Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-1

Modern iş dünyasının dinamik ortamında etkili proje yönetimi, son teslim tarihlerini karşılamanın ve bütçe dahilinde kalmanın ötesine geçer. Gerçek başarı, projeler organizasyonun genel stratejisiyle kusursuz bir şekilde uyum sağladığında elde edilir. Proje Yönetim Ofisi (PMO), proje yönetimi uygulamalarının etkili bir şekilde uygulanmasını sağlamak için proje yönetimi, liderlik, destek ve gözetim sağlamaya adanmış kurumsal bir kuruluştur. Proje Yönetim Ofisi, bağımsız olarak veya diğer PMO'larla işbirliği içinde çalışan, hem zorunlu hem de zorunlu olmayan hizmetleri sunan ve bu hizmetlerin sağlanması ve yönetimiyle ilgili sorumluluklara sahip kurumsal bir kuruluştur. Proje yönetimi kültürünü teşvik eder, süreci standartlaştırır ve şirketin performansını artırır. Proje yönetim ofisi; operasyonel bir yapıdan, projenin yürütülmesiyle sağlanan faydalara ve sonuçlara odaklanan bir yapı olan portföy yönetimi yapısına doğru gelişti.

PMO'nun en büyük zorluğu, kuruluşun her geçen gün daha karmaşık hale gelen bir ortamda esnek ve uyarlanabilir uygulamalara güvenebilmesini garanti etmektir. Bu hedefe ulaşmak için proje yönetimi ile ilgili tüm kurumsal süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için gerekli adımları belirleyen bir organizasyonel proje yönetimi olgunluk planı oluşturmak önemlidir. Seçilen çözüm ne olursa olsun, proje yönetim ofisi, organizasyonun stratejik düzeylerdeki ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılabilecek sağlam bir modele doğru önemli bir ilerlemeyi temsil eder. Bununla birlikte, mevcut çerçeve ve metodolojilerin çeşitliliğine rağmen, bunların, faaliyet gösteren organizasyonun özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmasına hâlâ ihtiyaç vardır.

Zorunlu PMO hizmetleri, bir kuruluştaki PMO'nun işleyişi ve etkinliği için gerekli olan uyumluluk ve güvenceyle ilgili hizmet kümesini ifade eder. Bu hizmetler genellikle proje yönetimindeki standartlar, düzenlemeler ve en iyi uygulamalarla uyumludur. Zorunlu hizmetler, proje ekiplerinin değil yalnızca PMO'nun sunabileceği hizmetlerdir. Zorunlu olmayan hizmetler, bir PMO'nun bir kuruluşa katma değer sağlaması için önemli bir yolu temsil eder. Bu hizmetler, temel uyumluluk ve güvence işlevlerinin ötesine geçerek kuruluşun stratejik hedeflerinin ilerlemesine aktif olarak katkıda bulunur, proje sonuçlarını yükseltir ve genel kurumsal yeteneklerin güçlendirilmesine aktif olarak katkıda bulunur.

Zorunlu PMO (uyumluluk) hizmetleri şunları içerebilir:

• Mevzuata uygunluk: Projelerin geçerli yasalara, düzenlemelere ve endüstri standartlarına uygunluğunu sağlamak.
• Proje yönetimi çerçevesi geliştirme: Proje yaşam döngüsü modelleri, proje rolleri ve sorumlulukları, şablonlar ve prosedürler dahil olmak üzere standartlaştırılmış bir proje yönetimi yaklaşımı oluşturmak.
• Metodoloji uyumu: Tüm projelerin belirlenen proje yönetimi metodolojisine uygun olmasını sağlamak. Bu, Çevik, Şelale veya hibrit bir yaklaşımı içerebilir.

