İŞTE HALEP İŞTE ARŞIN

İnsanoğlu tarih boyunca hep bir şeyleri karşılaştırmak istemiştir. Büyük ile küçük, az ile çok, uzak ile yakın gibi değerleri tespit edip, karşılaştırmaya çalışmıştır. Bunu yapabilmenin en iyi yolu ise değeri, miktarı, büyüklüğü ölçmektir. Ölçme işlemi için ortak karşılaştırma yapabileceğimiz "birimi" tespit etmek de gereklidir. Neyle neyi karşılaştıracağımız ve bunu hangi birimle ifade edeceğimiz önemlidir. İnsanoğlu bu nedenle ölçüm birimleri üretmiştir. İlk zamanlarda karış, kulaç, ayak, dirhem, endaze, arşın vb gibi sabit değeri olmayan ancak yaklaşık olarak karşılaştırmaya yarayan ölçme birimlerini kullanmışlardır. Bunlar ölçümü yapan kişiye göre değişmektedir. Yakın zamanda ise kişilerden bağımsız, değişmeyen evrensel standart ölçü birimleri olan metre, kilogram vb kullanılmaya başlanmıştır.

Projelerimizde de bir şeyleri karşılaştırmak isteriz. "Bir şeye (dayanağa) göre, diğer bir şeyin değişimini" ölçmek isteriz. Ölçmeden karar vermek kolay değildir. Değişimin yani sapmanın, pozitif ve negatif yönde kabul edilebilir değer aralığında olup olmadığını anlayabilmek önemlidir. Çünkü sapmanın büyüklüğüne göre harekete geçip, geçmemeye karar verilecektir.

Bunlar çok güzel tanımlar ve ifadeler.. Ancak projelerimizde ölçmek kolay bir iş midir?

Dilerseniz buna bir fıkra ile cevap vereyim: Nasreddin Hoca'yı denemek isteyen biri "Dünyanın ortası neresidir?" diye sorar. Hoca, "Eşeğimin sağ arka ayağını bastığı yerdir" der. Sorunun sahibi, bu cevaba inanmayarak "Nereden biliyorsun?" deyince, Hoca gülümseyerek "İnanmıyorsan ölç" karşılığını verir. Kolaysa, buyur ölç!

Projede ölçümleme yapabilmek için ilk sorulan soru genelde şu şekilde olmaktadır : Neyi ölçmeliyiz? Hangi metriklere göre ölçümleme yapmalıyız?

Bu sorulara verilecek yetersiz ve eksik cevaplar, doğrudan proje yönetiminin düzeltici etkinlik planlamasını etkileyecektir. Bu durumda sergilenen kolaycı yaklaşım genellikle ölçümleme ihtiyacı duyulduğu andan itibaren metrikleri belirlemektir. Proje yönetimi aktivitelerinin büyük bir kısmı anlık olmayan, süreklilik gösteren aktiviteler olduğu için ölçümlemeye başlanıldığı anda tanımlanan metrikler, geçmişe yönelik veri içermeyeceğinden eksik değerlendirmelere yol açacaktır. Ölçümleme metriklerinin projenin başlangıcında planlanarak ölçümleme planında belirtilmesi gereklidir. Bu plana uygun olarak hazırlanacak belli periyotlardaki ölçümleme raporları ile projenin gidişatı kontrol altına alınacaktır.

Projelerde ölçümleme kapsamında yapılması gereken 4 ana çalışma vardır:
-Bilgi ihtiyaçlarının tanımlanması
-Ölçümleme ve analiz yöntemlerinin tanımlanması
-Verilerin toplanması, depolanması, analiz edilmesi ve raporlama
-Sonuçlara göre düzeltici etkinliklerin planlanması

Süreç bazlı düşünüldüğü zaman her şey mükemmel.

Proje yönetimiyle ilgili sunum yapıyorsanız, sunumda "metrik, süreç, analiz, performans, gösterge, stratejik hedef vb" kelimeleri kullanırsanız emin olun birçok kişi sizin önemli bir şeylerden bahsettiğinizi düşünecektir. Üstelik bunlara ek olarak "KPI (Key Performans Index), EV (Earned Value), SPI (Schedule Performans Index), CPI (Cost Performance Index), ROI (Return On Investment)" gibi kısaltmalardan da bahsederseniz, o sunumunuz ayakta alkışlanır. Bu nedenle, ölçümleme ilgili tanımlara ve terimlere hakim olmak sizi ön plana çıkarır.

Buraya kadar hepsi iyi ve güzel. Ancak işte size projelerde ölçümleme faaliyetleri ile ilgili can sıkıcı sorular:
-Gerçekten o bilgiye ihtiyacımız var mı?
-Ölçümleme yöntemimiz verimli mi?
-Veriyi doğru topladık mı? Doğru veriyi topladık mı?
-Veriyi kim analiz etti? Kime raporlandı?
-Gerçekten düzeltici etkinlik yapmak istiyor muyuz?

Bu sorulara samimi cevaplar verildiği zaman projelerimizde "ölçme" konusunda ne durumda olduğumuzu net görürüz.

Ne yazık ki, ülkemizde birçok şey gibi "ölçme" konusunda da -mış gibi davranıyoruz. Ölçüyormuş, ölçmek istiyormuşuz gibi yaklaşıyoruz. Öncelikle bilgi ihtiyaçlarımız, stratejik hedeflerimizle tutarlı değil. Bir firmada ölçülen metrikler arasında "dokümanın sayfa sayısı" ve "dokümanın revizyon sayısı" gibi ölçülen veriler bulunuyordu. Bunlar hangi stratejik hedefe ulaşılmasını sağlayabilir? Projedeki kalite bulgularının sayısı önemli bir metriktir ancak bir kişinin açtığı bulguların sayısını ölçmenin amacı ne olabilir?

Veri toplama ve ölçme yönteminin verimliliği de çok önemli. Birkaç kişinin günlerce, haftalarca veri toplayıp, analiz etmeye çalıştığı yerler gördüm. Excel dosyalarından verileri, başka excel dosyalarına aktararak raporlar hazırlanmaya çalışılıyordu. Hani verimlilik?! Yoksa sırf ölçümleme yapmak maksadıyla birilerinin mesailerinin doldurulması mı amaçlanmıştır?

Verileri topladık, analize ettik ve raporladık. Sıra geldi düzeltici etkinlikler gerçekleştirmeye. Ne de zor bir karar aşamasıdır.. Can sıkıcıdır, cesaret ister, kararlılık ister, niyet ister, bazen yatırım ister, para ister, kaynak istihdamı ister. Sihirli formülü yoktur, dokununca her şey düzeltilmiş olamaz. Hatta bazen daha da kötüye gitmesine sebep olur. İşte bu nedenlerden dolayı, her şey raporlarda kalır ve raflara kaldırılır. Soran olursa, raporlar açılır ve "bakın biz çok güzel ölçtük ve raporladık" denilir.

"Projenizi Titanic gemisi gibi düşünürseniz; ölçme ve analiz çalışmaları ise onu batıracak olan buzdağı gibidir. Çünkü görünenin altında çok büyük riskler ve tehlikeli sonuçlar yatar."

İşte böyle, o zaman son olarak ne diyelim: "İşte Halep, işte arşın, ölç ölçebilirsen!"
 

ÜÇ HARFLİLER

“Destur, aman dikkat edelim yoksa musallat olurlar!”

İslam inancına göre görülemeyen ancak varlığına inanılan varlıklar vardır. Bunlardan birisi de cinlerdir. Kutsal kitapta bunlarla ilgili sure ve ayetler yer almaktadır. Amacım elbette cinler hakkında dini bilgiler vermek değildir. Bu konularda yeterli bilgim yok ve haddime de değil.

Cinlerin insanların işlerine karıştığı ve onları rahatsız ettiğine inanılır. Cinlerin ismi anıldığı zaman ortama geldikleri ve insanlara kötü niyetle yaklaştıkları, diğer bir ifade ile musallat oldukları düşünülür. Bu nedenle onlardan bahsedileceği zaman “cin” kelimesi yerine üç harfliler denilir. Bu inancı değerlendirmek ve eleştirmek kapsamımızın dışında bir konudur, girmeyeceğim.

Dilimizde de cinlerle ilgili birçok atasözü ve deyim bulunmaktadır. “Cin çarpması”, “Cin gibi olmak”, “cinler cirit/top oynuyor”, “cin çarpmışa dönmek”, “cin olmadan şeytan çarpmak”, “cini tutmak”, “cinleri tepesine çıkmak” bunlardan bazılarıdır.

Toplumumuz genel anlamda cinlerden korkmuştur ve kimi korunma ritüelleri geliştirmiştir. Kur’an’dan bazı surelerin ve ayetlerin okunması, muska takılması, tütsüler yakılması, belli mekanlara girerken dua okunması vs.. Ancak şu bir gerçektir ki, kimi psikolojik rahatsızlıkların gerekçeleri cinlere bağlanılarak asıl tıbbi tedaviden uzak kalınmıştır ve sonuçları daha da kötü olmuştur.

