Maskeli Balo

Covid-19 salgını, projelerimizde çalışma biçimimizi ve yöntemlerimizi değiştirmeye devam ediyor. Bu değişim ve dönüşümden proje toplantılarımız da etkilendi. Toplantılarımızı eskisi gibi yüz yüze yapamıyoruz, azaltmaya çalışıyoruz. ‘Online’ toplantılar ise teknolojik altyapının el verdiği imkanlara göre yapılabiliyor.

Yine de, bazı durumlarda proje ekiplerimizle veya müşterilerimizle yüz yüze toplantılar yapmamız gerekebiliyor. Bu toplantılarda elbette "maskelerimizi" takıyoruz, diğer önlemlerimizi de almaya çalışıyoruz. 

Ancak, eskisi gibi toplantılarda katılımcıların mimiklerini ve yüzlerindeki ifadeleri göremiyoruz. Projedeki bir husus hakkında konuşurken burun kıvıranları, dudak bükenleri, esneyenleri veya içinden mırıldananları anlayamıyoruz. Ayrıca ifadelerimizdeki samimiyeti de yeterince aktaramıyoruz. Sevincimizi veya üzüntümüzü karşı tarafa göstermekte zorlanıyoruz. Gülümsemelerimizi ve hüzünlerimizi maskelemek zorunda kaldık. Sanki herkes botoks yaptırmış gibi tepkisiz, boş boş bakıyor.

Gerçek anlamda bir "maskeli balo" ortamı yaşıyoruz! 

Proje yönetiminin temeli iletişime dayanıyor. Sadece sözlü ve yazılı iletişim yeterli olmuyor. Beden dili ve yüz dili de iletişimin önemli araçlarıdır. Bunların önemini şimdi daha iyi anlamaya başladık. ‘Online’ yapılan toplantılarda görüntülerin kapatılmasını tercih etmiyoruz. Çünkü konuşulanlarla birlikte beden dilinin de algılanması gerekiyor, aksi halde iletişimin bir yanı aksak kalıyor.

En kısa sürede bu maskeli balonun bitmesi ve özlediğimiz gerçek dünyaya yeniden merhaba diyebilmek dileklerimizle…

 

Özgeçmişiniz (CV) kişisel markanızdır

Değerli genç arkadaşlarım ve iş arayan dostlarım;

Özgeçmişiniz (CV) kişisel markanızdır. Lütfen, şu "CV'niz 1 sayfayı aşmamalıdır" savsatasını dikkate almayınız. Neymiş efendim, İK sorumlularının CV'nizi incelemek için fazla vakti olmadığı için 1 sayfadan fazla olursa, okumazlarmış!

Eğer gerçekten eleman arayan bir yönetici ise okurlar efendim, okurlar.. Hem de kelimesi kelimesine. Dikkatini çeken adayı detaylı okuyup, hazırlıklı gelirler. Eleman arayan yöneticilerin birçoğu tüm başvuruları kendisi inceleyip, seçmektedir. 

Size "Kendinizi 1 dakikada anlatın" deseler, kendinizi eksiksiz anlatabilir misiniz. Aynı şekilde, kendinizi 1 sayfalık özgeçmiş ile de ifade edemezsiniz. Yeni mezun olmuş olsanız bile mümkün değildir. 

Bana ulaşan özgeçmişleri incelerken üzülerek bakıyorum. Yazım hataları, Türkçe kullanım yanlışları, özensizlik, dikkatsizlik, baştan savma ifadeler, bir yerlerden duyulmuş ama sahip olunmayan yetenekler, vs vs.. Dökülüyor CV! Böyle bir CV nedeniyle adayımız maça 1-0 yenik başlıyor...

CV hazırlamak, önem verilmesi gereken özenli bir iştir. Nasıl ki üniversitede bir final sınavı için günlerce çalışıyorsanız, iş fırsatı yakalamak için özgeçmişiniz üzerinde de detaylı çalışmalısınız. CV'ye birkaç şey karalayayım, nasıl olsa iş görüşmesinde detayları anlatırım diye düşünmeyiniz. 

Elbette 8-10 sayfalık bir özgeçmiş de yorucu olur ama bunun makul seviyesi 3-4 sayfadır. 5 sayfa da olabilir. Sayfa sayısını aştım diye korkmayınız. 

