Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-4

Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-4

"Proje Yöneticisi ve Dokunduğu Fil(Proje)"  yazı dizimize "Yılan" konusu ile devam ediyorum. Bu yazımızda proje ekibinde yılan gibi davranış sergileyenleri ve projelerde güvenliği ele alacağız. Yazı dizimizin konusunu oluşturan "Körler ve Fil" şiirinde John Godfrey Saxe  şöyle yazmıştı:

Üçüncüsü hayvana yaklaştı
Ve mutlulukla tuttu
Elleri içinde hortumunu
Böylece cesaretlendi ve konuştu:
“Anladım” dedi aynen
“Fil daha çok bir yılan gibi”

Yılan, elbette tehlikeli bir yaratıktır. Ancak herkes yılanların ne yapacağını bilir! Yılan zehirler, ısırır ve hatta boğabilir. Bu yılandan beklenen bir davranıştır. Bir kimse yılanı eline alıp, onun kendisine zarar vermeyeceğini düşünemez. Sirklerde yılanlarla gösteri yapanlar ya da Hindistan'da yılan oynatanlar riske girmemek için yılanların zehirlerini yok ederler. Çünkü kimse yılanın zehirlemeyeceğini garanti edemez. Bu girizgahtan sonra fazla oyalamadan sorumu sorayım:

"Proje ekiplerindeki HERKES en az sizin kadar projeyi sahiplenir mi?"

Soru basit ama bu soruya beklemeden, düşünmeden "evet" cevabını veriyorsanız; ya çok fazla iyimsersiniz ya da gerçekten safsınız, demektir.

Proje ekipleri oluşturulurken başta duyulan heyecan ve şevk uzun süre kalıcı olamayabilir. Bir proje yöneticisinin görevi elbette bu heyecanı ve şevki en üst düzeyde tutabilmektir. Tamam, ancak herkes bu kadar iyi niyetli midir? Proje ekiplerindeki yılan gibi davranış sergileyenleri ne yapacağız Gerçekten çok itici ve tiksindirici bir durum bu. Proje ekiplerinde yılanların var olduğunu düşünmek, inanmak ve birilerini bu şekilde etiketlemek, yaftalamak ne kadar zor! Hiç kimsenin buna cesaret edebileceğini düşünemiyorum ancak gerçekten proje ekiplerinde yılanlar olabilir.  Fazla iyi niyetli olmaya, kendimizi inandırmaya, kandırmaya çalışmayalım.

Bu gerçeği kabullenerek, yeniden değerlendirelim. Siz, proje ekibinizdeki herkesten, projenize yeterli dikkatin ve önemin verilmesini beklersiniz ancak diğer tarafta sizin proje(ler)iniz başkaları için var olan işlerinin üstüne eklenmiş ekstra işler olarak düşünülebilir. Onların da sizin kadar projenizi sahiplenmesi mümkün değildir. Hatta sizin projenizin ortaya çıkaracağı iş ürünleri veya hizmetler; diğer kişilerin çalışma biçimiyle veya kariyer hedefleriyle çatışabilir. Geçmişte birçok otomasyon projelerinden rahatsız olan, işini kaybedeceğini düşünen çalışanlar, projelere engeller çıkarmışlar.

Elbette herkes kötü niyetli değildir. Bazen proje ekiplerindeki kişiler, iyi niyetli olarak rollerine uygun olan bazı konulara daha fazla önem verilmesini, daha dikkatli olunmasını isterler. Hatta projeyi o yöne doğru çekiştirirler. Sanki o konudaki çalışmaların yapılmasını, projede başarının sağlanması için yeterli ve tek koşul olarak düşünürler. Herkesin de böyle düşünmesini beklerler. Bir süre sonra her bir roldeki çalışan, projeyi kendilerinin ilgi alanlarına doğru çekmeye çalışırlar. Proje ana hedefinden çıkıp, sadece baskın birilerinin ilgi alanındaki çalışmaları gerçekleştirmeye odaklanılır. Proje ekiplerindeki kişiler bunu bazen bilmeyerek, bazen de kendi çıkarları doğrultusunda bilerek yaparlar. Proje yöneticisinin, projenin hangi yöne doğru çekiştirildiğinin farkına varıp, uyanık davranması gerekmektedir.

