ZÜĞÜRT AĞA-4 (YAĞMUR DUASI)

Züğürt Ağa filminden iş hayatına yönelik sahneleri analiz etmeye ve sunmaya devam ediyorum. Filmin konusunun geçtiği köyde susuzluk yaşanmaktadır. Dolayısıyla kuraklık nedeniyle yeterli mahsul elde edilememektedir. O yıllarda yeterli sulama imkanları da olmadığı için yağmur dışında hiçbir umut yoktur. Filmde çare olarak yağmur duasına çıkılması önerilir.

Ağa ile köyün dini lideri şıh arasında rekabet bulunmaktadır. Yağmur duasına çıkmak için şıh bazı taleplerde bulunur. Ağa bunu kabul etmez ve karşılıklı olarak birbirlerini tehdit ederler. Sonunda şıh ikna olur ve yağmur duasına çıkarlar. Ama ne yazık ki, yağmur yine yağmaz.  

“Yöneticiler de yağmur duasına çıkarlar!”

Kültürümüzde yer alan yağmur duasında Tanrıya düşülen zor durum gösterilmeye çalışılır. Acındırma ve merhamet dileme söz konusudur.

Sizin şirketinizde de yağmur duasına çıkılıyor mu?!

Sanırım bazılarınız saçmaladığımı düşünüyorsunuz. Günümüzün teknolojik imkanlarıyla yağmurun hangi şartlar altında yağabileceğini, yağmur bombalarının kullanılabileceğini birçok kişi ve firma bilir. Ancak şirketlerde de bazı yöneticiler yağmur duasına çıkarlar. Bu ritüel elbette bir imam ile dua ederek olmamaktadır. Şirketler belli dönemlerde “yağmur duası” toplantıları organize ederler. Kimisi yarıyılda, kimisi 3 veya 4 ayda bir toplanıp, yağmur duası ayini düzenlerler. Bu toplantılar ağlama seanslarıyla doludur. Orta düzey yöneticiler, üst yönetime ekonomik göstergeler üzerinden kötü tabloyu sunarlar ve kendilerini aklamaya çalışırlar. Bazısı türlü türlü mazeretler sunarak acındırmak ve affedilmek ister.

 “Olmayacak duaya amin demek!”

Ekonomik göstergeler açıkça kötü durumu gösterse de yöneticiler gelecek için umut vaat ederler. Kimisi yapılan yatırımın geri dönüşünün muhteşem olacağını, kimisi pazarın yeniden açılacağını, kimisi de ARGE faaliyetlerinden elde edilecek başarıların kurtuluş olacağını söylerler. Şirketin tüm gelir kaynakları kurumuş durumda iken bu yöneticiler aslında yağmur duasına çıkmışlardır. Şirkete can verecek, yeniden yeşertecek acil para girişine yani yağmura ihtiyaç vardır. Ancak yöneticiler bu yağmurun kendilerinin yaptığı dualarla geleceğini ummaktadırlar. Bazı çalışanlar da bu dualara iman edip, amin demektedir. Gerçeği gören çalışanlar ise bunun yapılan yağmur duası ayinleriyle olmayacağını bilmektedir.  

Şirketteki bütün CxO’ların katıldığı, üst yöneticilerin bulunduğu, kelli felli insanların olduğu toplantılarda gerçekleri tüm açıklığıyla konuşmak önemlidir. “İnşallah”, “Maaşallah” gibi temenni içeren cümlelerle dua etmek faydasızdır.

“Şemsiyenizi unutmayınız!”

Yağmur duasına giderken hiç şemsiyesini alıp gelen gördünüz mü?

Sanırım yoktur. Çünkü yağmurun dua edilince yağacağına inanç yoktur aslında. Gerçekten içinde umut olsaydı ıslanmamak için şemsiyesini alıp giderlerdi.

Benzer durum şirketlerin yağmur duasında dönüşen toplantılarında da yaşanır. O toplantılardan önce veya hemen sonra işlerin iyiye gideceğini düşünerek hisse senetlerini alan olur mu? Ya da firmaya ortak olmayı düşünürler mi? Çevresindeki kişilere haber salıp “bizim şirketimiz çok büyüyecek, çok kazanacak, sen de bizim şirkete geçsene” diyenler olacak mıdır?

Sanmam..

Çünkü kimse şemsiyesini almayı düşünmemiştir.

