Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-1

Modern iş dünyasının dinamik ortamında etkili proje yönetimi, son teslim tarihlerini karşılamanın ve bütçe dahilinde kalmanın ötesine geçer. Gerçek başarı, projeler organizasyonun genel stratejisiyle kusursuz bir şekilde uyum sağladığında elde edilir. Proje Yönetim Ofisi (PMO), proje yönetimi uygulamalarının etkili bir şekilde uygulanmasını sağlamak için proje yönetimi, liderlik, destek ve gözetim sağlamaya adanmış kurumsal bir kuruluştur. Proje Yönetim Ofisi, bağımsız olarak veya diğer PMO'larla işbirliği içinde çalışan, hem zorunlu hem de zorunlu olmayan hizmetleri sunan ve bu hizmetlerin sağlanması ve yönetimiyle ilgili sorumluluklara sahip kurumsal bir kuruluştur. Proje yönetimi kültürünü teşvik eder, süreci standartlaştırır ve şirketin performansını artırır. Proje yönetim ofisi; operasyonel bir yapıdan, projenin yürütülmesiyle sağlanan faydalara ve sonuçlara odaklanan bir yapı olan portföy yönetimi yapısına doğru gelişti.

PMO'nun en büyük zorluğu, kuruluşun her geçen gün daha karmaşık hale gelen bir ortamda esnek ve uyarlanabilir uygulamalara güvenebilmesini garanti etmektir. Bu hedefe ulaşmak için proje yönetimi ile ilgili tüm kurumsal süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için gerekli adımları belirleyen bir organizasyonel proje yönetimi olgunluk planı oluşturmak önemlidir. Seçilen çözüm ne olursa olsun, proje yönetim ofisi, organizasyonun stratejik düzeylerdeki ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılabilecek sağlam bir modele doğru önemli bir ilerlemeyi temsil eder. Bununla birlikte, mevcut çerçeve ve metodolojilerin çeşitliliğine rağmen, bunların, faaliyet gösteren organizasyonun özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmasına hâlâ ihtiyaç vardır.

Zorunlu PMO hizmetleri, bir kuruluştaki PMO'nun işleyişi ve etkinliği için gerekli olan uyumluluk ve güvenceyle ilgili hizmet kümesini ifade eder. Bu hizmetler genellikle proje yönetimindeki standartlar, düzenlemeler ve en iyi uygulamalarla uyumludur. Zorunlu hizmetler, proje ekiplerinin değil yalnızca PMO'nun sunabileceği hizmetlerdir. Zorunlu olmayan hizmetler, bir PMO'nun bir kuruluşa katma değer sağlaması için önemli bir yolu temsil eder. Bu hizmetler, temel uyumluluk ve güvence işlevlerinin ötesine geçerek kuruluşun stratejik hedeflerinin ilerlemesine aktif olarak katkıda bulunur, proje sonuçlarını yükseltir ve genel kurumsal yeteneklerin güçlendirilmesine aktif olarak katkıda bulunur.

Zorunlu PMO (uyumluluk) hizmetleri şunları içerebilir:

• Mevzuata uygunluk: Projelerin geçerli yasalara, düzenlemelere ve endüstri standartlarına uygunluğunu sağlamak.
• Proje yönetimi çerçevesi geliştirme: Proje yaşam döngüsü modelleri, proje rolleri ve sorumlulukları, şablonlar ve prosedürler dahil olmak üzere standartlaştırılmış bir proje yönetimi yaklaşımı oluşturmak.
• Metodoloji uyumu: Tüm projelerin belirlenen proje yönetimi metodolojisine uygun olmasını sağlamak. Bu, Çevik, Şelale veya hibrit bir yaklaşımı içerebilir.

Zorunlu PMO (güvence) hizmetleri şunları içerebilir:

• Proje kontrolleri: Bir projenin mevcut durumunu değerlendirmek ve endişe duyulan alanları belirlemek için düzenli incelemeler veya "sağlık kontrolleri".
• Kalite güvence incelemeleri: Projenin çıktılarının ve süreçlerinin kalitesinin gerekli standartları karşıladığının kontrol edilmesi.
• Risk yönetimi güvencesi: Risklerin etkili bir şekilde tanımlandığı, değerlendirildiği ve yönetildiğine dair güvence sağlamak

Zorunlu olmayan uyumluluk hizmetleri genellikle belirli proje ekipleri veya girişimlerle daha derin entegrasyonu içerir ve şunları içerebilir:

• Yenilik ve değişiklik yönetimi: PMO, kuruluşun yeni teknolojilere, süreçlere ve iş modellerine uyum sağlamasına yardımcı olarak yenilik ve değişiklik yönetimi girişimlerini destekleyebilir. Bu, yeniliği teşvik eden proje yönetimi metodolojilerinin uygulanmasını veya çalışanların yeni çalışma yöntemlerine uyum sağlamasına yardımcı olacak değişim yönetimi stratejilerinin geliştirilmesini içerebilir.
• Kapasite geliştirme: Bir PMO, özel eğitim programları sunarak, bilgi paylaşım oturumlarını kolaylaştırarak, proje yöneticilerine ve ekip üyelerine mentorluk yaparak ve sürekli öğrenme ve iyileştirme kültürünü teşvik ederek kuruluş içinde kapasitelerin geliştirilmesine yardımcı olabilir.
• Proje yönetimi yöntemleri, teknikleri ve araçları: PMO, zorunlu olmayan ancak proje planlamayı, yürütmeyi ve kontrolü büyük ölçüde geliştirebilen çeşitli proje yönetimi araçlarına, yöntemlerine ve tekniklerine erişim, eğitim ve destek sağlayabilir.

Bir PMO'nun rolünün ve potansiyel faydalarının daha derinlemesine anlaşılmasıyla, ilk zorunluluklardan biri Proje Yönetim Ofisinizi kuruluşunuzun stratejik yönü ile uyumlu hale getirmektir. Bu uyum, başarıya ulaşmak ve stratejik hedefleri gerçekleştirmek için önemli bir itici güç olarak duruyor. PMO tarafından sunulan hizmetler ile kuruluşun genel stratejik yönü arasında sağlam bir bağlantı kurulması oldukça önemlidir. İşletmeler, PMO'yu kuruluşun stratejisiyle uyumlu hale getirerek projelerinin tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir, stratejik sonuçlar elde edebilir ve uzun vadeli başarıya ulaşabilir. İyi bir PMO uygulaması, yönetici desteği, verimliliği artıran bilgi sistemleri, olgunluk değerlendirme modelleri ve şirketin iş ihtiyaçlarına uygun bir metodoloji ile başlar.

Stratejik uyum, her projenin uzun vadeli hedeflere katkıda bulunmasını ve her çabanın değerini en üst düzeye çıkarmasını sağlar. PMO, kuruluşun genel vizyonuyla uyumlu bir şekilde çalıştığında stratejik bir katalizöre dönüşür. Bu sinerji, projelerin daha geniş stratejiyle uyumlu kalmasını, kaynakların akıllıca tahsis edilmesini ve arzu edilen sonuçların sadece hayal edilmesini değil aynı zamanda gerçekleştirilmesini de sağlar.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023 

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals, 

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/