Ve
Tanrı Süreç İndirdi
Son zamanların en gözde ve en çok
kullanılan, sevilen kelimesi sanırım “süreç”tir. Neredeyse artık her şeyin bir
süreci tanımlanıyor. Eğer bir konuda çalışma yapılmak isteniyorsa hemen ismi “abc
süreci” diye konuluyor. İçinde süreç geçmeyen bir konuşma, panel veya bildiri
neredeyse kalmadı artık. Amerikalıların söylediği gibi “kola her yemekle iyi
gider” sözü, süreç için de geçerli: “süreç her şeyle iyi gider”.. Süreç sadece
teknik alanda kullanılmıyor; siyaset, ekonomi, beşeri bilimler ve tıp alanında
da çokça kullanılıyor. Zaten günümüzün iki kelimesi tüm yeni kavramlarının isim
tamlaması olarak her yerde görülüyor. Birincisi “… süreci”, ikincisi “…. Mühendisliği”.
Örneğin çözüm süreci, toplum mühendisliği, insan mühendisliği, demokratik
süreçler, güvenlik süreci vb..
Süreç
gerekli midir?
Süreç kavramı iş yapış şeklini,
yöntemini ve yetki, sorumluluk alanlarını belirler. Tüm firmalarda süreçler
tanımlı olmalıdır. Sürecin tanımlı olmadığı şirketlerde kaos vardır, yetki ve
sorumlulukların karmaşası vardır. Birkaç kişinin çalıştığı sanayi tipi
iş yerlerinde bile yazılı olmasa da belli bir iş düzeni vardır. Bunlar da adı
konmasa da bir süreçtir. Dolayısıyla “süreç gerekli midir” gibi bir soru; yaşamak
için oksijen gerekli midir sorusuyla eşdeğerlidir. Firma içinde süreçlerin adı
konmamışsa, yazılı olarak yayınlanmamışsa süreç yoktur denilemez.
Ancak burada dikkat edilmesi gereken
nokta, süreçlerdeki niteliklerin tam ve eksiksiz olarak belirlenmesidir. İşletmede
“kim, neyi, nasıl, niçin, ne zaman, kime yapar, kime gönderir, kimden alır ve
kim kontrol eder, onaylar” gibi soruların kesin cevaplarının belli olmasıdır. Bu
soruların cevapları net değilse, belirsizlikler varsa işte o zaman o işletmede
süreçler yoktur veya eksiktir.
Uluslararası
Süreç Modelleri, Standartlar
Dünyada iş süreçlerinin nasıl olmasına
yönelik yapılan çalışmalar 1960’lı yıllarda yaygınlaşmaya başlamıştır. Belli iş
alanlarında işlerin belli standartlarda gerçekleştirilmesi için süreçler
tanımlanmaya başlanmış ve zaman içinde evrimleşerek bugüne kadar gelmişlerdir.
Bazen süreçler bir alana yönelik tamamen özelleşmişler ya da tüm sektörlere yönelik
olacak şekilde genelleşmişlerdir. Aşağıdaki listede dünyada yaygın olan süreç
modellerini listelemeye çalıştım. Eksik olanlar elbette vardır. Burada bu süreç
modellerini detaylı açıklamayacağımdan dolayı ilgili bağlantılarından detaylı
bilgiler alınabilir.
Süreç,
Model, Standart, Metodoloji, İş Akışı
Süreçlerle ilgili konuşulurken,
özellikle modeller ile standartlar arasında bir karıştırma yaşanmaktadır. Bunlara
ek olarak bazı metodolojiler de eklendiği zaman tam anlamıyla bir kavramlar çorbası
olmaktadır. Yukarıdaki listede de görüleceği üzere bazı süreçler standart
olarak yayınlanmıştır, bazıları da modeldir. Standartlarla ile modeller
arasındaki en önemli fark, standartların içeriğinin bağlayıcı olmasıdır. En
güzel örneği TSE’nin standartlarıdır. Bunlar
bağlayıcıdır ve içeriğine tam uyumluluk beklenir. Modeller ise süreç
tanımlarını oluştururken referans alınan örnek modellerdir, kılavuzluk görevi
görürler. İçeriklerinin tam bir bağlayıcılığı yoktur. Ancak bir firma süreçlerini
tanımlarken bir modeli referans alıyorsa, o modelin temel felsefesinin dışına
çıkmamaya çalışır, modelin ana hedeflerini süreçlerine yansıtmaya çalışır. Fakat
nihayetinde firmanın süreçleri, modellerde tanımlı olan süreç tanımlarından
farklılıklar gösterebilir. Firmanın yapısına, iş alanına ve hatta kültürüne
göre model uyarlanabilir. Standartlarda böyle bir esneklik yoktur. Metodolojiler ise süreçlerin uygulanma biçimlerini
belirler. Firma içinde uygulanan prosedür, talimat ve iş akışları bu kapsamda
ele alınabilir. Metodolojiler her zaman süreç tanımlarıyla yani referans alınan
modellerle aynı yönde ve uygunlukta olmalıdır. Aksi halde işleyişte sıkıntılar
olacaktır. Ayrıca metodolojilerin uyulması gereken standartlarla da uyumlu
olması beklenir. Standartların karşılanabilmesi için bu mutlaka gereklidir.