Çünkü umut yoktur..

 

BİZİM İNSANIMIZ..

Bizim insanımız böyledir işte:

** Proje ekipleri çay içerken, sigara içerken proje dışı konuları konuşup, geyik muhabbeti yaparlar. Projeyle ilgili konuları "toplantılarda" konuşurlar..

** Herkes başkasının yaptığı işi kendisinin daha iyi yapacağını düşünür. Hele ki bu proje yöneticiliği ise, herkes "üstad" kesilir. Buyur, gel otur koltuğa arkadaş!

** Herkes tarafından sevilen birisi olmak istiyorsan; proje yöneticiliği yapma! Dondurma sat veya şirkette başkalarının hakkında dedikodu yap!

**Her insan aynı değildir! Hatta her insan her gün bile aynı değildir! Hesabını insanın ruhiyetine göre değil, işin olması için yap!..

** Her gün birilerinin dedikodusuna laf yetiştirmeye çalışırsan; proje yöneticiliği yapmaya vaktin kalmaz! Bırak taşlar cebinde kalsın, işimiz şeytanları taşlamak değildir!..

 

UYDUM HAZIR OLAN TASARIMA

Başlığı görenlerin içlerinden “buyrun cenaze namazına” dediğini hissedebiliyorum. Müslümanlar toplu halde (cemaatle) ibadet ettikleri zamanlarda din görevlisinin hareketlerine uymak amacıyla (riayet etmesi) “uydum hazır olan imama” diyerek ibadetlerine başlarlar.

Projelerde de belli zamanlarda toplu faaliyetlerimiz olur. Açılış toplantısı, teknik toplantılar, müşteri ile değerlendirme toplantıları, haftalık ilerleme toplantıları vs vs.. Toplanmak için birçok sebebimiz var! Genelde toplantıları pek severiz ancak bir toplantı var ki, ondan pek hoşlanmayız: Gözden Geçirme Toplantıları..

Proje çıktılarını gözden geçirme (review) çalışmaları önemli süreçlerden birisidir. Uzun bir çalışmanın sonucunda ortaya çıkan iş ürünü (work product) diğer proje ekibi üyeleri tarafından incelenir ve kontrol edilir. Bu anlamla, iş ürününün kalitesini arttırması nedeniyle oldukça kıymetli ve faydalı bir çalışmadır. Geçmiş yıllarda bir arkadaşım bu sürece “Görmezden Gelme” süreci demişti. Gerçekten bazen öyle bir aşamaya gelinir ki, herkes bulguları görmezden gelmeye başlar, sessiz kalırlar.. Bence bir diğer adı da “Görüp de Görmeme” sürecidir.

Her kurumun gözden geçirme faaliyetleri için uyguladıkları süreçler farklılık göstermektedir. Ancak temel amaç, iş ürününün başkası tarafından kontrol edilmesidir. Bazı kurumlar süreci hızlandırmak için eşli gözden geçirme (peer review) uygulamaktadır. Basit ve hızlı bir gözden geçirme faaliyetidir. Birbirine eşlenik ve hemen hemen aynı seviyede iki kişinin birlikte yaptıkları kontrollerdir. Hızlı olmasına rağmen kontrolü yapan kişilerin yetkinliklerine ve dikkatlerine dayandığı için bazen yetersiz kalabilir.

Diğer bir gözden geçirme yöntemi ise uzman (expert) değerlendirmeleridir. Bu yöntemde, kurumdaki en deneyimli ve kıdemli kişi tarafından çıktılar incelenir. Eşli biçimde yapılmaz. Uzman kişi iş ürününü kendi kontrol kriterlerine göre değerlendirir ve ortaya çıkan bulguların mutlaka düzeltilmesini ister. Eğer değerlendiren kişi gerçekten yetkin ise süreç hızlı ve kaliteli biçimde ilerleyecektir. Ancak ülkemizde herkesin her konuda uzman olduğunu iddia ettiği bir ortamda, gerçek uzmanları bulmak pek de kolay değildir.

