PMO KAPSAMINDA KPI ve OKR KULLANIMI

 PMO KAPSAMINDA KPI ve OKR KULLANIMI

1         KPI ve OKR

Proje yönetiminde, performans takibi ve hedeflere ulaşma, şirketlerin sürdürülebilir büyümesi için kritik öneme sahiptir. Bu bağlamda, Temel Performans Göstergeleri (KPI) ve Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR) gibi iki önemli kavram ön plana çıkar. Her ikisi de performansı ölçmek ve yönlendirmek için kullanılsa da, farklı felsefeleri ve uygulama şekilleri bulunur.

1.1       Temel Performans Göstergeleri (KPI) Nedir?

KPI (Key Performance Indicator), bir kuruluşun belirli bir hedefe ulaşmada ne kadar başarılı olduğunu gösteren ölçülebilir değerlerdir. KPI'lar, mevcut durumun bir fotoğrafını çeker ve geçmiş performansı değerlendirmek için kullanılır. Genellikle finans, pazarlama, satış veya müşteri hizmetleri gibi belirli iş alanlarına odaklanır ve spesifik hedeflerle ilişkilendirilir.

Bir organizasyonun, departmanın veya bireyin belirli hedeflere ulaşma düzeyini ölçmek amacıyla kullanılan nicel metriklerdir. KPI’lar, performans izleme ve karar alma süreçlerinde yöneticilere rehberlik eder.

1.1.1        KPI'ların Temel Özellikleri:

• Ölçülebilirlik: Sayısal olarak ifade edilebilir ve takip edilebilir olmalıdır.
• İlgililik: Kuruluşun stratejik hedefleriyle doğrudan ilgili olmalıdır.
• Zaman Kapsamlılık: Belirli bir zaman dilimi içinde (haftalık, aylık, yıllık) ölçülebilir olmalıdır.
• Ulaşılabilirlik: Gerçekçi ve ulaşılabilir hedeflerle ilişkilendirilmelidir.

1.1.2        KPI Kullanım Şekilleri:

• Performans Takibi: Satış gelirleri, müşteri memnuniyeti puanları, web sitesi trafiği gibi mevcut performansın izlenmesi.
• Raporlama: Yönetime ve ilgili paydaşlara işin mevcut durumu hakkında bilgi vermek.
• Problem Tespiti: Performanstaki düşüşleri veya sapmaları erken aşamada belirlemek.
• Geriye Dönük Analiz: Geçmiş performans verilerini kullanarak iyileştirme alanlarını tespit etmek.
• Panolar: KPI panoları üzerinden izlenir.
• Karar Alma: Yönetim kademelerinde karar alma desteği sağlar.

1.1.3        Örnek KPI'lar

Finans Departmanı KPI'ları:

• Net Kâr Marjı: Şirketin satışlarından ne kadar kâr elde ettiğini gösterir. Bir şirketin finansal sağlığının en temel göstergelerinden biridir.
• Örnek Kullanım: Bir önceki yıla göre Net Kâr Marjı %15 arttı mı? Bu, şirketin operasyonel verimliliğini ve gelir yönetimi başarısını gösterir.
• Nakit Akışı (Operating Cash Flow): Şirketin ana operasyonlarından ne kadar nakit ürettiğini gösterir. Şirketin borçlarını ödeme ve yatırımları finanse etme yeteneğini yansıtır.
• Örnek Kullanım: Negatif nakit akışı, şirketin likidite sorunları yaşayabileceğine işaret edebilir. PMO açısından, proje finansmanının düzenli akışı için kritik bir KPI olabilir.
• Müşteri Başına Gelir (Revenue Per Customer): Her bir müşteriden ortalama ne kadar gelir elde edildiğini gösterir. Satış ve pazarlama stratejilerinin etkinliğini ölçmede kullanılır.
• Örnek Kullanım: Bu KPI'daki düşüş, müşteri edinme maliyetlerinin yükseldiğini veya mevcut müşterilerin daha az harcama yaptığını gösterebilir.

Pazarlama Departmanı KPI'ları:

• Web Sitesi Trafiği: Web sitesini ziyaret eden kişi sayısı. Marka bilinirliği ve dijital varlık etkinliği hakkında bilgi verir.
• Örnek Kullanım: Haftalık web sitesi trafiği bir önceki aya göre %20 arttıysa, bu yeni pazarlama kampanyasının başarılı olduğunu gösterebilir.
• Dönüşüm Oranı (Conversion Rate): Web sitesini ziyaret edenlerin veya bir reklamı görenlerin, istenen eylemi (satın alma, form doldurma, abone olma vb.) gerçekleştirenlerin oranı. Pazarlama çabalarının ne kadar etkili olduğunu gösterir.
• Örnek Kullanım: Bir e-ticaret sitesi için %2'lik bir dönüşüm oranı, her 100 ziyaretçiden 2'sinin alışveriş yaptığını gösterir.
• Müşteri Edinme Maliyeti (Customer Acquisition Cost ): Yeni bir müşteri kazanmak için harcanan ortalama maliyet. Pazarlama bütçesinin verimliliğini ölçer.
• Örnek Kullanım: Eğer maliyet artıyorsa, bu pazarlama harcamalarının daha az verimli hale geldiğini veya rekabetin arttığını gösterebilir.

İnsan Kaynakları Departmanı KPI'ları:

• Çalışan Devir Oranı (Employee Turnover Rate): Belirli bir dönemde şirketten ayrılan çalışanların oranı. İş tatmini, çalışma ortamı ve işe alım süreçlerinin etkinliği hakkında bilgi verir.
• Örnek Kullanım: Yüksek devir oranı, şirket kültüründe veya yönetimde sorunlar olabileceğine işaret edebilir.
• Eğitim Tamamlama Oranı: Çalışanların kendilerine atanan eğitimleri ne oranda tamamladığını gösterir. Çalışan gelişimine verilen önemi ve eğitim programlarının etkinliğini yansıtır.
• İşe Alım Süresi (Time to Hire): Bir pozisyonun ilana çıkışından, adayın işe başlamasına kadar geçen süre. İK departmanının işe alım süreçlerinin hızını ve verimliliğini gösterir.

1.2       Hedefler ve Anahtar Sonuçlar (OKR) Nedir?

OKR (Objectives and Key Results), kuruluşların ve takımların iddialı hedefler belirlemesine ve bu hedeflere ulaşmadaki ilerlemeyi izlemesine yardımcı olan bir hedef belirleme çerçevesidir. OKR’ler genellikle üç aylık döngüler halinde belirlenir ve daha çok geleceğe dönük, iddialı ve ilham verici hedeflere odaklanır. OKR'ler, ilham verici ve ölçülebilir hedeflerin tanımlanmasına ve bu hedeflere ulaşmak için somut anahtar sonuçların belirlenmesine dayanır.

1.2.1        OKR’lerin Temel Özellikleri:

• Hedef : Ne başarılmak istendiğini açıklayan, iddialı, niteliksel ve ilham verici bir ifadedir. "Müşteri Deneyimini Dramatik Bir Şekilde İyileştirmek" gibi.
• Anahtar Sonuçlar: Hedefe ulaşılıp ulaşılmadığını gösteren, ölçülebilir, niceliksel ve belirli sonuçlardır. Genellikle 2-5 adet Anahtar Sonuç, bir Hedefi destekler. "Müşteri Memnuniyet Puanını %85'e Çıkarmak" gibi.

1.2.2        Yapısı:

• Hedef: Nitel ve motive edici bir amaç.
• Anahtar Sonuçlar: Bu hedefin gerçekleşip gerçekleşmediğini gösteren ölçülebilir sonuçlar (genellikle 3-5 adet).

