Proje İtibar Yönetimi-3

Proje İtibar Yönetimi-3

Önceki yazılarımızda , Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi kuramını açıklamıştık ve insan davranışlarına olan etkilerine değinmiştik. Bu yazımızda, bu kuram proje yönetimine uyarlanacak ve  “Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramı olarak sunulacaktır. Böylece projelerin de tıpkı canlı varlıklar gibi ihtiyaçlarının karşılanması durumunda ayakta kalabileceği gösterilecektir.

Bir projenin ihtiyaçları neler olabilir?

Çok basit bir soru olmasına rağmen cevaplar genelde ekip, bütçe ve zaman olarak belirtilecektir. Yani aslında temel ihtiyaçlar ifade edilmektedir.  Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisinde belirtilen insanın fizyolojik ihtiyaçları nasıl ki en temel ihtiyaçlarını belirtiyorsa;  ekip, bütçe ve zaman da bir projenin var olabilmesi için gereken fizyolojik ihtiyaçlarıdır. Ancak bir projede yeterli ekip, bütçe ve zaman sağlandığı zaman tüm proje ihtiyaçları sağlanmış olur mu? Yeterli olmayacağı aşikardır. Belki bazılarımız bunların olması halinde projenin yürütülebileceğini iddia edebilir. Bir insanın sadece yeme, içme gibi fizyolojik gereksinimleri sağlandığı zaman ne kadar “insan” olabileceğini düşünürsek, aynı durum proje için de geçerli olacaktır. Yeterince ekip, bütçe ve zamanı verdikten sonra “proje” oluşur mu? Oluşmayacaktır.

“Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramı nedir?

Şekil-2: Proje İhtiyaçlar Piramidi

Bu kurama göre, projenin ihtiyaçları piramidin basamakları şeklinde seviyelendirilmiştir (Şekil-2).  Bu ihtiyaçlar temel gereksinimlerinden; projenin karlılık durumuna geçtiği, yapılan yatırımın geri dönüşünün sağlandığı aşamaya doğrudur ve projenin her basamaktaki ihtiyaçlarını giderilerek üst basamaklara tırmanılır. Bütün projeler için en üst basamağa ulaşmak temel hedeftir.  Ancak projeler de tıpkı insanlar gibi bulunduğu basamakta yeterince doyurulmadıkça bir üst basamağa geçmeye direnç gösterecektir. Dolayısıyla her basamakta beklenilen ihtiyaçları tamamlanan projeler reel anlamda başarılı olabilecektir.

Piramidin en altında önceden değindiğimiz üzere, herkesin kolayca tahmin edebileceği şekilde,  “kaynak, zaman ve bütçe” ihtiyacının karşılanması görülmektedir.   Proje kaynakları olarak hem yetişmiş insan gücü hem de teknolojik altyapı kaynakları düşünülmelidir. Bütçe ve belirlenen bir takvim de olmazsa olmazlardandır. Burada temel ihtiyaçlar kısmında “projenin müşterisinin” olmaması garip gelebilir. Birçok Ar-Ge projesinin ve sosyal sorumluluk projesinin henüz müşterisi yoktur. Finansmanı firma içinden karşılanan projeler olabilir.

İkinci basamakta ise projenin yönetim ve kontrol mekanizmalarına yönelik ihtiyaçlarının karşılanması bulunmaktadır. Yeterli bütçe, kaynak verilse bile projelerde bir yönetim yapısı olmak zorundadır. Başta proje yöneticisi olmak üzere ekip liderleri, program/portföy yöneticileri ve sponsor gibi yönetim fonksiyonlarını yerine getiren kişilerin veya rollerin de projede tanımlı olması gereklidir. Kaynakların ve bütçenin yönetilmesi, işlerin yürütülmesi ve takip edilmesi açısından projelerin yönetim ve kontrol ihtiyacının karşılanması gereklidir.  Proje yönetimi olmadan; birileri tarafından bir araya getirilmiş herhangi bir ekibin, belli bütçeler verilmesine rağmen bir projeyi çıkarması zordur. Mutlaka yönetim fonksiyonlarını yerine getirecek birilerine ihtiyaç duyulacaktır.  Ayrıca kontrol fonksiyonlarını gerçekleştirecek kalite, doğrulama, geçerli kılma ve gözden geçirme sorumlularının da proje için belirlenmesi lazımdır. Kontrol mekanizmaları, gerek kurumsal gerekse de proje özelinde tanımlı olmalıdır.

