Translate

Kasım Şen - (Mütehayyil)

süreç etiketine sahip kayıtlar gösteriliyor. Tüm kayıtları göster
süreç etiketine sahip kayıtlar gösteriliyor. Tüm kayıtları göster

24 Şubat 2024

KURUMSAL

 

KURUMSAL

Çocukluğumda sobalı bir evde yaşamıştık. O yıllarda apartman daireleri hariç kaloriferli evler çok fazla değildi. Eylül ayı sonunda ya da Ekim ayı başında sobalar kurulmaya başlanırdı.  Eskiden kışlar erken gelir ve sert geçerdi. Genelde Mayıs ayı ortasına kadar da sobalar kaldırılmazdı. Her ne kadar üstünde kestane pişirmek gibi nostaljik zevkleri olsa da sobayı yakmak, külünü temizlemek ve kömür taşımak kolay işler değildi. Cefası, sefasından fazlaydı.

“Temizlenmeyen soba borularını, kurum sarar!”

Bahar aylarında sobalar ve boruları temizlenip, bir sonraki kış için korunaklı bir yere konurdu. Bazen kışlar fazla sert geçtiği için kışın ortasında bile temizlemek gerekirdi. Borular temizlenmediği zaman dumanı çekmez ve ısı verimi düşerdi. Boruların içinde biriken simsiyah is yığınına “kurum” denilirdi. Bazen borunun içinde 1-2 cm kalınlığında kurum birikirdi.

Boruları temizlemek pis ve zor bir işti. Bazen tel fırça ile bazen de bir sopanın ucuna bağlanan bez parçası ile sürterek temizlenirdi. Borular temizlenmezse, dumanın isi zift şeklinde duvara sızardı. Bu nedenle borular temizlenmeden kaldırılmazdı.

“Kurumsala kiralık, kurumsal olmayana satılık!”

Bazı kiralık işyerlerinde “Kurumsala Kiralık” yazar.

Gerçekten kurumsallık bu kadar önemli midir?

Üniversiteden mezun olduktan sonra bir büyüğümüz bana “Aman kurumsal yerde çalış, maaşın ve çalışma saatin belli olur, sıkıntı yaşamazsın!” diye öğüt vermişti. Onun bu öğüdünü o günlerde pek dikkate almasam da sonradan, belki de farkına varmadan, ya da kaderin bir cilvesi olacak ki, hep büyük organizasyonlarda ve kurumsal firmalarda çalıştım. Özellikle bir tercihim değildi ama sanırım kurumsal firmalarda çalışmaya yatkın bir yapım var sanki..

Kurumsal firmalar; süreçlerin oturduğu, işleyen bir sistemin olduğu, sorumlulukların belirli olduğu, yazılı talimatların aktif kullanıldığı, kimin ne iş yapacağının ve ne işleri yapmayacağının açık biçimde tanımlandığı yerler olarak açıklanabilir.  Kurumsal firmaların çalışan sayısı genelde birkaç bin kişiden oluşur. Departmanlar arası iletişim resmidir ve belli kurallara tabidir.

“Kurumsal firmalardaki sistemlerin borularını kurum kaplayabilir!

Kurumsal firmalar bu kadar güzel niteliklerine ve işleyişlerine rağmen zaman içinde hantallaşır ve iş üretemez hale gelebilmektedir. Süreçlerin işletilmesi için tanımlanan sistemler bir süre sonra tıkanabilir. İşler bu sistemler nedeniyle ya gerçekleştirilemez ya da gerçekleştirilmesi uzun zaman alabilir. Kurumsal firmalarda işleyişi tıkayan kişiler veya bölümler olabilir. Bunların tespit edilmesi ise hiç de kolay değildir.

Tıkanan sistemleri temizlemek için cesaretli ve kararlı bir iradeye ihtiyaç vardır. Bazen keskin kararlar alınmalıdır. Hatta sistem baştan sona yenilenmelidir. Tıkanıklık birkaç birimden ve /veya kişiden kaynaklanıyorsa pansuman çözümler yerine radikal yaklaşımla çözüm aranmalıdır. Kişileri değiştirmek her zaman tıkanıklığı gidermeyebilir. Sürecin tamamı ele alınmalıdır. Çünkü işleyişteki aksaklıklar süreçlerin hatalı veya eksik tanımlanmasından kaynaklanabilir.

