DAMDAN DÜŞEN PROJE YÖNETİCİSİ
Sorumu doğrudan sorarak yazıma başlamak istiyorum:
-İlk projenize nasıl atandığınızı hatırlıyor musunuz?
Birçok proje yöneticisinin unutamadığı anlardan birisi, kendisine bir projeyi yönetmesi için proje yöneticiliği görevi verildiği zamandır. Sevinç ve mutluluk ile birlikte heyecan ve tedirginlik yaşanır. Belki de uzun zamandır hayalini kurduğu bir göreve getirilmiştir ancak diğer taraftan işin sorumlulukları ve beklentileri kendisinde büyük yük oluşturur.
Benim bugüne kadar gözlemlediğim kadarıyla proje yöneticisi atamaları çoğunlukla "damdan düşer gibi" olmaktadır. Aslında belli bir eğitim ve deneme aşamalarından geçirildikten sonra, bu konuda yetkin olduğunu ispatlayan kişilerin proje yöneticisi olarak atanması beklenir ancak pek öyle olmuyor. Bazen isteyerek, bazen de istemeyerek; kişiler kendilerini proje yönetici olarak atanmış şekilde buluyorlar.
Benim ilk proje yöneticiliğine atanmam da benzer şekilde olmuştu. Proje yöneticisi olmayı elbette istiyordum ancak her şey bir anda gelişti ve kendimi büyük bir projenin içinde bulmuştum. İlk proje yöneticiliğinde zaten projenin büyüklüğünün veya küçüklüğünün fazla önemi olmuyor. Heyecanı ve tedirginliği her zaman yüksek oluyor. Ben de aynı duyguları yaşamıştım, ben de damdan düşmüştüm!
Elbette bunun bazı gerekçeleri olmaktadır. Bazen mecburiyetten, bazen de ekip arkadaşları tarafından aday gösterilmesi nedeniyle ya da yöneticilerin uygun görmesi sebebiyle gerçekleşir. Gerekçesi ne olursa olsun, proje yöneticisi kendini bir anda projenin içinde bulur.
Damdan düşen proje yöneticisinin halinden, ancak damdan düşen proje yöneticisi anlar!
Şimdi sıra, ileride bizim gibi damdan düşecek proje yöneticilerinin ne yapması gerektiğini açıklamaya geldi. Elbette burada yazılacak olan tavsiyeler yeterli olmayabilir. Bu deneyimi yaşayan her proje yöneticisinin başka başka önerileri veya öğrenilmiş dersleri olacaktır. Ancak genel olarak aşağıdaki tavsiyelerin de birçok kişi tarafından ortak bir anlayış içinde kabul göreceğini düşünmekteyim.
Müşteriniz ve proje sponsorları sizi projenin yöneticisi olarak bilir: Resmi olarak atandıktan sonra projenin tüm paydaşları, müşteri(leri)niz ve üst yönetim sizi projenin yöneticisi olarak görür ve sorumlu tutar. Projenin tüm gidişatından siz sorumlusunuzdur. Müşterinize veya proje sponsorlarına "ama ben daha yeni proje yöneticisi oldum", "ben bunun böyle bir iş olduğunu bilmiyordum" ya da "ben bunun sorumluluğunu alamam" gibi serzenişte bulunamazsınız. Çünkü onlar sadece sizi muhatap alacaklardır ve karşılarında sizi sorumlu ve yetkili olarak göreceklerdir. Sizin mazaretlerinizin onların gözünde bir anlamı yoktur. Çünkü şunu içinize sindirmeniz gerekmektedir:
"Bu projenin yöneticisi sizsiniz!" Proje ekibiniz ağlama duvarı değildir: Proje yöneticisi olarak aldığınız kararlardan dolayı ortaya çıkacak sorunlar nedeniyle zaman zaman sıkıntıya girebilirsiniz. Hatta bazen ağlamak istersiniz, yapamayacağınızı düşünebilirsiniz, görevi bırakmayı göze alabilirsiniz ya da birilerini suçlamayı çıkış yolu olarak görebilirsiniz. Ancak bunların hiçbirini proje ekibine yansıtmamalısınız. Proje ekibi; sizin gibi sızlanan, mızmızlanan, çaresiz halinde ve zora düşünce çekip gidecek bir proje yöneticisi istemez, böyle bir kişiyi de proje yöneticisi olarak görmez. Proje ekibine yapacağınız sersenişler geri tepecektir. Çözülemeyen ya da yetkiniz dahilinde olmayan sorunları üst yöneticilerinize yükseltmeniz sizden beklenir. Her şeyi sadece ve sadece siz çözemeyebilirsiniz ancak çözümü de proje ekibi içinde çaresizlik içinde aramayınız. Klasik bir söz vardır:
"Çaresiz değilsiniz, çare sizsiniz!"
