Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-4
"Proje Yöneticisi ve Dokunduğu Fil(Proje)" yazı dizimize "Yılan" konusu ile devam ediyorum. Bu yazımızda proje ekibinde yılan gibi davranış sergileyenleri ve projelerde güvenliği ele alacağız. Yazı dizimizin konusunu oluşturan "Körler ve Fil" şiirinde John Godfrey Saxe şöyle yazmıştı:
Üçüncüsü hayvana yaklaştı
Ve mutlulukla tuttu
Elleri içinde hortumunu
Böylece cesaretlendi ve konuştu:
“Anladım” dedi aynen
“Fil daha çok bir yılan gibi”
Ve mutlulukla tuttu
Elleri içinde hortumunu
Böylece cesaretlendi ve konuştu:
“Anladım” dedi aynen
“Fil daha çok bir yılan gibi”
Yılan, elbette tehlikeli bir yaratıktır. Ancak herkes yılanların ne yapacağını bilir! Yılan zehirler, ısırır ve hatta boğabilir. Bu yılandan beklenen bir davranıştır. Bir kimse yılanı eline alıp, onun kendisine zarar vermeyeceğini düşünemez. Sirklerde yılanlarla gösteri yapanlar ya da Hindistan'da yılan oynatanlar riske girmemek için yılanların zehirlerini yok ederler. Çünkü kimse yılanın zehirlemeyeceğini garanti edemez. Bu girizgahtan sonra fazla oyalamadan sorumu sorayım:
"Proje ekiplerindeki HERKES en az sizin kadar projeyi sahiplenir mi?"
Soru basit ama bu soruya beklemeden, düşünmeden "evet" cevabını veriyorsanız; ya çok fazla iyimsersiniz ya da gerçekten safsınız, demektir.
Proje ekipleri oluşturulurken başta duyulan heyecan ve şevk uzun süre kalıcı olamayabilir. Bir proje yöneticisinin görevi elbette bu heyecanı ve şevki en üst düzeyde tutabilmektir. Tamam, ancak herkes bu kadar iyi niyetli midir? Proje ekiplerindeki yılan gibi davranış sergileyenleri ne yapacağız Gerçekten çok itici ve tiksindirici bir durum bu. Proje ekiplerinde yılanların var olduğunu düşünmek, inanmak ve birilerini bu şekilde etiketlemek, yaftalamak ne kadar zor! Hiç kimsenin buna cesaret edebileceğini düşünemiyorum ancak gerçekten proje ekiplerinde yılanlar olabilir. Fazla iyi niyetli olmaya, kendimizi inandırmaya, kandırmaya çalışmayalım.
Bu gerçeği kabullenerek, yeniden değerlendirelim. Siz, proje ekibinizdeki herkesten, projenize yeterli dikkatin ve önemin verilmesini beklersiniz ancak diğer tarafta sizin proje(ler)iniz başkaları için var olan işlerinin üstüne eklenmiş ekstra işler olarak düşünülebilir. Onların da sizin kadar projenizi sahiplenmesi mümkün değildir. Hatta sizin projenizin ortaya çıkaracağı iş ürünleri veya hizmetler; diğer kişilerin çalışma biçimiyle veya kariyer hedefleriyle çatışabilir. Geçmişte birçok otomasyon projelerinden rahatsız olan, işini kaybedeceğini düşünen çalışanlar, projelere engeller çıkarmışlar.
Elbette herkes kötü niyetli değildir. Bazen proje ekiplerindeki kişiler, iyi niyetli olarak rollerine uygun olan bazı konulara daha fazla önem verilmesini, daha dikkatli olunmasını isterler. Hatta projeyi o yöne doğru çekiştirirler. Sanki o konudaki çalışmaların yapılmasını, projede başarının sağlanması için yeterli ve tek koşul olarak düşünürler. Herkesin de böyle düşünmesini beklerler. Bir süre sonra her bir roldeki çalışan, projeyi kendilerinin ilgi alanlarına doğru çekmeye çalışırlar. Proje ana hedefinden çıkıp, sadece baskın birilerinin ilgi alanındaki çalışmaları gerçekleştirmeye odaklanılır. Proje ekiplerindeki kişiler bunu bazen bilmeyerek, bazen de kendi çıkarları doğrultusunda bilerek yaparlar. Proje yöneticisinin, projenin hangi yöne doğru çekiştirildiğinin farkına varıp, uyanık davranması gerekmektedir.
Proje ekiplerindeki yılanların en tehlikeli oldukları bir diğer konu ise bilgi güvenliğidir. Bazı çalışanlar, projelerdeki kritik bilgileri başkalarıyla paylaşabilirler. Bunun için firma bünyesinde ya da en azından proje seviyesinde yeterli bilgi güvenlik altyapısı kurulmalıdır. Bilgi güvenliği olarak sadece teknik bilgilerin paylaşılması düşünülmemelidir. Projenin o aşamadaki durumu, proje ekiplerinde kimlerin yer aldığı, müşteri bilgisi, projede yaşanılan aksaklıklar, proje bütçesi, takvimi, paydaşları gibi bilgilerin de paylaşılmaması önemlidir. Rakip firmaların proje hakkında elde edeceği ufak bir bilgi kırıntısı bile projeyi ve firmayı zor durumda bırakabilecektir. Bu nedenle, proje ekiplerindeki yılanların güvenlik açıklarından sızma girişimlerine engel olunmalı, gerekli güvenlik tedbirleri devreye alınmalıdır. Aksi halde en küçük ve göz ardı edilen bir yerden sızıntı olabilecektir.
Proje yöneticileri her zaman dikkatli olmalı, bilinçli veya bilinçsiz şekilde tartışmalara girmemelidir. Bazen bu tür tartışmalar ne projeye ne de kendisine fayda sağlayacaktır. Aksine projeler sekteye uğrayacaktır. Fazla iyi niyet ve saflıktan uzak durup, gerçekçi olmakta fayda vardır.
"Proje ekiplerindeki HERKES en az sizin kadar projeyi sahiplenir mi?"
Soru basit ama bu soruya beklemeden, düşünmeden "evet" cevabını veriyorsanız; ya çok fazla iyimsersiniz ya da gerçekten safsınız, demektir.
Proje ekipleri oluşturulurken başta duyulan heyecan ve şevk uzun süre kalıcı olamayabilir. Bir proje yöneticisinin görevi elbette bu heyecanı ve şevki en üst düzeyde tutabilmektir. Tamam, ancak herkes bu kadar iyi niyetli midir? Proje ekiplerindeki yılan gibi davranış sergileyenleri ne yapacağız Gerçekten çok itici ve tiksindirici bir durum bu. Proje ekiplerinde yılanların var olduğunu düşünmek, inanmak ve birilerini bu şekilde etiketlemek, yaftalamak ne kadar zor! Hiç kimsenin buna cesaret edebileceğini düşünemiyorum ancak gerçekten proje ekiplerinde yılanlar olabilir. Fazla iyi niyetli olmaya, kendimizi inandırmaya, kandırmaya çalışmayalım.
Bu gerçeği kabullenerek, yeniden değerlendirelim. Siz, proje ekibinizdeki herkesten, projenize yeterli dikkatin ve önemin verilmesini beklersiniz ancak diğer tarafta sizin proje(ler)iniz başkaları için var olan işlerinin üstüne eklenmiş ekstra işler olarak düşünülebilir. Onların da sizin kadar projenizi sahiplenmesi mümkün değildir. Hatta sizin projenizin ortaya çıkaracağı iş ürünleri veya hizmetler; diğer kişilerin çalışma biçimiyle veya kariyer hedefleriyle çatışabilir. Geçmişte birçok otomasyon projelerinden rahatsız olan, işini kaybedeceğini düşünen çalışanlar, projelere engeller çıkarmışlar.
Elbette herkes kötü niyetli değildir. Bazen proje ekiplerindeki kişiler, iyi niyetli olarak rollerine uygun olan bazı konulara daha fazla önem verilmesini, daha dikkatli olunmasını isterler. Hatta projeyi o yöne doğru çekiştirirler. Sanki o konudaki çalışmaların yapılmasını, projede başarının sağlanması için yeterli ve tek koşul olarak düşünürler. Herkesin de böyle düşünmesini beklerler. Bir süre sonra her bir roldeki çalışan, projeyi kendilerinin ilgi alanlarına doğru çekmeye çalışırlar. Proje ana hedefinden çıkıp, sadece baskın birilerinin ilgi alanındaki çalışmaları gerçekleştirmeye odaklanılır. Proje ekiplerindeki kişiler bunu bazen bilmeyerek, bazen de kendi çıkarları doğrultusunda bilerek yaparlar. Proje yöneticisinin, projenin hangi yöne doğru çekiştirildiğinin farkına varıp, uyanık davranması gerekmektedir.
Proje ekiplerindeki yılanların en tehlikeli oldukları bir diğer konu ise bilgi güvenliğidir. Bazı çalışanlar, projelerdeki kritik bilgileri başkalarıyla paylaşabilirler. Bunun için firma bünyesinde ya da en azından proje seviyesinde yeterli bilgi güvenlik altyapısı kurulmalıdır. Bilgi güvenliği olarak sadece teknik bilgilerin paylaşılması düşünülmemelidir. Projenin o aşamadaki durumu, proje ekiplerinde kimlerin yer aldığı, müşteri bilgisi, projede yaşanılan aksaklıklar, proje bütçesi, takvimi, paydaşları gibi bilgilerin de paylaşılmaması önemlidir. Rakip firmaların proje hakkında elde edeceği ufak bir bilgi kırıntısı bile projeyi ve firmayı zor durumda bırakabilecektir. Bu nedenle, proje ekiplerindeki yılanların güvenlik açıklarından sızma girişimlerine engel olunmalı, gerekli güvenlik tedbirleri devreye alınmalıdır. Aksi halde en küçük ve göz ardı edilen bir yerden sızıntı olabilecektir.
Proje yöneticileri her zaman dikkatli olmalı, bilinçli veya bilinçsiz şekilde tartışmalara girmemelidir. Bazen bu tür tartışmalar ne projeye ne de kendisine fayda sağlayacaktır. Aksine projeler sekteye uğrayacaktır. Fazla iyi niyet ve saflıktan uzak durup, gerçekçi olmakta fayda vardır.
