Proje İtibar Yönetimi-1

Proje İtibar Yönetimi-1

İtibar, herkesin önem verdiği bir kavramdır. Kişilerin, şirketlerin, kurumların ve hatta devletlerin her ne şekilde olursa olsun lekelenmesini istemeyeceği, kaybetmeye tahammülünün olmadığı çok değerli bir niteliktir. Bu yazı dizimizde; kişiler ve şirketler seviyesinde önem verilen itibar kavramını, proje yönetimi özeline indirgeyerek “proje itibar yönetimi” şeklinde değerlendireceğiz.

İtibar, Türk Dil Kurumu sözlüğüne göre “saygınlık, onur, şeref, önem verme” şeklinde tanımlanıyor. Kişilerin ve şirketlerin toplum içinde edindikleri saygınlıkları, bir anlamda onların itibar seviyelerini belirliyor. Hiçbir kimse itibarlarının zedelenmesini, lekelenmesini veya eski tabirle halel getirilmesini istemez. Bu nedenle itibar kavramını kumbara içindeki değerli bir elmas olarak betimlemek mümkündür. Nasıl ki, elması bozdurduktan sonra yerine koymak çok kolay değilse, itibarın kaybedilmesi, zarar gelmesi halinde eski seviyesine getirmek de o kadar zordur.

İtibarı kaybettikten sonra yerine koymak, onu kaybetmemeye çalışmaktan daha zor ve maliyetlidir. Bu nedenle günümüzde şirketler ve kurumlar itibarlarını korumak amacıyla birimler ve bütçeler oluşturmaktadır. “Kurumsal İletişim” adı altında oluşturulan birimler genelde bu amaçla çalışmalar gerçekleştirirler. Bankalar zaman zaman müşterilerinin hesaplarından haksız biçimde çalınan paraların yerine ayırdıkları bütçeden yerine koyabilmektedir. Çünkü böyle bir hırsızlık olayının duyulması durumunda oluşacak itibar kaybı, yerine konulacak bütçenin çok üstünde maliyetli olabilir. Şirketler, gerek yazılı basında gerekse de sosyal medyada ortaya atılan, çoğu zaman gerçekle ilgisi olmayan haber ve bilgilerin yalanlanması (tekzip edilmesi) için ilanlar vermektedirler.

İtibarın yönetilmesi, korunması sadece şirket içindeki belli bir birimin veya üst düzey yöneticilerin görevi ve sorumluluğunda değildir. En alttan en üst çalışana kadar şirket içindeki tüm çalışanların, çalıştıkları kurumların itibarına zarar verecek bilgi paylaşımı, davranış ve faaliyetlerden uzak durması önemlidir. Elbette üst düzeylerde yer alan yöneticilerin, kişilerin açıklamaları ve faaliyetleri şirket itibarı için daha fazla etkilidir ve itibara zarar verir. Ancak kurumsal itibar yönetimi konusunun tüm çalışanları kapsayacak şekilde organize edilmesi, itibarın yönetilmesi için yapılacakların planlanması, yönerge ve talimatların detaylandırılması gereklidir. Aksi halde neyin, nasıl bir şekilde şirket itibarına zarar vereceğini tespit etmek zor olacaktır. Alınacak önlemlerin ve bu konuda kimlerin ne yapması gerektiğinin net biçimde belirlenmesi; zedelenen itibarın yerine getirilmesine daha fazla imkân sağlayacaktır.

İtibarın ölçülmesi konusunda,  Türkiye İtibar Akademisi 2011 yılından beri belli kriterlere göre ölçüm yapmakta ve şirketlerin itibar endeksi hesaplanarak sektörler bazında en itibarlı şirketler belirlenmektedir.