1.2.3        OKR Kullanım Şekilleri:

• Stratejik Odaklanma: Şirket genelinde herkesin aynı stratejik hedeflere odaklanmasını sağlamak. Stratejik hedefleri belirlemek ve izlemek için kullanılır.
• Hizalama: Farklı departmanların ve bireylerin hedeflerini şirket hedefleriyle uyumlu hale getirmek.
• Motivasyon: Çalışanları iddialı hedefler belirlemeye ve onlara ulaşmaya teşvik etmek. Çalışan bağlılığını ve motivasyonunu artırır.
• Şeffaflık: Hedefleri ve ilerlemeyi herkes için görünür hale getirmek.
• Çeviklik: Kısa döngülerle hedefleri gözden geçirme ve ayarlama imkanı sunmak.
• Zaman Çerçevesi: Çeyrek bazlı ya da proje bazlı hedef belirleme sistemidir.
• Uygulama Alanı: Ekip veya bireysel düzeyde yaygın olarak uygulanır.
• Değişimi teşvik eder.

1.2.4        Örnek OKR’ler

·         Hedef: “Müşteri deneyimini 2025’in ikinci çeyreğinde iyileştirmek.”

• Anahtar Sonuç 1: Müşteri memnuniyet skorunu 55’ten 70’e çıkarmak
• Anahtar Sonuç 2: İlk yanıt süresini ortalama 12 dakikadan 5 dakikaya düşürmek

o    Anahtar Sonuç 3: %80 müşteri memnuniyeti puanına ulaşmak

 

·         Bir yazılım şirketinde:
Hedef: “Kullanıcı deneyimini yıl sonunda sektörde lider konuma getirmek”

• Anahtar Sonuç 1: Kullanıcı memnuniyet puanı  80+
• Anahtar Sonuç 2: Ortalama yüklenme süresi < 1.5 saniye
• Anahtar Sonuç 3: 10 kullanıcı odaklı yeni özellik yayına almak

·         Hedef: Pazar Lideri Konumuna Gelerek Marka Algısını Güçlendirmek.

• Anahtar Sonuç 1: Medya Görünürlüğünü %50 Artırmak.
• Anahtar Sonuç 2: Müşteri Tabanını %30 Genişletmek.
• Anahtar Sonuç 3: Yeni Ürün Lansmanından Sonraki İlk Ayda 10.000 Birim Satmak.

• Hedef: Kullanıcılarımızın Ürünle Olan Etkileşimini Devrim Niteliğinde Geliştirmek.
• Neden Önemli: Kullanıcı deneyimi, ürünün başarısı ve müşteri sadakati için kritik öneme sahiptir.
• Anahtar Sonuç 1: Ortalama oturum süresini %25 artırmak.
• Nasıl Ölçülür: Analitik araçlar (Google Analytics, Mixpanel vb.).
• Anahtar Sonuç 2: Haftalık aktif kullanıcı sayısını 50.000'den 75.000'e çıkarmak.
• Nasıl Ölçülür: Veritabanı sorguları veya kullanıcı analizi panelleri.
• Anahtar Sonuç 3: Yeni "X" özelliğinin ilk 2 haftasında %60 benimsenme oranına ulaşmak.
• Nasıl Ölçülür: Özellik kullanım metrikleri.

• Hedef: Yeni Pazarlara Genişleyerek Pazar Payımızı Önemli Ölçüde Artırmak.
• Neden Önemli: Büyüme ve rekabet avantajı sağlamak için gereklidir.
• Anahtar Sonuç 1: "Y" bölgesinde 5 yeni kurumsal müşteri kazanmak.
• Nasıl Ölçülür: Satış sözleşmeleri ve CRM kayıtları.
• Anahtar Sonuç 2: İlk kez girilen "Z" pazarında %10 pazar payına ulaşmak.
• Nasıl Ölçülür: Pazar araştırması raporları, satış verileri.
• Anahtar Sonuç 3: Yeni satış kanallarından (örneğin, iş ortakları) elde edilen geliri %40 artırmak.
• Nasıl Ölçülür: Gelir raporları, iş ortağı anlaşmaları.

• Hedef: Müşteri Sorunlarını Çözme Sürecimizi Hızlandırarak Müşteri Memnuniyetini Yükseltmek.
• Neden Önemli: Müşteri memnuniyeti, marka sadakati ve tekrar eden işler için hayati öneme sahiptir.
• Anahtar Sonuç 1: İlk Yanıt Süresini (First Response Time) ortalama 30 dakikaya düşürmek.
• Nasıl Ölçülür: Destek yazılımı metrikleri.
• Anahtar Sonuç 2: Ortalama Çözüm Süresini (Resolution Time) %20 azaltmak.
• Nasıl Ölçülür: Destek yazılımı metrikleri.
• Anahtar Sonuç 3: Müşteri Memnuniyet Puanını  4.5/5'in üzerine çıkarmak.
• Nasıl Ölçülür: Müşteri anketleri.

1.3       KPI ve OKR Arasındaki Temel Farklar

KPI'lar ve OKR’ler birbirinin yerine geçen kavramlar değildir; aksine, birbirini tamamlayıcı araçlardır. KPI'lar size "nerede olduğunuzu" gösterirken, OKR’ler size "nereye gitmek istediğinizi ve oraya nasıl ulaşacağınızı" gösterir. Bir şirket, mevcut performansını izlemek ve iyileştirmek için KPI'ları kullanabilirken, aynı zamanda daha iddialı hedeflere ulaşmak ve büyümeyi sağlamak için OKR’leri benimseyebilir. Başarılı bir performans yönetimi stratejisi, her iki aracı da doğru yer ve zamanda kullanarak hedeflerine daha etkin bir şekilde ulaşabilir.

1.4         KPI ve OKR Birlikte Nasıl Kullanılır?

KPI ve OKR birbirinin rakibi değil, tamamlayıcısıdır. İyi bir performans yönetim sistemi şu şekilde çalışabilir:

• OKR’ler ile stratejik yön belirlenir. KPI’lar ile bu stratejik yönün başarı ölçümü yapılır.
• OKR’ler sizi nereye gitmek istediğinize odaklar. KPI’lar ise oraya nasıl gittiğinizi ölçer.

Bu nedenle şirketler "KPI = İşin Nabzı", OKR = "Hedefin Pusulası" yaklaşımını benimser. KPI’lar rutinleri ölçerken, OKR’ler dönüşümü yönetir.

KPI için:

• “Her şeyi ölçmek” yerine “stratejik olanı ölç” prensibi uygulanmalı.
• KPI’lar çok fazla olursa odak dağılır, etkisi azalır.

OKR için:

• Hedefler net ama esnek olmalı.
• Anahtar Sonuçlar kesin ve ölçülebilir olmalı.
• %100 başarı beklenmez. %70-80 başarı ideal kabul edilir.

1.4.1        KPI ve OKR Arasındaki İlişkiyi Güçlendiren Bir Analoji

Şöyle düşünebiliriz:

• Arabanızın Gösterge Paneli KPI'lar gibidir. Hızınız (mevcut performans), yakıt seviyeniz (kaynak durumu), motor sıcaklığınız (sistem sağlığı) gibi bilgileri anlık olarak gösterir. Bu bilgiler, şu an ne durumda olduğunuzu anlamanızı sağlar ve bir sorun varsa size bildirir. "Ben şu an 100 km/s hızla gidiyorum."
• Navigasyon Cihazınızın Gideceğiniz Noktası ve Oraya Ulaşma Planı OKR’ler gibidir. "Ankara'dan İstanbul'a 4 saat içinde varma" gibi iddialı bir hedef belirlersiniz (Hedef). Navigasyon size o hedefe ulaşmak için hangi yolları kullanacağınızı, ne kadar mesafe gideceğinizi, tahmini varış sürenizi (Anahtar Sonuçlar) gösterir. Bu, sizin için bir yol haritasıdır ve ilerlemenizi ölçmenizi sağlar. "İstanbul'a 4 saat içinde varmalıyım ve şu an 2 saatlik yol gitmiş olmalıyım."