Şirketlerde en çok uygulanan gözden geçirme yöntemi ise ilgililerin katıldıkları toplantılardır. Bu toplantılarda iş ürünü sahibi önce ekibe bilgilendirme yapar. Ekip içerisindeki kişiler de toplantı süresince gözlemlerini paylaşarak, bulguları ortaya koyar. İş ürünü sahibi tarafından da uygun görülen bulgular düzeltilmek için not alınır. Bu tür gözden geçirme faaliyetlerinde arka arkaya birkaç kez toplanılması gerekebilir. Her toplantıda yeni bulgular çıkar ve süreç döngüye girer. En sonunda herkes açısından iş ürünü olgunlaşmış ise süreç tamamlanır. Birden fazla göz tarafından incelendiği için bulguların tespiti açısından faydalıdır. Ancak sürecin uzaması durumunda ana hedeften uzaklaşmak durumu olabilmektedir.

Son bir yöntem ise, resmi (formal) gözden geçirme sürecidir. Bu yöntemde, iş ürünü sahibi önceden hazırlanmış olan kontrol listesine göre kendi kontrolünü yapar ve bulgularını tespit eder. Sonra iş ürünü hakkında ekibi bilgilendirir. Bu bilgilendirmeden sonra proje ekibi aynı kontrol listesini kullanarak kendi gözden geçirmelerini yaparlar ve bulgularını kaydederler. Tüm bulgular ekipten toplandıktan sonra ortaya çıkan bulguların değerlendirildiği bir toplantı yapılır. Uygun bulunan kayıtlar için aksiyon belirlenir ve bulgu kaydı açılır. Bulgular kapatılana kadar süreç devam eder. Tüm bulgular kapatıldığı zaman çalışma tamamlanır. En ideal gözden geçirme yöntemi olmasına rağmen uzun zaman alır ve birçok iş yükü oluşturur.

Tüm gözden geçirme faaliyetlerinde iş ürününe odaklanılması beklenir. Ancak ne yazık ki, her zaman bu kadar iyi niyetli bir süreç işletilemez. Genelde ekip içerisindeki sesi fazla çıkan ve uzman(!) olan kişiler çalışmayı sabote etmeye çalışırlar. Onların bulgularının üstüne bulgu bulmak, sözlerinin üstüne söz söylemek, tavırlarının üstüne tavır sergilemek kolay değildir. Onlar tıpkı bir “imam” gibi iş ürününün başına geçer ve diğer ekip üyelerinin de kendilerine uymasını talep ederler. Herkesin aynı şekilde hareket etmesini beklerler. “Uydum hazır olan tasarıma!” diyerek sürece başlarlar. Eee haliyle de gözden geçirme süreci, “buyrun cenaze namazına” diyerek bitirilir..

Ardından tasarım toprağa verilir, ekip ortamdan dağılır. Proje yöneticisi de ağıt yakar!

Sonra tasarım çöpe atılır, her şeye baştan başlanılır. Yeni tasarım için süreç tekrar başlar ve yeni çukurlar kazılır, doldurulur..
Haydi o zaman diyelim, “Allah rahmet eylesin!”..

 

Maskeli Balo

Covid-19 salgını, projelerimizde çalışma biçimimizi ve yöntemlerimizi değiştirmeye devam ediyor. Bu değişim ve dönüşümden proje toplantılarımız da etkilendi. Toplantılarımızı eskisi gibi yüz yüze yapamıyoruz, azaltmaya çalışıyoruz. ‘Online’ toplantılar ise teknolojik altyapının el verdiği imkanlara göre yapılabiliyor.

Yine de, bazı durumlarda proje ekiplerimizle veya müşterilerimizle yüz yüze toplantılar yapmamız gerekebiliyor. Bu toplantılarda elbette "maskelerimizi" takıyoruz, diğer önlemlerimizi de almaya çalışıyoruz. 

Ancak, eskisi gibi toplantılarda katılımcıların mimiklerini ve yüzlerindeki ifadeleri göremiyoruz. Projedeki bir husus hakkında konuşurken burun kıvıranları, dudak bükenleri, esneyenleri veya içinden mırıldananları anlayamıyoruz. Ayrıca ifadelerimizdeki samimiyeti de yeterince aktaramıyoruz. Sevincimizi veya üzüntümüzü karşı tarafa göstermekte zorlanıyoruz. Gülümsemelerimizi ve hüzünlerimizi maskelemek zorunda kaldık. Sanki herkes botoks yaptırmış gibi tepkisiz, boş boş bakıyor.

Gerçek anlamda bir "maskeli balo" ortamı yaşıyoruz! 

