Dominant-Resesif

Dominant-Resesif

Geçmiş yıllarda yazdığım bir yazıyı tekrar paylaşmak istedim. Projede gereksinimleri yönetmek konusunda esprili bir senaryo içermektedir.

                     

Gereksinimleri elde ederken hem müşterinin hem de projeyi geliştiren ekibin uzlaşması en önemli bir beklentidir. Her iki tarafın da kazançlı çıktığı (win-win) ve mutlu oldukları bir durum, hem istenilen hem de çoğu zaman ütopik olan bir durumdur. Her ne kadar herkes kendisinin ödün verdiğini savunsa da bir taraf çoğunlukla baskın çıkmaktadır. Bu baskın olma durumuna çeşitli faktörler neden olur.

Birinde müşterinin, diğerinde ise analistin baskın olduğu iki hikaye ile olayı senaryolaştırdım.

Senaryo 1:

Toplantı başlamıştır ve müşteri tarafındaki Bay Dominant ile analistimiz Bay Resesif bir modülün ekran prototipleri üzerinde tartışmaktadırlar.

Bay Resesif rica eder bir tavırla:"Efendim, bu gereksinimi sisteme ekleyemeyiz, kaldıralım, ne dersiniz"

Bay Dominant:"yok yok kalsın"

Bay Resesif: "Ama o zaman kapsam genişliyor"

Bay Dominant: "Fazladan bunu da yapsanız ne olur canim"

Bay Resesif: "Efendim, gecen gün de başka bir gereksinim için ayni şeyi demiştiniz ama"

Bay Dominant: "Hatırladım, ama bu bizim için çok önemli"

Bay Resesif: "Sayın Bay Dominant, bu bize en az bir aylık iş demektir"

Bay Dominant: "Yaparsınız canim yaparsınız, senin yöneticin kimdi, istersen telefonunu ver de ona da anlatayım" -Burada Bay Dominant gözdağı vermektedir, aba altından sopa gösteriyor-

Bay Resesif: "Yöneticim de bunu kabul etmeyecektir, efendim"

Bay Dominant: "Kardeşim siz nasıl firmasınız, bundan öncekiler bizim her dediğimizi yapardı, bunu da siz yapacaksınız" -Aslında bundan önceki firmaya da ayni yöntemi uygulamışlardı da, paçalarını zor kurtarmışlardı-

Bay Resesif: "Olmaz efendim, size söz veremeyiz, bu şartnamede yoktu"

Bay Dominant:"Bu olmazsa ben bu sistemi kullanmam"

Bay Resesif: ???

Bay Dominant:"Sizden de bir şey istenmiyor, her şeye hayır, hayır"

Bay Resesif: ???

Bay Dominant:"Alin sisteminizi, sökün götürün, bu ne ya!"

Bay Resesif: "Bay Dominant, şey efendim"

Bay Dominant bu sırada sekreteri arayarak "kızım bana XXXX firmasından Emirkulu Derhal Bey'i bağlasana" der...

Sonuç bellidir, Bay Dominant'in istediği olmuştur.

Senaryo 2:

Toplantı başlamıştır ve müşteri tarafındaki Bayan Sinik ile analistimiz Bayan Lafebesi bir raporun görüntüsü üzerinde tartışmaktadırlar.

Bayan Sinik: "Lafebesi Hanım, su sütunun altına toplamları da yazdıralım mı?"

Bayan Lafebesi:"Ama onlar ayni cinsten değil, onları toplamak için ayrı bir prosicir yazmak lazım, eskuel içinde hem kaunt etmek gerek hem de sam yazacağım,...."

Bayan Sinik araya girerek "Lafebesi Hanım, onların hepsi para cinsinden, altı üstü toplama yapılmayacak mı?"

Bayan Lafebesi:"olsun ama bir bilseniz ne kadar kod yazılıyor onun için, tamam tamam yapalım"

Bayan Sinik: "Bir de raporu çalıştırırken önceki girdiğim parametreler tekrar ekrana gelse iyi olur"

Bayan Lafebesi:"olmaz, bu sistemde bu yetenek yok, onun için global veraybil tutacağım, her ekranda onu post edeceğim, hidın ile saklayarak eplikeyşın seviyesinde tutmam gerek"

Bayan Sinik: "tamam Bayan Lafebesi, o zor görünüyor onu yapmayın ama her seferinde kağıda çıktı almasak, bu raporu excel'e aktarabilsem de istediğim bicimde üzerinde oynayabilsem, ne bileyim yani excelde iyiyimdir"

Bayan Lafebesi:"Bayan Sinik, bunları neden projenin başında söylemiyorsunuz, bunun için yazılımın arkitekçırında değişiklik yapmak gerek, teybıllar ve indeksler değişecek, bunu yapmak zaman alır, siz şimdilik yazıcıdan almaya devam ediniz"

Bayan Sinik: "Bir de raporun başlıkları kalın ve kırmızı olsun, tepeye de raporun alındığı tarihi basabilir misiniz"

Bayan Lafebesi:"Sizin için renkleri değiştiririm ama tarih için yazılmış kodu değiştirmek lazım"

Bayan Sinik: "Ama Bayan Lafebesi hanım, daha geçen gün gereksinimleri alma aşamasındayız, programı sonra yazacağız demiştiniz"

Bayan Lafebesi:"doğru ama raporlar genelde standart olur diye kodunu yazıverdi yazılımcı arkadaşlar"

Bayan Sinik: "eee o zaman niye bana neden programda ne istiyorsunuz diye soruyorsunuz"

Bayan Lafebesi:"Bayan Sinik hanim, bunların dışında daha önemli şeyler var mı, bunları boş verin, size başka hangi raporlar gerekli"

Bayan Sinik: "yok, yok  başka istediğim bir rapor yok" diyerek konuşmayı bitirir.

Bayan Lafebesi mutludur, içinden şunu düşünür "oh be bundan da yırttık, bir iki yazılımcı  terminolojisi ve İngilizce kelimeyle rapor hazırladığımız haliyle kaldı"

                   

CMMI ve M&A

"CMMI modelini TITANIC gemisi gibi düşünürsek; Ölçme ve Analiz (M&A) süreç alanı da onu batıran BUZDAĞI'dır."

Ekiplerde Güven – 2

Ekiplerde Güven – 2

Ekiplerdeki güven sorunu ile ilgili bulgulara ve çözüm önerilerine kaldığımız noktadan devam etmek istiyorum. İlk yazımızda ekip ile ilişkili tanımlamaları yaptıktan sonra kuşku ve şüpheye dayanan nedenlerden dolayı zaafların ve yanlışların gizlenmeye çalışılmasına değinmiştik. Ekiplerdeki önemli problemlerden birisi de katılımcı olmamaktır.

Ekip üyeleri birbirinden yardım istemez, yardımcı olmaz ve katılımcı değillerdir

Birbirine güvenmeyen ekip üyeleri, sıkıntı duydukları herhangi bir konuda ekibin diğer üyelerinden yardım istememeye çalışırlar. Bununla birlikte, ekipteki bir kişinin sıkıntısına da yardım etmezler. Yardım istememenin temel nedeni, ilgili konuda kendilerini bilgili olarak düşünmeleri ve yardım talep ettikleri zaman küçük duruma düşeceklerini zannetmeleridir. Bu durum çoğu kez zaman kaybı olarak kendini gösterir. Birlikte çalışılarak kısa süre içerisinde bitirilecek bir çalışma, yardım talebinde bulunulmaması nedeniyle günlerce tamamlanamayabilir. Ekibin içerisindeki birkaç kişinin gizemli bir hava yaratması ile bu sıkıntı kendini göstermeye başlar. Gizemli havanın ardından bu kişilerde “ben bilirim” davranışı oluşur. Zaman içerisinde bu davranış yerini inanç sistemine bırakır ve artık çevredeki insanlar da o kişiyi o konunun tek bilgilisi olarak görmeye başlar. Bu noktadan sonra o kişinin yardım talep etmesi bir anlamda karizmasının çizilmesi anlamına gelecektir. Üstelik bu kaçınma içgüdüsü zaman içerisinde her türlü konuda yardımdan uzak durmaya kadar gidecektir. Bu tür kişiler dar bir bilgi çerçevesi içerisinde, dokunulmaz bir bölge oluşturmaya çalışacaktır. Ne yardım alacaktır, ne de yardımcı olacaktır.

Yardım talep etmeyen bu tür ekip üyeleri, bilgili oldukları hususlarda da yardımcı olmamaya çalışacaklardır. Bunun nedeni ise paylaşılacak bilginin başkaları tarafından da sahiplenileceği ve bunun üzerinden üstünlük gösterisinde bulunulamayacağıdır. Bu tür ekip üyeleri, yardım etmeyerek aynı işi sadece kendilerinin yapabileceğini göstermek davranışındadırlar. Kendilerinden yardım istenilmesi durumunda genellikle oyalamacı bir tutum sergilerler. Çoğu kez “ben inceleyip size bilgi veririm” , “biliyorum ama bakmam lazım” gibi oyalayan ifadeler kullanılır. Bazı ekip üyeleri ise tamamen işi kendilerinin yapabileceğini söyleyerek bilgi aktarımından kaçınırlar. Başkasının yerine iş yapmaya hevesli görünmelerindeki asıl itici sebep hem bilgilerini korumuş olmaları hem de dışarıya karşı tek bilen kişi oldukları imajını vermektir. Bu tür ekip üyeleri ekipten ayrıldıkları zaman bilgi birikimlerini beraber götüreceklerinden dolayı bir anda kilit adam durumuna gelirler. Böylece ekipten kolayca kopartılamazlar. Ekip içerisinde her şeyi yutan karadelikler gibidirler. Onlara gelen her türlü bilgi artık geri çıkamaz.

Birbirine güvenen ekiplerde ekip üyeleri ortaya çıkacak işin başarısını paylaştıkları için birbirlerine yardım etme konusunda da ellerinden geleni yaparlar. Ekip içerisinde herhangi bir konuda yetersiz olan, ekibin zayıf halkası durumundaki ekip üyelerine yardım ederek hem işin tamamlanmasını sağlarlar hem de zayıf ekip üyelerinin gelişmesine katkıda bulunurlar. Bilgi, tüm ekip üyeleri tarafından paylaşılır, kolayca erişilebilir durumda bulunur. Ekip üyeleri birbirinden yardım isteme konusunda hiç bir çekince ve küçüklük duymazlar. Hedef işin tamamlanmamasının asıl utanç duyulacak durum olduğunu bildikleri için herkes yetkin olduğu konuda diğerlerine yardımcı olurlar.

Ekip içerisinde katılımcı olmayı sağlama konusunda ekip liderinin önemli görevleri bulunur. Sıkıntılı çeken ekip üyesinin durumunu takip ederek, o kişinin yardım alabileceği kişileri belirleyip iletişimi ve koordinasyonu sağlamalıdır. Bunun için de ekip içerisinde kimin hangi konularda yetkin ve bilgili olduğunu çok iyi takip etmelidir. Yanlış yönlendirmeler hem zaman kaybına yol açar hem de ekip liderinin ekibi iyi tanımadığını ortaya çıkarır. Bu nedenle özellikle ekip halinde yapılan toplantılarda sıkıntıların üzerine gidilmelidir ve yardımcı olabilecek kişiler o anda belirlenerek devam edilmelidir.

Ekip üyeleri önyargılıdırlar

Birbirine güvenmeyen ekip üyeleri, diğer ekip üyelerinin hakkında bazı kemikleşmiş önyargılara sahiptirler. Bu tür davranan kişiler, ekip üyelerinin söylediklerini farklı anlamaya, farklı yorumlamaya çalışarak kendi düşüncelerine ters düşen konularda kişiler hakkında haksız hükümler verirler. Bu kanaatin oluşmasında en önemli sebep geçmişte yaşanılmış olumsuz bir davranış olabilir. Böyle olmadığı durumlarda ise karşılıklı çıkar ilişkilerinden kaynaklanan bir mücadele de sebep olabilir. Bütün bu sebeplerden dolayı, bazen karşılıklı olarak kişilerin birbirlerine karşı önyargıları oluşur.

Bu duruma düşen ekip üyeleri her yorumun altında başka düşünceler arayacağı için zaman içerisinde kendi kendileri hakkında da önyargılar oluştururlar. Bu önyargılar kimi durumda kendini yüceltmeye yönelik olabilirken, kimi durumda da kendini yerme, kendini suçlama şeklinde oluşur. Bazı ekip üyeleri ekip içerisindeki başarısızlıklarının sebebi olarak bir veya birkaç kişinin onun hakkında oluşturduğu haksız yorumların neden olduğunu düşünür. Bazı ekip üyeleri de ekibin başarısının sadece kendilerinin yapabildiği başarılı sonuçlara bağlı olduğunu, ekibin diğer üyelerini onların başarılarını paylaşmaya çalışanlar olarak düşünürler.

Her durumda bu tür önyargılar sadece önyargı sahibi ekip üyesinin değil aynı zamanda tüm ekibin enerjisini tükecektir. Önce önyargı sahibinin kanaatlerini değiştirmeye çalışılacaktır. Bu konuda başarı sağlanamaz ise bu kez karşılıklı önyargılar oluşacaktır. Bu şekilde devam ettikçe tüm ekip birbirinin söylediklerinden farklı anlamlar çıkarmaya başlayacaktır. Önyargılar kemikleşecektir.

Birbirine güvenen ekiplerde ekip üyeleri olumsuz durumlarda önce kendini karşı tarafın yerine koyarak empati kurar. Kişiler hakkında olumsuz yargılar oluşmaya başladığı zaman karşı tarafa savunma hakkı verirler. Yanlış anlaşılmaların önüne geçerek, tüm enerjilerini ekibin başarısı için harcarlar. Anlaşmazlıkları görmezden gelmek yerine olumlu çatışma kültürü ortamı yaratarak üzerine giderler ve çözüme kavuştururlar. Böylece haksız kanaatlerden kaynaklanan suçlamalar yerini ekip üyelerini geliştiren yapıcı eleştirilere bırakır.

Bundan sonraki yazıda ekiplerdeki güven sorunu ile ilgili olarak deneyimlerden yararlanmama, husumet ve toplantılardan kaçınma konularındaki bulgulara ve çözüm önerilerine devam edeceğim.

Dikiz Aynası

"Projeyi, durum raporları ile yönetmeye çalışmak; dikiz aynasına bakarak araba kullanmak gibidir"

Ekiplerde Güven - 1

Ekiplerde Güven - 1

Ekip, genel anlamıyla belli bir zaman dilimi içerisinde belli bir hedef doğrultusunda bir şeyler başarmak için bir araya gelen farklı yeteneklerdeki insanlar topluluğu olarak nitelendiriliyor. Bu insanlar topluluğunu, diğer toplululuklardan, gruplardan veya birlikteliklerden ayıran en önemli özellik; ekibin bir hedefinin olması ve belirlenen zaman dilimi içerisinde birlikte bulunan ama hedefe ulaşıldıktan sonra dağılabilen gruplar olmasıdır. Yani geçici birlikteliklerdir. Eğer ekipler geçici olmaz ise bunlara ancak organizasyonel gruplar denilebilir. Bugün birçok şirkette buna benzer tanımlamaları organizasyon şemalarında görebiliriz. Fakat, bunlara ekip yerine grup demek daha doğru bir tanım olacaktır.

Projeler de hepimizin bildiği üzere geçicidirler ve belli bir hedefe ulaşabilmek için belli zaman aralığında geliştirilecek biçimde planlanırlar. Bu yönüyle projelerdeki insanlar topluluğu, gerçek anlamda tanımına uygun olarak ekip özelliği taşımaktadır. Yazının bundan sonraki bölümünde ekip ifadesi ile proje ekipleri kastedilecektir.

Ekiplerin taşıması gereken bir çok nitelikleri bulunmaktadır. Bunların en önemlilerinden birisi ekip üyelerinin birbirine güvenmesidir. Güven kelimesi her yerde kolayca kullanılabilen, çoğu zaman anlamını yitiren bir olgu olabilmektedir. Şöyle düşünülebilir: Ekip üyelerinin birbirine güven duymasından daha doğal ne olabilir ki.. Aynı işyerinde, aynı ekip içerisindeki insanların güven sağlaması ve güven duyması kolay bir şey olmalıdır. Aksi halde birbirine güven duymayan ekiplerin dağılması beklenir. Zaten birey olarak da insanların işyerinde güven duyulan, güven duyan insanlar olmak gerekmez mi? Bunların çok doğal ve temel kavramlar olması gerekir. Fakat gerçekte çoğu zaman böyle olmamaktadır.

Eğer güven kelimesi ile insanların her durumda, her zaman aynı davranışı göstermesi, aynı tepkiyi vermesi, aynı şekilde konuşması şeklinde bir kriter düşünürsek bu tanım proje ekipleri için yetersiz kalacaktır. Proje ekiplerinde beklenilen güven bunların çok ötesindedir. “Sözüne güvenilir” kişi olmak bir siyasetçi veya lider için belki de tek yeter koşul olabilir. Fakat, proje ekiplerinde kişilerin doğru sözlü ve güvenilir olması; ekibin, birbirine güven duyarak hedeflerine ulaşabilmesi için yeterli olmayacaktır. Proje ekiplerinde beklenilen güven kriterleri daha fazladır ve kapsamlıdır.

Şimdi, sırayla ekiplerdeki güvensizliğin nedenlerini, bulgularını ve olası çözüm önerilerini örneklemeye başlayabiliriz. Bunlar aslında ekip içerisinde çoğu kez karşılaştığımız gözlemlerdir. Başarısız ekipler için “güven eksikliği” şeklinde bir tahlilde bulunulması durumunda, ekip içerisinde bulunan birçok kişiden itirazlar gelecektir. Herkes kendisinin güvenilir olduğunu, ekibin birbirine güven duyduklarını iddia edeceklerdir. Çünkü, güvenden kaynaklanan başarısızlıkların nedenleri çoğu zaman başka bulgularla ortaya konulmaya çalışılmaktadır. Aslında “güven altyapısı”, ekiplerin başarısı ve başarısızlığı için kuluçka görevi görmektedir.

Ekip üyeleri kendi zaaflarını ve yanlışlarını gizlemek ister

Birbirine güvenmeyen ekip üyeleri sürekli olarak başarısızlıklarının gizlemek için çaba gösterirler. Öncelikle başarısızlıklarını veya yanlışlarını başkasının üstüne yıkmaya çalışırlar. Eğer, böyle bir kurban seçilemezse, bu kez bu yanlışın fazla konuşulmasını istemezler, üstünün kapatılması için uğraşırlar. Bunlara ek olarak bazı ekip üyeleri kendilerindeki zaafları gizlemeye çalışırlar. Örneğin, iyi bir konuşma yeteneği yoksa toplantılarda suskun kalma taraftarı olurlar. Bazen de eksikliklerini başka baskın tavırları ile kapatmaya çalışırlar. Örneğin baştan savma hazırlanan bir raporu savunurken, o raporu bir gün gibi kısa bir sürede hızlı biçimde hazırlayıp sunduklarını ortaya koyarlar. Tüm bu türden gizleme çabalarının nedeni, ekip üyelerinin ayıplamalarından çekinmektir. Ya da hataların bir üst yönetime kusur olarak aktarılacağından şüphe duyulmasıdır. Güven eksikliğinin en önemli belirtilerinden birisi kuşku duymak ve şüphelenmektir.

Birbirine güvenen ekiplerde ekip üyeleri hatalarını kabul ederler ve bunun konuşulmasından rahatsız olmazlar. Ortada bir yanlış varsa çözümlenmesi için herkesin birlikte çaba göstereceğinden emindirler. Herkes, birbirinin zaaflarını kapatmaya çalışırlar. “Kol kırılır yen içinde kalır” atasözünde belirtildiği gibi tüm kusurlar, yeteneksizlikler ekip içinde kalır, ekip dışına ayıplama amacıyla aktarılmaz. Ancak ekip liderinin bilgisi dahilinde bazı eksikliklerin giderilmesi için dışarıdan destek talep edilebilir. Üst yönetime bu zaaflardan kaynaklanan sorunlar hakkında bilgi verilmelidir fakat yanlışların tüm ekip tarafından sahiplenildiğini belirtilmelidir.

Bundan sonraki yazıda ekiplerdeki güven sorunu ile ilgili bulgulara ve çözüm önerilerine devam edeceğim.

İlk Hafta

Proje Yönetimi
Ekip Yönetimi