Translate

Kasım Şen - (Mütehayyil)

08 Şubat 2020

Hikayeden İşler-4



HİKAYEDEN İŞ'LER-4


Hikayeler anlatarak iş hayatındaki önemli dersleri açıklamaya çalıştığım "Hikayeden İş'ler" yazı dizisinde yeni temamız "Mesleki Ukalalık" olacaktır. Hikaye anlatımında önemli bir husus hikayenin kısa, öz ve sade olmasıdır. Hikaye anlatımında söz kalabalığı yapmak, ağdalı ifadeler kullanmak, uzun ve sonu gelmeyen cümleler kurmak, anlaşılmaz terminolojiler ve terimlerle konuşmak, hikayeyi gereksiz yere uzatmak ve ana konunun dışında kalan olaylardan bahsetmek uygun değildir. Hikaye uzadıkça etkisini yitirecektir. Vurucu ve önemli noktaları dinleyene aktarmak güçleşecektir. Cümleler de kısa tutulmalıdır. Her bir cümle gerektiğinde bir slogan olabilecek kadar kısa ve anlam içermelidir. Böylece her bir dinleyenin aklında bir kaç cümle kalıcı olacaktır. 

Kısa öyküleriyle ünlü Rus yazar Anton Çehov, “ Hikayenin/öykünün ilk bölümde duvarda asılı bir tüfek olduğunu söylüyorsanız, ikinci ya da üçüncü bölümde o tüfek patlamalıdır. Eğer patlamayacaksa o tüfek orada asılı olmamalıdır.” der. “Çehov’un Silah”ı olarak isimlendirilen bu kural, hikaye anlatıcıları için de geçerlidir. Bu prensibi daha da genelleştirecek olursak, eğer bir hikaye anlatıcısı bir hikayesinde bir şey anlatmayı ya da söylemeyi seçtiyse, bu bir amaca hizmet etmelidir. Gereksiz yere hikayeye yerleştirilmiş imgeler ancak ve sadece hikayeyi ve dinleyenleri yorar. Belki de gereksiz yere dinleyicilerin dikkatini çekebilir ve dinleyicinin asıl odaklanması gereken yerleri kaçırmasına sebep olur.

SOBA NEDEN YUKARIDA? 


*********************************************************************************

Bir gün ormanda araştırma yapan Fizikçi, Matematikçi, Kimyacı, Jeolog ve Antropolog yağmura yakalanmışlar. Hemen yakınlarındaki bir orman evine giderek yardım istemişler.  Ev sahibi misafirlerini güzel karşılayarak ikram hazırlamak için mutfağa geçmiş. Bu sırada ekiptekilerin gözüne evdeki soba borusu takılmış. 

Soba yerden bir metre kadar yukarı konularak, altına taşlarla destek yapılmış. Bunu gören ekiptekiler bu konuda kafa yormaya ve yorumlamaya başlamışlar.

Kimyacı, ”Adam sobayı yükselterek aktivasyon enerjisini düşürmüş, böylece daha kolay yakmayı amaçlamış” der.

Fizikçi, “Adam sobayı yükselterek konveksiyon yoluyla odanın daha kısa sürede ısınmasını sağlamak istemiş” diye yorumlar.

Jeolog, “Tektonik hareketlilik bölgesi olduğundan sobanın taşların üzerine yıkılmasını sağlayarak yangın ihtimalini azaltmayı amaçlamış.” der.

Matematikçi, “Sobayı odanın geometrik merkezine kurmuş, böylece odanın düzgün bir şekilde ısınmasını sağlamış.” derken; 

Antropolog ise, “Adam ilkel topluluklarda görülen ateşe tapmanın daha soyut biçimi olan ateşe saygı nedeniyle sobayı yukarıya kurmuş” diye değerlendirir.

Bizimkiler aralarında böyle konuşurken orman köylüsü içeri girer. Hep birlikte ona sobanın böyle yukarıda olmasının nedenini sorarlar.  Adamdan çok manidar bir cevap gelir :

– Boru yetmedi.

*********************************************************************************

İş hayatında her zaman değişik, size göre garip, belki de anlamsız görünen olaylarla, durumlarla ve kararlarla karşılaşılır. Çünkü her firmanın ve her yöneticinin/çalışanın farklı kültürleri ve yetkinlikleri vardır. Anlamsız görünen olayları ve durumları yorumlamak veya analiz etmek durumunda kalındığı zamanlarda en çok başvurulan yöntemlerden birisi, eğitim hayatında öğrenilen bilgiler ve/veya iş hayatında elde edilen deneyimlerdir. Hal böyle olunca da tüm olaylara mesleki bilgi birikimi açısından bakılmaya çalışılır.

Soba örneğinde olduğu gibi bazen olay o kadar basittir ki, üstünde mesleki açıdan kafa yormaya gerek olmayabilir. Böylesine basit bir vaka ile karşılaşılınca, olayı büyütmek, abartmak veya anlaşılmaz terimlerle açıklanamaz hale getirmenin anlamı yoktur.

Yıllarca aynı işi yapan, aynı alanda çalışan ve sadece belli bir konuda uzmanlaşan kişiler zaman içinde mesleki körlük yaşamaya başlarlar. Tüm olaylara mesleklerinin kapsamına giren kavramlar üzerinden bakarlar, değerlendirme yaparlar. Bu durum bir süre sonra mesleki alanda kendini üstün görmek, en iyi olduğunu düşünmek ve kendisinde bu alanda ukalalık yapmayı hak görmek gibi sonuçlara dönüşür.

"Elinde çekiç olan, herkesi çivi olarak görür"


Bir meslekte en üst seviyede olmak, duayen olarak görülmek herkesin isteyeceği, imreneceği bir hayaldir. Bilgi ve deneyimlerine değer verilmesi, eski tabirle kendisinden feyzalınması insana gurur verecektir. Yine de bu durum hiç bir zaman ukalaca cevaplar verilmesini haklı çıkarmayacaktır. Bir meslekte bilgili olmak kişinin itibarını yükseltecektir. Onu diğer meslektaşlarının karşısında saygın ve sözüne, bilgisine güvenilir kişi yapacaktır. Ancak bu mesleki bilgi ve deneyimi her olayı aynı gözle değerlendirmeyi gerektirmez.

Sonuç olarak:
"Bilginiz itibarınızdır,
 Üstünlüğünüz değildir!"  


02 Şubat 2020

Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-2



Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-2

Önceki yazımızda başladığımız "Proje Yöneticisi ve Dokunduğu Fil(Proje)" konusunda yeni bir yazı ile devam ediyorum. Bu yazımızın ana konusu projelerde karşılaşılan engeller ve aşılması gereken duvarlardır.  Yazı dizimizin konusunu oluşturan "Körler ve Fil" şiirinde John Godfrey Saxe  şöyle yazmıştı:

Birincisi file yaklaştı
Ve rastlantı sonucu yaslanınca
Onun güçlü ve geniş gövdesine karşı
Bağırmaya başladı:
“Aman Tanrım! Fakat bu fil
Tıpkı bir duvar gibi.”

Projenin başında ekipler oluşturulurken herkesin hemen işe koyulacağı düşünülür. Ancak henüz hazır olmayanlar vardır.   Henüz ne projeyi, ne de projeden beklenenleri (misyon ve vizyon) tam olarak anlayamamıştır, belki de anlamamak isterler. Sürekli yakınma, ayak sürüme, inatlaşma ve zorluk çıkarma halindedirler. Proje yöneticisi için asıl serüven başlamıştır. Ekip içindeki uyumu sağlamak adına bu kişilerin ekipten çıkarılması, en kolay ve ilk akla gelen yöntemdir. Onların ortaya koyacakları engeller ve zorluklar ileride ekip içinde huzursuzluk yaratacaktır ve projenin tamamlanmasına sebep olacaktır. Hangi proje yöneticisi böyle bir durumu ister!

Elbette hemen "Duvar" ören ekip üyelerinin bu davranışlarını kötümser bir bakış açısıyla değerlendirmemek gerekir. Aslında bir kısmının tepkilerinin temelinde, projenin başında hızlanmak adına atlanan, önemsiz gibi görünen hususların dikkate alınmaması yatmaktadır. Projeye hızlı bir başlangıç yapmak, tabiri caizse gaza basmak ve bir an evvel bir şeyleri ortaya çıkarmak her proje yöneticisinin hayalidir. Çünkü daha alınacak çok yol vardır ve bir şeyleri hızlıca halletmek ve diğer işlere başlamak ne de güzel olur.. Ama zaman içinde duvar(lar)a toslanılır.. Proje ekibindekiler çeşitli gerekçeler nedeniyle duvarlarını örmeye başlamışlardır. Her geçen zaman içinde bu duvarlara birer birer tuğlalar (mazeretler, sorunlar, kaprisler, zorluklar) örülür.

Proje yöneticisinin her bir duvarı yıkmak, üstünden atlamak veya duvarlar arasında delikler açmak için yeterince zamanı, gücü ve enerjisi olamayabilir. Öyle ya! Ekip içindekilerin ördükleri duvarların yükseklikleri, kalınlıkları ve malzemeleri farklı farklı olacaktır. Hepsinin üstesinden gelmeye çalışırken, projenin asıl işlerine odaklanmakta zorlanacaktır. Ayrıca bir duvar yıkılırken başka bir ekip üyesi başka bir duvar daha örmeye başlamış olabilir. Elbette bu durumda olanlar sadece proje yöneticisi değildir . Projede henüz heyecanını yitirmemiş, hızlıca bir şeyler yapmaya çalışan diğer çalışanlar da bu duvarlarla karşılaşacaktır.

Projede örülen duvarlarla yaşamak mümkün değildir. Duvarları yıkmak da mümkün olamadığına göre en kolay çözüm duvarların örülmesini baştan önlemektir. Bunun için anahtar soru şudur:"Ne İstiyorsun?" Projede duvar örenlere karşı uygulanacak yöntem; proje kapsamında ne yapmak istediklerini sormaktır.

Proje sponsorunun projeden beklentisi elbette projenin zamanında tamamlanıp, proje kapsamındaki hak edişin veya ödemenin yapılması olacaktır. Bundan başka bir beklentisinin olması mümkün değildir. Proje yöneticisinin beklentisi ise verilen kaynakları kullanarak, proje bütçesi ve zamanı içinde çalışmaları tamamlamak ve gereksinimleri karşılamaktır. Bunda da bir gariplik yoktur. Ancak ya diğer ekip üyeleri?!

Diğer proje ekibindekilerin de projeden tek beklentileri; "Verilen kaynakları kullanarak, proje bütçesi ve zamanı içinde çalışmaları tamamlamak ve gereksinimleri karşılamak mıdır?". Bazıları için belki geçerli olabilir ancak çoğunun  böyle bir beklentisi, derdi ve amacı yoktur! Evet, proje yöneticileri açısından zor bir durum olsa da, diğer ekip üyelerinin onlar kadar projenin riskleri, hususlarıyla ilgisi yoktur, olamayacaktır.. 

Pekala, ne yapmalı?!

Proje ekibindekilere projenin başında "Bu projede ne yapmak istiyorsunuz?" sorusu ile projedeki işleri kapsamında "kendi projelerini"  yaratmalarını sağlamak gerekmektedir. Asıl proje kapsamında tamamlanması gereken işlerin dışına çıkmamak koşulu ile; örneğin bir yazılım geliştirici açısından "kendisinin en iyi yazılım mimarisini oluşturma" projesini yaratmasını sağlamak gerekir. Aynı şekilde bir test sorumlusu açısından "kendisinin en iyi sistem performansını sınama" projesini; analistin "şu alandaki kavramlara hakim olma, deneyim edinme" projesini; kalite sorumlusunun "şu şu standartları projede uygulayabilme ve süreçleri oluşturabilme" projesini yaratmasını sağlamaktır.

