Proje İtibar Yönetimi-4

PROJE İTİBAR YÖNETİMİ - 4

Bu son yazımızda, 3. yazımızda  açıklamaya başladığımız “Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramındaki piramidin dördüncü ve beşinci basamaklarında yer alan “itibar ihtiyacı” ve “yatırım getirisi” kavramlarını açıklayacağız. Bu iki basamak; proje itibar yönetiminin esas felsefesini ve amacını ortaya koymaktadır. Projenin itibarının yönetilmesi için temel gereksinimleri açıklamaktadır.

Projelerin İtibar İhtiyacı

Dördüncü basamakta, projelerin kurum ortamında saygınlık kazanması ve itibar ihtiyacının sağlanması yer almaktadır. Maslow’un insanın ihtiyaçları piramidinde dördüncü basamakta “değer verilme ve saygı” ihtiyacı bulunur. İnsan ait olduğu grupta saygı görmek ister. Başarısı takdirle karşılanan, saygı duyulan insan kendine güven duyar. Statü, başarı, itibar ve tanınmayı bekler. Aynı durum proje için de geçerlidir. Her projenin, şirketin stratejik hedeflerine uygun olarak herhangi bir program veya portföyünde yer alması beklenir. Üçüncü basamakta yer alan tüm ihtiyaçları karşılansa bile bir proje eğer şirketin bir programında veya portföyünde bulunmuyorsa ya da yeterli önem verilmiyorsa şirket içinde saygınlığa sahip olmayacaktır, itibarı az olacaktır.

Bazen bir programa bağlı olarak başlatılan projelerin; zaman içinde gerek programın misyonunu tamamlaması gerekse de şirketin stratejik hedeflerindeki değişimler nedeniyle portföyden düştüğü görülebilir. Bu durumda olan projeler, “tamamlansa da kapatsak artık” gibi gözden çıkarılmış hale gelebilir. Projelerin itibarları, saygınlıkları da azalacağı için sadece sözleşme nedeniyle oluşan hukuki zorunlulukları karşılamak amacıyla devam ettirilirler. Aslında proje niteliğinde bir değişiklik olmasa da artık şirket için bir yük durumundadır. Böyle projelerin ortaya çıkaracağı ürünlerinde yeterli geri dönüş sağlayamayacağı bir gerçektir.

Projelerde Yatırımın Geri Dönüşü

Bağlı olduğu program veya portföyde yeterli yer bulan, itibarı yüksek projelerin bir sonraki ve son basamağı; proje için yapılan yatırımın geri dönüşünün (ROI) gerçekleştiği, şirketin projeden kâr etmeye başladığı ve hatta projenin başka projeleri doğurduğu bir basamaktır. Projenin itibarı ne kadar yüksek olursa, maddi ve manevi geri dönüşleri de yüksek olacaktır. Tıpkı insanlar gibi projeler de üretken duruma geçecektir. Başarılı projeler, yeni projeler için fikir oluşturan projelerdir. Bu da ancak projelerin portföye ne kadar tutunduğu ile ilişkilidir.

Projelerin İtibarının Yönetilmesi

Buraya kadar projelerin neden itibarının yüksek olmasını açıklamaya çalıştım. Ancak projelerin itibarlarının korunması ve yönetilmesi de önemlidir. Önceki yazılarımızda belirttiğim üzere itibar kolayca kaybedilebilecek ve yerine kolayca konulamayacak bir değerdir. Projelerin itibarları da çok küçük bir hata ile kaybedilebilir.

Projelerin itibarını korumak, sadece proje yönetiminin görevi gibi düşünülebilir. Ancak bu doğru değildir, eksiktir. Üst yönetimden en alt seviyedeki çalışanlara kadar herkesin projelerin itibarına önem vermesi gereklidir. İtibarı korumak sadece projede çalışanların kapsamına girmemektedir.  Bir projenin itibarını proje ekibinin dışında yer alan çalışanlar da korumalıdır. Proje ekibinin ve diğer tüm paydaşların; iş yapış şekilleriyle, sorunlara yaklaşımlarıyla, davranışlarıyla, konuşmalarıyla ve dışarıya verdikleri özen ve önemle projenin itibarına katkıları veya zararları olmaktadır. Proje hakkında verilen bilgi ve beyanatların da projenin itibarını zedelemesine izin verilmemelidir.