1.4.2        Neden İkisi Birlikte Kullanılmalı?

Birçok kuruluş, hem KPI'ları hem de OKR’leri birlikte kullanarak daha kapsamlı bir performans yönetimi stratejisi oluşturur:

1. Tam Bir Resim Sağlarlar: KPI'lar operasyonel sağlığı ve verimliliği gösterirken, OKR’ler stratejik yönü ve büyüme hedeflerini belirler. Bu ikisinin birleşimi, hem bugünü hem de geleceği yönetmenizi sağlar.
2. Hizalama ve Odaklanma: OKR’ler, tüm ekipleri ve bireyleri şirket genelindeki büyük hedeflerle hizalar. KPI'lar ise bu hedeflere ulaşmak için günlük operasyonel performansın nasıl olması gerektiğini gösterir.
3. İlerlemenin Ölçülmesi: OKR’ler genellikle daha iddialı ve sıçrama niteliğinde hedeflerken, bu hedeflere ulaşmadaki ilerlemeyi ölçmek için ilgili KPI'lar kullanılabilir. Örneğin, bir OKR'da "Müşteri Memnuniyetini Artırmak" hedefi varsa, Müşteri Memnuniyet Puanı bir KPI olarak sürekli izlenir ve OKR'ın Anahtar Sonucu da bu KPI'daki belirli bir artış olabilir.
4. Dinamik Yönetim: KPI'lar size bir şeylerin ters gittiğini veya yolunda gittiğini söyler. OKR’ler ise bu duruma göre bir sonraki adımlarınızı veya odaklanmanız gereken yeni alanları belirlemenize yardımcı olur.

1.4.3        Nasıl Entegre Edilir?

• Her OKR için destekleyici birkaç KPI tanımlanabilir.
• OKR'ler, KPI'lardaki sapmalara yanıt verecek hedefler içerebilir.
• KPI'lar, OKR'nin performans sinyallerini üretir.

Örnek:

OKR: “Müşteri sadakatini artırmak”

İlişkili KPI’lar:

• “Tekrar satın alma oranı”,
• “Müşteri memnuniyeti skoru”,
• “Ortak müşteri programlarına katılım oranı”

OKR: “Yeni pazarda marka bilinirliğimizi artırmak”
İlişkili KPI’lar:

• Web trafiği artış oranı
• Yeni müşteri kayıt sayısı
• Sosyal medya etkileşim oranı

Düzey	KPI	OKR
Stratejik Yönetim	Gelir, Pazar Payı, Kârlılık	Global büyüme hedefleri, ESG hedefleri
Taktik Düzey (Ekipler)	Takım bazlı çıktı KPI’ları	Ürün geliştirme hedefleri, müşteri deneyimi
Operasyonel (Bireyler)	Günlük görevlerin verimliliği	Kişisel gelişim, inovasyon katkısı

 

1.5       Değerlendirme

KPI ve OKR, organizasyonların başarısını artırmak için iki güçlü araçtır. KPI'lar performansı izlemek için somut ve sürekli veriler sunarken, OKR'ler stratejik hedefleri netleştirip çalışanları bu hedeflere doğru motive eder. Her iki yaklaşımın birlikte ve bilinçli şekilde kullanımı, hem operasyonel verimliliği hem de stratejik yönelimi optimize eder.

Her ikisi de güçlü birer yönetim aracıdır, ancak farklı amaçlara hizmet ederler. Modern organizasyonlar bu iki sistemi bilinçli, dengeli ve birbirini tamamlayacak şekilde kurguladığında; hem verimlilik hem de vizyoner büyüme mümkün hale gelir.

 

2         PMO ve Performans Ölçümü

Projelerin Yönetim Ofisleri (PMO'lar), çoğu zaman destekleyici altyapılar olarak algılansa da; strateji ile yürütme arasında köprü kurarak somut etki üretmeleri gerekir. PMO, sadece projeleri yöneten değil, stratejik değer üreten bir merkezi olmalıdır. KPI’lar sayesinde mevcut performansı gözlemlerken, OKR’ler PMO’ya stratejik yön verir, dönüşüm sağlar. Akademik çalışmalar ve vaka örnekleri de bu çift modelin PMO’ların kurumsal etkisini artırdığı sonucuna varıyor.

Proje yönetiminde, "ne ölçerseniz onu yönetirsiniz" ilkesi geçerlidir. PMO'lar için KPI'lar ve OKR’ler, bu ölçülebilirliği sağlamanın temel araçlarıdır. Bu iki araç birbirini tamamlar: KPI'lar mevcut performansı izlerken, OKR’ler gelecekteki stratejik büyümeyi ve yeniliği yönlendirir.

2.1       PMO ve KPI: Matematiksel Performans Ölçümü:

PMO KPI'ları, PMO'nun kendi performansını, yürütülen projelerin durumunu ve genel proje yönetimi süreçlerinin etkinliğini ölçmeye odaklanır. Bu KPI'lar genellikle geçmiş verilere dayanır ve düzenli raporlamalarla PMO'nun ne kadar iyi çalıştığını gösterir.

Kullanım Amacı:

• Operasyonel Etkinliği Ölçmek: PMO'nun süreçlerinin ne kadar verimli çalıştığını görmek.
• Proje Sağlığını Takip Etmek: Yürütülen projelerin zamanında, bütçe dahilinde ve belirlenen kapsamda ilerleyip ilerlemediğini anlamak.
• Değer Sunumunu Göstermek: PMO'nun organizasyona sağladığı somut faydaları kanıtlamak.

PMO için KPI’lar, portföy bazlı performansı sayılarla ifade etmenin en etkili yoludur:

·         Zamanında tamamlama oranı

·         Bütçe sapması oranı

·         Kaynak kullanım verimliliği (%)

·         Risk gerçekleşme oranı

·         PMO desteği verilen projelerde ortalama ROI

Bu göstergeler sayesinde PMO, “neredeydik?”, “nerede duruyoruz?” ve “hangi sapmalar var?” sorularına yanıt verir. Stratejik karar süreci KPI verilerine bağlı olarak şekillenir

PMO KPI’larının organizasyon stratejisiyle bağlantılı kurulduğunda, PMO yalnızca destek üreten değil, değer yaratan bir iş birimi haline gelir.

2.2       PMO ve OKR: Stratejik Hedeflere Yön Verme

OKR’ler ise PMO’nun kurumsal stratejiye katkısını şekillendirir:

·         Hedef: PMO’nun stratejik rolünü yansıtan, nitel ve ilham verici hedef

·         Anahtar Sonuç: Doğru yolda ilerleyip ilerlemediğimizi sayısal olarak gösteren 3‑5 metrik

Örneğin:

·         Hedef: “PMO olgunluğunu artırmak”

o    Anahtar Sonuç 1: Projelerde %100 metodoloji uyumu

o    Anahtar Sonuç 2: Eğitimli PM oranını %85’e çıkarmak

o    Anahtar Sonuç 3: Memnuniyet anketinde ortalama ≥ 8/10

Hao Zhou & Yu‑Ling He’nin 2018 tarihli karşılaştırmalı çalışmasına göre, KPI ve OKR metodolojilerinin her birinin güçlü ve zayıf yönleri mevcut; ancak PMO gibi işlevsel birimler için bu sistemlerin birlikte kullanılması stratejik değer üretiyor.

