Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-2

PMO, şirketlerin çoğunda çok yeni bir yapı olmasına rağmen, stratejik planı destekleme rolünü yerine getirecek şekilde yeniden yapılandırılmaktadır. Bu nedenle, PMO'nun bu yeni rolü üstlenebilmesi için organizasyonda önemli yapısal değişikliklerin gerçekleşmesi gerekmektedir. PMO'nun, projelerin operasyonel yapısından, projenin yürütülmesiyle elde edilen sonuçlara ve faydalara odaklanan bir portföy yönetim yapısına dönüşmesi gerekmektedir.

Bu değişiklik aynı zamanda proje yöneticisi için yeni becerilere yönelik bir talep de yaratıyor. Proje yöneticileri, projelerin stratejik planın uygulanmasına nasıl yardımcı olabileceğini anlamalıdır. Proje yöneticileri ve üst düzey yöneticiler arasındaki iletişim iş bağlamında gerçekleşmelidir.

Üst düzey yönetimle iletişim kurarken proje yöneticisinin en büyük endişeleri şunlar olmalıdır:

• İşletme yöneticileriyle iletişim kurabilmek için uygun dille konuşmak;
• Projelerin faydalarını tüm paydaşlara açıklamak;
• Stratejik riskleri kapsayan bir proje planı oluşturmak;
• Şirket kaynaklarının en iyi şekilde kullanılmasını garanti etmek;
• Projelerin şirketlerine nasıl değer kattığını anlamak.

Proje planlamasına dalmadan önce kuruluşun stratejisine ilişkin kapsamlı bir anlayışa sahip olmak önemlidir. Bu, misyonun, vizyonun ve genel hedeflerin derinlemesine araştırılmasını içerir. Liderlerin stratejik öncelikler, pazar konumlandırması ve rekabet ortamı konusunda bilgili olması gerekir. Bu temel bilgi, proje kararlarına rehberlik eden pusula görevi görecektir.

Bir projenin başarısını ölçmek için doğrudan organizasyon stratejisine bağlı KPI'lar oluşturun. Bu metrikler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, alakalı ve zamana bağlı (SMART) olmalıdır. Projenin tesliminin KPI'yı olumlu yönde nasıl etkileyeceğini anlamak önemlidir. Projenin yolunda ilerlemesini ve istenen stratejik sonuçlarla uyumlu olmasını sağlamak için bu KPI'ları düzenli olarak izleyin ve değerlendirin.

Aşağıdakiler, PMO'nuzu kuruluşunuzun stratejik çerçevesiyle sorunsuz bir şekilde hizalamanın temel adımlarıdır.

 

PMO'nuzu Kuruluşunuzun Stratejik Çerçevesine Uyumlaştırmaya Yönelik Temel Adımlar

·         Kuruluşunuzun stratejisini anlayın: Kuruluşunuzun stratejik amaçlarını, hedeflerini ve önceliklerini derinlemesine anlayarak başlayın. Bu, kuruluşun ilerlemeyi hedeflediği yönü anlamak için misyon, vizyon ve stratejik planların incelenmesini içerir.

·         PMO hizmetlerini ve yeteneklerini analiz edin: PMO'nuzun mevcut hizmetlerini, süreçlerini ve yeteneklerini değerlendirin. Bunların kuruluşun stratejisiyle ne kadar uyumlu olduğunu değerlendirin ve iyileştirmelerin gerekli olduğu alanları belirleyin. Bu analiz proje yönetimini, metodolojileri, raporlama yapılarını, kaynak yönetimini ve performans ölçümünü kapsamalıdır.

·         PMO'nun rolünü tanımlayın: PMO'nun kuruluşun stratejisini desteklemedeki rolünü netleştirin. PMO'nun, proje portföyü gözetimi sağlamak, uyum sağlamak, en iyi uygulamaları teşvik etmek ve karar vericilere değerli öngörüler ve analizler sunmak gibi stratejik uygulamaya nasıl katkıda bulunabileceğini belirleyin.

·         Açık hedefler belirleyin: PMO için kuruluşun stratejik hedefleriyle uyumlu net hedefler tanımlayın. Bu hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) olmalıdır. İyi tanımlanmış hedeflere sahip olarak PMO, çabalarını kuruluşun stratejik sonuçlarına doğrudan katkıda bulunan faaliyetlere odaklayabilir.

·         Stratejik uyum çerçeveleri geliştirin: PMO ile kuruluşun stratejisi arasında uyumu sağlamak için çerçeveler ve süreçler oluşturun. Bu, proje seçimi, önceliklendirme ve onay kriterlerinin belirlenmesinin yanı sıra PMO'nun stratejik hedeflere katkısını ölçen performans ölçütlerinin tanımlanmasını da içerir.

·         İletişimi ve işbirliğini geliştirin: PMO ile diğer departmanlar veya iş birimleri arasında şeffaf bir iletişim ve kesintisiz işbirliği kültürünü geliştirin. Proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin kuruluşun stratejisini net bir şekilde kavramalarını ve projelerinin bu stratejinin gerçekleştirilmesinde nasıl önemli bir rol oynadığını anlamalarını sağlayın. Uyumluluğu sürdürmek ve aktif katılımı teşvik etmek için ilerleme güncellemelerini, stratejik öngörüleri ve başarı öykülerini tutarlı bir şekilde paylaşın.

·         Kaynakları stratejik olarak tahsis edin: Kuruluşun stratejik girişimlerini desteklemek için kaynak tahsisini optimize edin. En yüksek stratejik etkiye sahip projelerin yeterli kaynak ve ilgi görmesini sağlayın. Bu, kaynakların yeniden tahsis edilmesini, beceri setlerinin optimize edilmesini veya gerektiğinde ek kaynakların güvence altına alınmasını içerebilir.

·         Sürekli izleme ve değerlendirme: PMO'nun performansını kuruluşun stratejisiyle uyumlu olarak takip etmek için sağlam bir izleme ve değerlendirme süreci uygulayın. Başarı ve iyileştirme alanlarını belirlemek için proje portföylerini, temel performans göstergelerini ve stratejik kilometre taşlarını düzenli olarak gözden geçirin. Bilgiye dayalı kararlar almak ve PMO'nun yaklaşımını gerektiği gibi uyarlamak için bu geri bildirim döngüsünü kullanın.

·         Strateji yürütme kültürünü teşvik edin: PMO içinde strateji yürütmeye değer veren bir kültür yaratın. Proje yöneticilerini ve ekipleri, çalışmalarını kuruluşun stratejik hedeflerine bağlamaya teşvik edin ve onları stratejiyle uyumlu kararlar alma konusunda güçlendirin. Stratejik düşünceyi geliştirmek ve herkesin stratejik sonuçları yönlendirmedeki rolünü anlamasını sağlamak için eğitim ve destek sağlayın.

·         Sürekli iyileştirme ve uyum sağlama: Sürekli iyileştirme ve uyarlanabilirlik zihniyetini benimseyin. Kuruluşun stratejisi geliştikçe PMO'nun uygulamalarını ve süreçlerini buna göre ayarlayın. PMO'nun yeteneklerini geliştirmek ve kuruluşun stratejisiyle sürekli uyum sağlamak için sektör trendleri, gelişen teknolojiler ve en iyi uygulamalar hakkında bilgi sahibi olun.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals,

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/