Kutsal
Süreç Tanımları, Müritler, Misyonerler
Süreçler ve modellerle ilgili bu
açıklamalardan sonra sıra bu süreç modellerinin uygulanmasına geldi. Birçok
firmada süreç tanımlarına, dokümanlarına, formlarına “kutsal kitap” yaklaşımı
sergilenmektedir. Uluslararası süreç modelleri ve standartları bile zaman içinde
birkaç kez değiştirilerek evrimleştirilmiş olmasına rağmen, ülkemizdeki süreç
tanımlarında değişiklik yapılmasından özellikle kaçınılmaktadır. Tıpkı kutsal
kitaplar gibi hiçbir maddesine dokunulmamaya çalışılır. CMMI, ITIL, COBIT gibi
modeller “sürekli süreç iyileştirme” yaklaşımını üstüne basarak belirtse de
süreçleri değiştirme cesareti pek fazla gösterilmez.
Bazen de süreç değişikliği adı altında
kozmetik değişiklikler yapılır. Sürecin temelinde bulunan yanlışlıklara pek
fazla dokunulmamaya çalışılır. Tabiri caizse kimse kutsal kitaba dokunmadan,
meal ve tefsirlerinde değişiklik yapmaya çalışırlar. Hatta bazı firmalar, CMMI,
ITIL, COBIT gibi modellerindeki hazır metinleri süreç tanımı gibi yazıp,
bunları harfi harfine uygulatmayı hedeflerler. Süreç modellerini yorumlama
gereğini bile duymazlar. Böyle yaptıkları zaman işlerinin mükemmel işleyeceğine
inanırlar. Çünkü CMMI, ITIL, COBIT gibi modeller de onlar için kutsal birer
metinlerdir.
Zaman içinde firma içinde süreç
tanımlarının müritleri de oluşur. Bunlar süreçlerin yılmaz savunucularıdır.
Asla süreçlere laf söyletmezler, değiştirilmesine tahammülleri yoktur.
Süreçlere karşı bağnaz denilebilecek şekilde bağlıdırlar. Aksi bir durumda, hemen
ilgili modelin ilgili maddelerini açarak “bak CMMI’da, COBIT’te böyle yazıyor”
diye savunmaya geçerler. Süreç müritlerinin birçoğunun süreç modellerindeki ana
felsefeyi anlamadan savundukları görülür. İlginçtir ki, savundukları modelin
yeni revizyonlarında farklı bir yaklaşıma geçilirse, bu kez de bu yeni metni
savunmaya başlarlar.
Müritlerin bazıları ise süreçlerin
yaygınlaşması için misyonerlik görevi üstlenirler. Tıpkı bir din adamı gibi
süreç metinlerini önlerine açarak, toplantılarda veya panellerde ilgili metinleri
okuyarak savunmaya çalışırlar. Böylelikle süreçler için taraftar toplamak
isterler. Süreç misyonerlerinin bir diğer çabası ise sertifikasyon yönündedir.
Onlar için firmanın bir modele ait sertifikanın alınması her şeyden önemlidir.
Süreçlerin uygulanıp, uygulanmadığının önemi yoktur. Ana felsefeyi savunmak gibi
bir misyonları bulunmamaktadır.
Son
olarak;
Süreç modelleri tanrının gönderdiği
kutsal metinler değildirler. Bunların firmanın stratejik hedeflerine uygun
olarak güncellenmesi, uyarlanması ve hatta başka bir modele geçilmesi
gerekebilir. Temel felsefeden sapmadan, nihai amacın toplam kalite artışı
olacağı şekilde yaklaşım gösterilmesi önemlidir.
