Proje Yönetim Ofisi (PYO) gerekli mi?
Ah, şöyle bir tane projemiz olsa, başına her isteği yapılacak bir de proje yöneticisi atansa, tüm kaynaklar projeye verilse, herkes projeyi tamamlamak için canla başla çabalasa.. Ah, keşke..
Ne güzel olurdu!
Ne yazık ki, günümüzde orta ölçekte bir firmanın çoğu zaman birden fazla projesi vardır. Aynı zaman içinde, bir proje yöneticisinin üzerinde birden fazla proje bulunur.
Çare:” Proje Yönetim Ofisi (PYO)” diyerek görüşlerimi paylaşayım.
·Çünkü; PYO, şirket veya kurum içerisinde tüm proje yöneticilerine destek veren, proje yönetim faaliyetlerine odaklanabilen yapıdır. Nasıl ki, şirketinizde satın alma departmanı fatura işlemleri için muhasebe/mali işler departmanından destek alıyorsa, proje yönetim faaliyetleri için başvurulacak bölüm de PYO olmalıdır..
· Çünkü; evinizde bir çiçeğiniz (projeniz) olsa onunla çok yakından ilgilenme fırsatınız olur. Suyunu, toprağını eksik etmezsiniz. Ancak birden fazla çiçeğin, çeşit çeşit bitkinin olduğu bahçeniz varsa her birine ayrı ayrı ilgi gösteremezsiniz. PYO; projeleriniz arasında hangisinin daha çok desteğe ihtiyaç duyduğunu bilen, aralarında önceliklendirme yapan, hepsini tek bir merkezden kontrol eden, performanslarını ölçen tıpkı bir bahçıvan gibidir.
· Çünkü; PYO, projelerin ortak bir metotla yönetilmesi için gereklidir. Proje yönetim standartlarını koyar ve takip eder. “Benim yoğurt yiyişim böyledir” diyerek proje yönetmeye çalışanların, her şeyi ayrana dönüştürmesini önler.
· Çünkü; PYO, projeler hakkında üst yönetime yapılacak raporlamaların ortak bir içerikle ve formatla yazılmasını sağlar. Ne yâre yazılan mektup gibi uzun olmalı, ne de avuca tutuşturulan pusula gibi kriptolu ve anlaşılmaz olmalıdır.
· Çünkü; PYO, proje yöneticilerinin asgari proje yönetmek için gerekli olan eğitimleri almasını sağlar, gelişimleri için ilgili faaliyetleri takip eder. Proje yönetmesi istenen kişiler, “bir ustanın yanına çırak olarak gönderelim de baka baka öğrensin” diyerek yetiştirilmemelidir.
· Çünkü; PYO, kurum içerisinde kullanılması gereken “Proje Yönetim Araçlarını” belirler ve destek verir. Kimisinin excel ile, kimisinin açık kaynak basit araçlarla, kimilerinin de proje yönetimi ile ilgisi olmayan araçlarla proje yönetmesinin önüne geçilir.
· Çünkü; PYO, projelerde ortaya çıkan öğrenilmiş derslerin (lessons learned) ve kazanımların kayıt altına alınmasını sağlar. Böylece projelerden çıkarılan derslerin çalışanların kafalarında kalıp, ileride “biz eskiden böyle yapardık”, “keşke sen de bunu deneseydin” gibi ahkam kesmelerine fırsat vermez.
Ve son olarak çünkü Proje yönetim ofisi, Kurumsal Fayda Yönetimi (Enterprise Benefits Management) ve Stratejik Hizalanma (Strategic Alignment) konusunda etkilidir. “Hepimiz aynı gemideyiz” gibi içi boş motivasyon lafları yerine kurumsal seviyede projelerden faydalanarak ve katma değer (value) yaratarak başarıya ulaşmayı amaçlar.
Hoşçakalın
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder