Dilimizde çok güzel bir atasözü var: "Sağır sultan bile
duydu" Ülkemizde özellikle
Eylül-Kasım ve Mart-Mayıs ayları arasında birçok etkinlik düzenleniyor. Ancak
ne hikmetse(?!), birçok kişi bu etkinliklerden haberinin olmadığını belirtiyor.
Bu yazımızda, sağır sultanın bile duyması gerektiği halde neden etkinliklere
yeterli katılım olmadığını değerlendireceğiz.
Her yıl düzenli olarak belli tarihlerde gerçekleştirdiğimiz
bazı etkinliklerin organizasyon ekibinde yer aldım. Bazen de doğrudan
etkinlikleri kendim organize etmeye çalıştım. Dolayısıyla bir, iki günde
gerçekleştirilen etkinlikler için ne çok çaba sarfedildiğini ve birçok kişinin
görev aldığını biliyorum. Üstelik bu organizasyon ekiplerinde yer alan
kişilerin çoğu zaman gönüllülük ilkesi çerçevesinde çalışmalara destek
olduğunu, herhangi bir gelir elde etmeden çalıştığını görüyoruz. Etkinlikler
çoğu zaman düşük bütçelerle, karlılık gözetmeden gerçekleştiriliyor.
Bütün bu özverili çalışmalara rağmen yeterli katılım
olmaması, yeterince duyulmamasının sebeplerini konuşmak gereklidir. İşin
kolayına kaçıp; "ne yapalım canım, isteyen gelsin" veya "aslında
çok şey kaçırdılar gelmemekle", "en güzelini biz yapıyoruz ama yine
gelmiyorlar" gibi karşılıklı suçlamalarla bir yere varılamayacaktır.
Etkinliklerle ilgili olarak en fazla duyulan şikâyet/geri bildirim genellikle
"hiç haberimiz olmadı, duysaydım mutlaka gelirdim" şeklinde oluyor.
Gerçekten böyle midir?
Olayın iki yönü var. Birincisi " hiç haberimiz
olmadı" kısmı, diğeri ise "duysaydım gelirdim" kısmı. Sosyal
medya, görsel medya ve hatta yazılı medya olmasına rağmen hala kişilerin
haberinin olmaması mümkün mü? Birçok kişi "hayır" diyecektir. Bir
ortamdan (facebook, twitter, linkedin, instagram vb) mutlaka kişilere etkinlik
için duyuru ulaşacaktır, diye düşünülebilir. Ancak insanlar hala haberimiz
olmadı diyorlar. Sorun şu; "gerçekten haberleri mi olmadı?" ya da
"haberinin olmasını istemiyor mu?". Her ikisi de geçerli bir
sebeptir.
Bugünlerde birçok kişi "sosyal medya yorgunluğu"
yaşıyor. Sosyal medya araçlarından o kadar çok duyuru, paylaşım yapılıyor ki,
bu kirlilik içerisinde iyi ve faydalı şeyler de gözden kaçıyor. Ayrıca
"algıda seçicilik" yapılıyor, belli konulara odaklanan kişiler diğer
paylaşımları görmüyor, görmezden geliyor. Böyle olunca duyurular da
önemsenmiyor. Bana kalırsa sosyal
medya etkinlik duyuruları için uygun bir ortam olmaktan çıkmıştır.
E-posta ile etkinlik duyuruları yapmak ise tam bir felaket.
Birçok beyaz yaka çalışanın hesaplarında her gün onlarca e-posta geliyor.
Birikmiş birçok okunmamış e-posta bulunuyor. Bunların arasında etkinliklerle
ilgili mesajlar ise çoğu zaman okunmadan siliniyor. Birçok email sunucusu
etkinlik için gelen mesajları önemsiz (junk) olarak değerlendirip, bu kutuya
atmaktadır. Çalışanların bir epostayı okumak için ne kadar süre ayırdığını
düşünürsek, duyuru epostasını baştan sonra dikkatle okuyacak kişi sayısı çok az
olmaktadır.
İşte bu nedenlerden dolayı, "haberimiz olmadı"
serzenişi doğru bir sebeptir. Başka yöntemlerle kişilere ulaşılması gerekiyor.
Kurumsal firmaların artık çoğunda "Kurumsal İletişim" bölümleri
bulunuyor. Etkinlik davetleri bu bölümlere ulaşılarak yapılabilir.
Teknoparkların duyuru iletişimi alanında çalışan ofisleri kullanılabilir. Böyle
bir iletişim hem doğru hedefe ulaştıracaktır hem de daha profesyonel olacaktır.
Etkinlik organizasyonunda bulunan kişilerin bu yöntemi uygulamaya dikkat etmesi
uygun olacaktır.
Etkinliklere "duysaydım gelirdim" diyenlerin büyük
kısmı duysa da gelmeyecek kişilerdir. Etkinliklere gitmek, zaman harcamak, para
harcamak zor gelmektedir. Ayrıca etkinliklerin kendilerine bir şeyler
katmayacağını düşünmektedirler. Elbette her etkinlik herkesin ilgi alanına ve
çalışma şekline uygun gelmeyebilir. Ancak en azından kendi iş alanıyla ilgili
etkinliklere katılmaya çalışması önemlidir. Burada önemli bir nokta ise,
şirketlerin ve yöneticilerin çalışanlarını çalışma alanlarına uygun etkinliklere
katılmak konusunda teşvik etmesidir. Çalışanının bir etkinliğe katılmasını
mesai kaybı, zaman ve işgücü kaybı olarak değerlendirmemesi gereklidir. Hatta
bazen çalışanları uygun görülen etkinliklere katılmak için zorlaması iyi
olacaktır. Etkinliklere katılım için sadece çalışanların talep etmesini
beklenmemelidir. Çünkü çalışanlar hangi etkinliğin kendilerine uygun olduğu
bilmeyebilir, katılmak istemeyebilir, kendisine faydası olmayacağını
düşünebilir. Burada yöneticilerin, çalışanın profiline uygun olarak daha seçici
davranması ve yönlendirmesi önemlidir. Ne çalışanı sırf motivasyon olsun diye
rasgele bir etkinliğe katılmasını istemeli, ne de çalışanları etkinliklerden
uzak tutmamalıdır. Şirketler ve yöneticiler, çalışanlarının dengeli bir şekilde
yılda bir veya iki etkinliğe katılmasını sağlamalıdır.
Son olarak, sağır sultan duysa bile sizin etkinliğinizi
duyurma şekliniz, katılımcı beklentileri, yöneticilerin etkinliklere olan
yaklaşımları bir etkinliğin organizasyonu için önemli kriterlerdir.
