ENKAZ DEVRALMADIK!
Proje yöneticilerinin bazen başka birisinin yönettiği projeyi devralması gerekebilir. Bu tür projeler geçmişte başlatılmış, epey yol alınmış veya başarısızlık nedeniyle devredilmiş projeler olabilir. Bir projeyi devralmak, proje yöneticileri için kabus gibi bir şeydir. Geçmişte alınan bazı kararların sorumluğunu, yükümlülüğünü artık kendisi taşıyacaktır. Geçmişte yaşanan olayların tarafı olmamasına rağmen, sonuçlarını kendisi yaşayacaktır.
Siyasetçilerin sıkça kullandıkları sözlerden birisi de "Enkaz devraldık" açıklamasıdır. Geçmiş yönetimi suçlamak, durumun kötülüğünü ortaya koymak ve bir açıdan da kendi sorumluluklarından biraz da olsa kaçmak için kullanırlar. Her yeni siyasi lider, başkan veya bürokrat; eğer farklı partilere ait ise, kendisinden öncekileri böyle suçlarlar.
Pekala, aynı şeyi projeyi devralan proje yöneticisi de söyleyebilir mi?
Geçmişteki proje yöneticilerini, enkaz devraldığını söyleyerek suçlayabilir mi?
Hiç bir proje yöneticisi, geçmişten enkaz devraldığını söyleyerek, sorumluluklarından kurtulamaz!
Bir proje yöneticisinin, geçmişi suçlamasının kendisine faydası olmayacaktır. Hem ayrıca her devralınan proje de kötü durumda olmayabilir. Bazen devir işleminin gerekçesi, önceki proje yöneticisinin başka bir pozisyona veya şirkete geçmesi olabilir. İyi giden bir proje de devralınabilir. Doğru veya yanlış yapılan her şey geçmişte kalmıştır ve projenin yürütülmesi için artık yeni birisi direksiyona geçmiştir.
Hiçbir proje yöneticisinin elinde sihirli değnek yoktur!
Böyle bir durumda, yeni proje yöneticisi öncelikle şunları yapmalıdır:
- Sakinlikle karşılamalıdır: Geçmişte alınan kararlar ne kadar sıkıntı verici olsa da, projenin durumu ne kadar kötü olsa da, iyi bir proje yöneticisi öncelikle sakin olmalıdır, sakinlikle yaklaşmalıdır. Tedirginlik ve agresif yaklaşımlar durumu daha da kötüye götürecektir. Eli ayağına dolaşmamalıdır. Ortalığı velveleye verecek sözlerden kaçınmalıdır. Sakin yaklaşmak, proje ekibine de güven ve inanç verecektir.
- Dinlemeli ve sorgulamalıdır: Projeyle ilgili geçmişteki tüm hususları proje ekibinden dinlemelidir. Doğru soruları sorarak, gerçek durum hakkında net bilgi sahibi olmalıdır. Dinlerken, geçmişe yönelik eleştiri veya yargılama yapmamalıdır. Sadece proje ekibinin gözlemlerini, duygularını ve görüşlerini not etmelidir. Doğru veya yanlış gibi kesin hükümler vermemelidir.
- Ani kararlar ve taahhütler vermemelidir: Proje hakkında yeterli bilgi ve deneyim elde etmeden ani kararlar vermemelidir. Özellikle müşterilere veya proje sponsorlarına gerçek dışı taahhütler verilmemelidir. Amiyane tabirle, proje hakkında atıp, tutmamalıdır. Kendisini bir kurtarıcı gibi görüp, "şöyle yapacağım", "bunu ancak ben yapabilirim", "bu iş şöyle yapılmalıydı" gibi kolay ama içi boş taahhütlerden kaçınmalıdır. Akl-ı selim bir davranış içinde, alınması gereken kararları ortak anlayış ile vermelidir.
