Zaman Yönetimi: 3-5-8 Yöntemi 

⏰ Uzun zamandır uyguladığım bir zaman yönetimi yöntemini paylaşmak istiyorum. Zaman yönetiminde işleri önceliklendirmek önemlidir. Aynı anda birçok işi yapmak veya takip etmek çok zor. Mutlaka işler arasında önceliklendirme yapmam gereklidir. Bununla ilgili literatürde birçok yöntem var. Ancak bunların kullanımında bazı zorluklar yaşadım. ⏰

Bu yüzden kendimce daha uygun bir yöntem geliştirdim.

3-5-8 oyununu, iskambil oyunlarını oynayanlar iyi bilirler. 3 kişiyle oynanan bir oyundur.

Ancak burada işlerin takibi için kullandığım 3-5-8 yönteminden bahsedeceğim. Şöyle ki:

🟥 3'lü grup: En acil ve yakından takip edilmesi ve/veya yapılması gereken işler. İnsanın konsantrasyonunu odaklaması ve yakından ilgilenebilmesi için aynı anda en fazla 3 işle ilgilenebileceğini düşünüyorum. 3'ten fazlası gerçekçi değildir. Bir çırpıda en fazla 3 işi, hususu söyleyebilirsiniz. Her zaman 3 tane olmalıdır. 3'ten az ise 5'li gruptan bir iş sıraya girmelidir.

🟨 5'li grup: 3'lü gruptan sonra gelen öncelikli işler. Bunlar 3'lü gruptan işler tamamlandıkça bir üste çıkabilecek işlerdir. Önemlidirler ancak o anda hızlı aksiyon alamayacağınız işlerdir. Her zaman 5 tane olmalıdır. 5'ten az ise 8'li gruptan bir iş sıraya girmelidir.

🟦 8'li grup: Bunlar takip listeninizin en altındaki işlerdir. Aralarından bir süre sonra birkaç tanesi bir üst gruba geçebilir ya da güncelliğini yitirebilir. En fazla 8 adet olabilir, daha az da olabilir ama daha fazla olmamalıdır.

✳️ Tüm bu durumlar nedeniyle bir kişinin takip edebileceği en fazla toplam 3+5+8=16 iş olabilir. Daha fazla olmaz. Daha fazla işle ilgileniyorsanız bir sorun vardır. Yöneticilerin bu durumda delegasyon yapması gerekir. ✳️

Ben çok faydasını görüyorum, tavsiye ederim.
Umarım sizler de yararlanırsınız..

hashtag#zamanyönetimi hashtag#time hashtag#management hashtag#yönetim hashtag#üçbeşsekiz hashtag#delegasyon

 

Time Management: 3-5-8 Method

I would like to share the time management method that I used for a long time. Task prioritation is very important for time management. It is very difficult to track the a lot of task at that same time. I have to prioritize the my tasks which ones I have to manage. There are a lot of time management methods that you can see in business literature. However, I experienced some difficulties in using them. ⏰

That's why I generated a new method.

👉 The players knows the sergeant major game (3-5-8). It is played within 3 players.

However, here I would like to explain the 3-5-8 method that I used for time management and task tracking. So that:

🟥 3 Tasks Group (Group-3): These tasks that are most urgent and need to be tracked or done. I think that a person can deal with a maximum of 3 tasks at the same time. This is important for in order to focus his concentration and pay attention. More than 3 tasks are unrealistic. You can say the maximum 3 tasks or issues at once. There should always be 3 tasks. If there are fewer than 3 taks, a task can be transfered from 5 tasks group which is defined below.


🟨 5 Tasks Group (Group-5): These tasks are that have less priority than the group-3 taks. These tasks can go up to group-3 when the task where is in Group-3, is completed. They are important, but they are tasks for which you cannot take quick action at that moment. There should always be 5 tasks. If there are fewer than 5 taks, a task can be transfered from 8 tasks group which is defined below.

🟦 8 Tasks Group (Group-8): These are the most less priority tasks. After a while, a few of them may go up to a Group-5 or become outdated. There can be a maximum of 8 task or can be fewer, but there should be no more than 8 tasks.

✳️ Due to these conditions, an employee can manage the 3+5+8=16 jobs in total. No more is not meaningfull. If you are interested in more work, there is a problem. Managers have to delegate the tasks in this case. ✳️

I can recommend this method. I hope you will take advantage of it too.

hashtag#time hashtag#management hashtag#method hashtag#timemanagement

ZÜĞÜRT AĞA-4 (YAĞMUR DUASI)

Züğürt Ağa filminden iş hayatına yönelik sahneleri analiz etmeye ve sunmaya devam ediyorum. Filmin konusunun geçtiği köyde susuzluk yaşanmaktadır. Dolayısıyla kuraklık nedeniyle yeterli mahsul elde edilememektedir. O yıllarda yeterli sulama imkanları da olmadığı için yağmur dışında hiçbir umut yoktur. Filmde çare olarak yağmur duasına çıkılması önerilir.