Üçüncü basamakta proje ekipleri arasında ekip ruhunun oluşturulması, işbirliğinin ve iletişimin sağlanması yer almaktadır. Önceki iki basamakta yer alan ihtiyaçlar tamamen sağlansa bile proje ekibi içinde hem yönetim hem de diğer ekipler arasında işbirliğinin olmaması, çatışma ve iletişim eksiklerinin ortaya çıkması durumunda projenin geleceği tehlikeye girecektir. Başta proje yöneticisi olmak üzere tüm ilgili kişilerin projelerde ekip olma ruhunu inşa etmesi lazımdır. Tıpkı insana özgü olan, aynı basamağa karşılık gelen “ait olma ve sevgi ihtiyacına” benzer olarak proje ekibinin de projeye olan aidiyetinin sağlanması; proje ekipleri arasında karşılıklı saygı ve sevginin sağlanması önemlidir. Proje yönetiminin ekipten kopuk olması, üst yönetimin ekipler arasındaki çatışmalara müdahale etmemesi, yönetimden beklenen desteğin sağlanmaması gibi durumlarda ekip ruhu kaybolacağı için proje de başarıya ulaşamayabilecektir. Bunun önlenmesi, projenin ekip olabilme ihtiyacının karşılanmasıdır.

Piramidin dördüncü ve beşinci basamaklarında yer alan “itibar ihtiyacı” ve “yatırım getirisi” kavramları daha geniş olarak bir sonraki yazımızda ele alınacaktır. Bunların da açıklanmasından sonra projelerin itibarlarının korunabilmesine yönelik öneriler ve yöntemler ele alınacaktır. Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere..

Biz Büyük Aile (Mi)yiz?

Biz Büyük Bir Aile Miyiz?

Son zamanlarda çok sık duyduğumuz sözlerden birisi: “Biz büyük bir aileyiz” Neredeyse tüm örgütsel yapılar, şirketler, kurumlar ve topluluklar kendilerinin büyük birer aile olduklarını; çalışanlarının da bu ailenin bir evladı, üyesi olduklarını söylemeye başladılar. Elbette burada temel amaç, ekip içinde bir “aidiyet” duygusunun oluşturulması ve kişiler arası bağlılığın arttırılmasıdır. Buna benzer şekilde “Hepimiz aynı gemideyiz”, “Birimiz hepimiz için, hepimiz birimiz için”, “güç birliği, amaç birliği, söz birliği” gibi güzel ve heyecanlı sözler de kullanılmaktadır.

Özellikle şirketlerin yılsonu veya yılbaşı konuşmalarında yöneticilerin birçoğundan bu sözleri duymuşsunuzdur. Bazıları duygusal bir konuşmanın ardından, herkes tam kıvamına gelmişken, son cümlesini “xxx şirketinin büyük bir aile olduğunu” söyleyerek tamamlar. Motivasyon amaçlı verilen eğitimlerde de ekip olmanın en önemli kriterinin bağlılık olduğu belirtilip, tıpkı bir aile gibi güç birliği, amaç birliği içerisinde çalışmanın önemi vurgulanır.

Gerçekte öyle mi?

Şirketlerin bir aile olmasının imkanı var mı? Bence “HAYIR”..

Ülkemizde eski Türk filmlerinde gösterildiği gibi “Hulusi Kentmen” benzeri patronlar, baba rolünü üstlenen patronlar yoktur, sadece filmlerde kalmıştır! Çalışanlarına iyi davranan, kişilikli, yardımsever patronlar elbette var, ancak hiç biri babanız gibi değildir, olamaz da!