Zorunlu PMO (güvence) hizmetleri şunları içerebilir:

• Proje kontrolleri: Bir projenin mevcut durumunu değerlendirmek ve endişe duyulan alanları belirlemek için düzenli incelemeler veya "sağlık kontrolleri".
• Kalite güvence incelemeleri: Projenin çıktılarının ve süreçlerinin kalitesinin gerekli standartları karşıladığının kontrol edilmesi.
• Risk yönetimi güvencesi: Risklerin etkili bir şekilde tanımlandığı, değerlendirildiği ve yönetildiğine dair güvence sağlamak

Zorunlu olmayan uyumluluk hizmetleri genellikle belirli proje ekipleri veya girişimlerle daha derin entegrasyonu içerir ve şunları içerebilir:

• Yenilik ve değişiklik yönetimi: PMO, kuruluşun yeni teknolojilere, süreçlere ve iş modellerine uyum sağlamasına yardımcı olarak yenilik ve değişiklik yönetimi girişimlerini destekleyebilir. Bu, yeniliği teşvik eden proje yönetimi metodolojilerinin uygulanmasını veya çalışanların yeni çalışma yöntemlerine uyum sağlamasına yardımcı olacak değişim yönetimi stratejilerinin geliştirilmesini içerebilir.
• Kapasite geliştirme: Bir PMO, özel eğitim programları sunarak, bilgi paylaşım oturumlarını kolaylaştırarak, proje yöneticilerine ve ekip üyelerine mentorluk yaparak ve sürekli öğrenme ve iyileştirme kültürünü teşvik ederek kuruluş içinde kapasitelerin geliştirilmesine yardımcı olabilir.
• Proje yönetimi yöntemleri, teknikleri ve araçları: PMO, zorunlu olmayan ancak proje planlamayı, yürütmeyi ve kontrolü büyük ölçüde geliştirebilen çeşitli proje yönetimi araçlarına, yöntemlerine ve tekniklerine erişim, eğitim ve destek sağlayabilir.

Bir PMO'nun rolünün ve potansiyel faydalarının daha derinlemesine anlaşılmasıyla, ilk zorunluluklardan biri Proje Yönetim Ofisinizi kuruluşunuzun stratejik yönü ile uyumlu hale getirmektir. Bu uyum, başarıya ulaşmak ve stratejik hedefleri gerçekleştirmek için önemli bir itici güç olarak duruyor. PMO tarafından sunulan hizmetler ile kuruluşun genel stratejik yönü arasında sağlam bir bağlantı kurulması oldukça önemlidir. İşletmeler, PMO'yu kuruluşun stratejisiyle uyumlu hale getirerek projelerinin tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir, stratejik sonuçlar elde edebilir ve uzun vadeli başarıya ulaşabilir. İyi bir PMO uygulaması, yönetici desteği, verimliliği artıran bilgi sistemleri, olgunluk değerlendirme modelleri ve şirketin iş ihtiyaçlarına uygun bir metodoloji ile başlar.

Stratejik uyum, her projenin uzun vadeli hedeflere katkıda bulunmasını ve her çabanın değerini en üst düzeye çıkarmasını sağlar. PMO, kuruluşun genel vizyonuyla uyumlu bir şekilde çalıştığında stratejik bir katalizöre dönüşür. Bu sinerji, projelerin daha geniş stratejiyle uyumlu kalmasını, kaynakların akıllıca tahsis edilmesini ve arzu edilen sonuçların sadece hayal edilmesini değil aynı zamanda gerçekleştirilmesini de sağlar.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023 

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals, 

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/

 

EDEBİYAT YAPMA!..

Proje yöneticiliğim ilk yıllarında e-mail yazarken ya da toplantı tutanağı tutarken uzun cümleler kullanırdım. Çok fazla detaylı yazmaya çalışarak ağdalı kelimelerle etkisini arttırmaya çalışırdım. Türkçeye fazla hakim olmam nedeniyle bunu yapmam beni hiç de zorlamıyordu. Hatta çok hoşuma gidiyordu. Yazdığım cümlelerin sonu gelmiyor, cümlecikleri bağlaçlarla birbirine bağlayarak uzun paragraflar haline getiriyordum. Nokta (.) ile hiç işim olmuyordu. Virgülleri ve noktalı virgülleri kullanarak süslüyordum. Böyle olunca da anlamak da biraz zahmetli oluyordu.

Bir gün o dönemdeki direktörüm bu konuda beni uyardı. Kısa ve ağdalı olmayan bir şekilde yazmamı istedi. Açıkça söylemek gerekirse o zaman çok sinirlendim. Ben o kadar özenerek detaylı şekilde yazmaya çalışıyorken benden tam tersinin istenilmesine üzülmüştüm. Benim yazdıklarımın daha etkili olacağını ve göz dolduracağını düşünüyordum.