2.3       KPI ve OKR Entegrasyonu: PMO İçin En Etkili Model

Bir PMO için KPI ve OKR Entegrasyon Örneği şöyle olabilir.

·         Hedef: “PMO’nun iş birimlerine stratejik katkısını artırmak”

o    Anahtar Sonuç 1: Proje memnuniyet skoru ≥ 90

o    Anahtar Sonuç 2: Paydaş toplantılarına katılım ≥ %80

o    Anahtar Sonuç 3: Onay süreçlerini ortalama 3 güne indirmek

·         İlişkili KPI’lar:

o    Proje teslim süresi

o    Revizyon sayısı

o    Onay hızı (süre)

Bu yapı ile OKR stratejik yön verirken, KPI ilerleme ve sapmaları sayısal olarak takip eder.

KPI & OKR Entegrasyonu Modeli (PMO Matriksel Haritası)

Aşama	Stratejik Adım	PMO Faaliyeti	KPI Örneği	OKR Örneği
1	Kurumsal stratejiyi tanımla	PMO’nun rolünü belirle	–	Hedef: “PMO'yu stratejik kılmak”
2	Faaliyetleri tanımla	Eğitim, metodoloji uygulama, paydaş desteği	Kaynak verimliliği, bütçe sapması, zamanında teslimat	Anahtar Sonuç 1: %100 metodoloji uyumluluğu Anahtar Sonuç 2: Eğitimle PM oranı %85 Anahtar Sonuç 3: Memnuniyet ≥ 8/10
3	İzleme yapısı oluştur	Dashboard + aylık gözden geçirme	KPI sapma oranları zaman serisi	OKR ilerleme skoru: %70–80 başarı

 

2.4       PMO’ya Özgü Somut Vaka Analizleri

Örnek A: Uluslararası teknoloji şirketinde PMO dönüşümü

·         KPI’lar: Zamanında teslimat oranı %88’den %95’e çıktı; bütçe sapmaları %12’den %5’e düştü.

·         OKR:“Portföy yönetim süreçlerini olgunlaştırmak”

o    Anahtar Sonuç 1: %100 proje metodoloji uyumluluğu

o    Anahtar Sonuç 2: Yılda en az 3 PM eğitimi

·         Sonuç: Hem bütçe hem zaman sapmaları anlamlı şekilde azaldı, PMO memnuniyet skoru 4.2’den 4.8’e yükseldi.

Örnek B: Finansal kurumda PMO’yu strateji odaklı hale getirme

·         KPI: Kaynak kullanım oranı %65 → %80

·         OKR: “PMO’yu stratejik yönlendirici güç haline getirmek”

o    Anahtar Sonuç 1: Strateji–PMO uyumlu projelerin oranı ≥ %70

o    Anahtar Sonuç 2: Kilit paydaş memnuniyet anket skoru ≥ 90

·         Sonuç: Proje başarısı oranı ve paydaş bağlılığı belirgin biçimde arttı.

2.5       PMO’ların Kullandığı Önemli KPI’lar

2.5.1        Performans / Teslimat Metrikleri

• Proje Tamamlanma Oranları: Belirlenen zaman çizelgesine ve bütçeye uygun olarak tamamlanan proje sayısının, toplam proje sayısına oranı.
• Neden Önemli: PMO'nun tahminleme ve kontrol yeteneğini gösterir. Yüksek bir oran, PMO'nun süreçlerinin ve gözetiminin etkili olduğunu işaret eder.
• C-Seviye Bakış Açısı: Pazar fırsatlarının kaçırılmaması, gelir akışının tutarlılığı ve müşteri memnuniyeti açısından kritik öneme sahiptir. Geciken projeler, kaybedilen gelir ve azalan pazar payı anlamına gelebilir.
• Hedef: Genellikle %85 ve üzeri kabul edilebilir bir orandır. Sektöre ve projenin karmaşıklığına göre değişebilir.
• Grafik Önerisi: Yıllık veya üç aylık bazda zamanında teslimat yüzdesinin gelişimini gösteren bir çizgi grafiği veya çubuk grafiği
• Örnek: PMO, çeyrek bazında projelerin %85'ini zamanında ve bütçesinde tamamlamayı hedefliyor.
• Proje Başarı Oranları: Kapsam, zaman ve bütçe kısıtlamalarına uygun olarak başarılı bir şekilde teslim edilen proje yüzdesi ve paydaş memnuniyeti.
• Neden Önemli (C-Seviye Bakış Açısı): Projelerin beklenen faydaları sağlayıp sağlamadığını ve stratejik hedeflerle uyumlu olup olmadığını gösterir. Kapsam kayması (scope creep), gereksiz maliyetlere ve zaman kaybına yol açar.
• Hedef: Mümkün olduğunca %100'e yakın olmalıdır. Ancak, çevik metodolojilerde kapsamın değişebilirliği dikkate alınmalıdır.
• Grafik Önerisi: Çeyreklik bazda ortalama kapsam tamamlama oranını gösteren bir gösterge veya termometre grafiği.
• Örnek: PMO'nun yönettiği projelerin %70'i paydaş beklentilerini karşılayarak "başarılı" olarak derecelendiriliyor.
• Bütçe Sapması: Projelerin planlanan bütçeye göre ne kadar sapma gösterdiği. Tamamlanan projelerin gerçek maliyetlerinin, başlangıçtaki tahmini bütçeye göre sapma yüzdesi.
• Neden Önemli: PMO'nun bütçe planlama ve maliyet kontrolündeki başarısını yansıtır.
• C-Seviye Bakış Açısı: Finansal sürdürülebilirlik, kar marjları ve yatırım getirisi (ROI) için hayati öneme sahiptir. Bütçe aşımları, şirketin finansal sağlığını doğrudan etkiler.
• Hedef: Hedef genellikle %100 veya altıdır, yani bütçenin aşılmamasıdır. Küçük sapmalar tolerans edilebilir.
• Grafik Önerisi: Her proje için bütçe sapmasını gösteren bir bar grafiği veya portföy genelinde ortalama bütçe sapmasını gösteren bir pasta grafiği.
• Formül: (Gerçek Maliyet - Planlanan Bütçe) / Planlanan Bütçe * 100
• Örnek: Tüm projelerde ortalama bütçe sapması %5'in altında tutuluyor.
• Zaman Sapması / Zamanında Teslimat Oranı: Projelerin belirlenen teslim tarihlerine ne kadar uygun teslim edildiği veya ortalama proje teslim süresi.
• Örnek: Projelerin %90'ı belirlenen teslim tarihinde veya öncesinde tamamlanıyor.

2.5.2        Finansal ve Değer Metrikleri

·         ROI (Return on Investment): projeye yatırılan kaynaklar karşısında elde edilen finansal ve stratejik kazanç.

·         Gerçekleşen fayda / planlanan fayda oranı.

2.5.3        Kaynak ve Verimlilikle İlgili KPI’lar

• Kaynak Kullanımı Oranı: Mevcut kaynakların (insan, ekipman vb.) ne kadar verimli kullanıldığı.
• Neden Önemli (C-Seviye Bakış Açısı): Operasyonel verimlilik, maliyet düşürme ve gelecekteki kaynak planlaması için kritik öneme sahiptir. Aşırı veya düşük kaynak kullanımı verimsizliğe yol açar.
• Hedef: Genellikle %70-85 arası uygun kabul edilir. Çok yüksek oranlar tükenmişlik riskini, çok düşük oranlar atıl kapasiteyi gösterir.
• Grafik Önerisi: Kaynak türüne göre veya departmana göre kaynak kullanım oranlarını gösteren bir huni grafiği veya çubuk grafiği.
• Formül: (Gerçek Çalışma Saatleri / Mevcut Çalışma Saatleri) * 100
• Örnek: Proje ekiplerindeki kaynak kullanım oranı %75 olarak ölçülüyor.