Hiçbir yönetici de “Adile Naşit” gibi merhametli, sevecen birer anne, ana değildir! Yöneticiler; karşısında göz yaşı dökeceğiniz, hatalarınız için merhamet dileyeceğiniz, kendinizi affetmesini bekleyeceğiniz, başınızı okşayıp, teselli edecek kişiler de değildir!

Madalyonun diğer tarafına da bakalım..

Hangi evlat, daha az harçlık verdiği için babasını değiştirmeye kalkar? Hangi baba yıl sonunda çocuğuyla performans(!) görüşmesi yaparak, harçlığına belli oranda zam yapar? Bir baba şöyle bir konuşma yapabilir mi? “Bu yıl benim istediğim şekilde derslerinde yüksek not almadın, benim isteklerimi yerine getirmedin, müzik kursunda piyano çalmayı öğrenemedin, bu nedenle seni düşük performansla değerlendiriyorum..”

Hangi çocuk, %20,%30 fazla harçlık verecek diye başka bir ailenin çocuğu olmayı düşünür? Ya da babasının işleri kötüye gitmeye başlayınca, arkadaşlarına haber salıp, “bizim evde işler kötüye gidiyor, yakında batacağız, bana da yeni bir aile(işyeri) bulsana” diye söyler?

Hangi baba çocuğunun birkaç hatasını görünce evlatlıktan atabilir? Ama şirketlerde bu kadar size müsamaha gösterilmez!

Bu nedenle, ne çalışanlarınız bir çocuğunuzdur, ne de patronlar birer baba, yöneticiler de annedir.. Bunlar profesyonel iş hayatıyla örtüşmeyen kavramlardır. Ortada hedef birliği vardır ve kazanmak, gelir elde etmek söz konusudur!

Çok değil, iki-üç ay maaşınız yatmayınca ortada ne aile kalır, ne de aidiyet!

Bir Arkadaşa Bakıp Çıkacağım

Bir Arkadaşa Bakıp Çıkacağım

Özellikle gençlik yıllarımızda yaşımız tutmadığı için giremediğimiz bar veya benzeri mekanlara girebilmek için kapıda bulunan görevlilere söylenen bir sözümüzdü:"Abi, n'olur bir arkadaşa bakıp çıkacağım". Başarılı olanlar genelde geri çıkmaz, arada kaynamaya çalışırdı. Bir de kız arkadaşı olmadığı halde "damsız girilmez" olan yerlere girmeye çalışanlar bu sözü çokça kullanırdı. Ancak bu durumda pek de başarılı olamazlar, kapıdan geri gönderilirlerdi.

Bu girizgahın konumuzla ilgisine birazdan değineceğim. 05.Aralık tarihinin Dünya Gönüllüler günü olduğunu yeni öğrendim. Ülkemizde birçok faaliyet gönüllülük esasına dayalı olarak gerçekleştiriliyor. Hiçbir gelir karşılığı olmadan emek harcanıyor. Organizasyonlarda yer alan gönüllüler zamanlarını ayırırlar ve hatta zaman zaman ceplerinden para verirler. Böyle bir günün kendilerine adanması da güzel. Gönüllülük her ne kadar değerli olsa da insanların gönüllü faaliyetlerde bulunması da pek o kadar kolay olmuyor. Gün geçtikte karşılıklı beklentiler öne çıkıyor.

Lafı fazla uzatmadan şunu belirteyim. Bazı "gönüllüler?" bir etkinliğin organizasyon ekibinde yer almaya gönül verdiği zaman, tıpkı konu başlığımızda olduğu gibi "bir bakıp çıkarım" anlayışı ile giriyorlar. Eğer organizasyondan bir beklentisi ve çıkarı varsa kalırım diye düşünüyorlar. Bu nedenle organizasyon ekiplerinde bir görünen bir yok olan ekip üyelerini görmekteyiz. Organizasyon ekibinin birkaç buluşmasına katılıp, sonra da amiyane tabirler tüyüp giderler. "Ne yapıyorsun, neden gelmiyorsun" falan gibi sorulunca da "çok yoğunum, işlerim sıkışık" gibi mazeretler duyarız. Belli ki beklentilerine uygun bir organizasyon olmamıştır.