Son olarak şunu da belirteyim: Hazır CV hazırlama sitelerinin veya yazılımlarının çıktılarını kullanmayınız. Kendinize özgü bir formatınız olsun. Emin olun ki, bu bile dikkat çeker, emeğin gösterildiğini ortaya koyar..

Tüm adaylara başarılar dilerim..

 

DAMLAYA DAMLAYA YIL OLUR

Proje yöneticilerinin önemli işlerinden birisi proje planına uygun olarak takvim oluşturmak ve bunu kontrol altında tutmaktır. Başlangıç aşamasından itibaren takvim güncellenir ve detaylandırılır. Bazı işler daha alt işlere bölünerek hem zaman planlaması hem de kaynak planlaması açısından takip edilir. 

Elbette ilk yapılan zaman planına göre ilerleyen zamanlarda sapmalar ortaya çıkar. Proje yöneticisinin görevi bu sapmaları kontrol altında tutup, etkisini azaltmaktır. Değişmeyen proje planı yoktur ancak önlenebilir, telafi edilebilir sapmaları da yönetebilmek gereklidir.

Proje takvimi oluşturulurken öncelikle iş listesi oluşturulur.  Burada iki yöntem izlenir. Ya genelden, detay işlere doğru kırılım yapılır. Bu "Üstten-aşağıya" (top-down) yöntemidir. Diğer yöntem ise detay işlerden genel işlerin ortaya çıkarılmasıdır. Buna da "aşağıdan yukarıya" (bottom-up) yöntemi denir. İşlerin niteliğine göre bu yöntemlerin ikisi de birlikte kullanılabilir. 

İş listesi belirlendikten sonra işler arasındaki bağımlılıklar/ilişkiler belirlenir. Çoğunlukla bir iş tamamlandıktan sonra diğeri başlar. Ancak bazı özel durumlarda işlerin birlikte başlaması veya birlikte bitirilmesi gerekebilir. Projelerde takvim oluşturulurken Gantt Chart dediğimiz bir iş akış diyagramı kullanılır. Gantt Chart üzerinde genelde bir iş(ler) tamamlandıktan sonra diğer iş başlayacak biçimde FS (Finish to Start) olarak ilişkilendirilir. Çok az iş tipi için ise FF (Finish to Finish) veya SS(Start to Start) ve SF(Start to Finish) ilişkileri kurulur. Bu tip bağımlılıkların detayına girmeye gerek yoktur, konumuzun dışında ele alınabilir.

Projede işler arasındaki bağımlılıklar nedeniyle, bir işin bitirilmesinde gecikmeler olursa, diğer işin başlaması da gecikecektir. Bu tür durumları önlemek için bazı kritik işler arasında proje yöneticileri tampon zamanlar tanımlar. Böylece gecikmeler telafi edilmeye çalışılır. Ancak tampon zamanlar da aşılırsa, diğer işlerin de başlama zamanları öteleneceği için takvim kayması önlenemez hale gelir. 

Üstelik her işte böyle gecikmeler olursa, gecikmeler katlanarak artar. İşlerdeki birkaç günlük gecikmeler bir süre sonra haftalar, aylar ve yıllar seviyesine çıkar. 

Gecikmeler "damlaya damlaya yıl olur"!

Dolayısıyla bir süre sonra proje ekibinde takvim ötemelesinden kaynaklı olarak "zaten" hastalığı ortaya çıkar. "Zaten bu iş de gecikecek!", "Bu takvim zaten gerçekçi değildi!", "Bizim işler zaten hep gecikir!", "Ben zaten bu işin çok daha uzun süreceğini söylemiştim!", "Proje yöneticisi zaten fazla iyimser", "Zaten bu Gantt chart, baştan hatalı hazırlanmıştı!" diye bir sürü gerekçeler ortaya konulur.

Proje yöneticisi küçük gecikmelerde bile riski öngörüp, önlem almaya çalışmazsa bir süre sonra takvim kaymalarının önüne geçemez olur. Bu durumda çoğu kez takvim yeniden hazırlanarak yönetim onayı alınmaya çalışılır. Ancak hedef tarihlerden sapmanın bir çok maliyetleri olur. Ya sapmaları önlemek için ek kaynaklar alınması gerekir, ya da bütçe revizyonu yapılır. Bunlar ise çok sancılı süreçlerdir.

Damlaya damlaya yıl olmaması için iş sıkı tutunuz..