Proje yönetiminin temeli iletişime dayanıyor. Sadece sözlü ve yazılı iletişim yeterli olmuyor. Beden dili ve yüz dili de iletişimin önemli araçlarıdır. Bunların önemini şimdi daha iyi anlamaya başladık. ‘Online’ yapılan toplantılarda görüntülerin kapatılmasını tercih etmiyoruz. Çünkü konuşulanlarla birlikte beden dilinin de algılanması gerekiyor, aksi halde iletişimin bir yanı aksak kalıyor.

En kısa sürede bu maskeli balonun bitmesi ve özlediğimiz gerçek dünyaya yeniden merhaba diyebilmek dileklerimizle…

Enkaz Devralmadık!

 

ENKAZ DEVRALMADIK!

Proje yöneticilerinin bazen başka birisinin yönettiği projeyi devralması gerekebilir. Bu tür projeler geçmişte başlatılmış, epey yol alınmış veya başarısızlık nedeniyle devredilmiş projeler olabilir. Bir projeyi devralmak, proje yöneticileri için kabus gibi bir şeydir. Geçmişte alınan bazı kararların sorumluğunu, yükümlülüğünü artık kendisi taşıyacaktır. Geçmişte yaşanan olayların tarafı olmamasına rağmen, sonuçlarını kendisi yaşayacaktır. 

Siyasetçilerin sıkça kullandıkları sözlerden birisi de "Enkaz devraldık" açıklamasıdır. Geçmiş yönetimi suçlamak, durumun kötülüğünü ortaya koymak ve bir açıdan da kendi sorumluluklarından biraz da olsa kaçmak için kullanırlar. Her yeni siyasi lider, başkan veya bürokrat; eğer farklı partilere ait ise,  kendisinden öncekileri böyle suçlarlar. 

Pekala, aynı şeyi projeyi devralan proje yöneticisi de söyleyebilir mi? 

Geçmişteki proje yöneticilerini, enkaz devraldığını söyleyerek suçlayabilir mi? 

Hiç bir proje yöneticisi, geçmişten enkaz devraldığını söyleyerek, sorumluluklarından kurtulamaz!

Bir proje yöneticisinin, geçmişi suçlamasının kendisine faydası olmayacaktır. Hem ayrıca her devralınan proje de kötü durumda olmayabilir. Bazen devir işleminin gerekçesi, önceki proje yöneticisinin başka bir pozisyona veya şirkete geçmesi olabilir. İyi giden bir proje de devralınabilir. Doğru veya yanlış yapılan her şey geçmişte kalmıştır ve projenin yürütülmesi için artık yeni birisi direksiyona geçmiştir. 

Hiçbir proje yöneticisinin elinde sihirli değnek yoktur!

Böyle bir durumda, yeni proje yöneticisi öncelikle şunları yapmalıdır:

