Gizli Denetim

Hayatımızın birçok noktasında olduğu üzere, projelerimizde de denetimler yapılır. "Denetleme", "Tetkik" ve "Teftiş" gibi farklı kelimelerle ifade edilse de temelinde yapılan işin doğruluğunu kontrol etmeye yönelik faaliyetlerdir. Kimisi proje ekibi içinden, kimisi proje ekibinden bağımsız kişiler tarafından ve kimisi de şirket dışından bağımsız denetçiler tarafından yapılabilir. Amaç aynı olsa da etkisi ve maliyeti hepsinin farklı ölçeklerdedir. Fakat, ortada yapılan bir iş olduğu sürece mutlaka farklı bir göz tarafından kontrol edilmesi zorunluluktur. Doğal bir ihtiyaçtır.

Bu amaçla, tüm kalite modellerinde işin sürece ve standartlara uygun yapıldığını kontrol edecek süreç adımları ve/veya yöntemleri belirtilmiştir. CMMI, PMBOK kitaplarında bununla ilgili ana başlıklar bulunur. Bu kalite denetimlerinde genellikle bir kontrol listesi üzerinden geçilerek eksiklikler tespit edilir ve düzeltilmesi için planlama yapılması istenilir.

Bu denetimlerde şunlar özellikle dikkate alınır:

• Denetimlerde kişisel yetkinlikler veya hatalar yerine ürün ve sürece yönelik eksiklikler bulunmaya çalışılır. Uygunsuzluklar bir kişinin üstüne yıkılmaya çalışılmaz ve ekip olarak eksikliklerin giderilmesi beklenir.
• Denetimlerde ne bazı şeyler gözardı edilmeye çalışılır ne de çok detayda inceleme yapılarak mutlaka bir uygunsuzluk bulunmaya çalışılır. Denetimin maksadı dışına çıkılmadan genel hatları ile süreç veya ürün sorgulanır.

CMMI süreçlerinde denetimlerin gizli yapılmasına yönelik bir yaklaşım bulunmaz. Zaten denetim gizli de yapılsa, haber verilerek de yapılsa eğer bir uygunsuzluk varsa tespit edilebilir. Uygunsuzlukları tespit etmek denetçinin yeteneğine kalmıştır. Haber verilerek yapılan denetimlerde de denetçi uygun sorular sorarak gizlenebilecek uygunsuzlukları ortaya çıkarabilir.

Gizli denetim şöyle düşünülebilir: Akşam ailece evinizde otururken baskın yapar gibi bir arkadaşınızın size misafirliğe gelmesi durumunu düşünelim. Belki evde bazı eşyalar dağınık olabilir, biraz ortalığı toparlamak gerekebilir. Fakat, aniden veya gizlice yapılan bu baskın ziyaret sonrası misafirliğe gelen arkadaşınızın sizin hakkınızda söyleyeceği şeyler ne kadar gerçekçidir? Her zaman ve her evde olabilecek bu dağınıklığı kusur olarak ele almak doğru değildir.

Aynı durum iş yeri veya proje denetimlerinde de ortaya çıkabilir. Hazırlıksız yapılan denetimlerde mutlaka uygunsuzlukla karşılaşılır.Ama haber verilse, belki daha hazırlıklı olarak denetim yapılarak daha anlamlı uygunsuzluklar belirlenebilir.

Özetle, haber vererek denetim yapmak medeni bir davranıştır. "Gammazlık", "muhbirlik", "ajanlık" ve tebdil-i kiyafet gibi yöntemlerin kullanım yeri ve amacı ancak güvenlik tehlikesi varsa geçerlidir.