Kısaca yöneticim bana : “Edebiyat yapma!..” demişti.

Bir süre düşününce yöneticime hak verdim. Gerçekten kısa, açık ve net yazmalıydım. Canım edebiyat yapmak isteyince başka şeyler yazarak kendimi tatmin etmeliydim. İşte blog yazılarım da bu şekilde ortaya çıkmış oldu. Artık e-maillerim ve tutanaklarımda bol bol nokta(.) kullanmaya başlamıştım. “Ama, fakat, lakin, ile, veya, ancak” gibi bağlaçlarla aram bozulmuştu. Bu bağlaçları kullanmak istediğim zaman da önce cümleyi tamamlayıp, sonra diğer cümlenin başında kullanıyordum.

Kısa ve öz e-mail yazma konusunda kendimce bilindik bir yöntemi kullanmaya başladım: “5N 1K”

Yöntem çok basitti. Mesajlarımda veya tutanaklarda aşağıdaki soruların cevaplarını açık bir şekilde almayı hedefliyordum. Böylece her şey yerine oturuyordu. Hem de okuyan herkes aynı şeyi, basitçe anlayabiliyordu.

• Ne istiyorum?
• Neden, niçin istiyorum?
• Nasıl istiyorum?
• Nereden, nereye istiyorum?
• Ne zaman için istiyorum?
• Kime, kimden istiyorum?

Son olarak birkaç ipucu daha vermek istiyorum:

• Bağlaçlara bağlanmayın..
• Türkçe ve İngilizce kelimelerle karıştırmayın..
• Osmanlıca diye anlamını bilmediğiniz kelimelerle zorlaştırmayın..
• Nokta (.) ile aranızı sıcak tutun. En iyi yardımcınız olacaktır.

Yine de edebiyat güzeldir, yazmak çok daha güzeldir. Kalın sağlıcakla.

Çetin Ceviz 10.Yıl Konuşması

 

Değerli Dostlarım, Değerli Meslektaşlarım,

Kimseye puanlar dağıtmadan, hiçbir şey vadetmeden,

Sadece ülkemizin değerlerine bağlı kalarak,

Geçmişten, taa 12000 yıl öncesinden, Göbeklitepe'den beri en büyük ve en iyi projelerin gerçekleştirildiği bu kadim topraklarda,

Gençleri cesaretlendirerek, tecrübeye kulak vererek,

"Biz" diyebilenleri, bu ülke için söz sahibi olanları,

yine "en iyileri" bir araya getirdik, bu yıl da "Çetin Cevizleri" ödüllendirdik..

Bu topraklarda proje arıyorsanız 1500 yıldır dimdik ayakta duran Ayasofya’ya bakın, onlarca depremi atlatmış olan Süleymaniye’ye bakın..

Proje yöneticisi arıyorsanız akustik ustası Mimar Sinan’a ve onun ustalık eseri Selimiye’ye bakın..

İnovatif proje arıyorsanız, gemileri bir gecede karadan yürüten Fatih Sultan Mehmet’e bakın…

Sosyal sorumluluk projelerinin en güzel örneklerini, Anadolu’ya sevgi tohumları eken Yunus Emre’de, Mevlana’da ve Hacı Bektaş Hazretlerinde bulursunuz..

Dünyada ilk meslek standartlarını ortaya koyan Ahi Evran’a bakın..

Göklere çıkma projesinin öncüleri olan Hazerfan Ahmet Çelebi’ye, Lagari Hasan Çelebi’ye bakın.

Ve en büyük proje yöneticisi arıyorsanız, yitik ve bitik, işgal edilmiş bir ülkeden bir millet, bir Cumhuriyet kuran ulu önder Gazi Mustafa Kemal Atatürk’e bakın..

Dünyanın baş belası, İngiliz aksanlı vahşilerin, her şeyi çok bilmiş küstah tavırlarına bakmayın..

biz, Türk Proje Yöneticileri olarak; inatla "hep var olacağız"!

bu güzel topraklara her yıl çetin cevizler dağıtacağız..

Korkmayın!

Muhtaç olduğunuz kudret, güç, damarlarınızdaki asil kanda mevcuttur..

Hangi Zaman..