Zaman Yönetimi: 3-5-8 Yöntemi 

⏰ Uzun zamandır uyguladığım bir zaman yönetimi yöntemini paylaşmak istiyorum. Zaman yönetiminde işleri önceliklendirmek önemlidir. Aynı anda birçok işi yapmak veya takip etmek çok zor. Mutlaka işler arasında önceliklendirme yapmam gereklidir. Bununla ilgili literatürde birçok yöntem var. Ancak bunların kullanımında bazı zorluklar yaşadım. ⏰

Bu yüzden kendimce daha uygun bir yöntem geliştirdim.

3-5-8 oyununu, iskambil oyunlarını oynayanlar iyi bilirler. 3 kişiyle oynanan bir oyundur.

Ancak burada işlerin takibi için kullandığım 3-5-8 yönteminden bahsedeceğim. Şöyle ki:

🟥 3'lü grup: En acil ve yakından takip edilmesi ve/veya yapılması gereken işler. İnsanın konsantrasyonunu odaklaması ve yakından ilgilenebilmesi için aynı anda en fazla 3 işle ilgilenebileceğini düşünüyorum. 3'ten fazlası gerçekçi değildir. Bir çırpıda en fazla 3 işi, hususu söyleyebilirsiniz. Her zaman 3 tane olmalıdır. 3'ten az ise 5'li gruptan bir iş sıraya girmelidir.

🟨 5'li grup: 3'lü gruptan sonra gelen öncelikli işler. Bunlar 3'lü gruptan işler tamamlandıkça bir üste çıkabilecek işlerdir. Önemlidirler ancak o anda hızlı aksiyon alamayacağınız işlerdir. Her zaman 5 tane olmalıdır. 5'ten az ise 8'li gruptan bir iş sıraya girmelidir.

🟦 8'li grup: Bunlar takip listeninizin en altındaki işlerdir. Aralarından bir süre sonra birkaç tanesi bir üst gruba geçebilir ya da güncelliğini yitirebilir. En fazla 8 adet olabilir, daha az da olabilir ama daha fazla olmamalıdır.

✳️ Tüm bu durumlar nedeniyle bir kişinin takip edebileceği en fazla toplam 3+5+8=16 iş olabilir. Daha fazla olmaz. Daha fazla işle ilgileniyorsanız bir sorun vardır. Yöneticilerin bu durumda delegasyon yapması gerekir. ✳️

Ben çok faydasını görüyorum, tavsiye ederim.
Umarım sizler de yararlanırsınız..

hashtag#zamanyönetimi hashtag#time hashtag#management hashtag#yönetim hashtag#üçbeşsekiz hashtag#delegasyon

 

SAATLERİ AYARLAMA ENSTİTÜSÜ

Toplantı odasından çıktıktan sonra bir arkadaşımız yanıma yaklaşıp:

-“Ağzının payını verseydin ya, tam da haketmişti!” dedi. Gerçekten de herkes çileden çıkmıştı. Bir diğeri ise:

-“Böylelerine ayar vermek lazım, ayarı bozulmuş bunların” dedi.

Öylece durdum, sustum. Aklıma Ahmet Hamdi Tanpınar’ın ünlü romanı “Saatleri Ayarlama Enstitüsü” geldi. Romanda Hayri İrdal’ın ayar tutmayan “Mübarek” isimli İngiliz yapımı, ayaklı ve yaşlı duvar saati ile yaşadıklarını düşündüm. Mübarek de başına buyruk bir şekilde ayar kabul etmeden çalışmakta ve düzensiz olarak çalmaktadır. Tıpkı çevremizdeki bazı insanlar gibi..  Kimisine bazen ayar verince, bir süreliğine düzene girseler de sık sık ayar istemektedirler. Yayı bozuk olanlar ayar da tutmuyor!

Proje ekiplerimizde yer alan herkes aslında kendi saatlerinde yaşamaktadırlar. Bir proje yöneticisi olarak elbette isteğimiz, arzumuz herkesin aynı saati göstermesi ve hiç ayar gerektirmeden tıkır tıkır çalışmasıdır. Keşke hep öyle olabilseydi!..

“Erken öten saati kırarlar!..”

