PROJE YÖNETİMİ MANİFESTOSU-2
Önceki yazımızda başladığımız Proje Yönetimi Manifestosuna yeni bir madde ile devam ediyoruz. 10 maddeden oluşan manifestomuzu proje yönetiminin olmazsa olmazları olarak görüyoruz. Proje yönetiminin bir meslek olarak ülkemizde yerleştirilmesi, önem kazanması ve hak ettiği değeri elde etmesi için manifestomuzdaki maddeleri tüm proje yöneticilerinin sahiplenmesi önemlidir.
*********************************************************************************
Manifesto Madde-2:
HER PROJENİN, PROJE YÖNETİCİSİ OLACAKTIR
HER PROJENİN, PROJE YÖNETİCİSİ OLACAKTIR
*********************************************************************************
Aslında bir proje varsa, bir yöneticisinin olması da doğal ve anlamlı gelmektedir. Ancak bu varsayıma rağmen gerçek bundan çok farklıdır. Ülkemizde geçmişten bugünümüze kadar proje yöneticilerine olan bakış ve algı hep aynı değildi. Yani hiç bir zaman, bir proje ortaya çıktığı zaman hemen bir proje yöneticisi atanmadı. Zaten proje kavramı da çok eskiden beri var olmamıştı. İlk başlarda firmanın yaptığı işlerin bütünü bir proje olarak ele alınırdı. Sonraki zamanlarda yurt dışı kaynaklı örgütlerin ortaya koyduğu kavramların ülkemizde benimsenmesi ve bazı kalite standartlarının/modellerinin zorlaması ile projelere yaklaşım değişti.
Süreç tanımlarında proje yöneticisi gibi roller tanımlanmaya başlanınca firmalarda en deneyimli veya en kıdemli personeller proje yöneticisi olarak atanmaya başlandı. Aslında bu tam bir görev ataması değildi. İşi en iyi bilen kişiler oldukları düşünüldükleri için o rol onların üstünde kaldı. Geçmişte birçok "Şef Mühendis" rolündeki çalışanlar gerçekte proje yöneticiliği yapmaktaydılar. Çok az firmada gerçek anlamda bir "Proje Yöneticisi" rolü/görevi tanımlanmıştı.
Projeler, kıdemli veya deneyimli kişilerin ek iş olarak yönetecekleri çalışmalar değildir. Ekibin imece usulü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirmesi mümkün değildir.
İlerleyen yıllarda, birçok ihalede veya sözleşmede "bir proje yöneticisi atanacaktır" benzeri şartname maddesi yer almaya başlayınca firmalar gerçekten birilerini proje yöneticisi olarak görevlendirmek zorunda kaldılar. Ancak burada da genelde şirkete yeni girmiş, tecrübesiz ve fazla iş yükü olmayan kişiler, sırf şartname maddesini karşılayabilmek adına bu göreve getirildiler. Böylece hem onlara iş çıktı, hem de kağıt üstünde de olsa bir proje yöneticisi atanmış oldu. O deneyimsiz proje yöneticileri de genelde toplantı düzenlemek ve müşteri ile yazışmaları hazırlamaktan öte işler yapmadılar. Asıl işler, planlama ve yürütme işleri yine teknik, deneyimli ve kıdemli kişiler üzerinden gerçekleştirildi. Proje yöneticileri sadece vitrin arayüzü olarak kaldılar. Bir bakıma proje sekreterliği yaptılar. Matriks yapılanmada en pasif durumdaydılar. Zaman içinde projeler büyüdükçe, kapsamları ve bütçeleri arttıkça proje yöneticilerinin önemi, yetkisi ve sorumluluğu arttı. Ancak bazı firmalar halen eski yaklaşımla devam etmektedirler.
Projelerde, sırf deneyimsiz çalışanlara iş vermiş olmak için proje yöneticisi atanmamalıdır. Proje yöneticisi; planlama, izleme, koordinasyon ve yürütme faaliyetlerini gerçekleştirecek yetkinlikte ve sorumlulukta olmalıdır.