Çok güzel, çok verimli ve getirisi yüksek bir proje geliştirilmiş olsa bile küçük bir hata ile itibarının kaybedilmesi mümkündür. İtibarı zedelenen projeler de zaman içinde portföyden çıkarılacaktır. Bunun zararını tüm proje ekibi hep birlikte karşılayacaklardır. Bu nedenle, projelerin itibarlarını korumak için maksimum dikkat ve özeni göstermek gereklidir.

Yazı dizimiz burada sona ermiştir. Faydalı olabilmişse ne güzel.

Proje İtibar Yönetimi-3

Proje İtibar Yönetimi-3

Önceki yazılarımızda , Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi kuramını açıklamıştık ve insan davranışlarına olan etkilerine değinmiştik. Bu yazımızda, bu kuram proje yönetimine uyarlanacak ve  “Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramı olarak sunulacaktır. Böylece projelerin de tıpkı canlı varlıklar gibi ihtiyaçlarının karşılanması durumunda ayakta kalabileceği gösterilecektir.

Bir projenin ihtiyaçları neler olabilir?

Çok basit bir soru olmasına rağmen cevaplar genelde ekip, bütçe ve zaman olarak belirtilecektir. Yani aslında temel ihtiyaçlar ifade edilmektedir.  Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisinde belirtilen insanın fizyolojik ihtiyaçları nasıl ki en temel ihtiyaçlarını belirtiyorsa;  ekip, bütçe ve zaman da bir projenin var olabilmesi için gereken fizyolojik ihtiyaçlarıdır. Ancak bir projede yeterli ekip, bütçe ve zaman sağlandığı zaman tüm proje ihtiyaçları sağlanmış olur mu? Yeterli olmayacağı aşikardır. Belki bazılarımız bunların olması halinde projenin yürütülebileceğini iddia edebilir. Bir insanın sadece yeme, içme gibi fizyolojik gereksinimleri sağlandığı zaman ne kadar “insan” olabileceğini düşünürsek, aynı durum proje için de geçerli olacaktır. Yeterince ekip, bütçe ve zamanı verdikten sonra “proje” oluşur mu? Oluşmayacaktır.

“Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramı nedir?

Şekil-2: Proje İhtiyaçlar Piramidi

Bu kurama göre, projenin ihtiyaçları piramidin basamakları şeklinde seviyelendirilmiştir (Şekil-2).  Bu ihtiyaçlar temel gereksinimlerinden; projenin karlılık durumuna geçtiği, yapılan yatırımın geri dönüşünün sağlandığı aşamaya doğrudur ve projenin her basamaktaki ihtiyaçlarını giderilerek üst basamaklara tırmanılır. Bütün projeler için en üst basamağa ulaşmak temel hedeftir.  Ancak projeler de tıpkı insanlar gibi bulunduğu basamakta yeterince doyurulmadıkça bir üst basamağa geçmeye direnç gösterecektir. Dolayısıyla her basamakta beklenilen ihtiyaçları tamamlanan projeler reel anlamda başarılı olabilecektir.

Piramidin en altında önceden değindiğimiz üzere, herkesin kolayca tahmin edebileceği şekilde,  “kaynak, zaman ve bütçe” ihtiyacının karşılanması görülmektedir.   Proje kaynakları olarak hem yetişmiş insan gücü hem de teknolojik altyapı kaynakları düşünülmelidir. Bütçe ve belirlenen bir takvim de olmazsa olmazlardandır. Burada temel ihtiyaçlar kısmında “projenin müşterisinin” olmaması garip gelebilir. Birçok Ar-Ge projesinin ve sosyal sorumluluk projesinin henüz müşterisi yoktur. Finansmanı firma içinden karşılanan projeler olabilir.

İkinci basamakta ise projenin yönetim ve kontrol mekanizmalarına yönelik ihtiyaçlarının karşılanması bulunmaktadır. Yeterli bütçe, kaynak verilse bile projelerde bir yönetim yapısı olmak zorundadır. Başta proje yöneticisi olmak üzere ekip liderleri, program/portföy yöneticileri ve sponsor gibi yönetim fonksiyonlarını yerine getiren kişilerin veya rollerin de projede tanımlı olması gereklidir. Kaynakların ve bütçenin yönetilmesi, işlerin yürütülmesi ve takip edilmesi açısından projelerin yönetim ve kontrol ihtiyacının karşılanması gereklidir.  Proje yönetimi olmadan; birileri tarafından bir araya getirilmiş herhangi bir ekibin, belli bütçeler verilmesine rağmen bir projeyi çıkarması zordur. Mutlaka yönetim fonksiyonlarını yerine getirecek birilerine ihtiyaç duyulacaktır.  Ayrıca kontrol fonksiyonlarını gerçekleştirecek kalite, doğrulama, geçerli kılma ve gözden geçirme sorumlularının da proje için belirlenmesi lazımdır. Kontrol mekanizmaları, gerek kurumsal gerekse de proje özelinde tanımlı olmalıdır.

Üçüncü basamakta proje ekipleri arasında ekip ruhunun oluşturulması, işbirliğinin ve iletişimin sağlanması yer almaktadır. Önceki iki basamakta yer alan ihtiyaçlar tamamen sağlansa bile proje ekibi içinde hem yönetim hem de diğer ekipler arasında işbirliğinin olmaması, çatışma ve iletişim eksiklerinin ortaya çıkması durumunda projenin geleceği tehlikeye girecektir. Başta proje yöneticisi olmak üzere tüm ilgili kişilerin projelerde ekip olma ruhunu inşa etmesi lazımdır. Tıpkı insana özgü olan, aynı basamağa karşılık gelen “ait olma ve sevgi ihtiyacına” benzer olarak proje ekibinin de projeye olan aidiyetinin sağlanması; proje ekipleri arasında karşılıklı saygı ve sevginin sağlanması önemlidir. Proje yönetiminin ekipten kopuk olması, üst yönetimin ekipler arasındaki çatışmalara müdahale etmemesi, yönetimden beklenen desteğin sağlanmaması gibi durumlarda ekip ruhu kaybolacağı için proje de başarıya ulaşamayabilecektir. Bunun önlenmesi, projenin ekip olabilme ihtiyacının karşılanmasıdır.

Piramidin dördüncü ve beşinci basamaklarında yer alan “itibar ihtiyacı” ve “yatırım getirisi” kavramları daha geniş olarak bir sonraki yazımızda ele alınacaktır. Bunların da açıklanmasından sonra projelerin itibarlarının korunabilmesine yönelik öneriler ve yöntemler ele alınacaktır. Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere..

Proje İtibar Yönetimi-2

Proje İtibar Yönetimi-2

Bir önceki yazımızda  genel anlamda itibar kavramını ele almıştık. İtibar ile algı arasında önemli ilişki olduğuna değinmiştik. Bu yazımızda itibar kavramını genelden daha özele indirerek,  proje özelinde ele alacağız. Kurumların, şirketlerin ve kişilerin olduğu gibi projelerin de itibarları vardır ve proje itibarının da yönetilebilir olduğunu açıklamaya çalışacağız.

Öncelikle bir soru ile başlayalım: “Bir projenin başarılı olması, itibarlı olmasını sağlar mı?” Bu sorunun cevabı apaçık kendini gösteriyor gibi anlaşılabilir. Elbette zamanında, bütçesini aşmadan ve müşterisinin ihtiyaçlarını karşılayan bir projenin hem şirket/kurum hem de müşteri nazarında itibarının yüksek olması beklenir, oldukça da doğal bir beklentidir. Hatta bu başarılı projenin, başka projeleri doğurması, müşteri memnuniyetini arttırması, yüksek geri dönüş geliri getirmesi durumunda firmanın gurur duyacağı bir itibarının olması çok anlamlıdır. Tersi durumda ise başarısız projelerin (iptal edilen, yarıda kalan, zamanını ve bütçesini çok aşan, müşterisini tatmin etmeyen) itibarının az olması da olağandır.

Ancak proje itibarı ile başarının ters orantılı olduğu durumlar da bulunmaktadır. Salt proje yönetimi yöntemleriyle değerlendirildiğinde Atom Bombası geliştirilen Manhattan Projesi  oldukça başarılıdır. Bütçesinde ve zamanında tamamlanmıştır, o dönemdeki yönetimin istediği çıktıyı(!) üretmiştir. Bu projenin itibarlı olduğunu düşünmek insanlık adına bir hezeyandır. 140bin kişinin ölümüne yol açan 20 milyar dolarlık akıl almaz bir harcamadır. Eminim ki, aklı başında olan herkes bu projeyi itibarlı göstermeyecektir. Bunun gibi sonraki yıllarda gerçekleştirilen misket bombası, biyolojik silahlar, kimyasal silahlar ve benzeri insanlara, doğaya ve diğer canlılara zarar veren birçok başarılı proje aslında itibarsızdır.

Başarısız projelerin bazıları ise yapılan hataları tespit etmek, ilerleme aşamasında yeni şeyleri denemek açısından itibarlı olabilir. Birçok firmanın bugünlerde başarıyla yürüttüğü projelerin ardında geçmişte başarısızlıkla sonuçlanan projelerde ortaya çıkan ürünlerin geliştirilmesi yatmaktadır. Başarısız diyerek itibarsızlaştırılmış olsalardı, yeni projelere ilham vermeyeceklerdi.  Sanırım ilk projesinde başarıya ulaşıp, hiç başarısız proje geliştirmeyen firma yoktur. Dolayısıyla projeleri başarılı/başarısız diye sınıflandırmak onların itibarlı/itibarsız olduğunun kararını vermeyecektir. Başarı ile itibar arasında mutlak bir korelasyon kurulamaz, hatalı ve eksik olacaktır.

Maslow Teorisi ve İhtiyaçlar Piramidi

Abraham Harold Maslow tarafından tanımlanan Maslow Teorisi ve İhtiyaçlar Piramidi 'nde, insanın ihtiyaçları piramidin basamakları şeklinde seviyelendirilmiştir (Şekil-1).  Bu ihtiyaçlar temel gereksinimlerinden kendini gerçekleştirmeye doğrudur ve insan her basamaktaki ihtiyaçlarını gidererek bu basamakları tırmanır. İnsanın motivasyonunda hep bir üst basamağa yükselme isteği etkili olmaktadır. Dolayısıyla insanın güdülenmesi için bulunduğu seviyeden daha alt basamaklara ait ihtiyaçlarını giderecek çözümler üretmek, motivasyon sağlamayacaktır.  Ancak insan bulunduğu basamakta yeterince doyurulmadıkça bir üst basamağa geçmeye direnç gösterir.  