“Temizlenmek için bazen kirlenmeniz gerekir!..”

Kurumsal firmalarda temizlik işi zordur, dirençlidir. Tıkanan her noktada temizlenmeye karşı çıkan kişiler ve “güçlü?” mekanizmalar bulunur. Kurumsal firmalardaki borular, o kadar çok kurum bağlamıştır ki her yerinden artık zift akmaya başlamıştır. Bu durumda temizlenmek için kirlenmeniz, işin içine dalmanız gerekir. Eğer temizlik olmazsa zaman içerisinde tüm şirketi duman sarar ve firma tıpkı karbon monoksit zehirlenmelerinde olduğu gibi tatlı bir uykuya dalıp, ölüp gider..

“Kurumsallık rüyasına dalmadan önce sistemlerinizi belli dönemlerde temizleyin..”

 

.

 



28 Şubat 2021

KIRIK CAMLAR

 


KIRIK CAMLAR

Psikolojide "Kırık Camlar Teorisi" vardır. Özetle şöyledir: "Birkaç kırık penceresi olan bir bina düşünün. Camlar tamir edilmemişse vandallar birkaç cam daha kırmaya meyillidir. Sonunda bina boş ise tüm camları kırılabilir, gecekonduysa belki de yangın dahi çıkarabilirler."
Detaylı bilgi için: https://lnkd.in/e72Z_Cv

Pandemi sürecinde de aynı şekilde kırık camlarla karşılaşıyoruz. Birisi bir konuda bir camı kırmışsa, tüm ülke olarak o konuyla ilgili camlara taş atmaya başlıyoruz. Kısıtlamalarla ilgili birileri kurallara uymayınca, herkes ihlal etme çabasında oluyorlar. Hatta bu konu canımızı tehdit eden bir hastalık bile olsa da..

Hele bir de bunu üst düzey yetkililer ve kurumlar/örgütler yaparsa! Artık neredeyse kırılmadık cam kalmıyor, kurallar talan ediliyor.

Şirketlerde de kırık camlar (süreçler, kurallar, prosedürler) vardır. Konulan kuralların; bir veya birkaçı uygulanmazsa, zorda kalındığı zaman etrafından dolanılırsa bir süre sonra viran bir hale gelir. Artık herkes bilir ki: O kurallar "esnetilebilir" ya da kaldırılıp, yok edilebilir..

Ortada yanlış bir şeyler varsa, İLK TAŞI ATANA BAKINIZ!

24 Mart 2019

Ve Tanrı Süreç İndirdi



Ve Tanrı Süreç İndirdi


Son zamanların en gözde ve en çok kullanılan, sevilen kelimesi sanırım “süreç”tir. Neredeyse artık her şeyin bir süreci tanımlanıyor. Eğer bir konuda çalışma yapılmak isteniyorsa hemen ismi “abc süreci” diye konuluyor. İçinde süreç geçmeyen bir konuşma, panel veya bildiri neredeyse kalmadı artık. Amerikalıların söylediği gibi “kola her yemekle iyi gider” sözü, süreç için de geçerli: “süreç her şeyle iyi gider”.. Süreç sadece teknik alanda kullanılmıyor; siyaset, ekonomi, beşeri bilimler ve tıp alanında da çokça kullanılıyor. Zaten günümüzün iki kelimesi tüm yeni kavramlarının isim tamlaması olarak her yerde görülüyor. Birincisi “… süreci”, ikincisi “…. Mühendisliği”. Örneğin çözüm süreci, toplum mühendisliği, insan mühendisliği, demokratik süreçler, güvenlik süreci vb..
Süreç gerekli midir?
Süreç kavramı iş yapış şeklini, yöntemini ve yetki, sorumluluk alanlarını belirler. Tüm firmalarda süreçler tanımlı olmalıdır. Sürecin tanımlı olmadığı şirketlerde kaos vardır, yetki ve sorumlulukların karmaşası vardır. Birkaç kişinin çalıştığı sanayi tipi iş yerlerinde bile yazılı olmasa da belli bir iş düzeni vardır. Bunlar da adı konmasa da bir süreçtir. Dolayısıyla “süreç gerekli midir” gibi bir soru; yaşamak için oksijen gerekli midir sorusuyla eşdeğerlidir. Firma içinde süreçlerin adı konmamışsa, yazılı olarak yayınlanmamışsa süreç yoktur denilemez.
Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta, süreçlerdeki niteliklerin tam ve eksiksiz olarak belirlenmesidir. İşletmede “kim, neyi, nasıl, niçin, ne zaman, kime yapar, kime gönderir, kimden alır ve kim kontrol eder, onaylar” gibi soruların kesin cevaplarının belli olmasıdır. Bu soruların cevapları net değilse, belirsizlikler varsa işte o zaman o işletmede süreçler yoktur veya eksiktir.
Uluslararası Süreç Modelleri, Standartlar
Dünyada iş süreçlerinin nasıl olmasına yönelik yapılan çalışmalar 1960’lı yıllarda yaygınlaşmaya başlamıştır. Belli iş alanlarında işlerin belli standartlarda gerçekleştirilmesi için süreçler tanımlanmaya başlanmış ve zaman içinde evrimleşerek bugüne kadar gelmişlerdir. Bazen süreçler bir alana yönelik tamamen özelleşmişler ya da tüm sektörlere yönelik olacak şekilde genelleşmişlerdir. Aşağıdaki listede dünyada yaygın olan süreç modellerini listelemeye çalıştım. Eksik olanlar elbette vardır. Burada bu süreç modellerini detaylı açıklamayacağımdan dolayı ilgili bağlantılarından detaylı bilgiler alınabilir. 