Türkiye İtibar Endeksi’nde ölçümlenen parametreler şunlardır:

• Tanıma: İtibarlı kabul edilen şirketin bilinirliği ölçümlenir.
• Beğeni: İtibarlı kabul edilen şirketin ne kadar beğenildiği ölçümlenir.
• Güven: İtibarlı kabul edilen şirkete duyulan güven ölçümlenir.
• Satın alma: Kamuoyunun, itibarlı kabul edilen şirketin ürün ve hizmetlerine satın alma eğilimi ölçümlenir.
• Tatmin: İtibarlı kabul edilen şirketin ürün ve hizmetlerinin müşterileri nezdinde bıraktığı tutumlar ölçümlenir.
• Tavsiye: İtibarlı kabul edilen şirketin müşterilerinin potansiyel müşterilere o şirketi tavsiye edip etmeme eğilimi ölçümlenir.
• Elçilik: İtibarlı kabul edilen şirketin, müşterilerinin o şirketin ne oranda birer elçisine dönüştüğü ölçümlenir.
• Gönüldaşlık: İtibarlı kabul edilen şirketin, müşterileri ile bir ilişki kurmasa da toplum nezdinde tesis ettiği algı neden ile paydaşlarının bir karşılık beklemeden nasıl bir duygusal bağ kurduğu ölçümlenir.

İtibar ile algı kavramları birbirlerini tamamlayan niteliktedirler. Bu nedenle İngilizce itibar (Reputation) ve algı (Perception) kelimelerinin birleştirilmesinden oluşan Repuception kavramı ortaya atılmıştır.  Repuception kavramı konusunda  Salim Kadıbeşegil  İtibar Yönetimi  2013, ISBN:9944383119 kitabında detaylı bilgi verilmiştir. İtibar ne kadar önemliyse, bunun nasıl algılandığı da bir o kadar önemlidir. Kişiler ve şirketler itibarlı olmaya çalışırken, bunun topluma ve çevresine olan yansımalarını da önemsemesi gerekmektedir. Hatalı veya eksik bir algı oluşması durumunda, itibarlı olduğunu düşünmek, kabul etmek yanlış olacaktır. Algı yönetimi şirket ve kişiler için gereklidir, itibarın sağlanması ve korunması için olmazsa olmaz stratejidir.

Bir sonraki yazımızda, proje itibar yönetimi konusu ele alınacak ve “Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramı” üzerinden inceleme yapılacaktır.

Sağır Sultan

Dilimizde çok güzel bir atasözü var: "Sağır sultan bile duydu"  Ülkemizde özellikle Eylül-Kasım ve Mart-Mayıs ayları arasında birçok etkinlik düzenleniyor. Ancak ne hikmetse(?!), birçok kişi bu etkinliklerden haberinin olmadığını belirtiyor. Bu yazımızda, sağır sultanın bile duyması gerektiği halde neden etkinliklere yeterli katılım olmadığını değerlendireceğiz.

Her yıl düzenli olarak belli tarihlerde gerçekleştirdiğimiz bazı etkinliklerin organizasyon ekibinde yer aldım. Bazen de doğrudan etkinlikleri kendim organize etmeye çalıştım. Dolayısıyla bir, iki günde gerçekleştirilen etkinlikler için ne çok çaba sarfedildiğini ve birçok kişinin görev aldığını biliyorum. Üstelik bu organizasyon ekiplerinde yer alan kişilerin çoğu zaman gönüllülük ilkesi çerçevesinde çalışmalara destek olduğunu, herhangi bir gelir elde etmeden çalıştığını görüyoruz. Etkinlikler çoğu zaman düşük bütçelerle, karlılık gözetmeden gerçekleştiriliyor.

Bütün bu özverili çalışmalara rağmen yeterli katılım olmaması, yeterince duyulmamasının sebeplerini konuşmak gereklidir. İşin kolayına kaçıp; "ne yapalım canım, isteyen gelsin" veya "aslında çok şey kaçırdılar gelmemekle", "en güzelini biz yapıyoruz ama yine gelmiyorlar" gibi karşılıklı suçlamalarla bir yere varılamayacaktır. Etkinliklerle ilgili olarak en fazla duyulan şikâyet/geri bildirim genellikle "hiç haberimiz olmadı, duysaydım mutlaka gelirdim" şeklinde oluyor. Gerçekten böyle midir?

Olayın iki yönü var. Birincisi " hiç haberimiz olmadı" kısmı, diğeri ise "duysaydım gelirdim" kısmı. Sosyal medya, görsel medya ve hatta yazılı medya olmasına rağmen hala kişilerin haberinin olmaması mümkün mü? Birçok kişi "hayır" diyecektir. Bir ortamdan (facebook, twitter, linkedin, instagram vb) mutlaka kişilere etkinlik için duyuru ulaşacaktır, diye düşünülebilir. Ancak insanlar hala haberimiz olmadı diyorlar. Sorun şu; "gerçekten haberleri mi olmadı?" ya da "haberinin olmasını istemiyor mu?". Her ikisi de geçerli bir sebeptir.

