Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-3

Bir önceki yazımızda Proje Yönetim Ofisleri (PMO) ile strateji arasındaki ilişkileri açıklamaya çalışmıştım. Yazı dizimizi bu yazımızla sonuçlandırıyoruz.

Kuruluşlar, takip edilecek amaç ve hedefleri sınırlamak ve şirketlerin kaynaklarının kullanımını optimize etmek için kurumsal stratejilerini kullanır. Şirketler, normalde devam eden faaliyetlerle elde edemeyecekleri sonuçları, kurumsal stratejiler ile proje, program ve portföy yönetimi arasındaki uyum yoluyla ararlar.

Proje yöneticisi, günümüzde üst düzey yönetici tarafından uygulama odaklı olarak görülmekte ve bu nedenle strateji oluşturmada önemli bir taraf olarak kabul edilmemektedir. Bu bağlamı değiştirmek için proje yöneticisinin proje ve programların iş stratejileriyle nasıl ilişkili olduğunu anlaması önemlidir.

• Stratejik Hedefler: Şirketin piyasanın belirsiz koşullarında rekabet etmesine yardımcı olacak temel başarı faktörlerini belirtin.
• Göstergeler: Şirketin stratejik hedeflere ulaşma performansı göstergelerle derecelendirilecektir.
• Hedefler: Göstergeler uygulanabilir ve spesifik hedeflerle ölçülür.
• Girişimler: Girişimler, belirli hedeflere ulaşmak için yürütülecek proje ve programlarla temsil edilir.

Üst düzey yönetimin karar alma sürecini aktif olarak desteklemek için PMO şunları yapmalıdır:

• Proje maliyet ve faydalarının ölçümlerini sağlamak;
• Bir projenin ilerleme raporlarını karar noktalarıyla birlikte sağlayın;
• Bir portföy kontrol paneli bulundurun;
• Risk işini projenin yaşam döngüsü boyunca kontrol altında tutun;
• Şirketin kaynaklarının etkin kullanımını planlayın.

Kurumsal bir proje yönetimi organizasyonuna doğru yaklaşım, bir Olgunluk Gelişim Planı aracılığıyla uygulanmalıdır. Bu planın başarılı bir şekilde uygulanmasının temel unsuru, örgütteki tüm bireylerin davranışlarının, örgütün kültüründe değişime yol açacak noktaya getirilmesidir. Olgunluk evriminin performans bilgilerinin tüm şirketle paylaşılması için bir iletişim planı oluşturulmalıdır. Aylık takip toplantılarında alınan dersler proje yöneticileri arasında paylaşılmalı ve gerekirse yeni plan revizyonları yayınlanmalıdır.

PMO'nun misyonu, organizasyon geliştirme yaşam döngüsü boyunca düzenli olarak gözden geçirilmeli ve ayarlanmalıdır. Proje Ofisi'nin en büyük zorluğu, her geçen gün daha da karmaşık hale gelen bir ortamda, organizasyona esnek ve uyarlanabilir uygulamaların sunulmasını garanti altına almaktır. Bu yeni ortamda etkili portföy yürütmenin gereksinimleri proje yönetimi uygulamalarıdır. Artık proje ofisi, proje yönetimi ile ilgili tüm fikri mülkiyet haklarının korunması ve organizasyonun stratejik planının aktif olarak desteklenmesi sorumluluğuna sahiptir.

Başarılı projeleri zamanında, bütçe dahilinde teslim edilen ve kuruluşun iş hedeflerine ulaşan projeler olarak tanımlayabiliriz. Stratejik PMO'lar, başarı kriterlerinin önemli bir bileşeni olarak projenin sonuçlarını göz ardı edemez. Portföy sonuçlarının sürekli değerlendirilmesi, bir bütün olarak proje yönetimi sürecine güvenilirlik kazandırır.

Proje yönetiminde tutarlı sonuçları garanti etmek için proje ofisinin süreç kontrolü ve iyileştirmeye odaklanması gerekir. Portföy yönetimi, olgunluk değerlendirmesi ve geliştirilmiş proje izleme ve kontrolü gibi yeni işlevler PMO'dan talep edilmeye başlandı. Bu iyileştirmelerin sürekli bir hızda yürütülmesini sağlamak için kuruluşun, uygulanan proje yönetimi en iyi uygulamalarına ilişkin gerçek aşamayı belirlemesi gerekir. Bu bilgiyle şirket, evrimin kilit noktalarına odaklanan bir geliştirme planı hazırlayabilir.