Ağa ile köyün dini lideri şıh arasında rekabet bulunmaktadır. Yağmur duasına çıkmak için şıh bazı taleplerde bulunur. Ağa bunu kabul etmez ve karşılıklı olarak birbirlerini tehdit ederler. Sonunda şıh ikna olur ve yağmur duasına çıkarlar. Ama ne yazık ki, yağmur yine yağmaz.  

“Yöneticiler de yağmur duasına çıkarlar!”

Kültürümüzde yer alan yağmur duasında Tanrıya düşülen zor durum gösterilmeye çalışılır. Acındırma ve merhamet dileme söz konusudur.

Sizin şirketinizde de yağmur duasına çıkılıyor mu?!

Sanırım bazılarınız saçmaladığımı düşünüyorsunuz. Günümüzün teknolojik imkanlarıyla yağmurun hangi şartlar altında yağabileceğini, yağmur bombalarının kullanılabileceğini birçok kişi ve firma bilir. Ancak şirketlerde de bazı yöneticiler yağmur duasına çıkarlar. Bu ritüel elbette bir imam ile dua ederek olmamaktadır. Şirketler belli dönemlerde “yağmur duası” toplantıları organize ederler. Kimisi yarıyılda, kimisi 3 veya 4 ayda bir toplanıp, yağmur duası ayini düzenlerler. Bu toplantılar ağlama seanslarıyla doludur. Orta düzey yöneticiler, üst yönetime ekonomik göstergeler üzerinden kötü tabloyu sunarlar ve kendilerini aklamaya çalışırlar. Bazısı türlü türlü mazeretler sunarak acındırmak ve affedilmek ister.

 “Olmayacak duaya amin demek!”

Ekonomik göstergeler açıkça kötü durumu gösterse de yöneticiler gelecek için umut vaat ederler. Kimisi yapılan yatırımın geri dönüşünün muhteşem olacağını, kimisi pazarın yeniden açılacağını, kimisi de ARGE faaliyetlerinden elde edilecek başarıların kurtuluş olacağını söylerler. Şirketin tüm gelir kaynakları kurumuş durumda iken bu yöneticiler aslında yağmur duasına çıkmışlardır. Şirkete can verecek, yeniden yeşertecek acil para girişine yani yağmura ihtiyaç vardır. Ancak yöneticiler bu yağmurun kendilerinin yaptığı dualarla geleceğini ummaktadırlar. Bazı çalışanlar da bu dualara iman edip, amin demektedir. Gerçeği gören çalışanlar ise bunun yapılan yağmur duası ayinleriyle olmayacağını bilmektedir.  

Şirketteki bütün CxO’ların katıldığı, üst yöneticilerin bulunduğu, kelli felli insanların olduğu toplantılarda gerçekleri tüm açıklığıyla konuşmak önemlidir. “İnşallah”, “Maaşallah” gibi temenni içeren cümlelerle dua etmek faydasızdır.

“Şemsiyenizi unutmayınız!”

Yağmur duasına giderken hiç şemsiyesini alıp gelen gördünüz mü?

Sanırım yoktur. Çünkü yağmurun dua edilince yağacağına inanç yoktur aslında. Gerçekten içinde umut olsaydı ıslanmamak için şemsiyesini alıp giderlerdi.

Benzer durum şirketlerin yağmur duasında dönüşen toplantılarında da yaşanır. O toplantılardan önce veya hemen sonra işlerin iyiye gideceğini düşünerek hisse senetlerini alan olur mu? Ya da firmaya ortak olmayı düşünürler mi? Çevresindeki kişilere haber salıp “bizim şirketimiz çok büyüyecek, çok kazanacak, sen de bizim şirkete geçsene” diyenler olacak mıdır?

Sanmam..

Çünkü kimse şemsiyesini almayı düşünmemiştir.

Çünkü umut yoktur..

SARI ÖKÜZ

Sarı öküzün hikayesini bilir misiniz? Sanırım pek çok kişi bir yerlerden duymuştur veya okumuştur. Ben yine de bilmeyenler için kısa bir şekilde anlatmaya çalışayım.