• Sakinlikle karşılamalıdır: Geçmişte alınan kararlar ne kadar sıkıntı verici olsa da, projenin durumu ne kadar kötü olsa da, iyi bir proje yöneticisi öncelikle sakin olmalıdır, sakinlikle yaklaşmalıdır. Tedirginlik ve agresif yaklaşımlar durumu daha da kötüye götürecektir. Eli ayağına dolaşmamalıdır. Ortalığı velveleye verecek sözlerden kaçınmalıdır. Sakin yaklaşmak, proje ekibine de güven ve inanç verecektir. 
• Dinlemeli ve sorgulamalıdır: Projeyle ilgili geçmişteki tüm hususları proje ekibinden dinlemelidir. Doğru soruları sorarak, gerçek durum hakkında net bilgi sahibi olmalıdır. Dinlerken, geçmişe yönelik eleştiri veya yargılama yapmamalıdır. Sadece proje ekibinin gözlemlerini, duygularını ve görüşlerini not etmelidir. Doğru veya yanlış gibi kesin hükümler vermemelidir. 
• Ani kararlar ve taahhütler vermemelidir: Proje hakkında yeterli bilgi ve deneyim elde etmeden ani kararlar vermemelidir. Özellikle müşterilere veya proje sponsorlarına gerçek dışı taahhütler verilmemelidir. Amiyane tabirle, proje hakkında atıp, tutmamalıdır. Kendisini bir kurtarıcı gibi görüp, "şöyle yapacağım", "bunu ancak ben yapabilirim", "bu iş şöyle yapılmalıydı" gibi kolay ama içi boş taahhütlerden kaçınmalıdır. Akl-ı selim bir davranış içinde, alınması gereken kararları ortak anlayış ile vermelidir.
• Ekip ile toplantılar düzenlemelidir (toplu ve birebir): Projenin son durumu hakkında proje ekibi ile birlikte toplantılar düzenlemelidir. Proje ekibinin beklentilerini, sorunlarını ve çözüm önerilerini dinlemelidir. Ancak toplu halde toplantılar dışında, ekip üyeleri ile birebir toplantılar da mutlaka yapılmalıdır. Bazı ekip üyeleri, kalabalık toplantılarda sessiz kalabilirler. Onlarla birebir toplantı yapmak ve görüşlerini yüzyüze dinlemek de çok önemlidir. Bazen asıl sorunun nedenini bu tür yüzyüze toplantılardan elde etmek mümkün olabilir. 
• Anlamalı, Değerlendirmeli ve Değiştirmelidir: Projede bir problem veya çatışma varsa, ilk önce bu durumu anlamalıdır. İlgili tüm ekip üyelerinden sorunun ne olduğunu öğrenmelidir. Problemi anladıktan sonra da objektif biçimde değerlendirmelidir. Bir problem hakkında bilgi sahibi olduktan sonra onu görmemezlikten gelmemelidir. Mutlaka bir değerlendirme yapmalıdır ve problemin çözümü için değişiklikleri uygulamaya geçirmelidir. Değişiklikleri yapmaya yetkisi veya gücü olmaması halinde, durumu bütün açıklığıyla ortaya koyup, üst yönetime yükseltmelidir. Hiçbir problemi sahipsiz bırakmamalıdır, çözümü için elinden geleni yapmalıdır.
• Projenin tüm paydaşlarını belirlemeli ve onlarla iletişime geçmelidir: Projeyi devralan proje yöneticisi, öncelikle müşteri ve diğer paydaşlar hakkında bilgi edinmelidir. Kimin, hangi konularda bilgi, pozisyon ve sorumluluk sahibi olduğunu anlamalıdır. Müşteri tarafında kimlerle görüşmesi gerekiyorsa hemen bir tanışma toplantısı planlamalıdır. Müşteri tarafındaki sorunlar ve beklentiler hakkında bilgi almalıdır. Bu görüşmelere göre gelecek dönemle ilgili plan hazırlamalıdır. Benzer şekilde diğer paydaşlar, tedarikçiler ve kullanıcılar ile de iletişimler sağlamalıdır.
• Yeni bir proje başlatma (kick-off) toplantısı yapmalıdır: Proje yöneticisi, devraldığı proje için mutlaka yeni bir proje başlatma toplantısı yapmalıdır. Zaten geçmişte yapılmıştı, tekrar bir başlatma toplantısı yapmak anlamsız gibi görünebilir. Ancak proje ekibinin yeniden enerji kazanması, geçmişte yaşananların etkisini silmesi ve yeni umutlarla projeye devam edebilmesi için bu toplantı gerekmektedir.  Projeye olan inancın yeniden kazandırılması, geçmişteki doğru ve yanlışların geride kaldığını ve yeniden başlanıldığını hissettirmek için bu toplantı gereklidir. 
• Yeni bir proje planı ve takvimi sunmalıdır: Proje yöneticisi, projenin gelecek dönemine ilişkin gerçekçi bir plan ve takvim hazırlamalıdır ve bunu tüm ilgili paydaşlarla paylaşmalıdır. Planda geçmişten aktarılan işler ile gelecekte yapılması gereken işler detaylı olarak belirtilmelidir. Proje yöneticisi, bu planı hazırlarken gerçekçi olmalı ve yerine getirilemeyecek hedefler vermemelidir. Hiçbir proje yöneticisinin elinde sihirli değnek yoktur. Ancak hazırlanacak planda, bir şeyleri değiştirmek ve düzeltmek için çaba gösterileceğinin de açık olarak belirtilmesi gerekmektedir. Yeni planının da çözümsüzlük sunmaması gerekmektedir. Alternatif çözüm yöntemleri, alınacak riskler ve iyileştirme fırsatları sunmalıdır.

Bunlar yapıldıktan sonra proje yöneticisin öğrenilmiş dersler ve kazanımlar olarak yaşanılanları raporlaması gerekecektir. 

Her yeni proje, yeni bir umuttur..

Her yeni proje yöneticisi de yeni bir başlangıçtır..