Kurumsal proje yönetimi kavramı, proje yönetimi uygulamalarının şirket genelindeki tüm organizasyonel faaliyetlere uygulanmasından oluşur. Bu faaliyetler doğrudan proje yönetimiyle ilgili olabilir veya olmayabilir. Kurumsal düzeyde proje ofisinin projeler, programlar ve portföy yönetimi için politika, prosedür ve uygulamaları sürdürmesi gerekir. Kurumsal Proje Yönetimi yukarıdan aşağıya bir yaklaşım olmalıdır; üst yönetimin desteği olmadan yapılamaz.

PMO ayrıca planın izlenmesinden ve kontrol edilmesinden de sorumlu olmalıdır. Temelleri yönetmek ve plandaki değişikliklere ilişkin kararları belgelemek için bir yönetim kurulunun uygulamaya konulması, olgunluk geliştirme planının ilerleyişinin iletilmesine yardımcı olacak iyi bir uygulamadır. İş sürecinin yeniden yapılandırılması, proje yöneticilerinin, proje yönetimi uygulamalarını kuruluşun gündeminde en önemli öncelik haline getirmek için ideal metodolojiyi arama konusundaki tonu belirlemelerine olanak tanıyacaktır. Bu yeniden yapılanma süreci, işi etkili bir şekilde yönetmek için gereken proje ve program bilgilerine görünürlük sağlayacak ve sürekli süreç iyileştirme yoluyla yeniliğin teşvik edilmesine yardımcı olacaktır.

Rekabetin yoğun olduğu bir dünyada kuruluşların ayakta kalabilmesinin tek yolu inovasyondan geçiyor. Bu yenilik şirketin her düzeyinde gerçekleşmelidir: ürünler, hizmetler, iş süreci ve iş modeli. PMO bu yeniliği tüm bu seviyelerde çalıştırabilir. İyi proje yönetimi uygulaması, projeler aracılığıyla yeniliği disipline eder ve teşvik eder. Tutarlı ve öngörülebilir sonuçlar müşteri memnuniyetini artırır ve daha büyük karlara yol açar. Proje ve program yönetimi uygulamaları, güvenilir bir strateji uygulamasını garanti altına almak için gerekli altyapıdır. Bu uygulamalar tüm organizasyona yayıldığında iş başarısı, organizasyonun proje ve programlarının başarısına bağlı olacaktır.

PMO, önemli bir değişiklik yönetimi bileşeni rolünü üstlenir; Proje yönetimi yeterliliklerini geliştirmek için şirketin fonksiyonel departmanlar gibi diğer yapılarıyla işbirliği içinde çalışan bir yapı. Şirketin proje ve program yönetimi uygulamalarını rekabet avantajı olarak benimsemesiyle, sınırlı kaynaklarla projelerinden maksimum sonuç elde etmenin yolu da aydınlanmış olur. Günümüzün rekabet ortamında şirketler, sonuçları garanti etmek için yalnızca iyi stratejilere güvenemezler.

Başarılı olmak için yöneticilerin stratejik hedeflerine rakiplerinden daha hızlı ulaşma kapasitesine sahip organizasyonlar kurmaları gerekiyor. Bu, bugünün işlerini daha etkili bir şekilde yapmak ve yarının süreksizliklerini öngörmek için organizasyonlar kurmalarını gerektirir. Yenilik, başarıyla uygulanan yaratıcı fikirlerin sonucudur. Rekabet avantajı stratejiyle olduğu kadar uygulamayla da ilgilidir.

Sonuç olarak, PMO'nuzu kuruluşunuzun stratejisiyle uyumlu hale getirmek proaktif ve stratejik bir yaklaşım gerektirir. Kuruluşun stratejisini anlayarak, PMO hizmetlerini ve yeteneklerini analiz ederek, PMO'nun rolünü tanımlayarak, net hedefler belirleyerek, stratejik uyum çerçeveleri geliştirerek, iletişimi ve işbirliğini geliştirerek, kaynakları stratejik olarak tahsis ederek, sürekli izleyerek ve değerlendirerek, strateji uygulama kültürünü teşvik ederek ve sürekliliği benimseyerek İyileştirme ve uyarlanabilirlik sayesinde işletmeler, PMO'larının kuruluşun stratejik yönü ile yakından bütünleşmesini sağlayabilirler. Bu, birlikte etkili proje yönetimine ve istenen iş sonuçlarına yol açar.

Ayrıca, uyumluluk ve güvenceye odaklanan zorunlu PMO hizmetleri ile PMO'ya değer katma fırsatları sunan zorunlu olmayan PMO hizmetleri arasında ayrım yapmak önemlidir. Böyle bir değer, kuruluşun stratejik hedeflerini destekleyerek, yeniliği teşvik ederek, kapasiteleri geliştirerek ve proje sonuçlarını ve kurumsal yetenekleri geliştiren proje yönetimi yöntemleri, teknikleri ve araçlarının uygulanmasıyla eklenebilir.