Otlakların birinde, bir öküz sürüsü yaşarmış. Çevredeki aslan sürüsünün de gözü öküzlerdeymiş. Ancak, öküzler saldırı anında bir araya geldiği zaman, aslanların yapacak bir şeyi kalmazmış. Bu yüzden küçük hayvanlarla beslenmek zorunda kalan aslanlar, iyi beslenemediği için bir çare düşünmüşler. Aslanlar, beyaz bayrak çekmiş ve öküz sürüsüne yanaşmışlar. Öküzlerle tatlı dille konuşmaya başlamışlar:

-“Saygıdeğer öküz efendiler. Bugün, buraya sizden özür dilemek için geldik. Biliyorum, bugüne kadar sizlere zarar verdik ama inanın ki, bunların hiçbirini isteyerek yapmadık. Bütün suç hep o sarı öküzde. Onun rengi sizinkilerden farklı ve bizim de gözümüzü kamaştırıyor, aklımızı başımızdan alıyor. Biz de, barışseverliğimizi unutuyor ve saldırganlaşıyoruz. Sizinle bir sorunumuz yok. Verin onu bize, sizde kurtulun ve yine barış içinde yaşayalım”.

Boz Öküz ve heyeti bu sözler üzerine aralarında tartışmış ve teklifi haklı bularak, Sarı Öküzü aslanlara vermişler. Bir süre sonra aslanlar yine aynı yöntemle gelip, bu kez Uzun Kuyruğu istemişler. Öküzler, bu defa Uzun Kuyruğu teslim etmişler. Bu olay her seferinde farklı bahanelerle sürekli tekrarlanmış. Sayıları azaldıkça sonunda öküzler zayıflamışlar. Öküzler, birer birer aslanların pençesinde can verirken, geriye birkaç öküz kalmış. İçlerinden biri liderlerine,

-“Ne oldu bize, nerede kaybettik bu savaşı? Oysa, vaktiyle ne kadar güçlüydük” diye sormuş.

Öküzlerin lideri, gözleri nemli şekilde

-“Biz”demiş, ”Sarı Öküzü verdiğimiz gün kaybettik bu savaşı. Sarı Öküzü vermeyecektik…”

“Her taviz, bir sarı öküzdür!”

Bazı yöneticiler bazen küçük bir çıkar için, bazen de koltuklarını korumak için küçük küçük tavizler vermeye başlarlar. Bu tavizler kimi zaman bir personel olur, kimi zaman da bir değer, bir erdem olabilir. Zaman içinde bu küçük tavizlerin yerini büyük fedakarlıklar ve büyük kurbanlar alır. İşte o noktada yöneticiler tüm iradesini ve gücünü yitirir. Çünkü tavizler verdikçe, daha fazlası istenilecek, daha da fazlası talep edilecektir. İlk başta talep edilen küçük tavizler karşısında dik duruş sergilemiş olsalardı, bu durumla karşılaşmayacaklardı.  

“Bir kereden çok şey olur!”

İş hayatında verilen sarı öküzlerin ilk mazereti “bir kereden bir şey olmaz, canım” şeklindedir. Öyle ya, ufak bir taviz vermekle çok şey kaybedilmez! Ancak işin sonu öyle değildir.

-Bir çalışan için tüm ekibi küstürmeyi göze almak;

-Koltuğunda bir gün daha fazla oturabilmek için ekibine yapılacak saldırılara (mobbing) göz yummak, sessiz kalmak;

-Yöneticisine şirinlik yapmak için personelini küçük düşürmek;

-Cüzdanını vicdanından ön planda tutmak;

-Herkese mavi boncuk dağıtırken, adaleti unutmak;

-Ben ne yaparsam yapayım, sıkıntı olmaz diye düşünmek;

-Herkes etrafından bir bir kaybolurken bile farkına varamamak, görmek istememek;

İşte bunlar verilen birer sarı öküzdür. Bir kereden çok şey olur, alışkanlık olur..

“Kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez?!”

Siz sarı öküzleri verirken, onları çığlıkları her yere yayılır aslında. Ancak duymazsınız, duymak istemezsiniz. Her bir taviz ardından koskoca bir feryat, bir figan bırakır. Kaz gelecek diye tavuk esirgemeyenler, sarı öküzleri de hiç esirgemeden kolayca kurban edecektir.

Ekiplerde kurban verilen sarı öküzlerin bıraktıkları boşluklara bir gün o yöneticiler düşmeye başlayacaktır. Her bir çukura düştükçe, verdiği tavizler aklına gelecektir. Ve asıl kaybettiği günü hatırlayacaktır. Ancak artık nafile!..

Şiir:

Bu konuyu geçmişte yazdığım bir şiirim ile bitireyim:

SARI ÖKÜZ (25.05.2017)
Kendimi, hemen ele verilecek,
gözden çıkarılacak
sarı öküz gibi hissediyorum..
 
sadece his değil,
düpedüz sararmış bir halde
sürüden gidecekmişim gibi
hazır bekliyorum..
 
saçlarım sarı mı?
değil!..
tenim: buğday kırmızısı
ama yine de
bu sürüde sarı öküzüm,
bekliyorum gözüm..
 
oturup karar vermişler,
azgın, aç aslanlara
verilebilecek tek diyet
kime niyet, kime kısmet
sarı öküzü feda etmişler..
 
şimdi, benden sonra
sıra kimde?