KÜLYUTMAZ..

Hababam Sınıfı filmlerinde Ertuğrul Bilda tarafından canlandırılan “Külyutmaz Necmi” hocayı birçoğumuz çok iyi hatırlarız. Filmde kendi dersindeki sınavlarda öğrencilerin asla kopya çekemeyeceğini düşünür.  “Ben kül yutmam, dersimde kopya çektirmemmm” diye öğrencileri tehdit eder. Ancak bütün öğrenciler kopya çekmektedir o sırada. Tabii Kel Mahmut Hoca yine onları yakalar elbette. Külyutmaz Necmi Hocayı rencide etmeden kopya kağıdını alıp, saklar..

Sinemamızın en sevilen ve hemen hemen herkesin seyrettiği Hababam Sınıfı filmlerinde bazen gülerek, bazen hüzünlenerek izlediğimiz bu sahneler elbette güzel anılar saklıyor. Öğrencilik yıllarımızda, bizim de kopya çektirmediğini zanneden hocalarımız oldu. Bazıları zamanla acı gerçeği kanıksadılar. Bazıları ise beyhude bir teselli halinde bu iddialarına devam ettiler.

“Siz de külyutmaz mısınız?”

Pekala siz külyutmaz birisi misiniz? Yani sizi kimse kandıramaz ve aldatamaz mı? O kadar iddialı mısınız? Elbette hiç kimse kendisini kolay kandırabilen birisi olarak görmek istemez. Çoğumuz her şeyin farkında olduğunu ve kandırılmadığını söyleyecektir. Bu da doğal bir tepki.. Kimse gerçeği kabul etmez, inanmak istemez. Hayatımızın bir anında mutlaka aldanmışızdır, kandırılmışızdır ya da kandırılmaya müsaade etmişizdir. Yeter ki bu aldatılmanın etkisi yüksek olmasın. Aksi halde hayat boyu sürecek sıkıntılar yaşayabiliriz..

“Külyutmaz Yöneticiler! Kandırılıyorsunuz, evet aldatılıyorsunuz..”

İş hayatımızda da kendini külyutmaz olarak gören yöneticiler vardır. Kimisi üst düzey yönetici, kimisi ise daha alt seviyelerde yöneticiler. Onlar da kendilerinin asla aldatılamayacağını, asla kandırılamayacağını ve her şeyin farkında olduklarını söylerler. Ne yazık ki, o tür yöneticiler daha kolay kandırılıyorlar. Onları aldatmak, yanlış bilgilere inandırmak daha kolay ve daha basit..

“Kıvılcımlara takılıp, yangını göremeyen yönetici olmayın!..”

Sözde külyutmaz yöneticilerin en belirgin özelliği önemsiz noktalara takılıp, asıl sorunu görememektir.  Onlar ufak sorunların, sıkıntıların peşinde koşarken büyük resme bakamayan, büyük sıkıntıları göremeyen kişilerdir. Tüm enerjilerini küçük ve önemsiz hususlara harcadıkları için buzdağının altını görmeye, düşünmeye vakit ve enerji bulamazlar.

“Yöneticinizi nasıl kandırırsınız!..”

Aman, yanlış anlamayın, korkmayın kimseye tüyo vermeyeceğim elbette. Kimsenin yöneticisini aldatmasını da, sıkıntı yaşamasını da istemem. Amacım yöneticilerin nasıl kandırılabilecekleri konusunda dikkatlerini çekmektir. Dilerseniz bazı ipuçlarını paylaşayım:

• Renkli, bol grafikli sunumlar: Yöneticilerin kolay aldatılmasını sağlayan en güzel araçlar içi boş, anlamsız ve gerçeği örten cicili, bicili sunumlar yapmaktır. Bu sunumlarda dikkatler önemsiz sayılara,  grafiklere yönetilerek gerçekler gizlenir. Külyutmaz olduğunu düşünen yöneticiler bu grafiklerde ufak noktalara odaklanırlar ve asıl sorunları göremezler. Böylece hem bir yandan sorunların farkında olduğunu zannederler hem de kendilerini sorunları çözen kahramanlar olarak görürler.. Heyhat! Zavallı bir aldanma halindedirler.

• Her kademede filtreleme: Sorunlar her kademede filtrelenerek aktarılır. Böylece önemli sorunlar alt kademelerde ya gizlenir, ya da üstleri örtülür. En üst yönetime çıkana kadar her kademede bu yapılır. Yöneticilere asıl sorunlar iletilmediği için kendilerine aslında pek de önemli olmayan konular gelir. Onlar da kolayca çözümlendiği zaman yöneticiler kendilerini başarılı görürler. Ne yazık ki, alt kademelerde kazan kaynamaktadır ve patlamak üzeredir. Ancak kimse görmek istemez veya göstermek istemez!