Firmalar proje yöneticisi ataması yaparken genelde projenin geliştirileceği alanda uzmanlaşmış kişiler olmasına dikkat etmektedirler. Ancak proje yönetimi metodolojisini açıklayan kitaplarda böyle bir zorunluluk olmadığı belirtilmektedir. Temel proje yönetim işlevlerine hakim, yöntemlerini bilen ve uygulayabilecek herkes proje yöneticiliği yapabilmelidir. Proje yöneticiliği; alan uzmanlığı gerektirmeyen, kendine has yöntemleri ve yaklaşımları olan bir meslektir. Teknoloji projelerini yöneten bir proje yöneticisinin, bir inşaat projesini de yönetebileceği varsayılır. Belki ilk aşamada proje yöneticileri alanın terminolojisinden kaynaklı bazı zorlanmalar yaşasalar da zaman içinde temel proje yönetim yöntemlerini uygulayarak başarılı olacaklardır. Proje yöneticisi aynı zamanda yönetim, iletişim ve liderlik konularında da yetkinlik ve deneyim kazanmalıdır. Proje yöneticilerinin mesailerinin büyük kısmı iletişim ve liderlik çalışmalarında geçmektedir.
Proje yöneticileri, her çalışma alanındaki projeleri yönetebilecek şekilde temel proje yönetim tekniklerine ve yöntemlerine sahip olması gerekir.
İletişim, koordinasyon, planlama ve yürütme faaliyetlerinin tek elden gerçekleştirilebilmesi için projelere yalnızca bir proje yöneticisi atanması gerekir. Aynı projede birden fazla yönetici veya yönetici rolünü üstlenen proje ekibi üyesi varsa; karar verilmesi gereken durumlarda yetki ve sorumluluk karmaşası ortaya çıkacaktır. Yönetimin tek elden olması faydalıdır. Proje yöneticilerinin karar almakta zorlandığı durumlarda bir üst yöneticinin olması elbette olabilir ancak aynı rol ve sorumluğa sahip proje yöneticisi olmamalıdır. Projenin kapsamı ve büyüklüğü nedeniyle bazen birden fazla proje yöneticisinin atanması gereken durumlarda, her proje yöneticisinin yöneteceği proje parçalarının belirlenmesi gerekir. Proje yöneticileri projelerinin sınırlarını ve yetkilerini net olmak bilmek isteyeceklerdir. Bunu sağlamadan bir projeyi birden fazla yöneticinin yönetmesi zordur.
Sonuç olarak;
Süreç tanımlarında proje yöneticisi gibi roller tanımlanmaya başlanınca firmalarda en deneyimli veya en kıdemli personeller proje yöneticisi olarak atanmaya başlandı. Aslında bu tam bir görev ataması değildi. İşi en iyi bilen kişiler oldukları düşünüldükleri için o rol onların üstünde kaldı. Geçmişte birçok "Şef Mühendis" rolündeki çalışanlar gerçekte proje yöneticiliği yapmaktaydılar. Çok az firmada gerçek anlamda bir "Proje Yöneticisi" rolü/görevi tanımlanmıştı.
Projeler, kıdemli veya deneyimli kişilerin ek iş olarak yönetecekleri çalışmalar değildir. Ekibin imece usulü yönetim faaliyetlerini gerçekleştirmesi mümkün değildir.
İlerleyen yıllarda, birçok ihalede veya sözleşmede "bir proje yöneticisi atanacaktır" benzeri şartname maddesi yer almaya başlayınca firmalar gerçekten birilerini proje yöneticisi olarak görevlendirmek zorunda kaldılar. Ancak burada da genelde şirkete yeni girmiş, tecrübesiz ve fazla iş yükü olmayan kişiler, sırf şartname maddesini karşılayabilmek adına bu göreve getirildiler. Böylece hem onlara iş çıktı, hem de kağıt üstünde de olsa bir proje yöneticisi atanmış oldu. O deneyimsiz proje yöneticileri de genelde toplantı düzenlemek ve müşteri ile yazışmaları hazırlamaktan öte işler yapmadılar. Asıl işler, planlama ve yürütme işleri yine teknik, deneyimli ve kıdemli kişiler üzerinden gerçekleştirildi. Proje yöneticileri sadece vitrin arayüzü olarak kaldılar. Bir bakıma proje sekreterliği yaptılar. Matriks yapılanmada en pasif durumdaydılar. Zaman içinde projeler büyüdükçe, kapsamları ve bütçeleri arttıkça proje yöneticilerinin önemi, yetkisi ve sorumluluğu arttı. Ancak bazı firmalar halen eski yaklaşımla devam etmektedirler.
