ÖYLEYSE NEDEN?

Şirketiniz para kaybettiği zaman muhasebe veya finans bölümünü kapatıyor musunuz?

Şirketinizden sürekli personel kaybı oluyorsa, iyi personel bulamıyorsanız, İnsan Kaynakları bölümünü kapatıyor musunuz?

Bilgisayarlarınıza sızma olup, verileriniz çalınıyorsa Bilgi İşlem bölümünü kapatıyor musunuz?

Hayır! Değil mi?

Öyleyse neden, projelerinizi başarıya ulaştıracak Proje Yönetim Ofisi bölümlerinizi iyileştirmek yerine kapatıyorsunuz?

Öyleyse neden, proje yönetimi işlevini de profesyonel bir şekilde yürütmüyorsunuz?

Stratejik Proje Yönetim Ofisi, en az diğer birimleriniz kadar önemli ve gereklidir..

8. PYO Zirvesi "Güçlü PYO, Güçlü Strateji Uyumun Formülü!"

 Güçlü PYO, Güçlü Strateji Uyumun Formülü!

Çoğunlukla proje yöneticilerinin bulunduğu bir ortamda, -bilinçli olarak- "Değerli Matematikçiler" diye hitap ederek başladım!!


8. PYO Zirvesi'nde "Güçlü PYO, Güçlü Strateji Uyumun Formülü!" başlıklı sunumumda Proje Yönetimi ile Üst Yönetim (C-Level) arasındaki güçlü uyumu aktarmaya çalıştım.

Projenin, Proje Yöneticisinin ve Proje Yönetim Ofislerinin öncelikle üst yönetim tarafından varlığının kabul edilmesi gerektiğini vurguladım. Proje yönetim ekiplerinin de stratejiye odaklanmasının, üst yönetime yardımcı olacak şekilde yönetim toplantılarında yer almasının önemini açıkladım.

"Masada Kal" diyerek bitirdim.

 

SENİN İÇİN YAPARIM ABİ!..

 

Proje yönetimi sırasında her aşamada değişik rollerle, kişilerle çalışmanız gerekir. Projeyi sadece yöneticiler, şefler ve müdürler üzerinden yürütemezsiniz. Sadece mühendisleri dikkate alarak da yürütemezsiniz. Proje yönetimi sırasında teknisyenlerle ve teknikerler ile de çalışmanız gerekir.

 

Geçmişte bir projemizin teslimat zamanında bir malzemede sorun yaşamıştık. Bir gün sonra proje kabulü yapılacaktı ve sorunu çözmek için o malzemeyi yeniden hazırlamamız gerekiyordu. Rutin prosedürlere göre işlemi yapmamız günler alacaktı. Gerekli malzemenin depodan çekilmesi ve işlenmesi için fazla zamanımız yoktu. Hemen ilgili kişilerle iletişime geçip, malzemenin bir sonraki sabaha kadar hazırlanmasını rica ettim. Normal şartlarda birçok engel çıkarılıp, bunun mümkün olmayacağını duymam gerekiyordu.

 

İşi yapacak teknisyen arkadaşımızdan şöyle bir cevap geldi: “Senin için yaparım abi!..”

 

Bu sözün arkasında "güven" vardır, "inanç" vardır, "hedef birliği" vardır, "tevazu" vardır, "saygı" vardır, "sevgi" vardır.. Bunları inşaa etmek, bir proje yöneticisinin en önemli meziyetleridir.

 

Proje yönetimi sırasında teknisyenlere hiyerarşik açıdan yaklaşıp, üst perdeden bakarsanız, onları küçümserseniz çok zorluk çekersiniz. Onların hassasiyetlerini, bakış açılarını, dünya görüşlerini, dertlerini, sıkıntılarını ve önemlisi değerlerini dikkate almak zorundasınız.

 

Teknisyen ve teknikerler ile bazen satın alma sürecinde, bazen kalite kontrolünde, bazen bakım ve onarım faaliyetinde ve çoğunlukla da üretim aşamalarında çalışmanız gerekir. Onlarla çalışırken “ben şefine/yöneticisine email attım”, “iş emrini açtık, yeterli”, “işi bu zaten” diye yaklaşırsanız belki işinizi yaptırırsınız ancak çok zorlanırsınız.

 

Teknisyenler değerlidir, çünkü:

 

-Sizlerin ceket, gömlek ve kravatla giremeyeceğiniz çalışması zor, pis yerlere onlar iş elbiseleriyle, tulumlarıyla girmek zorundadırlar.

 

-Sizler eşinizle, çocuğunuzla hafta sonu sıcak evinizde otururken; onların sahada, gemide, dağın başında destek vermeye gitmeleri gerekebilir.

