Proje Takip, İzleme ve Yürütme
Proje yönetiminde sıkça duyduğumuz terimlerden birkaçıdır: "Takip, İzleme, Yürütme". Zaman zaman birbirlerinin yerlerine kullanılabilmektedirler. Bu üç terimin temel amacı aslında projenin gelişmesini "kontrol" altında tutabilmektir. Proje yönetimiyle ilgili konuşmaya başlanılınca, cümlelerin içinde bunlardan birkaç tanesi mutlaka geçer. Bir de cümlenin içinde "süreç" kelimesini kullanılırsa, iyice pekiştirilmiş olur.
Pekala gerçekten bu "Proje Takip, İzleme ve Yürütme" aynı şeyler midir?
Temel amaç projenin kontrolü olsa da aslında bunlar birbirlerinden çok farklıdırlar. Öncelikle her birinin farklı roller tarafından gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Hemen kolaycılığa kaçıp da "hepsini proje yöneticisi yapar/yapmalıdır" demeyelim.
Proje izleme (monitoring) aktivitesi tek yönlü, interaktif olmayan bir kavramdır. Tıpkı sinemada veya televizyonda film izlemek gibi bir şeydir. Sinemada filmin senaryosuna müdahale edemediğimiz gibi proje izlemede de doğrudan gelişmelere, olaylara, hususlara müdahale yapılamaz. Bir monitörün karşısında oturup, ancak bir uyarı (alert) geldiği zaman birilerine haber veren operasyon odasındaki görevlilerin yaptığı gibi projeyi izleyenler de aynı şekilde davranırlar. Projenin verileri izlenir ve bunlar kullanılarak raporlar hazırlanır. Projelerde "izleme" rolünün "Proje Yönetim Ofisi (PYO)" tarafından gerçekleştirilmesi uygun görünmektedir.
Proje takip (tracking) aktivitesi ise projede ortaya çıkan hususların takip edilmesini içermektedir. İnteraktif olan ve çift yönlü bir aktivitedir. Ancak "proje takip" aktivitesi tepkisel (reaktif) bir çalışmadır. Projede bir sorun/husus çıkmadıkça takip edilecek bir aktivite de olmayacaktır. Proje takibi "planlı" bir çalışma değildir. Ancak ve ancak birilerinin ya da bir olayın dürtmesi sonucunda gerçekleştirilir. Örneğin toplantı notlarında yer alan hususların takibi buna bir örnektir. Toplantıda bir husus ortaya çıkmıştır (mısır patlaması gibi) ve çözülmesi için takibi gerekir. Projelerde "takip" rolünün "proje yönetim ekibindeki proje uzmanları" tarafından gerçekleştirilmesi daha uygun görünmektedir.
Proje yürütme (execution) aktivitesi ise diğer aktivitelerde daha kapsamlı ve oldukça farklıdır. Çok yönlü ve proaktif bir aktivitedir. Proje yürütme çalışmasında öncelikle planlamanın yapılması gerekmektedir. Olaylar akışına bırakılmadan, gerçekleşmeden önce inisiyatif alınmalı ve sezgisel bir tavır sergilenmelidir. Proje yürütme aktivitesinde harekete geçmek için bir dürtü gerekmez. Proje planına uygun olarak aktiviteler planlanır, gerçekleştirilir ve yönetilir. Risklerin yönetilmesi dahi yürütme aktivitesi içinde gerçekleştirilir. Projedeki kilometre taşları belirlenir ve bu hedeflere ulaşılması için takip ve izleme faaliyetleri gerçekleştirilir. Dolayısıyla projelerde yürütme aktivitesinin proje yöneticisi tarafından gerçekleştirilmesi daha uygun görünmektedir.
Proje yöneticisi sadece reaktif biçimde projesindeki hususları takip ederse, ya da proje takibinden sorumlu uzmanlar projeyi sadece dışarıdan izlemeye çalışırsa, proje yönetim ofisi sorumluları projede yürütme görevini üstlenmeye çalışırlarsa her şey bozulur ve projenin yönetimi gerçekleştirilemez. Her bir rol kendi kapsamı içinde kalmaya çalışmalıdır.
Evet, "Proje Takip, İzleme ve Yürütme" aynı aktiviteler olmadığı gibi bir kişinin tek başına üstlenebileceği kadar da basit değildirler. Ancak her ne olursa olsun, tüm bu aktivitelerin gerçekleştirilmesinde ana sorumluluk her zaman olduğu gibi proje yöneticisindedir. Ne yazık ki, proje yöneticisinin "izlemem, takip etmem, planlamam" deme lüksü hiçbir zaman yoktur! İzleme, takip ve planlama işlerinin yapılmasından veya yaptırılmasından sorumludur.
