SAHİBİNİN E-POSTASI

Hani, bir gün sabah e-posta kutunuzda bir e-posta(email) görürsünüz!.. Sinirinizden küplere binersiniz, hiddetlenirsiniz ve söylenmeye başlarsınız..

-Bu kim ya! Nasıl böyle bir email atar, bu nedir böyle, olacak şey değil!..

Ve ardından başka başka sinirli sözcükler dökülür ağzınızdan. E-posta bir alt yüklenicinizden gelmiştir. Hiyerarşik olarak hem sizden alt seviyede hem de muhatabınız ol(a)mayacak birisidir. Size göre hiç de kabul edilebilir bir durum değildir. 

Hemen aklınızdan o kişinin üst yöneticisini, amirini veya firmanın patronunu aramak geçer.. Güzel bir fırça atıp, bunun hesabını sormak istersiniz.

Durun! Sakin olun..

Size gelen e-postanın gerçek yazarı, onu gönderen kişi olmayabilir. Mesajın içeriği başkası tarafından yazılmıştır, sadece gönderimi o kişi tarafından yapılmıştır. Yani "Sahibinin Sesi" durumu vardır. Söyleyen başka, söyleten başka..

Bazı durumlarda yöneticiler, kendi yazamadıklarını başkalarına yazdırırlar. Kendilerinin muhatap olmak istemedikleri durumlar için astlarından birisini maşa olarak kullanırlar. Her şeyi kendileri hazırlarlar ama sadece gönderimini başkasına yaptırırlar.

Böyle durumlarda önce sakin olup, içeriğin gerçek yazarını tahmin etmeye çalışın. E-postanın gerçek sahibini bulun ve onunla muhatap olun. Aksi halde gereksiz yere sinirlenip, kırıcı olabilirsiniz. 

Birçok firmada, -sehven yapılan bir hata yoksa- firma dışına atılan e-postalar birkaç kişi tarafından incelenir, onaylanır ve gönderilmesine izin verilir. Gönderilen kişinin konumuna, gücüne ve yetkisine göre bu incelemeler birkaç kademede olabilir. Öyle "ben yazdım, gönderdim" durumu pek olmaz.. Hatta böyle yazışmalar e-posta ile yapılmaz, resmi şablonu olan yazılarla doğrudan muhatabına yapılır.   

Dolayısıyla, "Sahibinin E-postaları" ile canınızı çok da sıkmayın!..

Sağır Sultan

Dilimizde çok güzel bir atasözü var: "Sağır sultan bile duydu"  Ülkemizde özellikle Eylül-Kasım ve Mart-Mayıs ayları arasında birçok etkinlik düzenleniyor. Ancak ne hikmetse(?!), birçok kişi bu etkinliklerden haberinin olmadığını belirtiyor. Bu yazımızda, sağır sultanın bile duyması gerektiği halde neden etkinliklere yeterli katılım olmadığını değerlendireceğiz.

Her yıl düzenli olarak belli tarihlerde gerçekleştirdiğimiz bazı etkinliklerin organizasyon ekibinde yer aldım. Bazen de doğrudan etkinlikleri kendim organize etmeye çalıştım. Dolayısıyla bir, iki günde gerçekleştirilen etkinlikler için ne çok çaba sarfedildiğini ve birçok kişinin görev aldığını biliyorum. Üstelik bu organizasyon ekiplerinde yer alan kişilerin çoğu zaman gönüllülük ilkesi çerçevesinde çalışmalara destek olduğunu, herhangi bir gelir elde etmeden çalıştığını görüyoruz. Etkinlikler çoğu zaman düşük bütçelerle, karlılık gözetmeden gerçekleştiriliyor.

Bütün bu özverili çalışmalara rağmen yeterli katılım olmaması, yeterince duyulmamasının sebeplerini konuşmak gereklidir. İşin kolayına kaçıp; "ne yapalım canım, isteyen gelsin" veya "aslında çok şey kaçırdılar gelmemekle", "en güzelini biz yapıyoruz ama yine gelmiyorlar" gibi karşılıklı suçlamalarla bir yere varılamayacaktır. Etkinliklerle ilgili olarak en fazla duyulan şikâyet/geri bildirim genellikle "hiç haberimiz olmadı, duysaydım mutlaka gelirdim" şeklinde oluyor. Gerçekten böyle midir?