- Ekip ile toplantılar düzenlemelidir (toplu ve birebir): Projenin son durumu hakkında proje ekibi ile birlikte toplantılar düzenlemelidir. Proje ekibinin beklentilerini, sorunlarını ve çözüm önerilerini dinlemelidir. Ancak toplu halde toplantılar dışında, ekip üyeleri ile birebir toplantılar da mutlaka yapılmalıdır. Bazı ekip üyeleri, kalabalık toplantılarda sessiz kalabilirler. Onlarla birebir toplantı yapmak ve görüşlerini yüzyüze dinlemek de çok önemlidir. Bazen asıl sorunun nedenini bu tür yüzyüze toplantılardan elde etmek mümkün olabilir.
- Anlamalı, Değerlendirmeli ve Değiştirmelidir: Projede bir problem veya çatışma varsa, ilk önce bu durumu anlamalıdır. İlgili tüm ekip üyelerinden sorunun ne olduğunu öğrenmelidir. Problemi anladıktan sonra da objektif biçimde değerlendirmelidir. Bir problem hakkında bilgi sahibi olduktan sonra onu görmemezlikten gelmemelidir. Mutlaka bir değerlendirme yapmalıdır ve problemin çözümü için değişiklikleri uygulamaya geçirmelidir. Değişiklikleri yapmaya yetkisi veya gücü olmaması halinde, durumu bütün açıklığıyla ortaya koyup, üst yönetime yükseltmelidir. Hiçbir problemi sahipsiz bırakmamalıdır, çözümü için elinden geleni yapmalıdır.
- Projenin tüm paydaşlarını belirlemeli ve onlarla iletişime geçmelidir: Projeyi devralan proje yöneticisi, öncelikle müşteri ve diğer paydaşlar hakkında bilgi edinmelidir. Kimin, hangi konularda bilgi, pozisyon ve sorumluluk sahibi olduğunu anlamalıdır. Müşteri tarafında kimlerle görüşmesi gerekiyorsa hemen bir tanışma toplantısı planlamalıdır. Müşteri tarafındaki sorunlar ve beklentiler hakkında bilgi almalıdır. Bu görüşmelere göre gelecek dönemle ilgili plan hazırlamalıdır. Benzer şekilde diğer paydaşlar, tedarikçiler ve kullanıcılar ile de iletişimler sağlamalıdır.
- Yeni bir proje başlatma (kick-off) toplantısı yapmalıdır: Proje yöneticisi, devraldığı proje için mutlaka yeni bir proje başlatma toplantısı yapmalıdır. Zaten geçmişte yapılmıştı, tekrar bir başlatma toplantısı yapmak anlamsız gibi görünebilir. Ancak proje ekibinin yeniden enerji kazanması, geçmişte yaşananların etkisini silmesi ve yeni umutlarla projeye devam edebilmesi için bu toplantı gerekmektedir. Projeye olan inancın yeniden kazandırılması, geçmişteki doğru ve yanlışların geride kaldığını ve yeniden başlanıldığını hissettirmek için bu toplantı gereklidir.
- Yeni bir proje planı ve takvimi sunmalıdır: Proje yöneticisi, projenin gelecek dönemine ilişkin gerçekçi bir plan ve takvim hazırlamalıdır ve bunu tüm ilgili paydaşlarla paylaşmalıdır. Planda geçmişten aktarılan işler ile gelecekte yapılması gereken işler detaylı olarak belirtilmelidir. Proje yöneticisi, bu planı hazırlarken gerçekçi olmalı ve yerine getirilemeyecek hedefler vermemelidir. Hiçbir proje yöneticisinin elinde sihirli değnek yoktur. Ancak hazırlanacak planda, bir şeyleri değiştirmek ve düzeltmek için çaba gösterileceğinin de açık olarak belirtilmesi gerekmektedir. Yeni planının da çözümsüzlük sunmaması gerekmektedir. Alternatif çözüm yöntemleri, alınacak riskler ve iyileştirme fırsatları sunmalıdır.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder