ÖĞRENİLMİŞ DERTLER
Yazının başlığında bir hata yok. Evet, öğrenilmiş dertlerimizden bahsedeceğim.
İş hayatımızda her gün yeni bir şeyle karşılaşıyoruz ve yeni şeyler öğreniyoruz. Proje yöneticisi olarak aldığımız riskler, yaşadığımız sorunlar ve karşılaştığımız zorluklar nedeniyle belki de daha çok şey öğrenme imkanımız oluyor. Her projede yaşanılan sorunlar sonrasında bulduğumuz çözümleri ve geliştirdiğimiz yöntemleri sonraki projelerimizde yaşamamak için aktarmamız istenir.
Çok güzel ama, neden her projede aynı şeyleri tekrar tekrar yaşıyoruz o zaman!..
“Tekerleği yeniden bulmak” ya da “Amerika’yı yeniden keşfetmek” sözlerini birçok kez duymuşuzdur. Aynı/benzer sorunlar için her zaman tekrar tekrar aynı eforu harcayarak çözümler bulmaya çalışıyoruz. Ancak hiç kimse bunu diğerlerine anlatmıyor, aktarmıyor. Kurumlardaki süreçlerde ve kalite standartlarında/modellerinde “öğrenilmiş derslerin (lessons learned) kayıt altına alınması ve aktarılması” yer alır. İş uygulamaya gelince, unutulur gider..
Aslında öğrenilmiş derslerle ilgili ele alınması gereken 3 ana konu vardır. Bunlar öğrenilmiş derslerin;
- Niteliği, uygunluğu,
- Kayıt altına alınması,
- Teşviki ve ödüllendirilmesidir
Niteliği, uygunluğu: Yıllar önce bir firmada çalışanlardan yaşadıkları sorunlardan elde ettikleri kazanımlar ve öğrenilmiş dersleri paylaşılması istenilmişti. Her çalışan için bu zorunlu kılınmıştı. Sonuçta paylaşılan – sözde – öğrenilmiş dersler tam bir fiyaskoydu! Çok basit bir Google sorgulaması ile erişilebilecek yazılım kodlarını ve tasarım yöntemlerini öğrenilmiş ders olarak yazmışlardı. Hatta bir kitaptan koskoca sayfaları kopyalayıp, paylaşanlar vardı. Öğrenilmiş dersler ve kazanımlar bir konuda nokta atışı seviyesinde atomik içerikte olması gerekiyordu. Yani “şu konuda şöyle bir durumla karşılaşılırsa, şu yapılmalıdır” gibi çok spesifik ve özgün olmalıdır. Evet, “hap” gibi olmalıdır. Esasen, rahatsızlık yaşayan birisinin derdini çözecek seviyede hap gibi çözüm üretmelidir. Aksi halde, sayfalarca kitabın okunmasını gerektirecekse anlamı yoktur.
Kayıt altına alınması: Yaşanılan zorluklar karşısında bulunan çözümü başkalarıyla paylaşmak pek istenilen bir davranış değildir. Öyle ya, saatlerce uğraşılan bir çözüme başkalarının çaba harcamadan erişmesi biraz kolaycılık olarak görülür. “Ben uğraştıysam, başkaları da uğraşsın” anlayışı vardır. Ancak başkaları istemese de kurum içinde elde edilen kazanımların kaydedilmesi önemlidir. Kayıt denilince hemen herkesin aklına bir doküman yazmak gelmektedir. Sorunu ve çözümü yazan bir sayfalık bir doküman hazırlandığı zaman her şey tamamlanmış olur sanki.. Ne yazık ki o belgeler kaybolup, giderler. Ya da ulaşılması zor bir yerlerde kalır. Bu nedenle, öğrenilmiş derslerin ve kazanımların üzerinde sorgulama yapılabilecek bir veritabanında ve uygulama ile erişilebilecek bir ortamda tutulması gerekmektedir. Anahtar kelimeler ve konu başlığı ile kolayca erişilebilir olması da önemlidir.
Teşviki ve ödüllendirilmesi: Öğrenilmiş derslerin paylaşılması teşvik edilmeli ve faydalanılan her bir kazanım ödüllendirilmelidir. İyi, güzel ancak bu nasıl olacak? Örneğin faydalanılan her kayıt için puan verilmesi sağlanabilir. En yüksek puana sahip kazanımı sağlayan kişiye ödül verilebilir, duyurusu yapılarak teşekkür edilebilir vs. Bunlar küçük ancak önemli teşviklerdir.
Küçük bir fıkra ile bitireyim. Adamın birisine idam sehpasında, boynuna ip geçirilmiş haldeyken sormuşlar: ”Son kez ne söylemek istersin?” demişler. Adam da “Bu bana bir ders oldu” demiş..