Ekibi yönetmek yerine liderlik yapınız: Sizin proje yöneticisi olarak atanmanız, tüm ekibinizin idari yöneticisi, müdürü, amiri olacağınız anlamına gelmemektedir. Proje ekibindeki kişilerin, birinci seviyedeki yöneticileri başkaları olabilir. Siz sadece, projenizin yöneticisiniz ve proje tamamlandıktan sonra herkes başka proje ekiplerine geçeceklerdir. Proje ekibindeki kişiler üzerinde yöneticilik yapmak veya onları yönetmek yerine, proje ekibine liderlik etmeye çalışmak daha uygun olacaktır. Liderliğin kapsamı da sadece proje içindedir. Proje içindeki yönlendirmeleri ve görevlendirmeleri doğru yapmak, liderlik için önemli ve yeterli bir sorumluluktur. İdari yönetimi ilgilendiren konularda ilgili yöneticilerle işbirliği içinde olunması faydalıdır. Ancak hiçbir zaman yetki alanlarına taciz edilmemelidir.
"Siz, projenin başarıyla tamamlanmasını hedefleyen, yol gösteren lidersiniz!"
Yardım istemekten çekinmeyiniz: Proje yöneticisi yardım istemez, her şeyi kendi öğrenmelidir gibi yanlış bir anlayışa sahip olunmamalıdır. Özellikle yeni proje yöneticilerinin bilmedikleri birçok konu ve kavram olabilir. Bunları sormak ve öğrenmek gereklidir. Proje yöneticisi her zaman ve her bir proje ekibindeki kişilerden yardım isteyebilmelidir. Bir proje yöneticisinin tüm alanlarda uzmanlaşmış olması beklenilmez. Projenin alanına uygun teknik terimler, kavramlar ve teknolojiler hakkında bilgi sahibi olmaya çalışmak, her proje yöneticisinin görevidir.
"Yardım isteyebilmek, sizi yüceltir!"Kararlılık gereklidir: Proje yöneticisinin, temel proje yönetimi yöntem ve tekniklerini uygulamak konusunda kararlı ve ısrarcı olması gerekmektedir. Bir proje yöneticisinin; plan yapması, toplantı düzenlemesi, raporlaması, kontrol yapması ve takip etmesi önemli görevlerindendir. Bunlar konusunda kararlı olmalıdır. Taviz ve feragat göstermemelidir. Projenin kontrolünü başkasına devredemez. Asli görevlerini yerine getirme konusunda da ısrarcı olmalıdır. Proje ekibindeki bazı kişilerin karşı çıkmaları, zorluk çıkarmaları veya direniş göstermeleri; proje yöneticisini yıldırmamalıdır. Birilerinin istekleri nedeniyle yapılacak tavizler, ileride projenin başarısız olması durumunda mazaret olamayacaktır. Kararlı olmak gerekir ancak elbette iyileştirmeye yönelik tavsiyeleri de dikkate almalıdır. Yanlışları düzeltmek, kararsızlık göstermek demek değildir.
"Proje yönetiminde verilen her bir taviz, projenin sonunda size fatura olarak geri dönecektir, ödemek zorunda kalırsınız!"
Kahramanlık yapmaya çalışmayınız: Yeni proje yöneticisi olmanız nedeniyle projede ucuz kahramanlıklar yapmaya çalışmayınız. Bazen kendinizi göstermek, ekibin gözünde büyümek veya üst yönetime şirin görünmek adına yetki ve sorumluluk alanınıza girmeyen konular hakkında kahramanlık yapmayınız. Proje ekibindeki bir kişinin hatasını üstlenmek, ört-bas etmeye çalışmak, gizlemek veya farklı yansıtmak; sizi kahraman yapmaz aksine tüm suçun sizin üzerinizde kalmasına neden olabilir. Proje yöneticisi olmak, legal olmayan tavırlar sergileyebilme cesareti ve cürreti vermez. Projede bir sorun varsa, bilmesi gereken herkes tarafından bilinmelidir. Proje ekibinden birisinin hatasını düzeltmeye çalışılmalıdır ancak bu asla tüm sorumluluğu üstlenmek şeklinde olmamalıdır. "Ucuz kahramanlıkların sonu, çoğu zaman günah keçisi olmaktır"
Yukarıda yazılan hataların birkaç tanesini ben de geçmişte yapmıştım. Elbette bundan sonra da öğreneceğimiz çok şeyler olacak. Yine de bu tavsiyelerin, yeni proje yöneticiliğine başlamış kişiler için faydalı olacağını umuyorum.