Bugünlerde birçok kişi "sosyal medya yorgunluğu" yaşıyor. Sosyal medya araçlarından o kadar çok duyuru, paylaşım yapılıyor ki, bu kirlilik içerisinde iyi ve faydalı şeyler de gözden kaçıyor. Ayrıca "algıda seçicilik" yapılıyor, belli konulara odaklanan kişiler diğer paylaşımları görmüyor, görmezden geliyor. Böyle olunca duyurular da önemsenmiyor. Bana kalırsa sosyal medya etkinlik duyuruları için uygun bir ortam olmaktan çıkmıştır.

E-posta ile etkinlik duyuruları yapmak ise tam bir felaket. Birçok beyaz yaka çalışanın hesaplarında her gün onlarca e-posta geliyor. Birikmiş birçok okunmamış e-posta bulunuyor. Bunların arasında etkinliklerle ilgili mesajlar ise çoğu zaman okunmadan siliniyor. Birçok email sunucusu etkinlik için gelen mesajları önemsiz (junk) olarak değerlendirip, bu kutuya atmaktadır. Çalışanların bir epostayı okumak için ne kadar süre ayırdığını düşünürsek, duyuru epostasını baştan sonra dikkatle okuyacak kişi sayısı çok az olmaktadır.

İşte bu nedenlerden dolayı, "haberimiz olmadı" serzenişi doğru bir sebeptir. Başka yöntemlerle kişilere ulaşılması gerekiyor. Kurumsal firmaların artık çoğunda "Kurumsal İletişim" bölümleri bulunuyor. Etkinlik davetleri bu bölümlere ulaşılarak yapılabilir. Teknoparkların duyuru iletişimi alanında çalışan ofisleri kullanılabilir. Böyle bir iletişim hem doğru hedefe ulaştıracaktır hem de daha profesyonel olacaktır. Etkinlik organizasyonunda bulunan kişilerin bu yöntemi uygulamaya dikkat etmesi uygun olacaktır.

Etkinliklere "duysaydım gelirdim" diyenlerin büyük kısmı duysa da gelmeyecek kişilerdir. Etkinliklere gitmek, zaman harcamak, para harcamak zor gelmektedir. Ayrıca etkinliklerin kendilerine bir şeyler katmayacağını düşünmektedirler. Elbette her etkinlik herkesin ilgi alanına ve çalışma şekline uygun gelmeyebilir. Ancak en azından kendi iş alanıyla ilgili etkinliklere katılmaya çalışması önemlidir. Burada önemli bir nokta ise, şirketlerin ve yöneticilerin çalışanlarını çalışma alanlarına uygun etkinliklere katılmak konusunda teşvik etmesidir. Çalışanının bir etkinliğe katılmasını mesai kaybı, zaman ve işgücü kaybı olarak değerlendirmemesi gereklidir. Hatta bazen çalışanları uygun görülen etkinliklere katılmak için zorlaması iyi olacaktır. Etkinliklere katılım için sadece çalışanların talep etmesini beklenmemelidir. Çünkü çalışanlar hangi etkinliğin kendilerine uygun olduğu bilmeyebilir, katılmak istemeyebilir, kendisine faydası olmayacağını düşünebilir. Burada yöneticilerin, çalışanın profiline uygun olarak daha seçici davranması ve yönlendirmesi önemlidir. Ne çalışanı sırf motivasyon olsun diye rasgele bir etkinliğe katılmasını istemeli, ne de çalışanları etkinliklerden uzak tutmamalıdır. Şirketler ve yöneticiler, çalışanlarının dengeli bir şekilde yılda bir veya iki etkinliğe katılmasını sağlamalıdır.

Son olarak, sağır sultan duysa bile sizin etkinliğinizi duyurma şekliniz, katılımcı beklentileri, yöneticilerin etkinliklere olan yaklaşımları bir etkinliğin organizasyonu için önemli kriterlerdir.