·         Birden Fazla Projede Görev Alan Kişi Sayısı, kaynak çatışmaları gibi ölçümler.

2.5.4        Risk KPI’ları

• Risk Yönetimi Olgunluğu: Risklerin tanımlanması, değerlendirilmesi ve hafifletilmesi süreçlerinin etkinliği. Tanımlanan ve yönetilen risklerin başarılı bir şekilde çözüme ulaştırılma veya etkisinin azaltılma oranı.
• Neden Önemli: PMO'nun risk yönetimi yetkinliğini ve projelerdeki belirsizliği azaltma başarısını gösterir.
• Neden Önemli (C-Seviye Bakış Açısı): Kurumsal dayanıklılık ve iş sürekliliği için hayati öneme sahiptir. Etkin risk yönetimi, beklenmedik olayların olumsuz etkilerini minimize eder.
• Hedef: Yüksek bir yüzde hedeflenir, ancak riskin doğası gereği %100'e ulaşmak her zaman mümkün olmayabilir.
• Grafik Önerisi: Belirli bir dönemdeki risk azaltma performansını gösteren bir pasta grafiği veya risk matrisi üzerindeki değişimleri gösteren ısı haritası.
• Örnek: Tanımlanan yüksek öncelikli risklerin %80'i için etkin risk azaltma planları uygulanıyor.

·         Portföy Sağlığı, proje durumlarının dağılımı ve değişmeyen durumdaki projeler.

• Değişiklik Talebi Sayısı: Projeler sırasında gelen kapsam veya diğer değişiklik taleplerinin sayısı.
• Örnek: Proje başına ortalama değişiklik talebi sayısı 2'nin altında.

2.5.5        Geri Bildirim & Paydaş memnuniyeti KPI’ları

• Müşteri/Paydaş Memnuniyeti: PMO'nun hizmetlerinden ve desteğinden memnuniyet derecesini ölçen anket veya geri bildirim puanları.
• Neden Önemli: PMO'nun iç müşteri odaklılığını ve değer yaratma yeteneğini gösterir.
• Örnek: Müşteri memnuniyet anketlerinde ortalama puan 5 üzerinden 4.5'in üzerinde.

2.5.6        Strateji KPI’ları

• Stratejik Hizalama Oranı: Organizasyonun stratejik hedefleriyle uyumlu olan proje yüzdesi.
• Örnek: PMO portföyündeki projelerin %95'i doğrudan şirket stratejik hedefleriyle ilişkilendiriliyor.
• Proje Yönetimi Metodolojisi Uygulama Oranı:  PMO tarafından belirlenen proje yönetimi süreçlerine (örn. Agile, Waterfall) ne kadar uyulduğunu gösteren oran.
• Neden Önemli: Standardizasyon ve en iyi uygulamaların yayılımı açısından PMO'nun etkinliğini gösterir.
• Örnek: Tüm yeni projelerin %95'i PMO'nun belirlediği Agile metodolojisine uygun olarak başlatıldı ve yürütüldü.

2.6       PMO'ların Kullandığı OKR Örnekleri

PMO OKR’leri, PMO'nun önümüzdeki dönemde (genellikle 3 aylık) ulaşmak istediği iddialı ve stratejik hedefleri belirler. Bu OKR’ler, PMO'nun sadece mevcut durumu yönetmekle kalmayıp, organizasyona daha fazla değer katacak ve proje yönetimi olgunluğunu artıracak adımları atmasını sağlar.

Kullanım Amacı:

• Stratejik Yön Belirlemek: PMO'nun uzun vadeli vizyonuna ulaşmak için kısa vadede atacağı adımları netleştirmek.
• İddialı Gelişim Sağlamak: PMO'nun süreçlerini, araçlarını veya insan kaynaklarını iyileştirmek için hedefler belirlemek.
• Yenilikçiliği Teşvik Etmek: PMO'nun sadece operasyonel kalmayıp, organizasyona yeni değerler sunmasını sağlamak.

OKR Örnekleri :

• Hedef : Proje Teslimatını İyileştirmek
• Anahtar Sonuç 1: Proje teslim süresini önceki projelere göre %10 azaltmak.
• Anahtar Sonuç 2: Zamanında proje tamamlama oranını %40 artırmak.
• Anahtar Sonuç 3: Projelerin %70'ini kapsam, zaman ve bütçe dahilinde başarıyla teslim ederek proje başarı oranını iyileştirmek.
• Hedef: Paydaş Katılımını Güçlendirmek
• C-Seviye Faydası: Güçlü paydaş ilişkileri, proje başarı oranlarını artırır, karar alma süreçlerini hızlandırır ve şirket içi işbirliğini teşvik eder. Şeffaflık, güveni inşa eder
• Anahtar Sonuç 1: %70 katılım oranıyla düzenli paydaş toplantıları veya geri bildirim oturumları düzenlemek.
• Anahtar Sonuç 2: Paydaş memnuniyet puanlarını %12 artırmak.
• Anahtar Sonuç 3: Paydaş öneri veya tavsiyelerinin %20'sini uygulamak.
• Hedef: Proje Kalitesini Artırmak
• Anahtar Sonuç 1: Proje teslimatları için müşteri memnuniyet derecelerini %10 artırmak.
• Anahtar Sonuç 2: Kalite güvence önlemleriyle proje kusurlarını veya hatalarını %15 azaltmak.
• Anahtar Sonuç 3: Önceki projelerden alınan derslerin %75'ini yeni projelere uygulamak.
• Hedef : Proje Maliyetlerini Optimize Etmek
• Anahtar Sonuç 1: Genel proje maliyetlerinde %10 azalma sağlamak.
• Anahtar Sonuç 2: Maliyet tasarrufu girişimlerini %25 artırmak.
• Anahtar Sonuç 3: Bütçe kısıtlamaları içinde kalite standartlarını %90 oranında korumak.
• Hedef : Proje Ekibi Performansını Artırmak
• Anahtar Sonuç 1: Proje ekibinin %80'ine eğitim veya profesyonel gelişim fırsatları sunmak.
• Anahtar Sonuç 2: Proje ekibi üyeleri için performans geri bildirim ve tanıma programlarını uygulamak.
• Anahtar Sonuç 3: Proje teslimatlarına dayalı ekip üretkenliğini %15 artırmak.
• Hedef: Şirket Genelinde Proje Yönetimi Olgunluğunu Belirgin Şekilde Artırmak.
• Neden PMO için önemli: Daha yüksek olgunluk, daha başarılı projeler ve stratejik uyum anlamına gelir.
• C-Seviye Faydası: Daha yüksek proje olgunluğu, tutarlı proje teslimatları, daha iyi risk yönetimi ve genel olarak daha verimli operasyonlar anlamına gelir. Bu, şirketin rekabet avantajını artırır.
• Anahtar Sonuç 1: Proje Yöneticisi yetkinliklerini gösteren PMI/PMP sertifikası sahibi proje yöneticisi sayısını %20 artırmak.
• Nasıl Ölçülür: Sertifika sahibi proje yöneticisi sayısı.
• Anahtar Sonuç 2: PMO tarafından geliştirilen yeni proje yönetimi araçları/şablonlarının kullanım oranını %75'e çıkarmak.
• Nasıl Ölçülür: Araç/şablon kullanım metrikleri, anketler.
• Anahtar Sonuç 3: Şirket içi proje yönetimi eğitimlerinin katılım oranını %90'a çıkarmak ve eğitim sonrası memnuniyet puanını 4.5/5 üzerine çıkarmak.
• Nasıl Ölçülür: Eğitim katılım listeleri, memnuniyet anketleri.
• Hedef: Proje Portföyü Seçim Sürecini Optimize Ederek Stratejik Uyumlu Projelerin Oranını Artırmak.
• Neden PMO için önemli: Doğru projeleri seçmek, organizasyonun kaynaklarını en verimli şekilde kullanmasını sağlar.
• C-Seviye Faydası: Kaynakların en yüksek getiriyi sağlayacak projelere yönlendirilmesi, şirketin stratejik hedeflerine ulaşmasını hızlandırır ve finansal performansı doğrudan iyileştirir.
• Anahtar Sonuç 1: Yeni başlatılan projelerin %90'ının belirlenen stratejik önceliklerle yüksek düzeyde uyumlu olduğunu kanıtlayan bir puanlama sistemi oluşturmak ve uygulamak.
• Nasıl Ölçülür: Yeni puanlama sistemine göre stratejik uyum puanı.
• Anahtar Sonuç 2: Portföy İnceleme Kurulu toplantılarının sayısını %50 artırarak projelere ilişkin geri bildirim döngüsünü hızlandırmak.
• Nasıl Ölçülür: Toplantı takvimleri ve katılım oranları.
• Anahtar Sonuç 3: Stratejik uyumsuzluk nedeniyle iptal edilen proje sayısını çeyrek bazında %30 azaltmak.
• Nasıl Ölçülür: İptal edilen proje listeleri ve nedenleri.