Proje ekiplerindeki yılanların en tehlikeli oldukları bir diğer konu ise bilgi güvenliğidir. Bazı çalışanlar, projelerdeki kritik bilgileri başkalarıyla paylaşabilirler. Bunun için firma bünyesinde ya da en azından proje seviyesinde yeterli bilgi güvenlik altyapısı kurulmalıdır. Bilgi güvenliği olarak  sadece teknik bilgilerin paylaşılması düşünülmemelidir. Projenin o aşamadaki durumu, proje ekiplerinde kimlerin yer aldığı, müşteri bilgisi, projede yaşanılan aksaklıklar, proje bütçesi, takvimi, paydaşları gibi bilgilerin de paylaşılmaması önemlidir. Rakip firmaların proje hakkında elde edeceği ufak bir bilgi kırıntısı bile projeyi ve firmayı zor durumda bırakabilecektir. Bu nedenle, proje ekiplerindeki yılanların güvenlik açıklarından sızma girişimlerine engel olunmalı, gerekli güvenlik tedbirleri devreye alınmalıdır. Aksi halde en küçük ve göz ardı edilen bir yerden sızıntı olabilecektir.

Proje yöneticileri her zaman dikkatli olmalı, bilinçli veya bilinçsiz şekilde tartışmalara girmemelidir. Bazen bu tür tartışmalar ne projeye ne de kendisine fayda sağlayacaktır. Aksine projeler sekteye uğrayacaktır. Fazla iyi niyet ve saflıktan uzak durup, gerçekçi olmakta fayda vardır.

Hikayeden İşler-4

HİKAYEDEN İŞ'LER-4

Hikayeler anlatarak iş hayatındaki önemli dersleri açıklamaya çalıştığım "Hikayeden İş'ler" yazı dizisinde yeni temamız "Mesleki Ukalalık" olacaktır. Hikaye anlatımında önemli bir husus hikayenin kısa, öz ve sade olmasıdır. Hikaye anlatımında söz kalabalığı yapmak, ağdalı ifadeler kullanmak, uzun ve sonu gelmeyen cümleler kurmak, anlaşılmaz terminolojiler ve terimlerle konuşmak, hikayeyi gereksiz yere uzatmak ve ana konunun dışında kalan olaylardan bahsetmek uygun değildir. Hikaye uzadıkça etkisini yitirecektir. Vurucu ve önemli noktaları dinleyene aktarmak güçleşecektir. Cümleler de kısa tutulmalıdır. Her bir cümle gerektiğinde bir slogan olabilecek kadar kısa ve anlam içermelidir. Böylece her bir dinleyenin aklında bir kaç cümle kalıcı olacaktır. 

Kısa öyküleriyle ünlü Rus yazar Anton Çehov, “ Hikayenin/öykünün ilk bölümde duvarda asılı bir tüfek olduğunu söylüyorsanız, ikinci ya da üçüncü bölümde o tüfek patlamalıdır. Eğer patlamayacaksa o tüfek orada asılı olmamalıdır.” der. “Çehov’un Silah”ı olarak isimlendirilen bu kural, hikaye anlatıcıları için de geçerlidir. Bu prensibi daha da genelleştirecek olursak, eğer bir hikaye anlatıcısı bir hikayesinde bir şey anlatmayı ya da söylemeyi seçtiyse, bu bir amaca hizmet etmelidir. Gereksiz yere hikayeye yerleştirilmiş imgeler ancak ve sadece hikayeyi ve dinleyenleri yorar. Belki de gereksiz yere dinleyicilerin dikkatini çekebilir ve dinleyicinin asıl odaklanması gereken yerleri kaçırmasına sebep olur.

SOBA NEDEN YUKARIDA? 