• İlk gelen bilgiyi doğru kabul etme: Bazı yöneticiler kendilerine ilk ulaşan bilgiyi doğru olarak kabul ederler. Odasına ilk giren kişiyi dikkate alıp, karar verirler. Diğer alternatifleri veya fikirleri dinlemezler. Açıkçası manipülasyona açık durumdadırlar. Detaylı incelemeden veya konunun diğer taraflarını dinlemeden hızlıca aksiyon alarak yanlış kararlar verebilirler. Bu nedenle külyutmaz olan yöneticileri kandırmak istiyorsanız ilk siz harekete geçmelisiniz. İstediğiniz şekilde yönlendirdikten sonra kenara çekilin. O sizin istediğiniz şekilde kararlar alıp, uygulatacaktır. Başkaları farklı şeyler söylemeye çalışsa da dinlemeyecektir zaten..

• Bol dedikodu, az iş ve sürekli kulis faaliyeti: Külyutmaz yöneticileri kandırmanın bir yöntemi ise bol bol dedikodu yaymaktır. Birileri hakkında gerçek dışı iddialar gerçekmiş gibi anlatılıp, yayılması sağlanır. Bu dedikodular başkaları tarafından diğerlerine anlatılır, en sonunda yöneticilere kadar ulaşır. Külyutmaz yöneticiler de elbette bu dedikodulara inanır ve farkında olmadan yanlış yönlendirilirler. İş üretmek yerine dedikodu üretilirse, yöneticiler bir süre sonra dedikoduların peşinde koşmaktan işlerini yapamazlar. Bu arada sürekli kulis faaliyetleri de yapılacağı için yöneticilerin kandırılmaları daha da kolaylaşacaktır.

•  Astlarına mavi boncuk dağıtma: Bazı yöneticiler altında çalışan astlarına şirin görünmek için onlara sürekli mavi boncuk dağıtma derdine düşerler. Bunu gören diğer çalışanlar da farklı yöntemler kullanarak kendilerine de mavi boncuk verilmesini sağlarlar. Sonuçta yöneticiler astları ile sorun yaşamadan, şirinlik yaparak, etliye sütlüye dokunmadan işlerini idare etmeye çalışırlar. Elbette bu aşamada sürekli kandırılırlar. Ancak kendilerine kandırıldıklarını anlatamazsınız.

ÇÜNKÜ ONLAR KÜLYUTMAZLAR!.

 

BİZİM İNSANIMIZ..

Bizim insanımız böyledir işte:

** Proje ekipleri çay içerken, sigara içerken proje dışı konuları konuşup, geyik muhabbeti yaparlar. Projeyle ilgili konuları "toplantılarda" konuşurlar..

** Herkes başkasının yaptığı işi kendisinin daha iyi yapacağını düşünür. Hele ki bu proje yöneticiliği ise, herkes "üstad" kesilir. Buyur, gel otur koltuğa arkadaş!

** Herkes tarafından sevilen birisi olmak istiyorsan; proje yöneticiliği yapma! Dondurma sat veya şirkette başkalarının hakkında dedikodu yap!

**Her insan aynı değildir! Hatta her insan her gün bile aynı değildir! Hesabını insanın ruhiyetine göre değil, işin olması için yap!..

** Her gün birilerinin dedikodusuna laf yetiştirmeye çalışırsan; proje yöneticiliği yapmaya vaktin kalmaz! Bırak taşlar cebinde kalsın, işimiz şeytanları taşlamak değildir!..

 

KOMŞUNUN TAVUĞU..

Entropi, çoğunlukla bir sistemdeki rastgelelik ve düzensizlik (kaos) olarak tanımlanır ve istatistikten teolojiye birçok alanda yararlanılır. Bu kanunun en güzel tariflerinden bir tanesi de "Evrende her şey, kendini minimum enerji ve maksimum düzensizliğe çekmek ister." şeklindedir. Günümüzde şirketlerin işgücü kaynağı da yüksek bir entropi(düzensizlik) değerine sahip durumdadır. Ciddi şekilde çalışan (personel) kaosu yaşanmaktadır. Firmaların İşgücü Devir Oranı (turn over rate) çok yükselmektedir. Çalışanların bir şirkette uzun süre çalışma süreleri gittikçe azalmaktadır.