Şekil-1: Maslow Teorisi ve İhtiyaçlar Piramidi

Piramidin tabanında fizyolojik ihtiyaçlar vardır. Açlık, susuzluk gibi yaşamsal gereksinimler bu kategoridedir ve insanın yaşamını sürdürebilmesi için en önemli olanı bu ihtiyaçlardır. Fizyolojik ihtiyacını gidermemiş bir kişi için diğer ihtiyaçların bir önemi yoktur. Yani aç veya susuzken sanatsal faaliyetlerin anlamlı olmayabilir. İkinci basamak güvenlik ihtiyacıdır. Burası dış tehlikelerden korunmayı içerir. Bu ihtiyaç, korunma, barınma, kural ve yasalara uyma gibi gereksinimlere dayanır. Üçüncü basamakta ait olma, sevgi, kabul görme gibi sosyal ihtiyaçlar yer alır. Başkalarıyla birlikte yaşama, kabul görme, arkadaşlık, sevme ve sevilme herkes için önemlidir. Fizyolojik ve güvenlik ihtiyaçları karşılanan insan bir gruba ait olma ve sevilme ihtiyacı hisseder. Piramidin dördüncü basamağıysa, değer verilme ve saygı ihtiyacıdır. İnsan ait olduğu grupta saygı görmek ister. Başarısı takdirle karşılanan, saygı duyulan insan kendine güven duyar. Statü, başarı, itibar ve tanınmayı bekler.  Beşinci basamakta kendini gerçekleştirme gereksinimi yer alır. Bu bölüm kişinin potansiyelini keşfettiği alandır.

Maslow’a göre kendini gerçekleştiren birey, içinden geldiği gibi davranır. Bakış açısı geniştir. Mahremiyetten hoşlanır, başkalarına bağlı değildir. Demokratik karakter yapısına sahiptir, yaşamını anlamlı görür, belirsizliğe tahammül edebilir. Kendini ve başkalarını olduğu gibi kabul edebilir, düşünce ve davranışları içtendir. Kendisi değil, sorun üzerinde yoğunlaşır, yaratıcıdır. Topluma karşı bireysel bağımsızlığını koruyabilmiştir, insanlığın refahıyla ilgilenir, hayata nesnel bir açıdan bakabilir.

Bir sonraki yazımızda, Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi kuramı, proje yönetimine uyarlanacak ve  “Proje İhtiyaçlar Hiyerarşisi” kuramı incelenecektir. Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere..

Proje İtibar Yönetimi-1

Proje İtibar Yönetimi-1

İtibar, herkesin önem verdiği bir kavramdır. Kişilerin, şirketlerin, kurumların ve hatta devletlerin her ne şekilde olursa olsun lekelenmesini istemeyeceği, kaybetmeye tahammülünün olmadığı çok değerli bir niteliktir. Bu yazı dizimizde; kişiler ve şirketler seviyesinde önem verilen itibar kavramını, proje yönetimi özeline indirgeyerek “proje itibar yönetimi” şeklinde değerlendireceğiz.

İtibar, Türk Dil Kurumu sözlüğüne göre “saygınlık, onur, şeref, önem verme” şeklinde tanımlanıyor. Kişilerin ve şirketlerin toplum içinde edindikleri saygınlıkları, bir anlamda onların itibar seviyelerini belirliyor. Hiçbir kimse itibarlarının zedelenmesini, lekelenmesini veya eski tabirle halel getirilmesini istemez. Bu nedenle itibar kavramını kumbara içindeki değerli bir elmas olarak betimlemek mümkündür. Nasıl ki, elması bozdurduktan sonra yerine koymak çok kolay değilse, itibarın kaybedilmesi, zarar gelmesi halinde eski seviyesine getirmek de o kadar zordur.

İtibarı kaybettikten sonra yerine koymak, onu kaybetmemeye çalışmaktan daha zor ve maliyetlidir. Bu nedenle günümüzde şirketler ve kurumlar itibarlarını korumak amacıyla birimler ve bütçeler oluşturmaktadır. “Kurumsal İletişim” adı altında oluşturulan birimler genelde bu amaçla çalışmalar gerçekleştirirler. Bankalar zaman zaman müşterilerinin hesaplarından haksız biçimde çalınan paraların yerine ayırdıkları bütçeden yerine koyabilmektedir. Çünkü böyle bir hırsızlık olayının duyulması durumunda oluşacak itibar kaybı, yerine konulacak bütçenin çok üstünde maliyetli olabilir. Şirketler, gerek yazılı basında gerekse de sosyal medyada ortaya atılan, çoğu zaman gerçekle ilgisi olmayan haber ve bilgilerin yalanlanması (tekzip edilmesi) için ilanlar vermektedirler.