Proje ekiplerimizde Mübarek gibi ayar kabul etmeyen, kendine buyruk, ayarsız kişiler olabiliyor. Bunlar projede sıklıkla sorun çıkarırlar, zamansız yere (çalarlar) tepki gösterirler. Bu düzensizlikleri nedeniyle diğer saatlerin (kişilerin) de ayarlarını bozabilirler. Sürekli ayar vermekten dolayı artık ayar tutmaz hale gelmişlerdir. Ne zaman, hangi şartlarda, kime karşı, nasıl bir davranışta bulunabileceklerini kestirmek zor bir hale gelebilmektedir. Ancak nasıl ki, Mübarek saat Hayri İrdal’ın dedesinden babasına kalan vasiyetinin sonucu ise; proje ekiplerimizdeki bu ayarsız kişiler de bize kalan mirastır.

Başka hangi saatlerimiz var?

Proje ekiplerimizde elbette başka saatlerimiz de var. Bazıları çok dakiktirler, ayar istemezler, sorun çıkarmazlar, her zaman işlerini doğru yaparlar, hep doğru saatleri gösterirler. Bunlarla çalışmak zevklidir ancak sayıları pek azdır.

Kimi saatlerimiz sürekli geri kalırlar, kimileri ise önden hızlı koşarlar, ileri giderler.. Her ikisi de projelerimiz için sıkıntılı olabilmektedir. Geri kalanı cesaretlendirmek, motive etmek; ileri gideni dizginlemek, yola sokmak, kontrol altına almak bizim görevimizdir.

Ekibimizdeki bir diğer saat ise; sadece kendilerinin doğru zamanı gösterdiklerini, diğerlerinin yanlış saati gösterdiğini ve hatalı olduklarını iddia edenlerdir. Onlara göre kendilerinden başka herkes hatalıdır. Onlar ne söylerlerse doğrudur, buna herkes biat etmelidirler! Zaman onların istedikleri gibi akmalıdır ve diğer tüm saatler onlara göre kendilerini ayarlamalıdırlar.

Ekibimizde ayrıca birilerini takip eden saatler de vardır. Bunlar kendilerine referans aldıkları saat hangi zamanı gösterirse ona göre kendilerini ayarlarlar. Takip ettikleri saati sorgulamazlar, hatalı olabileceklerini kabul etmezler. Tam bir bağlılık halinde devam ederler.

Bazı ekip üyelerimizi yeniden harekete geçirmek için sallamak, dokunmak gerekir. Bu tür kişilerin enerjileri azaldıkları için ittirmeye, enerjilendirmeye ihtiyaçları vardır. Ciddi bir motivasyon ile yeniden sorunsuz çalışabilirler. Proje yöneticilerinin, böyle enerjisi azaldığı için durmak üzere olan kişileri iyi tahlil edip, geç kalmadan müdahale etmesi elzemdir.

“Bozuk saat bile günde iki defa doğruyu gösterir!..”

Proje ekibimizde durmuş durumda olan saatler de olabilir. Ancak bunlar günde iki defa doğruyu gösterdikleri için yaşadıklarını düşünürüz. Aslında bozukturlar, ölmüşlerdir. Bu tür kişiler sadece kuru kalabalık yaparlar. Kimse onların bozuk olduğunu görmez. Proje yöneticileri de onları boş yere sırtlarında taşımak zorunda kalmışlardır. Enerjileri tükendiği için o saatler ayar da tutmazlar.

Projelerimizde saatlerle yaşanan sıkıntılarımızı kısa bir şiirimle ifade etmek isterim:

Saat: Yelkovanı akrep geçe

            Kifayetsiz zaman, ben kifayetsizim kendime

           Sar başa, dön başa, sarmaş dolaşa

           Sokak lambasından damlar nisan yağmuru

           Bir koşuşturmaca, nedir bu hengâme, bu kargaşa.

Saat: Yelkovana akrep var

 

Ahmet Hamdi Tanpınar’ın romanından güzel bir söz ile konuyu bağlamak istiyorum:

"Saatin kendisi mekân, yürüyüşü zaman, ayarı insandır...
Bu da gösterir ki, zaman mekân, insanla mevcuttur."

Hangi Zaman..