Proje ekipleri, proje içinde kendi projelerini yarattıkları sürece duvar örmeyi bırakacaklardır. Duvar örmek için harcayacakları zamanı, enerjiyi ve gücü kendi projelerine ayıracaklardır. Böylece asıl projedeki engeller de ortadan kalkacaktır.

Son olarak; projede duvar ören ekip üyelerine olumsuz yaklaşmadan, projeden ne istediklerini ortaya çıkarmak ve proje kapsamında kendi projelerini yaratmaları sağlanmalıdır!


18 Ocak 2020

Hikayeden İşler-3





HİKAYEDEN İŞ'LER-3


 "Hikayeden İş'ler" yazı dizimizin bu konusunda ana temamız "soru sormak" olacaktır. Hikayemize geçmeden önce hikaye anlatıcılığının (storytelling) günümüzde artık bir meslek olduğuna değinmek istiyorum. Her meslekte olduğu üzere hikaye anlatıcılığının da bazı temel gereksinimleri bulunmaktadır. Hikaye anlatmak sadece çıkıp konuşmak değildir. Öncelikle hikayenin iyi kurgulanması gerekmektedir. Elbette bir amacı ve neticesinde dinleyicilerin aklında kalabileceği bir ders vermesi beklenir. Bu nedenle, özellikle sahneye çıkıp belli bir konuda sunum yapanların iyi bir hikaye anlatıcısı olması sunumunu güçlendirecektir. Sahneye çıkmak ile sahneye hakim olmak birbirinden çok farklıdır. İyi hikaye anlatıcıları aynı zamanda sahne performansları yüksek kişiler olmaktadır. Hikaye anlatıcıları kişisel ve sosyal psikoloji konusunda deneyim kazanmalıdır. Anlatılan hikayenin; dinleyicilerin davranışlarına, hayatlarına ve toplumsal görüşlerine, ideolojilerine dokunması ve etkilemesi gerekmektedir. İşte bu nedenle, iyi hikaye anlatmak uzun uzun ve detaylı konuşmaların önüne geçer. Hikayenin gücü ise anlatıcının yetenekleriyle güçlenir veya sönümlenir. İyi bir hikaye anlatıcısının dile hakim olması ve beden dili ile anlatımı güçlendirmesi önemlidir. Hikaye anlatıcılığı konusunda "Hikaye Anlatıcısının Sırrı" (Carmina Gallo) kitabını önerebilirim.

DOĞRU SORUYU SORMAK? 


*********************************************************************************
İki arkadaş hararetle tartışıyormuş: 

Tartıştıkları  konu, sigara içerken İncil okunabilir mi üzerineymiş. Sonuç alamayınca kilisede papaza sormaya karar vermişler. Papazın yanına gidip sırayla sorularını sormuşlar. 

İlk arkadaşın sorduğu soru şöyledir :

- Papaz hazretleri, İncil okurken canım sigara içmek istiyor, içebilir miyim?

Papaz biraz da sinirlenerek:
- Oğlum, İncil okunurken Tanrı ile ilgilenmen lazım. O sırada dikkatinin dağılmaması lazım. O yüzden İncil okurken asla sigara içilmez.

İlk arkadaş oradan ayrıldıktan sonra diğeri sorusunu sorar :

- Papaz hazretleri, sigara içerken canım İncil okumak istiyor ama sigara içiyorum diye İncil'i elime alamıyorum, sizce sigara içerken İncil'i okuyabilir miyim? 

- Oğlum, her nerede ve ne koşulda olursan ol, İncil okuma isteği duyarsan okuyabilirsin.

*********************************************************************************

Özellikle yöneticilerin mesailerinin büyük bir kısmı soru sormak ve tatmin edici cevapları almak ile geçer. Toplantılarda, karşılıklı görüşmelerde veya ayaküstü sohbetlerde genelde yöneticiler soru soran taraf olmaktadırlar. Bu nedenle, doğru soru sormak ve soruyu doğru sormak önemlidir. Yukarıdaki hikayemizde olduğu gibi, aynı konuda soruları farklı sorarak, farklı cevaplar almak mümkündür. Sorunun soruluş şekli, yeri ve zamanı, içeriği, muhatabı ve açıklığı doğru olmalıdır. 

"Doğru soru sorarak, istenilen cevapları almak mümkündür"


İş hayatında, öğrenmek ve gelişmek amacıyla her mevkide ve her yaşta soru sormak gerekir. Soru sormak sadece hiyerarşik yapıda üstte olanların hakkı olarak görülmemelidir. Hiyerarşinin üstüne doğru soruların kapsamı ve amacı değişse de sorular aynı nitelikleri taşımalıdır. Birinci ve en önemli nitelik; sorunun sırf soru sormuş olmak için sorulmamasıdır. Mutlaka işe yaracak, soruyu soran kişinin beklentilerini karşılayacak şekilde olması gerekmektedir. 

Diğer bir nitelik ise sorular açık uçlu olmalıdır, cevabı yorum, görüş veya sav içermelidir. Cevabı "evet" veya "hayır" şeklinde olan sorular kapalı uçlu sorulardır. Bu tür sorular genelde soruyu soran kişiye fazla katkı sağlamaz. Sorunun "haklısınız", "sizinle aynı düşüncedeyim", "bence de doğru/yanlış" gibi cevaplara da çanak tutmaması lazımdır. İyi soru soran kişi, sorusunu olası cevapları filtreleyecek, ortadan kaldıracak şekilde yapılandırır. Böylece istemediği bir cevabı almanın önüne geçer. Ayrıca soruların başka soruları sormaya fırsat verecek şekilde üretken olması gerekmektedir. Soruların birbirlerini belli bir mantık silsilesi içinde tetikleyebilmesi için genelde "neden, niçin, niye, nasıl" gibi soru kiplerini içermelidir.

Doğrusunu söylemek gerekirse, doğru soru sormak konusunda henüz istediğim seviyeye gelebildiğimi düşünmüyorum. Bunun için bir miktar daha çaba harcamam gerekiyor. Zaman zaman soru sorma konusunda hatalar yaptığımı görüyorum.  Doğru soru sormak ve/veya soruyu doğru sormak için deneyim önemli bir faktördür. Bu nedenle, iş hayatında karşılaşılan her durum için soruları önceden zihinde hazır tutmak ve yeri geldiği zaman can alıcı soruları sormak için deneyim kazanılmalıdır. Deneyim kazanmak elbette hatalar yapmayı da içermektedir.

İş hayatının başında olanların öncelikle soru sormaktan korkmaması ve kendilerine soru soran yöneticilerinin soru soruş biçimlerini dikkatle incelemesi kendilerine fayda sağlayacaktır. 

Sonuç olarak: "Doğru soru aslında istenileni elde etmenin yoludur"


12 Ocak 2020

Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil-1




Proje Yöneticisinin Dokunduğu Fil

Yeni bir yazı dizisine daha başlıyoruz: "Proje Yöneticisi ve Dokunduğu Fil(Proje)". Tahminen 7 adet yazı yer alacak. Detaylarını ilerleyen yazılarımızda açıklayacağım üzere, bir proje yöneticisinin 6 farklı çerçeve (bakış açısı) ile projelere yaklaşımı ele alınacaktır.

Günümüzde projeler; daha kapsamlı, daha büyük bütçeler gerektiriyor, birden fazla disiplin ve çalışma alanında (domain) çalışılması istenilen çalışmalar olmuş durumundadır. Hatta projeler içinde projeler oluşturuluyor ve "program" adı altında takip ediliyor. Dolayısıyla projeler için "fil" benzetmesi yapmak yanlış olmayacaktır. Hayvanlar aleminin en büyük, en azametli, en güçlü hayvanlarından birisi olan fillerin, aynı zamanda birbirleriyle işbirliği kuran hayvanlar olması benzetmemizi güçlendirmektedir. Projelere güle oynaya atanan/seçilen/görevlendirilen proje yöneticileri, kısa bir süre sonra nasıl bir fil ile mücadele etmek zorunda olacaklarının  farkına varacaklardır.

Yazı dizimizin konusunu oluşturan "Körler ve Fil" şiiri John Godfrey Saxe  (1816-1887) tarafından yazılmıştır. Şiirin orijinal metnine "The Blind Men and the Elephant" bağlantısından erişilebilir. Hint inanışlarında olan bir fabl üzerine yazılmıştır. Şiirde 6 tane kör adamın dokundukları fili farklı nesnelere benzetmesi konu edilmiştir. Şiirin çevirisini paylaşıyorum.

KÖR ADAMLAR ve FİL

İndostan'da altı adam vardı
Öğrenmeye çok hevesliydiler
Fili görmeye gittiler
Hepsi kör olmasına rağmen
Her biri kendi gözlemiyle
Merakını giderecekti.

Birincisi file yaklaştı
Ve rastlantı sonucu yaslanınca
Onun güçlü ve geniş gövdesine karşı
Bağırmaya başladı:
“Aman Tanrım! Fakat bu fil
Tıpkı bir duvar gibi.”

İkincisi uzun dişini elledi
Çığlıkla “Hey! Burada ne var?
“Çok yuvarlak, düzgün ve sivri
Çok açık ve net
Bu harika bir özellik
Daha çok bir mızrak gibi”

Üçüncüsü hayvana yaklaştı
Ve mutlulukla tuttu
Elleri içinde hortumunu
Böylece cesaretlendi ve konuştu:
“Anladım” dedi aynen
“Fil daha çok bir yılan gibi”

Dördüncüsü sabırsız elleriyle dokundu
Dizlerini hissetti
“Ne harika canavar
çok düz” tekrarladı:
“Bu fil, çok belli
Daha çok bir ağaç gibi”

Beşincisi şansla dokundu kulağına
Dedi: “en kör adam bile
Bunun ne olduğunu söyleyebilir,
Filin bu doğaüstü özelliği
Daha çok bir yelpaze gibi!”

Altıncısı daha çabuk değildi
Canavarı el yordamı ile yokladı
Sonra, sallanan kuyruğu yakaladı
Onun hissiyle
“Anladım” dedi
“Fil, daha çok, bir halat gibi”

Ve İndostan'lı bu adamlar
Uzun ve sesli tartıştılar
Kendi fikrinde her biri
Son derece kesin ve kararlı
Her düşünce kısmen doğruydu
Ve tümü yanlıştı!

Projenin başında, hem proje yöneticisi hem de proje ekibindekiler tıpkı şiirde bahsedilen kör adamlar gibidirler.  Proje yöneticisi ve proje ekibindekiler, projeye dahil olduktan sonra projenin farklı noktalarına dokundukça projeyi farklı şekillerde yorumlarlar. Kendi yorumlarına göre proje içinde farklı davranışlar sergilerler. Hiçbiri kör adamların yaptıkları gibi "Evet! Bu bir fil" diyememektedirler.

Ancak ve elbette, burada ilk önce uyanması, gözünü açması gereken proje yöneticisi olmalıdır. Bir an önce proje ekibindekilere dokundukları şeyin bir fil olduğunu söyleyebilmesi ve buna onları ikna edebilmesi gereklidir.  Proje yöneticisi de hala diğerleri gibi duvar, yelpaze, halat, mızrak gibi yorumlamalara devam ederse, hiçbir zaman projede gerçeği anlayamayacaklar ve istenilen sonuca varamayacaklardır.

Proje yöneticisinin dokundukları filin büyüklüğünü, niteliğini anlaması (kapsam/scope), bu filin büyüklüğü ile mücadele edebilecek ekibi oluşturması ve nihayetinde bu fili yerinden hareket ettirip yürütmesi (execution), sonunda fili istenilen yere ulaştırıp, teslim etmesi (kapatma) beklenmektedir. Bunun için de proje yöneticisinin, her bir projeye farklı çerçeveden, farklı perspektiflerden bakması ve ona uygun olarak projeye yaklaşması gerekmektedir.

Ve son olarak da, bu çerçeve içine tüm proje ekibini yerleştirebilmeli, herkesin o çerçeveden bakabilmesini sağlamalıdır!

Diğer yazımızda fili "Duvar" çerçevesi ile görenleri ele alacağız..