Ayrıca bazı gönüllüler ise listede ismim olsun ama ben şöyle kenarda köşede durayım düşüncesindeler.  Eğer bir çıkar sağlayacaklarını görürseler kafalarını çıkarırlar, aksi halde sessiz sessiz beklerler. Ama kendilerine sorunca da "şu organizasyonun ekibindeyim" gibi kendilerini pazarlarlar yani P-R yaparlar. İnsan kaynaklarına yönelik sitelerde "öğrencilik hayatınızda bir ekip içinde yer alacak faaliyetlerde bulunursanız, işe alınırken bir adım öne çıkarsınız" diye yazıldığı için birçok genç arkadaşlarımız bu tür organizasyon ekiplerine yer almaya çalışıyorlar. Fakat genelde hep içeri kafalarını uzatıp, "ben bir görünüp çıkacağım" anlayışındalar. Sonra da özgeçmişlerine "şu etkinliği organize ettik" falan yazıyorlar.

Gerçekten emeklerini, zamanlarını ve paralarını bu tür organizasyon ekiplerinde harcayan tüm gerçek gönüllülere saygı duyuyorum ve 05.Aralık  Dünya Gönüllüler günlerini kutluyorum.

Görüşmek üzere...

Proje İtibar Yönetimi-2

Proje İtibar Yönetimi-2

Bir önceki yazımızda  genel anlamda itibar kavramını ele almıştık. İtibar ile algı arasında önemli ilişki olduğuna değinmiştik. Bu yazımızda itibar kavramını genelden daha özele indirerek,  proje özelinde ele alacağız. Kurumların, şirketlerin ve kişilerin olduğu gibi projelerin de itibarları vardır ve proje itibarının da yönetilebilir olduğunu açıklamaya çalışacağız.

Öncelikle bir soru ile başlayalım: “Bir projenin başarılı olması, itibarlı olmasını sağlar mı?” Bu sorunun cevabı apaçık kendini gösteriyor gibi anlaşılabilir. Elbette zamanında, bütçesini aşmadan ve müşterisinin ihtiyaçlarını karşılayan bir projenin hem şirket/kurum hem de müşteri nazarında itibarının yüksek olması beklenir, oldukça da doğal bir beklentidir. Hatta bu başarılı projenin, başka projeleri doğurması, müşteri memnuniyetini arttırması, yüksek geri dönüş geliri getirmesi durumunda firmanın gurur duyacağı bir itibarının olması çok anlamlıdır. Tersi durumda ise başarısız projelerin (iptal edilen, yarıda kalan, zamanını ve bütçesini çok aşan, müşterisini tatmin etmeyen) itibarının az olması da olağandır.

Ancak proje itibarı ile başarının ters orantılı olduğu durumlar da bulunmaktadır. Salt proje yönetimi yöntemleriyle değerlendirildiğinde Atom Bombası geliştirilen Manhattan Projesi  oldukça başarılıdır. Bütçesinde ve zamanında tamamlanmıştır, o dönemdeki yönetimin istediği çıktıyı(!) üretmiştir. Bu projenin itibarlı olduğunu düşünmek insanlık adına bir hezeyandır. 140bin kişinin ölümüne yol açan 20 milyar dolarlık akıl almaz bir harcamadır. Eminim ki, aklı başında olan herkes bu projeyi itibarlı göstermeyecektir. Bunun gibi sonraki yıllarda gerçekleştirilen misket bombası, biyolojik silahlar, kimyasal silahlar ve benzeri insanlara, doğaya ve diğer canlılara zarar veren birçok başarılı proje aslında itibarsızdır.