Benim burada asıl değinmek istediğim kavram şudur: ”İşyerlerindeki ÜÇ HARFLİLER” (*)

Bunlar hepimizin bildiği üzere CxO şeklinde ünvanlara sahip yöneticilerdir. Bu yöneticilerin de ortamda pek ismi anılmaz, ismi geçince korkulur, tedirgin olunur. Çoğu kez cinler gibi görünmezler ama tüm çalışanlar üzerinde etkileri vardır. Mesela bir toplantıda “CEO’muzun bu yılki hedefi gelirlerimizi …” diye birisi cümleye başladığı anda herkes tedirgin bir şekilde dikkat kesilirler. Toplantı boyunca not defterinde karalama yapanlar kalemi kağıdı bırakırlar, cep telefonlarıyla oynayanlar hemen ekranı kapatıp telefonu bırakırlar, koltuğuna yayılmış kıdemli çalışanlar hemen doğrulur ve dik bir şekilde otururlar, bazıları neredeyse ceketini iliklemeye bile çalışırlar. Hafta sonu için plan yapan yeni mezun çalışanlar zam sürprizi duyma umuduyla kendine gelir ve ne söyleneceğini beklemeye başlar. Birbirleriyle konuşanlar susarlar ve ortalık sessizleşir. Sanki tanrıdan vahiy geliyormuşçasına herkes tam bir teslimiyetle, hûşû içinde dinleme moduna geçerler.

Tıpkı cinler gibi şirketlerimizde de üç harfli ünvanlara sahip yöneticilerden de korkulur. CxO’dan bir email gelse kimsenin açmaya, okumaya cesareti olmaz. Bazı kişilerin dizlerinin bağı çözülür, sesi kısılır, ter boşanır. Neredeyse, “destur, haşa huzurdan” diyerek besmeleyle emaili açar ve okur. CxO telefonla aradıysa, açıp açmamakta tereddüt edilir. Telefonda kekeleyerek, “tabii efendim, haklısınız efendim” diye cevaplar verilir. Kimsenin üç harflileri anmaya veya ağzına almaya cesareti olmaz.

CxO büyük ünvanlardır. Bu nedenle, çoğu yeni kurulan firmalarda hemen CEO ve CTO kartvizitleri hazırlanmaktadır. Genelde şirketin finansmanını sağlayan ancak teknik konularla ilgisi olmayan ortağı CEO oluyor. İşletmeye paradan çok teknik birikimini yatıran ortak da CTO oluyor. Muhasebe işleriyle uğraşan da CFO oluyor. Geriye kalanlar da diğer ünvanları paylaşıyorlar.

Bir de “CxO olmadan, çalışanları çarpmaya” çalışanlar vardır. Bunlar kendilerini CxO gibi göstermeye çalışarak insanları etkilemeye, onlar üzerinde baskı kurmaya yeltenirler. Çoğu kez konuşmalarına “ben CxO olsam var ya..”, “benim o kadar yetkim olsa, neler neler yaparım” gibi cümlelerle başlarlar. Bu tipler genelde emeklilik zamanlarında da ülke kurtarma sohbetleri yaparak devam ederler.

Sonuç olarak, çalışma hayatında herkesin bir rolü ve sorumluluğu var. İster üç harfli, isterse beş, altı, yedi harfli ünvanlar olsun herkesin üzerinde taşıdığı ağır yükler ve başarılması gereken hedefler var. Sürekli başarı için de her rolün kendilerinden beklenileni gerçekleştirmesi gerekmektedir.

Neyse, fazla uzatmadan ve çarpılmadan yazımızı bitirelim.

Sözümüz meclisten dışarı. Hasb-i hâl eyledik.

Sürç-i lisan etmişsem, affola. Vesselam.

 

(*): Üç harfliler (CxO) kavramını yazar Hülya Mutlu’nun verdiği bir eğitimden aldım. (https://hulyamutlu.com/)

 

Sn. AHMET ÇAVUŞOĞLU ANISINA, SAYGIYLA

 Sn. AHMET ÇAVUŞOĞLU ANISINA

Karel Elektronik'te birlikte geliştirdiğimiz bir çok savunma sanayi projelerimizin sistem mimarı, teknik liderimiz Sn.Ahmet Çavuşoğlu'nun aramızdan çok erken ayrılışının 2. yıldönümünde kendisini özlemle ve saygıyla anıyorum.

Ahmet Bey, benim proje yöneticiliği yolculuğumun başlamasının öncüsüydü. KAREL'de henüz ilk yılımı doldurduğum günlerde, yeni başlayacak olan büyük bir savunma sanayi projesi için proje yöneticisi olarak beni önermişti. Proje yöneticiliğinde tecrübem yoktu, elektronik ve mekanik disiplinlerde bilgim bulunmuyordu, teknik birikimim yoktu. Bütün bunlara rağmen benim proje yöneticiliği yapabileceğime inanmıştı. Zorlu yola, zorlu bir proje ile başlamıştık.

Sonraki yıllarda birçok projede birlikte çalıştık. Bazen birbirimizle çatıştık, anlaşamadık, zorlandık ama her zaman projelerimizin başarısını düşündük.

Ahmet Bey, inandığı doğruları sonuna kadar savunan, ikna etmek için saatlerce mücadele veren, çözümü anlatmak için neredeyse dil döken, gerçek anlamda bir mühendisti.

Kendisi bir projemizde TEYDEB teşvik desteği almak için dört saat proje hakemi hocamıza, projemizin neden desteklenmesi gerektiğini ikna etmek için hiç mola vermeden anlatmıştı. Bu sayede yurtdışında ve ülkemizde halen kullanılan taktik saha askeri telefon santrali ürününün desteği alınmıştı.

Yaşadığı rahatsızlıklar nedeniyle fiziksel zorluklar çekmesine rağmen, bir projemiz kapsamında Çubuk ilçesinin köyünde arazideki çalışmalara katılmıştık. Çünkü projeye, ürüne inancı tamdı ve bunun gerçekleşmesi için mücadele ediyorduk.

Karşısındaki kişinin yaşı, tecrübesi ve kıdemi ne olursa olsun konuyu anlatıp, geliştirdiği sistem çözümü için tüm detayları aktarırdı. En saçma soruları bile cevaplamaktan yorulmazdı, imtina etmezdi. Çünkü tutkuluydu ve tüm ekibin bu çözüme inanması gerekliydi.

Vefatından birkaç gün öncesinde bile saatlerce telefonda kendisiyle projemizle ilgili çözümleri tartışıyorduk. Çoğu kez benim "ama Ahmet Bey ..." diye başladığım cümlelere "bak Kasım, şöyle şöyle olacak ..." diye devam ederdi. 

Bir gün kendisine kan ihtiyacı ortaya çıkmıştı. Aynı kan grubundan olduğumuz için, pandeminin en zorlu günlerinin yaşandığı zamanda kan vermeye gitmiştim. Bir sebepten dolayı kan bağışında bulunamamıştım. Keşke kanımı verebilseydim, kendisine teşekkürümün belki ufak bir karşılığı olacaktı. Olmadı, üzülmüştüm. Ama bugün olsa yine tekrar şansımı denerdim, zorlardım.

Ahmet Bey,

Gözünüz arkada kalmasın. Geliştirdiğiniz sistem çözümleri ülkemizde ve yurtdışında halen kullanılmaya devam ediyor, edecek. Keşke birlikte daha nice önemli ve büyük projeler geliştirseydik. Keşke yine bu tutkuyu beraber yüceltseydik..

Yine de her şey için çok teşekkürler, iyi ki vardınız, iyi ki birlikte çalıştık. Her şey için minnettarım..

Saygılarımla.

 

UYDUM HAZIR OLAN TASARIMA

Başlığı görenlerin içlerinden “buyrun cenaze namazına” dediğini hissedebiliyorum. Müslümanlar toplu halde (cemaatle) ibadet ettikleri zamanlarda din görevlisinin hareketlerine uymak amacıyla (riayet etmesi) “uydum hazır olan imama” diyerek ibadetlerine başlarlar.

Projelerde de belli zamanlarda toplu faaliyetlerimiz olur. Açılış toplantısı, teknik toplantılar, müşteri ile değerlendirme toplantıları, haftalık ilerleme toplantıları vs vs.. Toplanmak için birçok sebebimiz var! Genelde toplantıları pek severiz ancak bir toplantı var ki, ondan pek hoşlanmayız: Gözden Geçirme Toplantıları..

Proje çıktılarını gözden geçirme (review) çalışmaları önemli süreçlerden birisidir. Uzun bir çalışmanın sonucunda ortaya çıkan iş ürünü (work product) diğer proje ekibi üyeleri tarafından incelenir ve kontrol edilir. Bu anlamla, iş ürününün kalitesini arttırması nedeniyle oldukça kıymetli ve faydalı bir çalışmadır. Geçmiş yıllarda bir arkadaşım bu sürece “Görmezden Gelme” süreci demişti. Gerçekten bazen öyle bir aşamaya gelinir ki, herkes bulguları görmezden gelmeye başlar, sessiz kalırlar.. Bence bir diğer adı da “Görüp de Görmeme” sürecidir.