 

-Bir Cuma günü akşamüzeri, “eşyalarını hazırla, uçak biletini ayarladık, sınır ötesinde bakım onarım faaliyetine gidilecek” denilebilir.

 

-Sizlerin turistik gezi için bile gidemeyeceğiz tehlikeli ve ücra bölgelere genellikle onlar giderler.

 

-Fuarlarda günler öncesinden gidip, standı kurup, sistemleri çalıştıranlardır. O güzel fuar alanlarının arka planında onların emekleri vardır.

 

Proje yöneticiliği sırasında her rolün kendi şapkasını takıp, ayakkabılarını (makosenlerini giyip), onlarla aynı masada yemek yiyip, aynı havayı solumanız gereklidir.

 

Yeri gelir bir teknisyen bütün projenizin kaderini belirleyebilir..

 



PMO TALK : "Güçlü PYO, Güçlü Strateji: Uyumun Formülü!"

 

27.02.2025 tarihinde Sn.Mustafa Hafızoğlu ile yaptığımız söyleşi:

PMO TALK : "Güçlü PYO, Güçlü Strateji: Uyumun Formülü!"

 

ANTİBİYOTİK

Proje yönetimi ve proje yönetim ofisleri, antibiyotik kullanımı gibidir. 

İyileştiğinizi düşünüp, artık ilaç alımını keserseniz ileride daha fazlasını kullanmak zorunda kalırsınız! 

STRATEJİK PROJE YÖNETİMİ Mİ? 

✳️ Zaman zaman duymuşsunuzdur, pekçok konuda örnek bir klişe sözdür: "Bir işi doğru yapmak mı ❓ Doğru işi yapmak mı❓

✳️ Bu sözü "Projeleri stratejik yönetmek mi? Stratejik proje yönetimi mi?" diye değiştirelim. 🌟

Proje yönetimini anladık da, "stratejik" proje yönetimi de ne olabilir ki!.. 😵

Özetle şöyledir: Stratejik Proje Yönetimi; 👇

👉 Projelerinizi iş(business) stratejilerinizle ve hedeflerinizle (goal) hizalandırmak (align), demektir. ✔️

👉 Projelerinizdeki karar alma süreçlerinizde, "stratejik analiz" ve akılcı (smart) yöntemleri kullanmak, demektir. ✔️

👉 Projelerinizi, organizasyon hedefleri (objective) doğrultusunda seçmek ve önceliklendirmek (prioritization), demektir ✔️

👉 Projelerinizi taktiksel (takvim ve bütçe takibinin) yaklaşımların ötesinde, stratejik yaklaşımlarla değerlendirmektir ✔️

👉 Portföyünüzdeki tüm projelerinizi anahtar performans göstergeleri (KPI) ile ölçmek ve kontrol altında tutmak demektir. ✔️

👉 Projelerinizi, Stratejik EPMO(Enterprise Project Management Office) yapısı altında yürütmek ve izlemektir. ✔️

💯 Daha fazlası için lütfen irtibata geçiniz.. ✍

 

KURUMSAL RİSK Mİ, PROJE RİSKİ Mİ? 

💭 Projelerde risk yönetiminin ne kadar önemli olduğunu biliriz. Risk planları hazırlanır - ancak çoğu matbu form şeklindedir-. Risk kayıtları oluşturulur, puanlandırılır vs. vs. 💭

👉 Bu detaylara girmek istemiyorum. Projelerde riskler belirlenirken çoğu zaman projenin riski ile kurumsal riskler birbirine karıştırılır. 🔊

‼️ Kurumsal seviyede çözülmesi gereken risklerin, projenin riski olarak yazılmasının sakıncası vardır. Kurumsal risklerin üst yönetim tarafından çözülmesi, yönetilmesi gerekir.

👉 Proje kapsamında kurumsal riskleri çözmeye çalışmak nafile çabadır.

💬 Örnek vermek gerekirse; şirketin personel sayısının yetersizliği ve personel sirkülasyonu (turnover) fazla ise bu bir kurumsal risktir. Bu risk için proje kapsamında yapılabilecek fazla bir şey yoktur. 💬

👉 Bu riskin proje riski olarak ele alınması demek, risk için bir şey yapmamak demektir. Proje yönetici riski önlemek için personel alamaz, ama ancak raporlayabilir.

‼️ Dolayısıyla riskin tanımlanmasının yanı sıra kapsamının da netleştirilmesi önemlidir.

💥 Ha! Ayrıca, projede gerçekten yönetilmeye çalışılan risklerin çoğu yazılmayan risklerdir. Yazılan riskler ise yönetil(e)meyecek olan risklerdir.. 💥