 

2.7       KPI & OKR Yapılarını Başarıyla Birleştiren Şirketler

PMO'da KPI ve OKR’leri başarılı bir şekilde uygulamak için sistemli bir yaklaşım gereklidir:

• Stratejik Hizalama: PMO KPI ve OKR’leri, şirketin genel stratejik hedefleri ve C-Seviye öncelikleriyle uyumlu olmalıdır. Ne ölçüleceği belirlenirken "büyük resim" her zaman akılda tutulmalıdır.
• SMART Kriterleri: KPI'lar Specific (Belirli), Measurable (Ölçülebilir), Achievable (Ulaşılabilir), Relevant (İlgili) ve Time-bound (Zaman Sınırlı) olmalıdır. OKR’ler ise iddialı ancak ulaşılabilir olmalıdır.
• Veri Toplama ve Analiz: Doğru ve güvenilir veri toplama mekanizmaları kurulmalıdır. Proje yönetim yazılımları, ERP sistemleri ve anketler bu konuda yardımcı olabilir. Verilerin düzenli olarak analiz edilmesi ve anlamlı raporlara dönüştürülmesi önemlidir.
• Düzenli İnceleme ve Geribildirim: KPI ve OKR’ler düzenli olarak (haftalık, aylık, üç aylık) gözden geçirilmeli, ilerlemeler takip edilmeli ve gerekli ayarlamalar yapılmalıdır. C-Seviye yöneticilere düzenli ve özlü raporlar sunulmalıdır.
• İletişim ve Şeffaflık: Ölçülen metrikler ve hedefler tüm ilgili paydaşlarla açıkça paylaşılmalıdır. Şeffaflık, hesap verebilirliği artırır ve motivasyonu yükseltir.
• Sürekli İyileştirme: KPI ve OKR sistemi durağan olmamalıdır. PMO'nun ve organizasyonun ihtiyaçları değiştikçe, metrikler ve hedefler de gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.

Dünyada OKR metodolojisini kullanan birçok tanınmış kurum bulunmaktadır. Bunlardan bazıları ve elde ettikleri sonuçlar şu şekilde özetlenebilir:

Google

·         1999’da John Doerr tarafından Intel’den tanıtıldı, o tarihten beri tüm organizasyona yayıldı. Şeffaflık, stretch hedefler ve çeyreklik periyotlarda değerlendirme sistemi var. Çok düşük performanslı OKR’ler geliştirme fırsatı olarak değerlendiriliyor.

·         OKR Uygulama yöntemi & skorlama sistemi: 0–1.0 arasında puanlama; 0.6–0.7 arası “başarılı”, daha yüksek puan “kolay”, düşük kalan ise "gelecek çeyrek için öğrenme fırsatı" olarak görülüyor

·         Örnek Anahtar Sonuç: Google Chrome için “20 milyon aktif kullanıcı — 7 günlük” hedefi; uzun dönemde Chrome tarayıcısı pazar payında %70’lere ulaşmış

·         Sonuç: 40 kişilik başlangıç ekibinden 140 bin çalışanlı global devasa bir organizasyona dönüş; inovasyon ve stratejik odak güçlü şekilde hizalanmış

LinkedIn

·         CEO Jeff Weiner’ın liderliğinde dört kategoriye bölünmüş (iş, ürün, teknoloji, insan). Üç–beş hedef belirleniyor ve çalışanlar bireysel başarılarını paylaşıyor. Katılım ve motivasyon yükseldi. Weiner, 20 milyar dolarlık başarısını OKR çerçevesinin uygulanmasına borçlu olduğunu ifade etmiştir

·         OKR Uygulaması: Yönetim seviyesinde üst ayarlandıktan sonra ekip bazında, haftalık ve tam gün değerlendirme toplantılarıyla izleniyor

·         Sonuç: $20 milyar değerli halka açık şirket, artan global iş birliği ve daha hızlı karar alma süreçleri

Amazon

·         Yıllık ve çeyreklik OKR döngüleri kullanıyor, başarı haftalık izleniyor. Prime üyelik artışı, müşteri memnuniyeti gibi hedeflere odaklanıyor. Deneysel pilot uygulamalar yapılıyor.

·         Pilot‑tabanlı OKR çalışmaları: küçük takımlarda test sonrası başarısı kanıtlanırsa şirket geneline uygulanıyor

·         Sonuç: Çalışanların %74’ü (388/525) hedefleri net anladığını belirtmiş; müşteri memnuniyeti, üyelik sayısı gibi metriklerde somut etki

Intel

·         OKR’lerin mucidi olarak kabul edilir. CEO Andy Grove, "High Output Management" kitabında bu metodolojiyi detaylandırmıştır. Intel, OKR’ler sayesinde şirket içi hedeflere ulaşma ve stratejik odaklanma konusunda önemli başarılar elde etmiştir.

Adobe

·         Yıllık performans değerlendirme sisteminden vazgeçti. Şirket içi "Goals and Expectations" adını verdiği OKR sistemini kullanıyor. Sürekli performans yönetimi, OKR’ler sayesinde çalışan memnuniyeti arttı, gönüllü ayrılmalarda ciddi düşüş yaşandı.            

MyFitnessPal

·         OKR’leri büyüyen ekiple stratejik uyum için kullandılar. Koordinasyon arttı, sorumluluk ve sahiplenme duygusu pekişti.

Netflix

·         %94 çalışan hedeflerin net olduğunu belirtiyor; ancak aşırı şeffaflık çalışanlar için demoralize edici olabiliyor. Şirket, takım içinde güçlü performansı destekliyor.

·         Şirketin hızlı büyümesinde ve inovasyon yeteneğinde OKR’lerin önemli bir rol oynadığı biliniyor

Gates Foundation

·         John Doerr’un katılımıyla OKR’leri aşı hastalıklarını yok etme stratejisine uyguladı. Sonuç: 2000 yılında dünya genelinde 75.000 vaka varken 2015’te yalnızca 22 vaka kaldı.

Zalando (Almanya, e‑ticaret)

·         Kapsamlı OKR Planlaması & Uygulaması
Brand Solutions bölümünde 9 aylık pilot uygulama: Yönetici eğitimleri, "alignment week" (çeyrek başlangıcında), maksimum 5 hedef ve her hedef için 4 Anahtar Sonuç kuralı uygulanmış

·         Sonuçlar: Silo kırımı, fiziksel olarak ölçülebilir ve üstten alta stratejik uyum, ekipler arasında gerçek bir iş birliği kültürü meydana gelmiş.