Süreç, Model, Standart, Metodoloji, İş Akışı
Süreçlerle ilgili konuşulurken, özellikle modeller ile standartlar arasında bir karıştırma yaşanmaktadır. Bunlara ek olarak bazı metodolojiler de eklendiği zaman tam anlamıyla bir kavramlar çorbası olmaktadır. Yukarıdaki listede de görüleceği üzere bazı süreçler standart olarak yayınlanmıştır, bazıları da modeldir. Standartlarla ile modeller arasındaki en önemli fark, standartların içeriğinin bağlayıcı olmasıdır. En güzel örneği TSE’nin standartlarıdır. Bunlar bağlayıcıdır ve içeriğine tam uyumluluk beklenir. Modeller ise süreç tanımlarını oluştururken referans alınan örnek modellerdir, kılavuzluk görevi görürler. İçeriklerinin tam bir bağlayıcılığı yoktur. Ancak bir firma süreçlerini tanımlarken bir modeli referans alıyorsa, o modelin temel felsefesinin dışına çıkmamaya çalışır, modelin ana hedeflerini süreçlerine yansıtmaya çalışır. Fakat nihayetinde firmanın süreçleri, modellerde tanımlı olan süreç tanımlarından farklılıklar gösterebilir. Firmanın yapısına, iş alanına ve hatta kültürüne göre model uyarlanabilir. Standartlarda böyle bir esneklik yoktur.  Metodolojiler ise süreçlerin uygulanma biçimlerini belirler. Firma içinde uygulanan prosedür, talimat ve iş akışları bu kapsamda ele alınabilir. Metodolojiler her zaman süreç tanımlarıyla yani referans alınan modellerle aynı yönde ve uygunlukta olmalıdır. Aksi halde işleyişte sıkıntılar olacaktır. Ayrıca metodolojilerin uyulması gereken standartlarla da uyumlu olması beklenir. Standartların karşılanabilmesi için bu mutlaka gereklidir.

Kutsal Süreç Tanımları, Müritler, Misyonerler
Süreçler ve modellerle ilgili bu açıklamalardan sonra sıra bu süreç modellerinin uygulanmasına geldi. Birçok firmada süreç tanımlarına, dokümanlarına, formlarına “kutsal kitap” yaklaşımı sergilenmektedir. Uluslararası süreç modelleri ve standartları bile zaman içinde birkaç kez değiştirilerek evrimleştirilmiş olmasına rağmen, ülkemizdeki süreç tanımlarında değişiklik yapılmasından özellikle kaçınılmaktadır. Tıpkı kutsal kitaplar gibi hiçbir maddesine dokunulmamaya çalışılır. CMMI, ITIL, COBIT gibi modeller “sürekli süreç iyileştirme” yaklaşımını üstüne basarak belirtse de süreçleri değiştirme cesareti pek fazla gösterilmez.
Bazen de süreç değişikliği adı altında kozmetik değişiklikler yapılır. Sürecin temelinde bulunan yanlışlıklara pek fazla dokunulmamaya çalışılır. Tabiri caizse kimse kutsal kitaba dokunmadan, meal ve tefsirlerinde değişiklik yapmaya çalışırlar. Hatta bazı firmalar, CMMI, ITIL, COBIT gibi modellerindeki hazır metinleri süreç tanımı gibi yazıp, bunları harfi harfine uygulatmayı hedeflerler. Süreç modellerini yorumlama gereğini bile duymazlar. Böyle yaptıkları zaman işlerinin mükemmel işleyeceğine inanırlar. Çünkü CMMI, ITIL, COBIT gibi modeller de onlar için kutsal birer metinlerdir.
Zaman içinde firma içinde süreç tanımlarının müritleri de oluşur. Bunlar süreçlerin yılmaz savunucularıdır. Asla süreçlere laf söyletmezler, değiştirilmesine tahammülleri yoktur. Süreçlere karşı bağnaz denilebilecek şekilde bağlıdırlar. Aksi bir durumda, hemen ilgili modelin ilgili maddelerini açarak “bak CMMI’da, COBIT’te böyle yazıyor” diye savunmaya geçerler. Süreç müritlerinin birçoğunun süreç modellerindeki ana felsefeyi anlamadan savundukları görülür. İlginçtir ki, savundukları modelin yeni revizyonlarında farklı bir yaklaşıma geçilirse, bu kez de bu yeni metni savunmaya başlarlar.
Müritlerin bazıları ise süreçlerin yaygınlaşması için misyonerlik görevi üstlenirler. Tıpkı bir din adamı gibi süreç metinlerini önlerine açarak, toplantılarda veya panellerde ilgili metinleri okuyarak savunmaya çalışırlar. Böylelikle süreçler için taraftar toplamak isterler. Süreç misyonerlerinin bir diğer çabası ise sertifikasyon yönündedir. Onlar için firmanın bir modele ait sertifikanın alınması her şeyden önemlidir. Süreçlerin uygulanıp, uygulanmadığının önemi yoktur. Ana felsefeyi savunmak gibi bir misyonları bulunmamaktadır.
Son olarak;

Süreç modelleri tanrının gönderdiği kutsal metinler değildirler. Bunların firmanın stratejik hedeflerine uygun olarak güncellenmesi, uyarlanması ve hatta başka bir modele geçilmesi gerekebilir. Temel felsefeden sapmadan, nihai amacın toplam kalite artışı olacağı şekilde yaklaşım gösterilmesi önemlidir.

22 Ağustos 2015

CMMI Felsefesi





CMMI Felsefesi


Dünyadaki süreç iyileştirme modellerinden birisi de CMMI (Capability Maturity Model Integration). Burada CMMI tanımları, model yapısı ve süreç alanlarının detaylarına  girmeden doğrudan CMMI modelinin ortaya koyduğu ana felsefeyi ortaya koymaya çalışacağım. CMMI hakkında detaylı bilgiler CMMI resmi sitesi olan CMMI Institute  (www.cmmiinstitute.com) web sayfasından edinilebilir.

CMMI, belirtildiği üzere süreç iyileştirme için bir modeldir. Öncelikle, sürecin ne olduğunu açıklamaya çalışacağım. Süreç; işlerin veya görevlerin nasıl yapılacağını açıklayan yazılı veya yazılı olmayan (teknik veya teknik olmayan) YÖNTEMler ile bu işleri yapacak kişilerin yetkinliklerine, eğitim seviyelerine ve motivasyonlarına bağlı olarak işin gerektirdiği araçların kullanılmasının tanımlanmasıdır.

