımlar

·         Kuruluşunuzun stratejisini anlayın: Kuruluşunuzun stratejik amaçlarını, hedeflerini ve önceliklerini derinlemesine anlayarak başlayın. Bu, kuruluşun ilerlemeyi hedeflediği yönü anlamak için misyon, vizyon ve stratejik planların incelenmesini içerir.

·         PMO hizmetlerini ve yeteneklerini analiz edin: PMO'nuzun mevcut hizmetlerini, süreçlerini ve yeteneklerini değerlendirin. Bunların kuruluşun stratejisiyle ne kadar uyumlu olduğunu değerlendirin ve iyileştirmelerin gerekli olduğu alanları belirleyin. Bu analiz proje yönetimini, metodolojileri, raporlama yapılarını, kaynak yönetimini ve performans ölçümünü kapsamalıdır.

·         PMO'nun rolünü tanımlayın: PMO'nun kuruluşun stratejisini desteklemedeki rolünü netleştirin. PMO'nun, proje portföyü gözetimi sağlamak, uyum sağlamak, en iyi uygulamaları teşvik etmek ve karar vericilere değerli öngörüler ve analizler sunmak gibi stratejik uygulamaya nasıl katkıda bulunabileceğini belirleyin.

·         Açık hedefler belirleyin: PMO için kuruluşun stratejik hedefleriyle uyumlu net hedefler tanımlayın. Bu hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) olmalıdır. İyi tanımlanmış hedeflere sahip olarak PMO, çabalarını kuruluşun stratejik sonuçlarına doğrudan katkıda bulunan faaliyetlere odaklayabilir.

·         Stratejik uyum çerçeveleri geliştirin: PMO ile kuruluşun stratejisi arasında uyumu sağlamak için çerçeveler ve süreçler oluşturun. Bu, proje seçimi, önceliklendirme ve onay kriterlerinin belirlenmesinin yanı sıra PMO'nun stratejik hedeflere katkısını ölçen performans ölçütlerinin tanımlanmasını da içerir.

·         İletişimi ve işbirliğini geliştirin: PMO ile diğer departmanlar veya iş birimleri arasında şeffaf bir iletişim ve kesintisiz işbirliği kültürünü geliştirin. Proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin kuruluşun stratejisini net bir şekilde kavramalarını ve projelerinin bu stratejinin gerçekleştirilmesinde nasıl önemli bir rol oynadığını anlamalarını sağlayın. Uyumluluğu sürdürmek ve aktif katılımı teşvik etmek için ilerleme güncellemelerini, stratejik öngörüleri ve başarı öykülerini tutarlı bir şekilde paylaşın.

·         Kaynakları stratejik olarak tahsis edin: Kuruluşun stratejik girişimlerini desteklemek için kaynak tahsisini optimize edin. En yüksek stratejik etkiye sahip projelerin yeterli kaynak ve ilgi görmesini sağlayın. Bu, kaynakların yeniden tahsis edilmesini, beceri setlerinin optimize edilmesini veya gerektiğinde ek kaynakların güvence altına alınmasını içerebilir.

·         Sürekli izleme ve değerlendirme: PMO'nun performansını kuruluşun stratejisiyle uyumlu olarak takip etmek için sağlam bir izleme ve değerlendirme süreci uygulayın. Başarı ve iyileştirme alanlarını belirlemek için proje portföylerini, temel performans göstergelerini ve stratejik kilometre taşlarını düzenli olarak gözden geçirin. Bilgiye dayalı kararlar almak ve PMO'nun yaklaşımını gerektiği gibi uyarlamak için bu geri bildirim döngüsünü kullanın.

·         Strateji yürütme kültürünü teşvik edin: PMO içinde strateji yürütmeye değer veren bir kültür yaratın. Proje yöneticilerini ve ekipleri, çalışmalarını kuruluşun stratejik hedeflerine bağlamaya teşvik edin ve onları stratejiyle uyumlu kararlar alma konusunda güçlendirin. Stratejik düşünceyi geliştirmek ve herkesin stratejik sonuçları yönlendirmedeki rolünü anlamasını sağlamak için eğitim ve destek sağlayın.

·         Sürekli iyileştirme ve uyum sağlama: Sürekli iyileştirme ve uyarlanabilirlik zihniyetini benimseyin. Kuruluşun stratejisi geliştikçe PMO'nun uygulamalarını ve süreçlerini buna göre ayarlayın. PMO'nun yeteneklerini geliştirmek ve kuruluşun stratejisiyle sürekli uyum sağlamak için sektör trendleri, gelişen teknolojiler ve en iyi uygulamalar hakkında bilgi sahibi olun.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals,

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/

 

 

 

 

Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-1

Modern iş dünyasının dinamik ortamında etkili proje yönetimi, son teslim tarihlerini karşılamanın ve bütçe dahilinde kalmanın ötesine geçer. Gerçek başarı, projeler organizasyonun genel stratejisiyle kusursuz bir şekilde uyum sağladığında elde edilir. Proje Yönetim Ofisi (PMO), proje yönetimi uygulamalarının etkili bir şekilde uygulanmasını sağlamak için proje yönetimi, liderlik, destek ve gözetim sağlamaya adanmış kurumsal bir kuruluştur. Proje Yönetim Ofisi, bağımsız olarak veya diğer PMO'larla işbirliği içinde çalışan, hem zorunlu hem de zorunlu olmayan hizmetleri sunan ve bu hizmetlerin sağlanması ve yönetimiyle ilgili sorumluluklara sahip kurumsal bir kuruluştur. Proje yönetimi kültürünü teşvik eder, süreci standartlaştırır ve şirketin performansını artırır. Proje yönetim ofisi; operasyonel bir yapıdan, projenin yürütülmesiyle sağlanan faydalara ve sonuçlara odaklanan bir yapı olan portföy yönetimi yapısına doğru gelişti.

PMO'nun en büyük zorluğu, kuruluşun her geçen gün daha karmaşık hale gelen bir ortamda esnek ve uyarlanabilir uygulamalara güvenebilmesini garanti etmektir. Bu hedefe ulaşmak için proje yönetimi ile ilgili tüm kurumsal süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için gerekli adımları belirleyen bir organizasyonel proje yönetimi olgunluk planı oluşturmak önemlidir. Seçilen çözüm ne olursa olsun, proje yönetim ofisi, organizasyonun stratejik düzeylerdeki ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılabilecek sağlam bir modele doğru önemli bir ilerlemeyi temsil eder. Bununla birlikte, mevcut çerçeve ve metodolojilerin çeşitliliğine rağmen, bunların, faaliyet gösteren organizasyonun özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmasına hâlâ ihtiyaç vardır.

Zorunlu PMO hizmetleri, bir kuruluştaki PMO'nun işleyişi ve etkinliği için gerekli olan uyumluluk ve güvenceyle ilgili hizmet kümesini ifade eder. Bu hizmetler genellikle proje yönetimindeki standartlar, düzenlemeler ve en iyi uygulamalarla uyumludur. Zorunlu hizmetler, proje ekiplerinin değil yalnızca PMO'nun sunabileceği hizmetlerdir. Zorunlu olmayan hizmetler, bir PMO'nun bir kuruluşa katma değer sağlaması için önemli bir yolu temsil eder. Bu hizmetler, temel uyumluluk ve güvence işlevlerinin ötesine geçerek kuruluşun stratejik hedeflerinin ilerlemesine aktif olarak katkıda bulunur, proje sonuçlarını yükseltir ve genel kurumsal yeteneklerin güçlendirilmesine aktif olarak katkıda bulunur.

Zorunlu PMO (uyumluluk) hizmetleri şunları içerebilir:

• Mevzuata uygunluk: Projelerin geçerli yasalara, düzenlemelere ve endüstri standartlarına uygunluğunu sağlamak.
• Proje yönetimi çerçevesi geliştirme: Proje yaşam döngüsü modelleri, proje rolleri ve sorumlulukları, şablonlar ve prosedürler dahil olmak üzere standartlaştırılmış bir proje yönetimi yaklaşımı oluşturmak.
• Metodoloji uyumu: Tüm projelerin belirlenen proje yönetimi metodolojisine uygun olmasını sağlamak. Bu, Çevik, Şelale veya hibrit bir yaklaşımı içerebilir.

Zorunlu PMO (güvence) hizmetleri şunları içerebilir:

• Proje kontrolleri: Bir projenin mevcut durumunu değerlendirmek ve endişe duyulan alanları belirlemek için düzenli incelemeler veya "sağlık kontrolleri".
• Kalite güvence incelemeleri: Projenin çıktılarının ve süreçlerinin kalitesinin gerekli standartları karşıladığının kontrol edilmesi.
• Risk yönetimi güvencesi: Risklerin etkili bir şekilde tanımlandığı, değerlendirildiği ve yönetildiğine dair güvence sağlamak

Zorunlu olmayan uyumluluk hizmetleri genellikle belirli proje ekipleri veya girişimlerle daha derin entegrasyonu içerir ve şunları içerebilir:

• Yenilik ve değişiklik yönetimi: PMO, kuruluşun yeni teknolojilere, süreçlere ve iş modellerine uyum sağlamasına yardımcı olarak yenilik ve değişiklik yönetimi girişimlerini destekleyebilir. Bu, yeniliği teşvik eden proje yönetimi metodolojilerinin uygulanmasını veya çalışanların yeni çalışma yöntemlerine uyum sağlamasına yardımcı olacak değişim yönetimi stratejilerinin geliştirilmesini içerebilir.
• Kapasite geliştirme: Bir PMO, özel eğitim programları sunarak, bilgi paylaşım oturumlarını kolaylaştırarak, proje yöneticilerine ve ekip üyelerine mentorluk yaparak ve sürekli öğrenme ve iyileştirme kültürünü teşvik ederek kuruluş içinde kapasitelerin geliştirilmesine yardımcı olabilir.
• Proje yönetimi yöntemleri, teknikleri ve araçları: PMO, zorunlu olmayan ancak proje planlamayı, yürütmeyi ve kontrolü büyük ölçüde geliştirebilen çeşitli proje yönetimi araçlarına, yöntemlerine ve tekniklerine erişim, eğitim ve destek sağlayabilir.