Olayın iki yönü var. Birincisi " hiç haberimiz olmadı" kısmı, diğeri ise "duysaydım gelirdim" kısmı. Sosyal medya, görsel medya ve hatta yazılı medya olmasına rağmen hala kişilerin haberinin olmaması mümkün mü? Birçok kişi "hayır" diyecektir. Bir ortamdan (facebook, twitter, linkedin, instagram vb) mutlaka kişilere etkinlik için duyuru ulaşacaktır, diye düşünülebilir. Ancak insanlar hala haberimiz olmadı diyorlar. Sorun şu; "gerçekten haberleri mi olmadı?" ya da "haberinin olmasını istemiyor mu?". Her ikisi de geçerli bir sebeptir.

Bugünlerde birçok kişi "sosyal medya yorgunluğu" yaşıyor. Sosyal medya araçlarından o kadar çok duyuru, paylaşım yapılıyor ki, bu kirlilik içerisinde iyi ve faydalı şeyler de gözden kaçıyor. Ayrıca "algıda seçicilik" yapılıyor, belli konulara odaklanan kişiler diğer paylaşımları görmüyor, görmezden geliyor. Böyle olunca duyurular da önemsenmiyor. Bana kalırsa sosyal medya etkinlik duyuruları için uygun bir ortam olmaktan çıkmıştır.

E-posta ile etkinlik duyuruları yapmak ise tam bir felaket. Birçok beyaz yaka çalışanın hesaplarında her gün onlarca e-posta geliyor. Birikmiş birçok okunmamış e-posta bulunuyor. Bunların arasında etkinliklerle ilgili mesajlar ise çoğu zaman okunmadan siliniyor. Birçok email sunucusu etkinlik için gelen mesajları önemsiz (junk) olarak değerlendirip, bu kutuya atmaktadır. Çalışanların bir epostayı okumak için ne kadar süre ayırdığını düşünürsek, duyuru epostasını baştan sonra dikkatle okuyacak kişi sayısı çok az olmaktadır.

İşte bu nedenlerden dolayı, "haberimiz olmadı" serzenişi doğru bir sebeptir. Başka yöntemlerle kişilere ulaşılması gerekiyor. Kurumsal firmaların artık çoğunda "Kurumsal İletişim" bölümleri bulunuyor. Etkinlik davetleri bu bölümlere ulaşılarak yapılabilir. Teknoparkların duyuru iletişimi alanında çalışan ofisleri kullanılabilir. Böyle bir iletişim hem doğru hedefe ulaştıracaktır hem de daha profesyonel olacaktır. Etkinlik organizasyonunda bulunan kişilerin bu yöntemi uygulamaya dikkat etmesi uygun olacaktır.

Etkinliklere "duysaydım gelirdim" diyenlerin büyük kısmı duysa da gelmeyecek kişilerdir. Etkinliklere gitmek, zaman harcamak, para harcamak zor gelmektedir. Ayrıca etkinliklerin kendilerine bir şeyler katmayacağını düşünmektedirler. Elbette her etkinlik herkesin ilgi alanına ve çalışma şekline uygun gelmeyebilir. Ancak en azından kendi iş alanıyla ilgili etkinliklere katılmaya çalışması önemlidir. Burada önemli bir nokta ise, şirketlerin ve yöneticilerin çalışanlarını çalışma alanlarına uygun etkinliklere katılmak konusunda teşvik etmesidir. Çalışanının bir etkinliğe katılmasını mesai kaybı, zaman ve işgücü kaybı olarak değerlendirmemesi gereklidir. Hatta bazen çalışanları uygun görülen etkinliklere katılmak için zorlaması iyi olacaktır. Etkinliklere katılım için sadece çalışanların talep etmesini beklenmemelidir. Çünkü çalışanlar hangi etkinliğin kendilerine uygun olduğu bilmeyebilir, katılmak istemeyebilir, kendisine faydası olmayacağını düşünebilir. Burada yöneticilerin, çalışanın profiline uygun olarak daha seçici davranması ve yönlendirmesi önemlidir. Ne çalışanı sırf motivasyon olsun diye rasgele bir etkinliğe katılmasını istemeli, ne de çalışanları etkinliklerden uzak tutmamalıdır. Şirketler ve yöneticiler, çalışanlarının dengeli bir şekilde yılda bir veya iki etkinliğe katılmasını sağlamalıdır.

Son olarak, sağır sultan duysa bile sizin etkinliğinizi duyurma şekliniz, katılımcı beklentileri, yöneticilerin etkinliklere olan yaklaşımları bir etkinliğin organizasyonu için önemli kriterlerdir.