Proje Ofisi Gerçeği

Proje Ofislerinin Gerçeği ve Yararları

Ülkemizde proje yönetimi kavramının yaygınlaşması ile birlikte birçok kurumda proje ofisleri kurulmaya başlandı. Temel amaç olarak kurum içerisindeki tüm projelere geniş bir projeksiyonla bakan ve projelerin kaynak gereksinimlerini karşılamaya çalışan birim olmak amaçlanmaktadır. Hal böyle olunca da, kurumdaki tüm kaynaklara ve verilere erişebilen bir örgütlenme gereksinimi ortaya çıkar.

Proje ofisleri, projenin bütçe takibi, kaynak takibi, ölçme ve analiz, kalite kontrolü ve süreçlere uygunluk açısından proje yöneticilerinin önemli desteği gördüğü, görmesi gereken birimler olmaktadır. Proje yöneticileri, proje kapsamındaki aktiviteleri yürütürken, arka planda kendisine yolunu gösterecek verilere de proje ofisi yardımıyla ulaşır. Böylece, sapmalar geniş bir çerçevede değerlendirilmiş olur.

Proje ofislerinin örgüt yapısında proje yöneticilerinin de bulunması zaman zaman karşılaştığımız bir durumdur. Ülkemizde her iki örgütlenme yapısıyla karşılaşılabiliyor. Literatürde, proje yöneticilerinin de proje ofisi kapsamında bir kaynak havuzunda ele alınması ve diğer kaynaklar gibi proje yöneticilerinin de bu havuzdan atanması önerilmektedir. Bunun avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır.

Avantaj olarak şu ortaya konulabilir: Proje yöneticisinin konsepten uzak olarak proje yönetim felsefesine ve yöntemlerine göre herhangi bir projeyi yönetilebileceğine inanarak, proje ofislerinin içerisindeki proje yöneticisi havuzundan uygun olan bir proje yöneticisi seçilir ve projeye atanır. Böylece, proje yöneticilerinin alan bazlı çalışmasının önüne geçilmiş olur. Kurumsal yapıda, proje yönetimi hiyerarşisi ve örgütlenmesi yerine daha çok kaynak havuzu biçiminde yapı oluşturulur. Bir diğer avantaj ise, proje yöneticileri bağlı bulunduğu proje ofisinin sahip olduğu her türlü araç ve donanım ile birlikte, tüm projelerin verilerinden oluşan bilgi, beceri ve kazanımlara kolayca erişim sağlayabilir. Böylece, iş paketlerinin planlanması, bütçe ve maliyet tahmini gibi geçmiş deneyimlerden faydalanmayı gerektiren çalışmalarda her türlü veriye kolayca erişebilir.

Dezavantaj olarak da şu söylenebilir: Matriks ya da proje bazlı örgütlenmeyen ve daha çok fonksiyonel bazlı örgütlenen kurumlarda proje ofisleri daha çok proje sekreteryası gibi misyon üstlenebilir. Yönetim çalışmaları daha çok fonksiyon liderlerine düşeceği için proje yöneticilerinin etkinlikleri azalarak projenin asıl yönetim faaliyetlerini gerçekleştiremeyecektir. Böylece, proje ofisinin sağlayacağı veriler de fonksiyon liderleri tarafından değerlendirilemeyeceği için kaynak havuzlarının ortak kullanılmasında sıkıntı yaşanacaktır.

Bence, proje ofisleri örgütsel bir yapı olması yerine üst yönetim tarafından oluşturulan soyut bir ekip olmalıdır. Proje ofisi fonksiyonlarını gerçekleştirecek bir lider tarafından kurum içerisindeki ilgili fonksiyonlardan katılımcıların yer alacağı bir ekip olmalıdır. Ekip üyelerinin de sabit olmayıp, zaman zaman ekibe katılanlar veya ayrılanlar olması sağlanmalıdır. Böylece, proje yöneticileri de kurumda bağlı oldukları hiyerarşik yapıdan bağımsız olarak proje ofisi ekibinin üyesi olarak ekip çalışmasında yer almalıdır.

Şimdilik bu kadar.