8. PYO Zirvesi "Güçlü PYO, Güçlü Strateji Uyumun Formülü!"

 Güçlü PYO, Güçlü Strateji Uyumun Formülü!

Çoğunlukla proje yöneticilerinin bulunduğu bir ortamda, -bilinçli olarak- "Değerli Matematikçiler" diye hitap ederek başladım!!


8. PYO Zirvesi'nde "Güçlü PYO, Güçlü Strateji Uyumun Formülü!" başlıklı sunumumda Proje Yönetimi ile Üst Yönetim (C-Level) arasındaki güçlü uyumu aktarmaya çalıştım.

Projenin, Proje Yöneticisinin ve Proje Yönetim Ofislerinin öncelikle üst yönetim tarafından varlığının kabul edilmesi gerektiğini vurguladım. Proje yönetim ekiplerinin de stratejiye odaklanmasının, üst yönetime yardımcı olacak şekilde yönetim toplantılarında yer almasının önemini açıkladım.

"Masada Kal" diyerek bitirdim.

Neden Proje Yöneticisi?

 

Neden Proje Yöneticisi;

Ülkemizde her ne kadar günden güne farkındalığı artmış olsa da henüz proje yöneticisi konusunda yeterli bir anlayış bulunmamaktadır. Bu nedenle, "Neden proje yöneticisi gereklidir?" diyerek bazı görüşlerimi paylaşayım.

*Çünkü projeler de bir yöneticiye ihtiyaç duyar. Birilerinin iyi niyetle yürütmeye çalıştığı görevler, proje yönetimi değildir. Ayrıca bunlar uzun soluklu olamaz. Proje için zaman ayırmak, enerji tüketmek gerekir. Bunu da ancak bu işle görevlendirilecek, işi bu olacak kişi yani proje yöneticisi yapabilir.

*Çünkü, proje yöneticiliği yönetim fonksiyonudur. Ekibi yönetmek, müşteriyi yönetmek, üst yönetimi bilgilendirmek farklı bir yetenek gerektirir.

*Çünkü, proje yöneticiliği bir meslektir. Tasarım işlerinin yanında yürütülecek bir iş değildir.

*Çünkü, proje yöneticiliği şirkette işleri azalan ya da iyi tasarım yapamayan çalışanları oyalamak için verilecek bir görev değildir.

*Çünkü, projelerin plana ve takvime uygun yapılması gerekir. Tasarımcıların takvim kaygısı yoktur, olmaz da. Onlar işlerini yapmaya odaklanırlar. Çok iyi tasarlanan bir ürün zamanında yapılamıyorsa, çok da fazla anlamı yoktur.

*Çünkü, müşteri ile iletişimi kuracak birisi gerekir. Müşteriyi anlayışla karşılayacak, onları dinleyecek ve çözüm üretecek bir proje yöneticisi gerekir. Müşterinin kaybının telafisi yoktur. Proje ekibiyle, müşteri arasında iletişim kanalını yürütmelidir.

*Çünkü, proje yöneticisinin şirketin/bölümün stratejik hedeflerine sahip olması gerekir. Projeler ancak stratejik hedefler doğrultusunda geliştirilir.

*Çünkü, projelerde riskleri görecek bir yöneticiye ihtiyaç vardır. Birisinin bu riskleri görev olarak alıp, ortadan kaldırmaya çalışması gerekir. Bu da proje yöneticisinin asli görevidir.

*Çünkü, projelerde maliyet önemlidir. Satın alma ekibi, istenen ürünü temin etmeye odaklanır. Ancak projenin bütçesini korumak için proje yöneticisi gerekir.

*Çünkü, proje ekibindeki herkesle iyi iletişim içinde olması gerekir. Toplantılarda liderlik özelliği olmalıdır.

*Çünkü, proje yöneticisi büyük resmi görür. Ana hedeflere ulaşmak için gereken tüm ara hedeflerin tamamlanmasını sağlar

*Çünkü, proje yöneticisinin ağlamaya, mızmızlanmaya, şikayet etmeye, çözümsüzlüğe hakkı yoktur.. 

Ve son olarak;

"Proje geliştirme, bulmacanın elimizdeki parçalarını, bizim kadar kafaları karışmış olan başkalarının elindeki parçalarla birleştirmemizi öngörür. Bu yüzden projeler kaçınılmaz olarak bizleri bir filin çevresinde toplanmış kör adamlara dönüştürür ve ulaşamadığımız BÜTÜNÜ ANLAMAYA çabalarız. Bu durum UYUM peşine düşmemizi teşvik eder, çünkü hepimizin başarısı düzgün perspektifi bütünleştirmemize bağlıdır. Bu bütünleştirme UYUMDUR."

Proje Yöneticisi, Orkestra Şefi Midir?

Proje Yöneticisi Orkestra Şefi Midir?

Proje yöneticilerini orkestra şefi gibi tanımlayan benzetimleri uygun bulmuyorum. Bir orkestrayı yönetmek ile bir projeyi yönetmenin kısmen ortak noktaları olsa bile temelde ciddi farklar bulunuyor.

Orkestrada temel olan, bir besteyi uygun müzik aletleri ile icra etmektir. Bestelenen notaları (tanımlanmış rota) uygun şekilde izlemek, seslendirmektir. Elbette icra ederken bir miktar yorumlama yapılabilir ama bestenin değiştirilmesi uygun değildir. Yani aynı besteyi, farklı orkestra şefleri yönetse de, müzik aynıdır. Orkestra şefi, müziğin düzgün bir biçimde çıkmasını sağlayabilir.

Projede ise bestelerden farklı olarak sözleşme/şartname ile gereksinimleri belirlenen, kapsamı çizilen işin uygun tasarımla gerçeklenmesi beklenmektedir. Aynı şartname farklı firmalara verilmiş olsaydı, farklı farklı çözümler ve ürünler ortaya çıkabilecekti. Aslında proje: Bestedir. Beste bir kere yapıldıktan sonra farklı orkestra şefleri tarafından aynı şekilde icra edilirler. Yorumlama farkları olsa da beste değişmez.

Proje yönetiminde, orkestrada olduğu gibi şefin (proje yöneticisinin) ellerinin hareketlerine bakan, yönlendirilmeyi bekleyen icracılar yoktur. Aksine kendi çalışma alanlarında en iyi çözümü üretmek isteyen, üretmesi gereken besteciler vardır. Proje yöneticisi, orkestra şefinden daha fazla işin içindedir, içinde olmalıdır. Uzaktan verilecek komutlar ile projenin yönetilmesi kolay değildir.

Proje yöneticisinin görevi, ekip içindekilerin uyumunu sağlamaktır. Komutlarla yönlendirmek yerine, işin belli parçalarını besteleyecek bestecilerin ahenkli bir müzik çıkarmasına yardımcı olmaktır.

Bu konuda çok beğendiğim bir paragrafı paylaşmak isterim. David  A. Schmaltz, "Körler ve Fil" kitabında proje yönetimi için şöyle der:
"Proje çalışması, bulmacanın elimizdeki parçalarını, bizim kadar kafaları karışmış olan başkalarının elindekilerle birleştirmemizi öngörür. Bu yüzden projeler kaçınılmaz olarak bizleri bir filin çevresinde toplanmış kör adamlara dönüştürür ve ulaşamadığımız bütünü anlamaya çabalarız. Bu durum uyum peşine düşmemizi teşvik eder, çünkü hepimizin başarısı düzgün perspektifi bütünleştirmemize bağlıdır. Bu bütünleştirme uyumdur."