Proje Yöneticisi, Orkestra Şefi Midir?

Proje Yöneticisi Orkestra Şefi Midir?

Proje yöneticilerini orkestra şefi gibi tanımlayan benzetimleri uygun bulmuyorum. Bir orkestrayı yönetmek ile bir projeyi yönetmenin kısmen ortak noktaları olsa bile temelde ciddi farklar bulunuyor.

Orkestrada temel olan, bir besteyi uygun müzik aletleri ile icra etmektir. Bestelenen notaları (tanımlanmış rota) uygun şekilde izlemek, seslendirmektir. Elbette icra ederken bir miktar yorumlama yapılabilir ama bestenin değiştirilmesi uygun değildir. Yani aynı besteyi, farklı orkestra şefleri yönetse de, müzik aynıdır. Orkestra şefi, müziğin düzgün bir biçimde çıkmasını sağlayabilir.

Projede ise bestelerden farklı olarak sözleşme/şartname ile gereksinimleri belirlenen, kapsamı çizilen işin uygun tasarımla gerçeklenmesi beklenmektedir. Aynı şartname farklı firmalara verilmiş olsaydı, farklı farklı çözümler ve ürünler ortaya çıkabilecekti. Aslında proje: Bestedir. Beste bir kere yapıldıktan sonra farklı orkestra şefleri tarafından aynı şekilde icra edilirler. Yorumlama farkları olsa da beste değişmez.

Proje yönetiminde, orkestrada olduğu gibi şefin (proje yöneticisinin) ellerinin hareketlerine bakan, yönlendirilmeyi bekleyen icracılar yoktur. Aksine kendi çalışma alanlarında en iyi çözümü üretmek isteyen, üretmesi gereken besteciler vardır. Proje yöneticisi, orkestra şefinden daha fazla işin içindedir, içinde olmalıdır. Uzaktan verilecek komutlar ile projenin yönetilmesi kolay değildir.

Proje yöneticisinin görevi, ekip içindekilerin uyumunu sağlamaktır. Komutlarla yönlendirmek yerine, işin belli parçalarını besteleyecek bestecilerin ahenkli bir müzik çıkarmasına yardımcı olmaktır.

Bu konuda çok beğendiğim bir paragrafı paylaşmak isterim. David  A. Schmaltz, "Körler ve Fil" kitabında proje yönetimi için şöyle der:
"Proje çalışması, bulmacanın elimizdeki parçalarını, bizim kadar kafaları karışmış olan başkalarının elindekilerle birleştirmemizi öngörür. Bu yüzden projeler kaçınılmaz olarak bizleri bir filin çevresinde toplanmış kör adamlara dönüştürür ve ulaşamadığımız bütünü anlamaya çabalarız. Bu durum uyum peşine düşmemizi teşvik eder, çünkü hepimizin başarısı düzgün perspektifi bütünleştirmemize bağlıdır. Bu bütünleştirme uyumdur."

Entellektüel Konuşuyor Olacağız

"Entellektüel konuşuyor olacağız"..

Ne dersiniz, yapalım mı? Kimi beyaz yakalılarda İngilizce'den bulaşan bir hastalık var: "will be v1+ing" hastalığı... Türkçe'de olmayan bir zaman kipiyle konuşuluyor/yazılıyor. "Size yarın sabah ilgili emaili yazıyor olacağız" .. Nedir?! Korkma "yazacağım" de! Yani "yazıyor olacağız" diyerek; belki yazarım, belki de yaz(a)mam diye birazcık tolerans mı bırakılmak isteniyor? Amiyane tavırla "kıvırma" payı.. Türkçe'de "yapıyor olacağız" diye bir şey yok! "yapacağız", "yazacağız" vardır. Böyle yazınca entellektüellikten yoksun mu olunuyor? Ya da bir şeyi "-yor olmak" şeklinde yazınca daha mı anlaşılır oluyor?! Ben var anlamamak "-yor olmak"tan. Ben var fazlaca yorulmak. Siz var anlamak?!

Ben Olsaydım

BEN OLSAYDIM

Yaptığı işin dışındaki mesleklere özenmek; kendi yaptıkları işlerin zor olduğunu ancak diğer işlerin daha kolay olduğunu ve kolayca para kazanıldığını düşünmek ülkemizde sıkça görülüyor. Öğretmen, doktoru; mühendis, öğretmeni; doktor, mühendisi bu gözle görüyor. "Komşunun tavuğunun, kaz görülmesi" hali..

Herkes kendi yaptığı işten mutsuz, sürekli diğer meslekleri kıskanma halinde..

Ayrıca aynı meslek içindekiler arasında, başkalarının yaptıkları işi kolay görme ve küçümseme alışkanlığı da var. Sürekli olarak, "Ben şunun yerinde olsaydım, şöyle şöyle yapardım", "Ben o işi yapsaydım, bak gör ne güzel yapardım" gibi sözler duyuyoruz.

Bir proje yöneticisinin diğer proje yöneticisi hakkında "o projeyi ben daha iyi yönetirdim" gibi düşünmesi hiç akıllıca bir yaklaşım olamaz. Her projenin kendine özgü zorlukları olacağı için "ben olsaydım,.." gibi sözlerin anlamı yok. Bu cehaletin verdiği haddini bilmemezliktir ancak.

Yönetimin matematiksel bir formülü bulunmuyor. Kişilere ve kullanılan argümanlara göre bazen başarılı, bazen başarısız olunabiliyor. "Ben olsaydım" demek fazla iddialı bir söz..

Dediğimi Yap, Yaptığımı Yapma

Dediğimi Yap!

Yaptığımı Yapma!

Bu aslında çok bilinen bir özlü sözdür. Aynı zamanda çok fazla karşılaşılan bir durumdur. Ancak herkes doğru olduğunu kabul etse de, uygulamaya gelince farklı davranışlar, tepkiler gösterirler. Gerçekten herkes dediklerinin yapılmasını bekler. Bazen emir, bazen rica ile de olsa söylenilen şeyin yapılmasını talep ederler, hatta yapılmış olacağını kabul ederler. Fakat aynı durum kendileri için geçerli olduğunda aynı hassasiyeti göstermezler. Belki de bu insanın doğasında, fıtratında (yaratılıştan) olan bir duygudur. Bunu doğal karşılamak gerekebilir.

Ancak iş yöneticiler ve yönetim açısından ele alındığında daha fazla önem kazanır. Yöneticiler açısından "dediklerinin yapılması" mutlak bir olgudur. Bunun aksini ne yöneticiler ne de çalışanlar düşünebilir, iddia edebilirler. Öyle ya! Bir yöneticinin dediklerinin yapılmaması, ciddi risktir, kabul edilemez sonuçlar doğurabilir. Bu konuda hemfikiriz.

Yöneticilerin "yaptıklarını yapmama" ise anlamsız gibi görünür, ikilem oluşturuyor. İlk bakışta, yöneticilerin yaptıklarının doğru olmadığını gösteriyor. Hem dediğinin yapılması, hem de yaptıklarının yapılmaması nasıl doğru olabilir?!

Bununla birlikte, birçok yönetici kendi koydukları kuralları ilk ihlal edenler olurlar. Yapılması, uyulması, uygulanması için tanımlanan kurallara yöneticiler uymayabilirler. Aslında akla ve mantığa aykırı bir durum gibi görülse de birçok şirkette ve kurumda bununla karşılaşıyoruz. Örneğin bir talimat, prosedür, iş tanımı tanımlandıktan sonra tüm çalışanlara duyurusu yapılır. Hatta bu duyuru bazen bizzat yönetici tarafından yapılır, deklare edilir. Çalışanlar da bunu, -eski tabirle- emir telakki edip uygulamaya çalışırlar. Ancak duyurulan talimat ile ters düşülen bir durum olunca yöneticiler bu talimatın ya doğrudan aksi bir karar uygularlar, ya da talimatın etrafından dolanabilecekleri koşulları oluşturmaya çalışırlar. Her durumda talimatın, prosedürün ihlali söz konusudur.

Geçmişte bazı politikacıların "anayasa bir kere delinse bir şey olmaz" gibi sözler söylediği görülmüştür. Kendilerinin o andaki bir sorunu çözmek adına, anayasanın dışında bir davranış sergilemeye çalışmaları belki o günü kurtarabilir ancak ileride onarılamaz hatalar, yaralar oluşturacaktır. Şartlar ne olursa olsun; yasalar, kurallar, talimatlar asla delinmemelidir.

Bunun bir çok örneği ile karşılaşıyoruz. Bir kurumda iş ve işçi güvenliği ile ilgili bir prosedür yayınlandıktan sonra buradaki hususlara başta yöneticilerin uymadıkları görülür. Kendilerine neden uymadıkları sorulunca da "o kurallar çalışanlarımız için" diye tepki gösterirler. Tanımlanan prosedürlerin, talimatların tüm çalışanları, en alt seviyeden en üstte kadar herkesi kapsadığı bir gerçektir. Benzer şekilde bazı yöneticilerin atama ve terfileri, zamanı gelmeden, koşullar oluşmadan yapmaya çalışması da gösterilebilir. Ya da izin kullanımı ile ilgili talimatların dışında çalışanlara izin vermesi/vermemesi gibi durumlar oluşabilir.

Yöneticilerin koydukları kurallara uyulmasını bekledikleri kadar, bu kurallara kendilerinin de uyması çok önemlidir. Belki bu duruma katlanmak zor gelecektir ancak yöneticilik egolarını bir kenara bırakıp, kuralları uygulamalıdırlar.

Şunu unutmamak gerekir: "Çalışanlar yöneticilerini taklit ederler; yöneticisinin kuralları ihlal ettiğini görürlerse, aynı şeyi çalışanlar da yapmaya başlarlar"

Zaten bir süre sonra ortada kadük bir anayasa, talimat ve prosedür kalır. Herkes kendi bildiğini yapar, uygular!