Her kurumun gözden geçirme faaliyetleri için uyguladıkları süreçler farklılık göstermektedir. Ancak temel amaç, iş ürününün başkası tarafından kontrol edilmesidir. Bazı kurumlar süreci hızlandırmak için eşli gözden geçirme (peer review) uygulamaktadır. Basit ve hızlı bir gözden geçirme faaliyetidir. Birbirine eşlenik ve hemen hemen aynı seviyede iki kişinin birlikte yaptıkları kontrollerdir. Hızlı olmasına rağmen kontrolü yapan kişilerin yetkinliklerine ve dikkatlerine dayandığı için bazen yetersiz kalabilir.

Diğer bir gözden geçirme yöntemi ise uzman (expert) değerlendirmeleridir. Bu yöntemde, kurumdaki en deneyimli ve kıdemli kişi tarafından çıktılar incelenir. Eşli biçimde yapılmaz. Uzman kişi iş ürününü kendi kontrol kriterlerine göre değerlendirir ve ortaya çıkan bulguların mutlaka düzeltilmesini ister. Eğer değerlendiren kişi gerçekten yetkin ise süreç hızlı ve kaliteli biçimde ilerleyecektir. Ancak ülkemizde herkesin her konuda uzman olduğunu iddia ettiği bir ortamda, gerçek uzmanları bulmak pek de kolay değildir.

Şirketlerde en çok uygulanan gözden geçirme yöntemi ise ilgililerin katıldıkları toplantılardır. Bu toplantılarda iş ürünü sahibi önce ekibe bilgilendirme yapar. Ekip içerisindeki kişiler de toplantı süresince gözlemlerini paylaşarak, bulguları ortaya koyar. İş ürünü sahibi tarafından da uygun görülen bulgular düzeltilmek için not alınır. Bu tür gözden geçirme faaliyetlerinde arka arkaya birkaç kez toplanılması gerekebilir. Her toplantıda yeni bulgular çıkar ve süreç döngüye girer. En sonunda herkes açısından iş ürünü olgunlaşmış ise süreç tamamlanır. Birden fazla göz tarafından incelendiği için bulguların tespiti açısından faydalıdır. Ancak sürecin uzaması durumunda ana hedeften uzaklaşmak durumu olabilmektedir.

Son bir yöntem ise, resmi (formal) gözden geçirme sürecidir. Bu yöntemde, iş ürünü sahibi önceden hazırlanmış olan kontrol listesine göre kendi kontrolünü yapar ve bulgularını tespit eder. Sonra iş ürünü hakkında ekibi bilgilendirir. Bu bilgilendirmeden sonra proje ekibi aynı kontrol listesini kullanarak kendi gözden geçirmelerini yaparlar ve bulgularını kaydederler. Tüm bulgular ekipten toplandıktan sonra ortaya çıkan bulguların değerlendirildiği bir toplantı yapılır. Uygun bulunan kayıtlar için aksiyon belirlenir ve bulgu kaydı açılır. Bulgular kapatılana kadar süreç devam eder. Tüm bulgular kapatıldığı zaman çalışma tamamlanır. En ideal gözden geçirme yöntemi olmasına rağmen uzun zaman alır ve birçok iş yükü oluşturur.

Tüm gözden geçirme faaliyetlerinde iş ürününe odaklanılması beklenir. Ancak ne yazık ki, her zaman bu kadar iyi niyetli bir süreç işletilemez. Genelde ekip içerisindeki sesi fazla çıkan ve uzman(!) olan kişiler çalışmayı sabote etmeye çalışırlar. Onların bulgularının üstüne bulgu bulmak, sözlerinin üstüne söz söylemek, tavırlarının üstüne tavır sergilemek kolay değildir. Onlar tıpkı bir “imam” gibi iş ürününün başına geçer ve diğer ekip üyelerinin de kendilerine uymasını talep ederler. Herkesin aynı şekilde hareket etmesini beklerler. “Uydum hazır olan tasarıma!” diyerek sürece başlarlar. Eee haliyle de gözden geçirme süreci, “buyrun cenaze namazına” diyerek bitirilir..

Ardından tasarım toprağa verilir, ekip ortamdan dağılır. Proje yöneticisi de ağıt yakar!

Sonra tasarım çöpe atılır, her şeye baştan başlanılır. Yeni tasarım için süreç tekrar başlar ve yeni çukurlar kazılır, doldurulur..
Haydi o zaman diyelim, “Allah rahmet eylesin!”..