Sears

·         OKR çerçevesini performansı artırmak için uyguladı. Başlangıçta maaşlı çalışanlarla sınırlıydı, ancak satış temsilcilerini göz ardı etmişlerdi. Bir yıl sonra, OKR etkisinin minimal olduğunu fark ettiklerinde, dış arama merkezlerine odaklanarak ve ek satış metriklerini vurgulayarak ayarlamalar yaptılar. Sonuç olarak, satışlar %8,5 arttı ve saatlik satışlar 14,44 dolardan 15,67 dolara yükseldi.

Spotify

·         Müzik akışı devi, ürün ve mühendislik ekiplerinde çevik bir kültürü desteklemek için OKR’leri kullanır. Bu sayede hızlı inovasyon ve sürekli ürün geliştirme hedeflerine ulaşırlar.

 

Özetle, firmaların OKR ve KPI kullanımından elde ettiği temel sonuçlar şunlardır:

• Artan Şeffaflık ve Hizalama: Herkesin şirket ve ekip hedeflerini anlaması ve kendi çalışmalarını bu hedeflerle hizalaması.
• Geliştirilmiş Odaklanma: En önemli şeylere öncelik verme ve kaynakları verimli kullanma.
• Hesap Verebilirlik: Ölçülebilir hedeflerle ilerlemeyi takip etme ve sonuçlar için hesap verebilirlik sağlama.
• Hızlı Büyüme ve İnovasyon: İddialı hedeflerle risk alma ve yeni çözümler geliştirme cesareti.
• Çalışan Bağlılığı: Çalışanların hedeflere dahil edilmesi ve başarıların kutlanmasıyla motivasyonun artması.

2.8       Grafik Örnekleri ve C-Seviye Raporlaması

C-Seviye yöneticiler için sunulan raporlar özlü, görsel ve aksiyona yönelik olmalıdır. Karmaşık verilerin basit grafiklerle sunulması, hızlı ve etkili karar almayı sağlar.

• Gösterge Tabloları (Dashboards): Tüm önemli KPI'ları tek bir ekranda toplayan interaktif gösterge tabloları, C-Seviye yöneticilerin genel performansı bir bakışta görmesini sağlar. Örneğin, bir "PMO Sağlık Gösterge Tablosu" oluşturulabilir.
• Örnek Grafik: Üç aylık Proje Teslim Süresi Performansı, Bütçe Performansı ve Kaynak Kullanım Oranını bir arada gösteren bir radar grafiği veya gösterge (gauge) grafikleri koleksiyonu. Her KPI için bir hedef ve mevcut durum belirtilmelidir.
• Trend Analizleri: Belirli KPI'ların zaman içindeki eğilimini gösteren çizgi grafikler, PMO'nun performansındaki iyileşmeleri veya bozulmaları ortaya koyar.
• Örnek Grafik: Son 12 ay içinde tamamlanan projelerin bütçe sapmalarını gösteren çizgi grafiği. Negatif sapmalar kırmızı, pozitif sapmalar yeşil ile vurgulanabilir.
• Portföy Dağılım Grafikleri: Proje portföyünün stratejik önceliklere, risk seviyelerine veya departmanlara göre nasıl dağıldığını gösteren pasta grafikler veya yığılmış çubuk grafikler, kaynak tahsisinin etkinliği hakkında bilgi verir.
• Örnek Grafik: Mevcut proje portföyünün "Yüksek Getiri, Yüksek Risk", "Yüksek Getiri, Düşük Risk" gibi kategorilere göre dağılımını gösteren baloncuk grafiği (bubble chart), her baloncuk projenin büyüklüğünü temsil edebilir.
• Risk Matrisleri: Mevcut risklerin olasılık ve etki bazında konumunu ve risk azaltma çabaları sonrası değişimlerini gösteren ısı haritaları veya risk matrisleri, risk yönetimi etkinliğini vurgular.

2.9       C-Seviye Beklentileri ve PMO'ların Rolü

Modern organizasyonlarda PMO'ların %83'ü Genel Müdür/CEO Yardımcısı veya daha üst seviyeye, %50'si ise doğrudan C-Seviye yöneticilere rapor vermektedir, bu da PMO'ların stratejik önemini göstermektedir. C-Seviye liderler, yeni nesil PMO'lardan değer odaklı yönetişim ve yapı talep etmekte, PMO'ların C-Seviye masasında yer almasını beklemektedir.

2.9.1        Stratejik Değer Yaratma Beklentisi

Finansal ve Operasyonel Katkı Odaklılık: CEO'lar PMO'lardan genel operasyonel katkıyı görmek ister, finansal başarıya odaklanırken aynı zamanda işletmenin projeler aracılığıyla nasıl geliştiğini de takip etmek ister.

Stratejik Hizalama ve İş Değeri:

• Proje çıktıları yerine iş sonuçlarına odaklanma
• Yatırım portföyünün optimize edilmesi ve ROI maksimizasyonu
• Kurumsal stratejinin projeler aracılığıyla hayata geçirilmesi
• Pazar değişikliklerine hızlı adaptasyon yeteneği

2.9.2        Görünürlük ve Hesap Verebilirlik İhtiyacı

Gerçek Zamanlı Bilgi (Real-Time Intelligence): PMO'lardan gerçek zamanlı dashboard'lar ve paydaş ihtiyaçlarına uyarlanmış periyodik durum raporları sunması beklenmektedir.

Üst Yönetim Karar Desteği:

• Kritik risklerin zamanında yükseltme
• Kaynak dağılımı için veri odaklı öneriler
• Stratejik yön değişiklikleri için içgörüler (insights)
• Pazar durumu ve rekabet analizi

2.9.3        Organizasyonel Dönüşüm Liderliği

Değişim Yönetimi Uzmanlığı: Değişimi kabul ettirmek ve faydaya dönüştürmek beklenmektedir.

• Proje yönetimi kültürünün yerleştirilmesi
• Organizasyonel yeteneklerin geliştirilmesi
• İnovasyon süreçlerinin desteklenmesi
• Dijital dönüşüm projelerinin liderliği

2.10   Sonuç ve Tavsiyeler

PMO'lar, hem KPI'ları hem de OKR’leri birlikte kullanarak çok daha güçlü bir performans yönetimi çerçevesi oluşturabilirler:

• KPI'lar Temel Sağlığı Gösterir: PMO, mevcut operasyonlarının ne kadar sağlıklı yürüdüğünü (zamanında tamamlanan projeler, bütçe sapmaları vb.) görmek için KPI'ları sürekli izler. Bu, PMO'nun temel görevlerini yerine getirip getirmediğini gösteren bir "kontrol paneli" gibidir.
• OKR’ler İddialı Hedefler Belirler: PMO, mevcut durumdan daha iyiye gitmek, süreçlerini geliştirmek, yeni yetenekler kazanmak veya organizasyona daha fazla stratejik değer katmak istediğinde OKR’leri kullanır. Örneğin, "Proje Yöneticisi yeterliliğini artırmak" bir OKR hedefiyken, bu hedefe ulaşılınca PMP sertifikası olan proje yöneticisi sayısı bir KPI haline gelir.

·         Büyük teknoloji firmalarından Google, Intel, Adobe, Amazon, LinkedIn, Zalando, Zynga gibi şirketler OKR yöntemini hem operasyon hem strateji düzeyinde başarılı biçimde entegre ediyor.

·         Orta ölçekli firmalarda da OKR uygulamaları somut dönüşümler (gelir artışı, müşteri memnuniyeti, ürün geliştirme hızı) sağlıyor.