İtibarın yönetilmesi, korunması sadece şirket içindeki belli bir birimin veya üst düzey yöneticilerin görevi ve sorumluluğunda değildir. En alttan en üst çalışana kadar şirket içindeki tüm çalışanların, çalıştıkları kurumların itibarına zarar verecek bilgi paylaşımı, davranış ve faaliyetlerden uzak durması önemlidir. Elbette üst düzeylerde yer alan yöneticilerin, kişilerin açıklamaları ve faaliyetleri şirket itibarı için daha fazla etkilidir ve itibara zarar verir. Ancak kurumsal itibar yönetimi konusunun tüm çalışanları kapsayacak şekilde organize edilmesi, itibarın yönetilmesi için yapılacakların planlanması, yönerge ve talimatların detaylandırılması gereklidir. Aksi halde neyin, nasıl bir şekilde şirket itibarına zarar vereceğini tespit etmek zor olacaktır. Alınacak önlemlerin ve bu konuda kimlerin ne yapması gerektiğinin net biçimde belirlenmesi; zedelenen itibarın yerine getirilmesine daha fazla imkân sağlayacaktır.

İtibarın ölçülmesi konusunda,  Türkiye İtibar Akademisi 2011 yılından beri belli kriterlere göre ölçüm yapmakta ve şirketlerin itibar endeksi hesaplanarak sektörler bazında en itibarlı şirketler belirlenmektedir.

Türkiye İtibar Endeksi’nde ölçümlenen parametreler şunlardır:

• Tanıma: İtibarlı kabul edilen şirketin bilinirliği ölçümlenir.
• Beğeni: İtibarlı kabul edilen şirketin ne kadar beğenildiği ölçümlenir.
• Güven: İtibarlı kabul edilen şirkete duyulan güven ölçümlenir.
• Satın alma: Kamuoyunun, itibarlı kabul edilen şirketin ürün ve hizmetlerine satın alma eğilimi ölçümlenir.
• Tatmin: İtibarlı kabul edilen şirketin ürün ve hizmetlerinin müşterileri nezdinde bıraktığı tutumlar ölçümlenir.
• Tavsiye: İtibarlı kabul edilen şirketin müşterilerinin potansiyel müşterilere o şirketi tavsiye edip etmeme eğilimi ölçümlenir.
• Elçilik: İtibarlı kabul edilen şirketin, müşterilerinin o şirketin ne oranda birer elçisine dönüştüğü ölçümlenir.
• Gönüldaşlık: İtibarlı kabul edilen şirketin, müşterileri ile bir ilişki kurmasa da toplum nezdinde tesis ettiği algı neden ile paydaşlarının bir karşılık beklemeden nasıl bir duygusal bağ kurduğu ölçümlenir.

İtibar ile algı kavramları birbirlerini tamamlayan niteliktedirler. Bu nedenle İngilizce itibar (Reputation) ve algı (Perception) kelimelerinin birleştirilmesinden oluşan Repuception kavramı ortaya atılmıştır.  Repuception kavramı konusunda  Salim Kadıbeşegil  İtibar Yönetimi  2013, ISBN:9944383119 kitabında detaylı bilgi verilmiştir. İtibar ne kadar önemliyse, bunun nasıl algılandığı da bir o kadar önemlidir. Kişiler ve şirketler itibarlı olmaya çalışırken, bunun topluma ve çevresine olan yansımalarını da önemsemesi gerekmektedir. Hatalı veya eksik bir algı oluşması durumunda, itibarlı olduğunu düşünmek, kabul etmek yanlış olacaktır. Algı yönetimi şirket ve kişiler için gereklidir, itibarın sağlanması ve korunması için olmazsa olmaz stratejidir.

Bir sonraki yazımızda, proje itibar yönetimi konusu ele alınacak ve “Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramı” üzerinden inceleme yapılacaktır.