Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-2
Önceki yazımızda başladığımız "Proje Yöneticisi ve Dokunduğu Fil(Proje)" konusunda yeni bir yazı ile devam ediyorum. Bu yazımızın ana konusu projelerde karşılaşılan engeller ve aşılması gereken duvarlardır. Yazı dizimizin konusunu oluşturan "Körler ve Fil" şiirinde John Godfrey Saxe şöyle yazmıştı:
Birincisi file yaklaştı
Ve rastlantı sonucu yaslanınca
Onun güçlü ve geniş gövdesine karşı
Bağırmaya başladı:
“Aman Tanrım! Fakat bu fil
Tıpkı bir duvar gibi.”
Elbette hemen "Duvar" ören ekip üyelerinin bu davranışlarını kötümser bir bakış açısıyla değerlendirmemek gerekir. Aslında bir kısmının tepkilerinin temelinde, projenin başında hızlanmak adına atlanan, önemsiz gibi görünen hususların dikkate alınmaması yatmaktadır. Projeye hızlı bir başlangıç yapmak, tabiri caizse gaza basmak ve bir an evvel bir şeyleri ortaya çıkarmak her proje yöneticisinin hayalidir. Çünkü daha alınacak çok yol vardır ve bir şeyleri hızlıca halletmek ve diğer işlere başlamak ne de güzel olur.. Ama zaman içinde duvar(lar)a toslanılır.. Proje ekibindekiler çeşitli gerekçeler nedeniyle duvarlarını örmeye başlamışlardır. Her geçen zaman içinde bu duvarlara birer birer tuğlalar (mazeretler, sorunlar, kaprisler, zorluklar) örülür.
Proje yöneticisinin her bir duvarı yıkmak, üstünden atlamak veya duvarlar arasında delikler açmak için yeterince zamanı, gücü ve enerjisi olamayabilir. Öyle ya! Ekip içindekilerin ördükleri duvarların yükseklikleri, kalınlıkları ve malzemeleri farklı farklı olacaktır. Hepsinin üstesinden gelmeye çalışırken, projenin asıl işlerine odaklanmakta zorlanacaktır. Ayrıca bir duvar yıkılırken başka bir ekip üyesi başka bir duvar daha örmeye başlamış olabilir. Elbette bu durumda olanlar sadece proje yöneticisi değildir . Projede henüz heyecanını yitirmemiş, hızlıca bir şeyler yapmaya çalışan diğer çalışanlar da bu duvarlarla karşılaşacaktır.
Projede örülen duvarlarla yaşamak mümkün değildir. Duvarları yıkmak da mümkün olamadığına göre en kolay çözüm duvarların örülmesini baştan önlemektir. Bunun için anahtar soru şudur:"Ne İstiyorsun?" Projede duvar örenlere karşı uygulanacak yöntem; proje kapsamında ne yapmak istediklerini sormaktır.
Proje sponsorunun projeden beklentisi elbette projenin zamanında tamamlanıp, proje kapsamındaki hak edişin veya ödemenin yapılması olacaktır. Bundan başka bir beklentisinin olması mümkün değildir. Proje yöneticisinin beklentisi ise verilen kaynakları kullanarak, proje bütçesi ve zamanı içinde çalışmaları tamamlamak ve gereksinimleri karşılamaktır. Bunda da bir gariplik yoktur. Ancak ya diğer ekip üyeleri?!
Diğer proje ekibindekilerin de projeden tek beklentileri; "Verilen kaynakları kullanarak, proje bütçesi ve zamanı içinde çalışmaları tamamlamak ve gereksinimleri karşılamak mıdır?". Bazıları için belki geçerli olabilir ancak çoğunun böyle bir beklentisi, derdi ve amacı yoktur! Evet, proje yöneticileri açısından zor bir durum olsa da, diğer ekip üyelerinin onlar kadar projenin riskleri, hususlarıyla ilgisi yoktur, olamayacaktır..
Pekala, ne yapmalı?!
Proje ekibindekilere projenin başında "Bu projede ne yapmak istiyorsunuz?" sorusu ile projedeki işleri kapsamında "kendi projelerini" yaratmalarını sağlamak gerekmektedir. Asıl proje kapsamında tamamlanması gereken işlerin dışına çıkmamak koşulu ile; örneğin bir yazılım geliştirici açısından "kendisinin en iyi yazılım mimarisini oluşturma" projesini yaratmasını sağlamak gerekir. Aynı şekilde bir test sorumlusu açısından "kendisinin en iyi sistem performansını sınama" projesini; analistin "şu alandaki kavramlara hakim olma, deneyim edinme" projesini; kalite sorumlusunun "şu şu standartları projede uygulayabilme ve süreçleri oluşturabilme" projesini yaratmasını sağlamaktır.
Proje ekipleri, proje içinde kendi projelerini yarattıkları sürece duvar örmeyi bırakacaklardır. Duvar örmek için harcayacakları zamanı, enerjiyi ve gücü kendi projelerine ayıracaklardır. Böylece asıl projedeki engeller de ortadan kalkacaktır.
Son olarak; projede duvar ören ekip üyelerine olumsuz yaklaşmadan, projeden ne istediklerini ortaya çıkarmak ve proje kapsamında kendi projelerini yaratmaları sağlanmalıdır!