·         PMO KPI + OKR kombini, hem operasyonel başarıyı takip etmeyi hem de stratejik katkıyı ölçmeyi mümkün kılıyor.

·         Uygulama önerisi:

o    Önce pilot ekiplerde başlayan OKR + KPI sistemi,

o    Yönetim liderliği, eğitim, net araç/görev tanımları,

o    Çeyreklik değerlendirme,

o    Şeffaflık ve geri bildirim kültürü desteklenmeli.

Özetle:

C-Seviye yöneticiler için KPI'lar ve OKR’ler, yatırımlarının geri dönüşünü görmeleri, riskleri daha iyi yönetmeleri ve organizasyonel hedeflere daha hızlı ulaşmaları anlamına gelir. Proje yönetimi profesyonelleri için ise, performanslarını anlamak, geliştirmek ve kariyerlerini daha stratejik bir boyuta taşımak için güçlü bir çerçeve sağlar. Bir PMO, "Projelerimizi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlıyor muyuz?" sorusunu KPI'lar ile yanıtlar. "Proje yönetimi olgunluğumuzu nasıl artırabiliriz?" veya "Stratejik olarak daha doğru projelere nasıl odaklanabiliriz?" gibi daha ileriye dönük ve iddialı soruları ise OKR’ler ile hedefler.

PMO'lar, bu matematiksel araçları etkin bir şekilde kullanarak, şirketin gelecekteki başarısında vazgeçilmez bir role sahip olduklarını kanıtlayabilirler. Unutulmamalıdır ki, ölçemediğiniz şeyi geliştiremezsiniz.

 

3         Kaynaklar:

(1): Delivering PMO Value with KPIs and OKRs: Insights That Drive Impact

Rick OHerron, 10 Dec 2024, Planisware HUB

https://planisware.com/resources/portfolio-reporting-analysis/delivering-pmo-value-kpis-and-okrs-insights-drive-impact

(2): OKR vs. KPI: Aligning strategy, execution, and impact

Stephanie Trovato , Jun 2, 2025

https://monday.com/blog/project-management/okr-vs-kpi-the-key-similarities-and-differences/

(3): Aligning PMO KPIs with Organizational Strategic Goals: A Practical Guide

Youssif Karam,”On the Track”, 25 July 2024

https://monday.com/blog/project-management/okr-vs-kpi-the-key-similarities-and-differences/

(4): 10 Great Examples of PMO OKRs

Profit.Co BLOG

https://www.profit.co/blog/okr-examples/pmo-okrs/10-great-pmo-okr-examples

(5): A Comprehensive Guide to OKRs Best Practices for Businesses

Iva Krasteva

https://businessmap.io/okr-resources/okr/best-practices

(6): OKRs cheat sheet: Top 10 best practices for planning

CODA Team

https://coda.io/blog/okrs/okr-cheat-sheet

(7): OKR and Project Management

Written by Giovanny Guillen on November 30, 2021

https://www.projecttimes.com/articles/okr-and-project-management/

(8): OKR’s

Rich Sparks

https://www.atlassian.com/agile/agile-at-scale/okr

(10): Execution is Everything, Do what matters with OKRs.

John Doerr

https://www.whatmatters.com/

(11): OKRs Explained

John Doerr, Ryan Panchadsaram, and Lisa Shufro

https://www.whatmatters.com/welcome-to-the-audacious-community

(12): 8 Important PMO KPIs You Must Consider

Sciforma

https://www.sciforma.com/blog/8-important-pmo-kpis-you-must-consider

(13): Key Performance Indicators (KPIs) for PMOs

PMO Global Institute Inc., The PMOGI Newsletter

https://www.linkedin.com/pulse/key-performance-indicators-kpis-pmos-pmoglobalinstitute-m0wkc/

(14): How to Measure PMO Metrics & KPIs

Upland Software

https://uplandsoftware.com/powersteering/resources/blog/pmo-metrics-matter

(15): The Top 9 PMO KPIs to Track Organizational Performance

Fahad Usmani, February 9, 2024

https://pmstudycircle.com/pmo-kpis/

(16): What are PMO Key Performance Indicators (KPIs)?

Vabro, September 05, 2023

https://www.vabro.com/blog/what-are-pmo-key-performance-indicators-kpis

(17): 18 Project Portfolio Management KPIs to Measure PMO Performance

Sherrill Packebush

https://www.planview.com/resources/guide/project-management-office-ppm-best-practices/project-portfolio-management-kpis/

(18): Building a Metrics-Driven PMO:  35 essential KPIs to consider in Project Portfolio Management

Triskell BLOG

https://triskellsoftware.com/blog/pmo-kpis-metrics/

(19): 27 companies that use OKRs and success stories

Bryan Schuldt, March 19, 2024

https://www.tability.io/odt/articles/companies-that-use-okrs-and-success-stories

(20): What Companies Use OKRs to Grow?

Align BLOG, May 24, 2021

https://aligntoday.com/blog/okr-companies

(21): Top Companies Who Uses OKRs and Their Success Stories

Vipul Yadav , November 25, 2021

https://www.peoplebox.ai/blog/who-uses-okrs

(22): Top companies using OKRs and their success stories

Bertha Kgokong ,  June 21, 2022

https://skhokho.io/blog/objective-key-results/top-companies-using-okrs-and-their-success-stories-4b909362acad

(23): Top Companies Using OKR Software for Business Success

Datalligence ,  May 1, 2025

https://datalligence.ai/blogs/companies-that-use-okrs

(24): PMO KPIs: Using metrics to measure PMO performance

Alf Raju, Commercial Director at MIGSO-PCUBED USA,  17 April 2024

https://datalligence.ai/blogs/companies-that-use-okrs

(25): Which companies use OKR? Take A Look At These Successful Companies

Luis Gonçalves on Jan 13, 2024

https://adaptmethodology.com/blog/which-companies-use-okr

(26): Case Studies: Transformational Success Stories of Companies Using OKRbased Performance Management Systems

Psico-smart Editorial Team, August 28, 2024

https://blogs.psico-smart.com/blog-case-studies-transformational-success-stories-of-companies-using-okrbased-performance-management-systems-163319

(27): Case Studies: Companies Excelling with OKRbased Performance Management Systems

Psico-smart Editorial Team, August 28, 2024

https://blogs.psico-smart.com/blog-case-studies-companies-excelling-with-okrbased-performance-management-systems-171095

(28): Case Studies: Success Stories of Companies Using OKRs for Performance Management

Psico-smart Editorial Team, August 28, 2024

https://blogs.psico-smart.com/blog-case-studies-success-stories-of-companies-using-okrs-for-performance-management-164918

(29): Exploring the Power of OKR Case Studies

OSUM BLOG, 3 May, 2024

https://blog.osum.com/sales-okr-case-studies/

(30): OKR Case Studies: 5 businesses who successfully Use OKRs

Week Plan, April 09, 2023

https://weekplan.net/okr-case-studies/

(31): Real Case Studies: Companies Winning with OKRs

AAPGS on January 20 2025

https://aapgsokr.com/blog/real-life-okrs-case-studies-and-success-stories-of-leading-companies

(32): OKRs advanced: case studies and examples for companies and startups

Luciano Castro

https://lucianocastro.com/en/okrs-advanced-case-studies-and-examples

(33):  Doerr, John (2018). Measure What Matters. Portfolio / Penguin.

(34):  Parmenter, David (2015). Key Performance Indicators: Developing, Implementing, and Using Winning KPIs. Wiley.

(35):  Niven, Paul R. & Lamorte, Ben (2016). Objectives and Key Results: Driving Focus, Alignment, and Engagement with OKRs. Wiley.

(36): Kaplan, Robert S. & Norton, David P. (1996). The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Harvard Business School Press.