*********************************************************************************

Bir gün ormanda araştırma yapan Fizikçi, Matematikçi, Kimyacı, Jeolog ve Antropolog yağmura yakalanmışlar. Hemen yakınlarındaki bir orman evine giderek yardım istemişler.  Ev sahibi misafirlerini güzel karşılayarak ikram hazırlamak için mutfağa geçmiş. Bu sırada ekiptekilerin gözüne evdeki soba borusu takılmış. 

Soba yerden bir metre kadar yukarı konularak, altına taşlarla destek yapılmış. Bunu gören ekiptekiler bu konuda kafa yormaya ve yorumlamaya başlamışlar.

Kimyacı, ”Adam sobayı yükselterek aktivasyon enerjisini düşürmüş, böylece daha kolay yakmayı amaçlamış” der.

Fizikçi, “Adam sobayı yükselterek konveksiyon yoluyla odanın daha kısa sürede ısınmasını sağlamak istemiş” diye yorumlar.

Jeolog, “Tektonik hareketlilik bölgesi olduğundan sobanın taşların üzerine yıkılmasını sağlayarak yangın ihtimalini azaltmayı amaçlamış.” der.

Matematikçi, “Sobayı odanın geometrik merkezine kurmuş, böylece odanın düzgün bir şekilde ısınmasını sağlamış.” derken; 

Antropolog ise, “Adam ilkel topluluklarda görülen ateşe tapmanın daha soyut biçimi olan ateşe saygı nedeniyle sobayı yukarıya kurmuş” diye değerlendirir.

Bizimkiler aralarında böyle konuşurken orman köylüsü içeri girer. Hep birlikte ona sobanın böyle yukarıda olmasının nedenini sorarlar.  Adamdan çok manidar bir cevap gelir :

– Boru yetmedi.

*********************************************************************************

İş hayatında her zaman değişik, size göre garip, belki de anlamsız görünen olaylarla, durumlarla ve kararlarla karşılaşılır. Çünkü her firmanın ve her yöneticinin/çalışanın farklı kültürleri ve yetkinlikleri vardır. Anlamsız görünen olayları ve durumları yorumlamak veya analiz etmek durumunda kalındığı zamanlarda en çok başvurulan yöntemlerden birisi, eğitim hayatında öğrenilen bilgiler ve/veya iş hayatında elde edilen deneyimlerdir. Hal böyle olunca da tüm olaylara mesleki bilgi birikimi açısından bakılmaya çalışılır.

Soba örneğinde olduğu gibi bazen olay o kadar basittir ki, üstünde mesleki açıdan kafa yormaya gerek olmayabilir. Böylesine basit bir vaka ile karşılaşılınca, olayı büyütmek, abartmak veya anlaşılmaz terimlerle açıklanamaz hale getirmenin anlamı yoktur.

Yıllarca aynı işi yapan, aynı alanda çalışan ve sadece belli bir konuda uzmanlaşan kişiler zaman içinde mesleki körlük yaşamaya başlarlar. Tüm olaylara mesleklerinin kapsamına giren kavramlar üzerinden bakarlar, değerlendirme yaparlar. Bu durum bir süre sonra mesleki alanda kendini üstün görmek, en iyi olduğunu düşünmek ve kendisinde bu alanda ukalalık yapmayı hak görmek gibi sonuçlara dönüşür.

"Elinde çekiç olan, herkesi çivi olarak görür"

Bir meslekte en üst seviyede olmak, duayen olarak görülmek herkesin isteyeceği, imreneceği bir hayaldir. Bilgi ve deneyimlerine değer verilmesi, eski tabirle kendisinden feyzalınması insana gurur verecektir. Yine de bu durum hiç bir zaman ukalaca cevaplar verilmesini haklı çıkarmayacaktır. Bir meslekte bilgili olmak kişinin itibarını yükseltecektir. Onu diğer meslektaşlarının karşısında saygın ve sözüne, bilgisine güvenilir kişi yapacaktır. Ancak bu mesleki bilgi ve deneyimi her olayı aynı gözle değerlendirmeyi gerektirmez.

Sonuç olarak:
"Bilginiz itibarınızdır,
 Üstünlüğünüz değildir!"