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals,

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/

 

Zaman Yönetimi: 3-5-8 Yöntemi 

⏰ Uzun zamandır uyguladığım bir zaman yönetimi yöntemini paylaşmak istiyorum. Zaman yönetiminde işleri önceliklendirmek önemlidir. Aynı anda birçok işi yapmak veya takip etmek çok zor. Mutlaka işler arasında önceliklendirme yapmam gereklidir. Bununla ilgili literatürde birçok yöntem var. Ancak bunların kullanımında bazı zorluklar yaşadım. ⏰

Bu yüzden kendimce daha uygun bir yöntem geliştirdim.

3-5-8 oyununu, iskambil oyunlarını oynayanlar iyi bilirler. 3 kişiyle oynanan bir oyundur.

Ancak burada işlerin takibi için kullandığım 3-5-8 yönteminden bahsedeceğim. Şöyle ki:

🟥 3'lü grup: En acil ve yakından takip edilmesi ve/veya yapılması gereken işler. İnsanın konsantrasyonunu odaklaması ve yakından ilgilenebilmesi için aynı anda en fazla 3 işle ilgilenebileceğini düşünüyorum. 3'ten fazlası gerçekçi değildir. Bir çırpıda en fazla 3 işi, hususu söyleyebilirsiniz. Her zaman 3 tane olmalıdır. 3'ten az ise 5'li gruptan bir iş sıraya girmelidir.

🟨 5'li grup: 3'lü gruptan sonra gelen öncelikli işler. Bunlar 3'lü gruptan işler tamamlandıkça bir üste çıkabilecek işlerdir. Önemlidirler ancak o anda hızlı aksiyon alamayacağınız işlerdir. Her zaman 5 tane olmalıdır. 5'ten az ise 8'li gruptan bir iş sıraya girmelidir.

🟦 8'li grup: Bunlar takip listeninizin en altındaki işlerdir. Aralarından bir süre sonra birkaç tanesi bir üst gruba geçebilir ya da güncelliğini yitirebilir. En fazla 8 adet olabilir, daha az da olabilir ama daha fazla olmamalıdır.

✳️ Tüm bu durumlar nedeniyle bir kişinin takip edebileceği en fazla toplam 3+5+8=16 iş olabilir. Daha fazla olmaz. Daha fazla işle ilgileniyorsanız bir sorun vardır. Yöneticilerin bu durumda delegasyon yapması gerekir. ✳️

Ben çok faydasını görüyorum, tavsiye ederim.
Umarım sizler de yararlanırsınız..

hashtag#zamanyönetimi hashtag#time hashtag#management hashtag#yönetim hashtag#üçbeşsekiz hashtag#delegasyon

 

Time Management: 3-5-8 Method

I would like to share the time management method that I used for a long time. Task prioritation is very important for time management. It is very difficult to track the a lot of task at that same time. I have to prioritize the my tasks which ones I have to manage. There are a lot of time management methods that you can see in business literature. However, I experienced some difficulties in using them. ⏰

That's why I generated a new method.

👉 The players knows the sergeant major game (3-5-8). It is played within 3 players.

However, here I would like to explain the 3-5-8 method that I used for time management and task tracking. So that:

🟥 3 Tasks Group (Group-3): These tasks that are most urgent and need to be tracked or done. I think that a person can deal with a maximum of 3 tasks at the same time. This is important for in order to focus his concentration and pay attention. More than 3 tasks are unrealistic. You can say the maximum 3 tasks or issues at once. There should always be 3 tasks. If there are fewer than 3 taks, a task can be transfered from 5 tasks group which is defined below.


🟨 5 Tasks Group (Group-5): These tasks are that have less priority than the group-3 taks. These tasks can go up to group-3 when the task where is in Group-3, is completed. They are important, but they are tasks for which you cannot take quick action at that moment. There should always be 5 tasks. If there are fewer than 5 taks, a task can be transfered from 8 tasks group which is defined below.

🟦 8 Tasks Group (Group-8): These are the most less priority tasks. After a while, a few of them may go up to a Group-5 or become outdated. There can be a maximum of 8 task or can be fewer, but there should be no more than 8 tasks.

✳️ Due to these conditions, an employee can manage the 3+5+8=16 jobs in total. No more is not meaningfull. If you are interested in more work, there is a problem. Managers have to delegate the tasks in this case. ✳️

I can recommend this method. I hope you will take advantage of it too.

hashtag#time hashtag#management hashtag#method hashtag#timemanagement