Proje Yöneticisinin Ekip Algısı
Geçtiğimiz günlerde proje yöneticisi adaylarının
değerlendirildiği bir etkinliğe katıldım. Proje yönetimi konusunda yeterli bilgi
birikimi olan bu adayların teorik açıdan hiçbir eksikliği olmadığı
hissediliyordu. Proje yönetimi ile ilgili sertifika sınavlarında geçer notu
alabilecek seviyede donanımlıydılar.
Bununla birlikte adayların örnek bir vaka üzerine
yaptıkları yorumlar ve çözüm yöntemleri ise bilgi birikimlerinin aksine oldukça
yetersizdi. Teorinin pratiğe yeterince uygulanamadığı açıkça görülüyordu. Vaka
analizi sırasında, öncelikle proje yöneticisi adaylarının İş Kırılım Ağacı
(WBS) üzerinde fazla kafa yormadıkları görülüyordu. Toplumumuza sirayet etmiş
olan hele bir işe koyulalım, kervan yolda düzülür anlayışının proje yürütme
faaliyetlerinde ana felsefe olarak benimsendiği burada da görülüyordu.
Elbette bu kadar az örneklem üzerinden genelleme
yapılması hatalı fakat profesyonel proje yöneticilerinin bile en çok düştükleri
bu tuzağa daha genç aday yöneticilerinin de kolayca düşebildiğini görmekteyiz.
İş Kırılım Ağacı tam olarak ortaya konulamayınca, doğal olarak işlere kaynak
atama ve sıralama çalışmaları da eksik olmaktadır.
İş kırılımını uygun biçimde yapabilen adaylar ise,
işlere kaynak atama konusunda bilgi sahibi olmadıkları için neredeyse tüm
işleri kendileri yapacakmış gibi planlama yaptılar. Ekip oluşturma, kaynak
ihtiyacını ortaya koyma, iş bölümü ve koordinasyon gibi temel ekip yönetimi
pratiklerinin hiçbirinden örnekler sunulamadı. Proje yöneticilerinin tek başına
tüm işleri gerçekleştirebilmesi imkansızdır. Proje yöneticisi belli başlı
görevleri dışındaki faaliyetlerin delegasyonunu ve koordinasyonunu sağlamaktan
sorumludur. Bunu da ancak ekip yönetimi ile sağlayabilir.
Proje yöneticisinin ekip algısının eksikliği, bir
süre sonra tüm işleri kendisinin yapması gerekiyormuş gibi bir durum oluşturur.
Zaman zaman proje yöneticilerinin ekiplerindeki başka kişilerin yapması gereken
işleri gerçekleştirmesi gerekebilir. İş yoğunluğu veya ilgili kaynağın yetkin
olmaması gibi durumlarda buna benzer anlık çalışmaları proje yöneticilerinin
gerçekleştirmesi projenin hedefe ulaşması için zorunluluk olabilir. Fakat
bunların dışındaki işleri üstlenmek, bir süre sonra proje yöneticisinin gerçek
işlerini yerine getirememesine neden olabilir.
Proje yöneticisi, ancak ekibindeki kişilerle
başarıya ulaşabileceğini bilmeli, ekibin motivasyonunu yüksek tutmalı fakat
bunun yanı sıra işlerin gerçekleştirilebilmesi için ilgili ekip üyelerinin aynı
zamanda aynı hedefe odaklanmasını sağlamalıdır.