Başarısız projelerin bazıları ise yapılan hataları tespit etmek, ilerleme aşamasında yeni şeyleri denemek açısından itibarlı olabilir. Birçok firmanın bugünlerde başarıyla yürüttüğü projelerin ardında geçmişte başarısızlıkla sonuçlanan projelerde ortaya çıkan ürünlerin geliştirilmesi yatmaktadır. Başarısız diyerek itibarsızlaştırılmış olsalardı, yeni projelere ilham vermeyeceklerdi.  Sanırım ilk projesinde başarıya ulaşıp, hiç başarısız proje geliştirmeyen firma yoktur. Dolayısıyla projeleri başarılı/başarısız diye sınıflandırmak onların itibarlı/itibarsız olduğunun kararını vermeyecektir. Başarı ile itibar arasında mutlak bir korelasyon kurulamaz, hatalı ve eksik olacaktır.

Maslow Teorisi ve İhtiyaçlar Piramidi

Abraham Harold Maslow tarafından tanımlanan Maslow Teorisi ve İhtiyaçlar Piramidi 'nde, insanın ihtiyaçları piramidin basamakları şeklinde seviyelendirilmiştir (Şekil-1).  Bu ihtiyaçlar temel gereksinimlerinden kendini gerçekleştirmeye doğrudur ve insan her basamaktaki ihtiyaçlarını gidererek bu basamakları tırmanır. İnsanın motivasyonunda hep bir üst basamağa yükselme isteği etkili olmaktadır. Dolayısıyla insanın güdülenmesi için bulunduğu seviyeden daha alt basamaklara ait ihtiyaçlarını giderecek çözümler üretmek, motivasyon sağlamayacaktır.  Ancak insan bulunduğu basamakta yeterince doyurulmadıkça bir üst basamağa geçmeye direnç gösterir.  

Şekil-1: Maslow Teorisi ve İhtiyaçlar Piramidi

Piramidin tabanında fizyolojik ihtiyaçlar vardır. Açlık, susuzluk gibi yaşamsal gereksinimler bu kategoridedir ve insanın yaşamını sürdürebilmesi için en önemli olanı bu ihtiyaçlardır. Fizyolojik ihtiyacını gidermemiş bir kişi için diğer ihtiyaçların bir önemi yoktur. Yani aç veya susuzken sanatsal faaliyetlerin anlamlı olmayabilir. İkinci basamak güvenlik ihtiyacıdır. Burası dış tehlikelerden korunmayı içerir. Bu ihtiyaç, korunma, barınma, kural ve yasalara uyma gibi gereksinimlere dayanır. Üçüncü basamakta ait olma, sevgi, kabul görme gibi sosyal ihtiyaçlar yer alır. Başkalarıyla birlikte yaşama, kabul görme, arkadaşlık, sevme ve sevilme herkes için önemlidir. Fizyolojik ve güvenlik ihtiyaçları karşılanan insan bir gruba ait olma ve sevilme ihtiyacı hisseder. Piramidin dördüncü basamağıysa, değer verilme ve saygı ihtiyacıdır. İnsan ait olduğu grupta saygı görmek ister. Başarısı takdirle karşılanan, saygı duyulan insan kendine güven duyar. Statü, başarı, itibar ve tanınmayı bekler.  Beşinci basamakta kendini gerçekleştirme gereksinimi yer alır. Bu bölüm kişinin potansiyelini keşfettiği alandır.

Maslow’a göre kendini gerçekleştiren birey, içinden geldiği gibi davranır. Bakış açısı geniştir. Mahremiyetten hoşlanır, başkalarına bağlı değildir. Demokratik karakter yapısına sahiptir, yaşamını anlamlı görür, belirsizliğe tahammül edebilir. Kendini ve başkalarını olduğu gibi kabul edebilir, düşünce ve davranışları içtendir. Kendisi değil, sorun üzerinde yoğunlaşır, yaratıcıdır. Topluma karşı bireysel bağımsızlığını koruyabilmiştir, insanlığın refahıyla ilgilenir, hayata nesnel bir açıdan bakabilir.

Bir sonraki yazımızda, Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi kuramı, proje yönetimine uyarlanacak ve  “Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramı incelenecektir. Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere..