Sakın dedikodu ağına takılmayın 

Nasıl ki sinekler, örümceklerin ördüğü ağa yakalanırsa; çalışanlar da benzer şekilde dedikodu ağına yakalanırlar. 🐝

Bazen terfi etmek, kıdem almak veya yönetici olmak için bu dedikodular sahipleri tarafından bilinçli olarak yayılırlar. Başkalarının kendi hedeflerine hizmet etmelerini isterler, sağlarlar.. 📢

Duyduğunuzu yayarak dedikodu ağına bir ilmek de siz eklemeyin ❗

 

KÜLYUTMAZ..

Hababam Sınıfı filmlerinde Ertuğrul Bilda tarafından canlandırılan “Külyutmaz Necmi” hocayı birçoğumuz çok iyi hatırlarız. Filmde kendi dersindeki sınavlarda öğrencilerin asla kopya çekemeyeceğini düşünür.  “Ben kül yutmam, dersimde kopya çektirmemmm” diye öğrencileri tehdit eder. Ancak bütün öğrenciler kopya çekmektedir o sırada. Tabii Kel Mahmut Hoca yine onları yakalar elbette. Külyutmaz Necmi Hocayı rencide etmeden kopya kağıdını alıp, saklar..

Sinemamızın en sevilen ve hemen hemen herkesin seyrettiği Hababam Sınıfı filmlerinde bazen gülerek, bazen hüzünlenerek izlediğimiz bu sahneler elbette güzel anılar saklıyor. Öğrencilik yıllarımızda, bizim de kopya çektirmediğini zanneden hocalarımız oldu. Bazıları zamanla acı gerçeği kanıksadılar. Bazıları ise beyhude bir teselli halinde bu iddialarına devam ettiler.

“Siz de külyutmaz mısınız?”

Pekala siz külyutmaz birisi misiniz? Yani sizi kimse kandıramaz ve aldatamaz mı? O kadar iddialı mısınız? Elbette hiç kimse kendisini kolay kandırabilen birisi olarak görmek istemez. Çoğumuz her şeyin farkında olduğunu ve kandırılmadığını söyleyecektir. Bu da doğal bir tepki.. Kimse gerçeği kabul etmez, inanmak istemez. Hayatımızın bir anında mutlaka aldanmışızdır, kandırılmışızdır ya da kandırılmaya müsaade etmişizdir. Yeter ki bu aldatılmanın etkisi yüksek olmasın. Aksi halde hayat boyu sürecek sıkıntılar yaşayabiliriz..

“Külyutmaz Yöneticiler! Kandırılıyorsunuz, evet aldatılıyorsunuz..”

İş hayatımızda da kendini külyutmaz olarak gören yöneticiler vardır. Kimisi üst düzey yönetici, kimisi ise daha alt seviyelerde yöneticiler. Onlar da kendilerinin asla aldatılamayacağını, asla kandırılamayacağını ve her şeyin farkında olduklarını söylerler. Ne yazık ki, o tür yöneticiler daha kolay kandırılıyorlar. Onları aldatmak, yanlış bilgilere inandırmak daha kolay ve daha basit..

“Kıvılcımlara takılıp, yangını göremeyen yönetici olmayın!..”

Sözde külyutmaz yöneticilerin en belirgin özelliği önemsiz noktalara takılıp, asıl sorunu görememektir.  Onlar ufak sorunların, sıkıntıların peşinde koşarken büyük resme bakamayan, büyük sıkıntıları göremeyen kişilerdir. Tüm enerjilerini küçük ve önemsiz hususlara harcadıkları için buzdağının altını görmeye, düşünmeye vakit ve enerji bulamazlar.

“Yöneticinizi nasıl kandırırsınız!..”

Aman, yanlış anlamayın, korkmayın kimseye tüyo vermeyeceğim elbette. Kimsenin yöneticisini aldatmasını da, sıkıntı yaşamasını da istemem. Amacım yöneticilerin nasıl kandırılabilecekleri konusunda dikkatlerini çekmektir. Dilerseniz bazı ipuçlarını paylaşayım:

• Renkli, bol grafikli sunumlar: Yöneticilerin kolay aldatılmasını sağlayan en güzel araçlar içi boş, anlamsız ve gerçeği örten cicili, bicili sunumlar yapmaktır. Bu sunumlarda dikkatler önemsiz sayılara,  grafiklere yönetilerek gerçekler gizlenir. Külyutmaz olduğunu düşünen yöneticiler bu grafiklerde ufak noktalara odaklanırlar ve asıl sorunları göremezler. Böylece hem bir yandan sorunların farkında olduğunu zannederler hem de kendilerini sorunları çözen kahramanlar olarak görürler.. Heyhat! Zavallı bir aldanma halindedirler.

• Her kademede filtreleme: Sorunlar her kademede filtrelenerek aktarılır. Böylece önemli sorunlar alt kademelerde ya gizlenir, ya da üstleri örtülür. En üst yönetime çıkana kadar her kademede bu yapılır. Yöneticilere asıl sorunlar iletilmediği için kendilerine aslında pek de önemli olmayan konular gelir. Onlar da kolayca çözümlendiği zaman yöneticiler kendilerini başarılı görürler. Ne yazık ki, alt kademelerde kazan kaynamaktadır ve patlamak üzeredir. Ancak kimse görmek istemez veya göstermek istemez!

• İlk gelen bilgiyi doğru kabul etme: Bazı yöneticiler kendilerine ilk ulaşan bilgiyi doğru olarak kabul ederler. Odasına ilk giren kişiyi dikkate alıp, karar verirler. Diğer alternatifleri veya fikirleri dinlemezler. Açıkçası manipülasyona açık durumdadırlar. Detaylı incelemeden veya konunun diğer taraflarını dinlemeden hızlıca aksiyon alarak yanlış kararlar verebilirler. Bu nedenle külyutmaz olan yöneticileri kandırmak istiyorsanız ilk siz harekete geçmelisiniz. İstediğiniz şekilde yönlendirdikten sonra kenara çekilin. O sizin istediğiniz şekilde kararlar alıp, uygulatacaktır. Başkaları farklı şeyler söylemeye çalışsa da dinlemeyecektir zaten..

• Bol dedikodu, az iş ve sürekli kulis faaliyeti: Külyutmaz yöneticileri kandırmanın bir yöntemi ise bol bol dedikodu yaymaktır. Birileri hakkında gerçek dışı iddialar gerçekmiş gibi anlatılıp, yayılması sağlanır. Bu dedikodular başkaları tarafından diğerlerine anlatılır, en sonunda yöneticilere kadar ulaşır. Külyutmaz yöneticiler de elbette bu dedikodulara inanır ve farkında olmadan yanlış yönlendirilirler. İş üretmek yerine dedikodu üretilirse, yöneticiler bir süre sonra dedikoduların peşinde koşmaktan işlerini yapamazlar. Bu arada sürekli kulis faaliyetleri de yapılacağı için yöneticilerin kandırılmaları daha da kolaylaşacaktır.

•  Astlarına mavi boncuk dağıtma: Bazı yöneticiler altında çalışan astlarına şirin görünmek için onlara sürekli mavi boncuk dağıtma derdine düşerler. Bunu gören diğer çalışanlar da farklı yöntemler kullanarak kendilerine de mavi boncuk verilmesini sağlarlar. Sonuçta yöneticiler astları ile sorun yaşamadan, şirinlik yaparak, etliye sütlüye dokunmadan işlerini idare etmeye çalışırlar. Elbette bu aşamada sürekli kandırılırlar. Ancak kendilerine kandırıldıklarını anlatamazsınız.

ÇÜNKÜ ONLAR KÜLYUTMAZLAR!.

 

BİZİM İNSANIMIZ..

Bizim insanımız böyledir işte:

** Proje ekipleri çay içerken, sigara içerken proje dışı konuları konuşup, geyik muhabbeti yaparlar. Projeyle ilgili konuları "toplantılarda" konuşurlar..

** Herkes başkasının yaptığı işi kendisinin daha iyi yapacağını düşünür. Hele ki bu proje yöneticiliği ise, herkes "üstad" kesilir. Buyur, gel otur koltuğa arkadaş!

** Herkes tarafından sevilen birisi olmak istiyorsan; proje yöneticiliği yapma! Dondurma sat veya şirkette başkalarının hakkında dedikodu yap!

**Her insan aynı değildir! Hatta her insan her gün bile aynı değildir! Hesabını insanın ruhiyetine göre değil, işin olması için yap!..

** Her gün birilerinin dedikodusuna laf yetiştirmeye çalışırsan; proje yöneticiliği yapmaya vaktin kalmaz! Bırak taşlar cebinde kalsın, işimiz şeytanları taşlamak değildir!..

İlet-işim

Proje Yönetiminde İletişim

Proje yöneticilerine konuşma imkanı verilse, tabiri caizse mikrofon uzatılsa, genellikle şöyle sözler söylerler: "Günümün çoğu iletişimle geçiyor, proje ekibimle konuşuyor, onları dinliyor, sürekli iletişim halinde işleri koordine ediyorum" gibi. Bazıları olaya biraz daha şiirsel yaklaşarak "Benim işim, iletişim" derler. Bu yazımda proje yöneticileri açısından iletişimin önemini, faydalarını ve dezavantajlarını farklı bir bakış açısında değerlendireceğim.

Klişe bir söyleyiş olsa da, iletişim elbette proje yöneticileri açısından çok önemlidir.  Literatürdeki bazı kaynaklara göre, proje yöneticisinin toplam mesaisinin %70 kadarının iletişimle geçtiği bildirilmektedir. Projelerin en önemli aktörleri, proje ekibinde yer alan insanlar olduğu için bir proje yöneticisinin ekibindeki tüm kişilerle, projedeki tüm paydaşlarla doğrudan veya dolaylı iletişim halinde olması beklenir, gereklidir. Projedeki iletişim sözlü ve yazılı olarak gerçekleştirilir. Sözlü iletişim ile yazılı iletişimin kendi içinde kuralları, temayülleri vardır. Bir proje yöneticisi, hem sözlü hem de yazılı iletişim konusunda yetenekli olmalı, iletişim aracını en güçlü haliyle kullanabilmelidir. Zaten farklı bir şey düşünülemez bile.

Proje yöneticisi, gününün büyük kısmını iletişimle (sözlü, yazılı) geçirdiğine göre projesini de iletişim kurarak yönetebilir diye düşünülebilir. Ülkemizde birçok yönetici, özellikle proje yöneticileri sözel iletişim üzerinden iş takibi, kontrolü ve planlaması yapmaktadır. Dolayısıyla ekibiyle sürekli konuşmak ihtiyacı hissetmektedirler. Bu iletişimler; kendi konumsal gücüne, ekip üzerindeki yaptırım argümanlarına ve iletişim kurduğu kişilerin pozisyonlarına göre bazen emir vermek, bazen rica etmek veya karşılıklı görüş alışverişi şeklinde gerçekleşmektedir. Ancak iletişim sanıldığı gibi proje yönetiminde her şey değildir.

Öncelikle iletişimin şekli, nasıl yapıldığı, kiminle iletişim kurulduğu, ne zaman gerektiği veya gerekmediği gibi hususlar bulunmaktadır. Proje yönetiminde iletişimin sadece salt samimiyete dayanmaması gereklidir. Sosyal hayatta kurulan ilişkilere, samimi sohbetlere, şakalaşmalara, eğlenceli muhabbetlere dayalı olarak yürütülen iletişim şekli proje yönetiminde her zaman etkili olmayabilir, hatta projeye zarar bile verebilir. Proje geliştirme süreci içerisinde, zamanında tamamlanması gereken işlerin samimiyete dayalı ilişkiler nedeniyle ertelenmesi, üstüne gidilmemesi, takip edilmemesi söz konusu olamaz. Kişisel ilişkilerin bozulmaması adına projede tamamlanması gereken işlerin yapılmamasına yol açacak toleranslar gösterilmemelidir. Dolayısıyla iletişimin dozajının, projenin sancılı geliştirme süreçlerine göre ayarlanması gereklidir.

Türk usulü proje yönetimi olarak yaygınlaştırılmaya çalışılan "Aslanım, koçum bu işi sen yaparsın, haydi göster kendini" gibi sözlerin etkisi anlık problemli durumlarda güçlüdür ancak tüm proje geliştirilmesi süreci boyunca etkili olmayacaktır. Böyle bir iletim şekli  yani amiyane tabirle "gaz verme" yöntemi proje yöneticisinin sürekli başvuracağı bir araç değildir. İletişim kurulmaya çalışılırken mobbing, dalga geçme, küçümseme, alaya alma, özel hayata girme gibi durumlardan da kaçınmak gereklidir. Önemli bir husus ise şirket içi dedikodulardır. İletişim kurulurken şirket içindeki dedikodulara, asılsız söylemlere girmekten proje yöneticileri özellikle uzak durmalıdırlar. Dedikoduları duymak, öğrenmek bir çok kişi için mutluluk verebilir. Ancak proje yöneticisinin kaynayan dedikodu kazanından uzak durmaması halinde kendisinin de dedikodulara malzeme olabileceğini düşünmesi önemlidir. Şirket içindeki dedikoduların, projelerin geliştirilmesinde hiçbir katkısı olmayacağını bilmesi ve buna göre davranması lazımdır. Proje ekibindeki birkaç kişiyi ilgilendirebilecek bir yalan haber karşısında tarafsız kalması, doğru ve kesin bilgi elde edilmediği sürece, iletişim adına olsa bile bu konulardaki sohbetlere girmemesi gereklidir. Dedikodu bir iletişim yöntemi değildir.

Kiminle ve nasıl iletişim kurulacağı da önemlidir. Projenin müşterisi ile ve diğer paydaşlarıyla profesyonel şekilde formal ve çoğunlukla yazılı bir iletişim kurulması gerekirken, proje ekibiyle de daha çok sözel iletişim kurulması gereklidir. Bu yöntemlerin yerinde kullanılmaması, karıştırılması ileride çözülmesi zor problemlere yol açacaktır. Benim işim iletişim diyen proje yöneticileri, bir süre sonra "bu benim ne illet işim!" diyeceklerdir.
 
Projelerde aslolan planlama, kontrol ve yürütme çalışmalarıdır. Planı olmayan, kontrol edilmeyen, doğru kaynaklar atanmadan yürütülmeye çalışılan projelerin, sadece iletişimle yönetilmesi mümkün değildir. Ekiple ne kadar samimi sohbetler, kişisel ilişkiler olsa da takvimi belli olmayan işlerin gerçekleştirilmesi zor olacaktır. Bu tür yönetim stillerinde hem proje ekibi hem de proje yöneticisi fazlasıyla yorulacaktır. Proje yöneticisinin, projeyi yönetirken alet çantasında  birçok alet bulunur. Bunlara örnek olarak proje yönetim yazılımları, tahminleme/kestirim yöntem ve araçları, kurumsal kaynak yönetim araçları, öğrenilmiş dersler, bütçeleme yöntemleri ve araçları, bilgi birikimi, sözlü ve yazılı iletişim, planlar, gereksinim elde etmeye yarayan araçlar, yöntemler ve prototip ürünler vb. gösterilebilir. Görüldüğü üzere iletişim bunlardan sadece bir tanesidir.

Son olarak; bir tamirci ustasının alet çantasında sadece bir tornavida ile tüm arızaları gidermesi mümkün değilken, benzer şekilde bir proje yöneticisinin de sadece iletişime dayalı bir proje yönetmesi de mümkün değildir. Kendilerinin güçlü iletişim yeteneklerine güvenen proje yöneticilerinin bir süre sonra işleri yürütebilmek için iletişim kurmak adına şekilden şekle, tipten tipe girmesi olasıdır..