Bir PMO'nun rolünün ve potansiyel faydalarının daha derinlemesine anlaşılmasıyla, ilk zorunluluklardan biri Proje Yönetim Ofisinizi kuruluşunuzun stratejik yönü ile uyumlu hale getirmektir. Bu uyum, başarıya ulaşmak ve stratejik hedefleri gerçekleştirmek için önemli bir itici güç olarak duruyor. PMO tarafından sunulan hizmetler ile kuruluşun genel stratejik yönü arasında sağlam bir bağlantı kurulması oldukça önemlidir. İşletmeler, PMO'yu kuruluşun stratejisiyle uyumlu hale getirerek projelerinin tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir, stratejik sonuçlar elde edebilir ve uzun vadeli başarıya ulaşabilir. İyi bir PMO uygulaması, yönetici desteği, verimliliği artıran bilgi sistemleri, olgunluk değerlendirme modelleri ve şirketin iş ihtiyaçlarına uygun bir metodoloji ile başlar.

Stratejik uyum, her projenin uzun vadeli hedeflere katkıda bulunmasını ve her çabanın değerini en üst düzeye çıkarmasını sağlar. PMO, kuruluşun genel vizyonuyla uyumlu bir şekilde çalıştığında stratejik bir katalizöre dönüşür. Bu sinerji, projelerin daha geniş stratejiyle uyumlu kalmasını, kaynakların akıllıca tahsis edilmesini ve arzu edilen sonuçların sadece hayal edilmesini değil aynı zamanda gerçekleştirilmesini de sağlar.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023 

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals, 

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/

 

EDEBİYAT YAPMA!..

Proje yöneticiliğim ilk yıllarında e-mail yazarken ya da toplantı tutanağı tutarken uzun cümleler kullanırdım. Çok fazla detaylı yazmaya çalışarak ağdalı kelimelerle etkisini arttırmaya çalışırdım. Türkçeye fazla hakim olmam nedeniyle bunu yapmam beni hiç de zorlamıyordu. Hatta çok hoşuma gidiyordu. Yazdığım cümlelerin sonu gelmiyor, cümlecikleri bağlaçlarla birbirine bağlayarak uzun paragraflar haline getiriyordum. Nokta (.) ile hiç işim olmuyordu. Virgülleri ve noktalı virgülleri kullanarak süslüyordum. Böyle olunca da anlamak da biraz zahmetli oluyordu.

Bir gün o dönemdeki direktörüm bu konuda beni uyardı. Kısa ve ağdalı olmayan bir şekilde yazmamı istedi. Açıkça söylemek gerekirse o zaman çok sinirlendim. Ben o kadar özenerek detaylı şekilde yazmaya çalışıyorken benden tam tersinin istenilmesine üzülmüştüm. Benim yazdıklarımın daha etkili olacağını ve göz dolduracağını düşünüyordum.

Kısaca yöneticim bana : “Edebiyat yapma!..” demişti.

Bir süre düşününce yöneticime hak verdim. Gerçekten kısa, açık ve net yazmalıydım. Canım edebiyat yapmak isteyince başka şeyler yazarak kendimi tatmin etmeliydim. İşte blog yazılarım da bu şekilde ortaya çıkmış oldu. Artık e-maillerim ve tutanaklarımda bol bol nokta(.) kullanmaya başlamıştım. “Ama, fakat, lakin, ile, veya, ancak” gibi bağlaçlarla aram bozulmuştu. Bu bağlaçları kullanmak istediğim zaman da önce cümleyi tamamlayıp, sonra diğer cümlenin başında kullanıyordum.

Kısa ve öz e-mail yazma konusunda kendimce bilindik bir yöntemi kullanmaya başladım: “5N 1K”

Yöntem çok basitti. Mesajlarımda veya tutanaklarda aşağıdaki soruların cevaplarını açık bir şekilde almayı hedefliyordum. Böylece her şey yerine oturuyordu. Hem de okuyan herkes aynı şeyi, basitçe anlayabiliyordu.

• Ne istiyorum?
• Neden, niçin istiyorum?
• Nasıl istiyorum?
• Nereden, nereye istiyorum?
• Ne zaman için istiyorum?
• Kime, kimden istiyorum?

Son olarak birkaç ipucu daha vermek istiyorum:

• Bağlaçlara bağlanmayın..
• Türkçe ve İngilizce kelimelerle karıştırmayın..
• Osmanlıca diye anlamını bilmediğiniz kelimelerle zorlaştırmayın..
• Nokta (.) ile aranızı sıcak tutun. En iyi yardımcınız olacaktır.

Yine de edebiyat güzeldir, yazmak çok daha güzeldir. Kalın sağlıcakla.