SENİN İÇİN YAPARIM ABİ!..

 

Proje yönetimi sırasında her aşamada değişik rollerle, kişilerle çalışmanız gerekir. Projeyi sadece yöneticiler, şefler ve müdürler üzerinden yürütemezsiniz. Sadece mühendisleri dikkate alarak da yürütemezsiniz. Proje yönetimi sırasında teknisyenlerle ve teknikerler ile de çalışmanız gerekir.

 

Geçmişte bir projemizin teslimat zamanında bir malzemede sorun yaşamıştık. Bir gün sonra proje kabulü yapılacaktı ve sorunu çözmek için o malzemeyi yeniden hazırlamamız gerekiyordu. Rutin prosedürlere göre işlemi yapmamız günler alacaktı. Gerekli malzemenin depodan çekilmesi ve işlenmesi için fazla zamanımız yoktu. Hemen ilgili kişilerle iletişime geçip, malzemenin bir sonraki sabaha kadar hazırlanmasını rica ettim. Normal şartlarda birçok engel çıkarılıp, bunun mümkün olmayacağını duymam gerekiyordu.

 

İşi yapacak teknisyen arkadaşımızdan şöyle bir cevap geldi: “Senin için yaparım abi!..”

 

Bu sözün arkasında "güven" vardır, "inanç" vardır, "hedef birliği" vardır, "tevazu" vardır, "saygı" vardır, "sevgi" vardır.. Bunları inşaa etmek, bir proje yöneticisinin en önemli meziyetleridir.

 

Proje yönetimi sırasında teknisyenlere hiyerarşik açıdan yaklaşıp, üst perdeden bakarsanız, onları küçümserseniz çok zorluk çekersiniz. Onların hassasiyetlerini, bakış açılarını, dünya görüşlerini, dertlerini, sıkıntılarını ve önemlisi değerlerini dikkate almak zorundasınız.

 

Teknisyen ve teknikerler ile bazen satın alma sürecinde, bazen kalite kontrolünde, bazen bakım ve onarım faaliyetinde ve çoğunlukla da üretim aşamalarında çalışmanız gerekir. Onlarla çalışırken “ben şefine/yöneticisine email attım”, “iş emrini açtık, yeterli”, “işi bu zaten” diye yaklaşırsanız belki işinizi yaptırırsınız ancak çok zorlanırsınız.

 

Teknisyenler değerlidir, çünkü:

 

-Sizlerin ceket, gömlek ve kravatla giremeyeceğiniz çalışması zor, pis yerlere onlar iş elbiseleriyle, tulumlarıyla girmek zorundadırlar.

 

-Sizler eşinizle, çocuğunuzla hafta sonu sıcak evinizde otururken; onların sahada, gemide, dağın başında destek vermeye gitmeleri gerekebilir.

 

-Bir Cuma günü akşamüzeri, “eşyalarını hazırla, uçak biletini ayarladık, sınır ötesinde bakım onarım faaliyetine gidilecek” denilebilir.

 

-Sizlerin turistik gezi için bile gidemeyeceğiz tehlikeli ve ücra bölgelere genellikle onlar giderler.

 

-Fuarlarda günler öncesinden gidip, standı kurup, sistemleri çalıştıranlardır. O güzel fuar alanlarının arka planında onların emekleri vardır.

 

Proje yöneticiliği sırasında her rolün kendi şapkasını takıp, ayakkabılarını (makosenlerini giyip), onlarla aynı masada yemek yiyip, aynı havayı solumanız gereklidir.

 

Yeri gelir bir teknisyen bütün projenizin kaderini belirleyebilir..

 



 

SAHİBİNİN E-POSTASI

Hani, bir gün sabah e-posta kutunuzda bir e-posta(email) görürsünüz!.. Sinirinizden küplere binersiniz, hiddetlenirsiniz ve söylenmeye başlarsınız..

-Bu kim ya! Nasıl böyle bir email atar, bu nedir böyle, olacak şey değil!..

Ve ardından başka başka sinirli sözcükler dökülür ağzınızdan. E-posta bir alt yüklenicinizden gelmiştir. Hiyerarşik olarak hem sizden alt seviyede hem de muhatabınız ol(a)mayacak birisidir. Size göre hiç de kabul edilebilir bir durum değildir. 

Hemen aklınızdan o kişinin üst yöneticisini, amirini veya firmanın patronunu aramak geçer.. Güzel bir fırça atıp, bunun hesabını sormak istersiniz.

Durun! Sakin olun..

Size gelen e-postanın gerçek yazarı, onu gönderen kişi olmayabilir. Mesajın içeriği başkası tarafından yazılmıştır, sadece gönderimi o kişi tarafından yapılmıştır. Yani "Sahibinin Sesi" durumu vardır. Söyleyen başka, söyleten başka..

Bazı durumlarda yöneticiler, kendi yazamadıklarını başkalarına yazdırırlar. Kendilerinin muhatap olmak istemedikleri durumlar için astlarından birisini maşa olarak kullanırlar. Her şeyi kendileri hazırlarlar ama sadece gönderimini başkasına yaptırırlar.

Böyle durumlarda önce sakin olup, içeriğin gerçek yazarını tahmin etmeye çalışın. E-postanın gerçek sahibini bulun ve onunla muhatap olun. Aksi halde gereksiz yere sinirlenip, kırıcı olabilirsiniz. 

Birçok firmada, -sehven yapılan bir hata yoksa- firma dışına atılan e-postalar birkaç kişi tarafından incelenir, onaylanır ve gönderilmesine izin verilir. Gönderilen kişinin konumuna, gücüne ve yetkisine göre bu incelemeler birkaç kademede olabilir. Öyle "ben yazdım, gönderdim" durumu pek olmaz.. Hatta böyle yazışmalar e-posta ile yapılmaz, resmi şablonu olan yazılarla doğrudan muhatabına yapılır.   

Dolayısıyla, "Sahibinin E-postaları" ile canınızı çok da sıkmayın!..