Bu uzun açıklamanın özetinde süreç; insan, yöntem ve araç ile ilişkili iş tanımlaması  bulunur. Bu temel açıklamadan sonra işin felsefik yönüne girmeye çalışacağım. CMMI bir model demiştik, dolayısıyla her modelde olduğu üzere CMMI, bir organizasyonun işlerini  nasıl yapmasını tanımlamaz, standartları ortaya koymaz ve hangi araçların kullanılması gerektiğini zorlamaz. Her model her organizasyona da uymayabilir. Mağazada  manken (model) üzerinde güzel görünen bir elbise (süreç tanımları) siz giydiğinizde uygun olmayabilir, dar (işinizi tanımlamayan süreçler) gelebilir, belli yerleri bol  gelebilir (işinizle ilgisi olmayan, fazladan yapılan süreç adımları).  

CMMI felsefesinde, tanımlanan süreç alanları (process area) özelindee anahtar hedeflere odaklanmıştır. Detaylarda verilen özel pratikler (specific practices) ise  modeli uygulayanlar için açıklama türünden ipuçları vermektedir. Süreç alanının ana hedeflerine ulaşıldığı sürece alt pratiklerin aynen uygulanması gibi bir zorunluluk  yoktur. Zaten CMMI modelinde, ana hedefin kurumun iş yapış şeklinin iyileştirilmesi olduğu belirtilmiştir. İş yapış şeklinin tamamen lağv edilerek yerine farklı  yöntemlerin sunulması söylenmez.

Peki, soru şu olabilir: Neden özellikle ülkemizde firmalar aynı model üzerinden aldıkları belgeleri, süreç alanlarını modelde olduğu gibi (as it is) tanımlayarak elde  etmeye çalışmaktadırlar? Aslında temelinde yanlış olan ve ülkemize gelen birçok denetçi tarafından zorunlu-öneri gibi sunulan bu yönteme göre kurumlar süreçlerini CMMI  model kitabında yazılan adımlara göre tanımlamaktadırlar. Yani, bir elbiseyi tüm firmalar giymeye çalışmaktadırlar. Belki bazılarına neredeyse tamamen uyabilir fakat  ortaya konulan bu yanlış zorlamalar birçok firmanın hem süreçlerini hatalı/eksik tanımlamasına neden oluyor hem de gereksiz maliyetlere yol açıyor.

CMMI süreç modelinin en önemli felsefesi, firmaların gereksiz görebileceği bazı rollerin aslında öne çıkarılması, farkındalık yaratılması gibi önemli yaklaşımları  içerir. Örneğin, konfigürasyon sorumlusu, kalite güvence sorumlusu, gereksinim analisti, ölçüm ve analiz sorumlusu gibi nispeten teknik olmayan ama destek anlamında  bir organizasyonda bulunması gereken rolleri ön plana çıkarır. CMMI bunu yaparken, asla modelde bu rolleri veya kişileri isim olarak zikretmez. Yani, modelde  "konfigürasyon yöneticisi şu şu işleri yapmalıdır" gibi ifade bulunmaz. Hatta modelde "proje yöneticisi" gibi bir ifade bile yer almaz. Sadece bazı yerlerde üst  yönetim (senior management) tanımı geçer.  

Bu yaklaşımın bir amacı vardır. CMMI felsefesinde, kurumda mutlaka bir konfigürasyon sorumlusu kişi olmak zorunda değildir, bu bir ROL'dür ve bu rolü herkes  üstlenebilir. Modelin gerektirdiği şekilde hedefe ulaştırabilecek herkes bu rollerin gereği işleri gerçekleştirebilir. Fakat, ne yazık ki, ülkemize gelen CMMI  denetçileri, sanki her rol için bir kişi gerekliymiş gibi kurumları zorlamaktadırlar. Ana felsefede böyle bir anlayış yokken bu zorlamalar nedeniyle denetimler  sırasında ilgili/ilgisiz herkes farklı rolleri üstlenebiliyor. Sonuçta denetimlerde amiyane tanımlama ile "doğan" görünümlü "şahin" gibi kişiler ortaya çıkıyor. Maksat  belge almak olunca da herkes kendi işinin dışındaki rollerin işleri yaptığını anlatmaya çalışıyor. Çok komik sahneler sergileniyor.

Özetle, CMMI felsefesinde yapılan işin dünyada kabul görmüş standartların seviyesine çıkarmak için gerekli olan iyileştirmeler bulunmaktadır. Süreç alanlarındaki özel pratiklerin adım adım yazılarak süreç tanımıymış gibi sunulması hem bir kolaycılık hem de ana felsefeyi bilmemektir.