Projelerde, sırf deneyimsiz çalışanlara iş vermiş olmak için proje yöneticisi atanmamalıdır. Proje yöneticisi; planlama, izleme, koordinasyon ve yürütme faaliyetlerini gerçekleştirecek yetkinlikte ve sorumlulukta olmalıdır.
Firmalar proje yöneticisi ataması yaparken genelde projenin geliştirileceği alanda uzmanlaşmış kişiler olmasına dikkat etmektedirler. Ancak proje yönetimi metodolojisini açıklayan kitaplarda böyle bir zorunluluk olmadığı belirtilmektedir. Temel proje yönetim işlevlerine hakim, yöntemlerini bilen ve uygulayabilecek herkes proje yöneticiliği yapabilmelidir. Proje yöneticiliği; alan uzmanlığı gerektirmeyen, kendine has yöntemleri ve yaklaşımları olan bir meslektir. Teknoloji projelerini yöneten bir proje yöneticisinin, bir inşaat projesini de yönetebileceği varsayılır. Belki ilk aşamada proje yöneticileri alanın terminolojisinden kaynaklı bazı zorlanmalar yaşasalar da zaman içinde temel proje yönetim yöntemlerini uygulayarak başarılı olacaklardır. Proje yöneticisi aynı zamanda yönetim, iletişim ve liderlik konularında da yetkinlik ve deneyim kazanmalıdır. Proje yöneticilerinin mesailerinin büyük kısmı iletişim ve liderlik çalışmalarında geçmektedir.
Proje yöneticileri, her çalışma alanındaki projeleri yönetebilecek şekilde temel proje yönetim tekniklerine ve yöntemlerine sahip olması gerekir.
İletişim, koordinasyon, planlama ve yürütme faaliyetlerinin tek elden gerçekleştirilebilmesi için projelere yalnızca bir proje yöneticisi atanması gerekir. Aynı projede birden fazla yönetici veya yönetici rolünü üstlenen proje ekibi üyesi varsa; karar verilmesi gereken durumlarda yetki ve sorumluluk karmaşası ortaya çıkacaktır. Yönetimin tek elden olması faydalıdır. Proje yöneticilerinin karar almakta zorlandığı durumlarda bir üst yöneticinin olması elbette olabilir ancak aynı rol ve sorumluğa sahip proje yöneticisi olmamalıdır. Projenin kapsamı ve büyüklüğü nedeniyle bazen birden fazla proje yöneticisinin atanması gereken durumlarda, her proje yöneticisinin yöneteceği proje parçalarının belirlenmesi gerekir. Proje yöneticileri projelerinin sınırlarını ve yetkilerini net olmak bilmek isteyeceklerdir. Bunu sağlamadan bir projeyi birden fazla yöneticinin yönetmesi zordur.
Sonuç olarak;
- Projeler kendi haline bırakılacak, ekiptekilerin birbirlerine yardım ederek imece usulü geliştirilecek çalışmalar değildirler.
- Projelerde yönetim, yürütme ve izleme faaliyetleri için yetkin ve sorumlu bir proje yöneticisi olmalıdır.
- Proje yöneticisi sadece projenin geliştirildiği alanda uzmanlaşan kişilerden olmak zorunda değildir.
- Proje yöneticisi teknik alandaki bilgi ve becerilerden daha çok yönetim, iletişim ve liderlik konularında yetkinlik ve deneyim kazanmalıdır.
- Bir projenin yalnız ve sadece bir proje yöneticisi olmalıdır.
- Birden fazla proje yöneticisinin çalışması gereken durumlarda, ilgili proje mantıksal parçalara ayrılmalı ve her bir proje yöneticisinin sorumlu oldukları parçalar net olarak belirlenmelidir.