Pekala, bütün bu kaosun nedeni sadece çalışanların işini ve çalışma şartlarını beğenmemeleri midir?

Bunu söylemek, sorunu önemsizleştirmekten başka işe yaramayacaktır. Eskiden “giderse gitsinler, kapımda bekleyen yüzlerce kişi var” anlayışı hakimdi. Bu nedenle çok da dert edilmiyordu. Elbette iş değişikliği kararını veren sonuçta çalışanın kendisidir. Ancak birikmiş sebepleri detaylı incelemek gereklidir. Hiç kimse canının sıkıntısından veya beyhude bir heves uğruna işini, emeğini ve birikimini bırakıp gitmek istemez.

Bir diğer husus ise firmaların, başka firma personellerini gözünde büyütmesi ve onları kendi personellerinden daha iyi görmeleridir. Yani atasözünde belirtildiği üzere, komşunun tavuğunu kaz olarak görme çabasıdır. Hatta bazı firmalar “Bak, X firmasından adam çektik” diye övünç kaynağı bile yaratabilmektedir. Bütün firmalar başkalarının personelini kapma veya kopartma peşinde koşunca da piyasada kaos oluşmaktadır.

Artık öyle bir durum oluştu ki, futbolcu transfer borsaları gibi personel kapma borsası oluştu. Piyasanın güçlü ve tanınmış firmalarındaki personellerin kendi reklamlarını yapmalarına bile gerek yok! Çünkü ne kadar yetersiz olursa olsun, X firmasından geliyorsa, iyidir zaten diye bir anlayış var. X firmasının kovduğu personeller bile iyice araştırılmadan, incelenmeden gözü kapalı rakip firmalara alınabiliyor. Firmalar ellerindeki personelin değerini tam bilmeden, başkalarını yüceltebilmektedir.

Sonuçta ne oluyor? Kendi personeli küsüyor, arayışa geçiyor. O personel ayrılırken arkasından birkaç kişiyi daha yanında götürüyor. Bu döngü böyle devam edip duruyor. Tam bir “doldur-boşalt” sistemi işliyor. Kazlar ve tavuklar ortalıkta koşturuyor!

Bu kaos ortamında olan projelere ve proje yöneticilerine oluyor. Ekip sık değiştiği için ne gerçekçi planlamalar yapılabiliyor ne de hedefler tutturulabiliyor. Bir personelden tam verim alınacağı zamanda, başka bir firmaya gidiyor. Yerine başka firmalardan alınan personel de bir şeyler yapabilecek hale gelince o da başka yere geçiyor. Her bir personel değişiminde elbette projelerdeki işler de aksıyor veya duruyor.

Mazeretimiz de hazır elbette: “Malum piyasa şartları, elimizde personel tutamıyoruz!”

Bu kaosu yaratan da zaten firmaların kendi anlayışları ve yaklaşımları değil mi?  Sözümüzü Barış Manço’nun Kazma şarkısının sözleriyle bitirelim..

 “Komşunun tavuğu komşuya kaz görünür dersen

Kaz gelen yerden tavuğu esirgemezsen

Bu kafayla bir baltaya sap olamazsın ama

Gün gelir sapın ucuna olursun kazma”

 

 

Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-2

PMO, şirketlerin çoğunda çok yeni bir yapı olmasına rağmen, stratejik planı destekleme rolünü yerine getirecek şekilde yeniden yapılandırılmaktadır. Bu nedenle, PMO'nun bu yeni rolü üstlenebilmesi için organizasyonda önemli yapısal değişikliklerin gerçekleşmesi gerekmektedir. PMO'nun, projelerin operasyonel yapısından, projenin yürütülmesiyle elde edilen sonuçlara ve faydalara odaklanan bir portföy yönetim yapısına dönüşmesi gerekmektedir.

Bu değişiklik aynı zamanda proje yöneticisi için yeni becerilere yönelik bir talep de yaratıyor. Proje yöneticileri, projelerin stratejik planın uygulanmasına nasıl yardımcı olabileceğini anlamalıdır. Proje yöneticileri ve üst düzey yöneticiler arasındaki iletişim iş bağlamında gerçekleşmelidir.

Üst düzey yönetimle iletişim kurarken proje yöneticisinin en büyük endişeleri şunlar olmalıdır:

• İşletme yöneticileriyle iletişim kurabilmek için uygun dille konuşmak;
• Projelerin faydalarını tüm paydaşlara açıklamak;
• Stratejik riskleri kapsayan bir proje planı oluşturmak;
• Şirket kaynaklarının en iyi şekilde kullanılmasını garanti etmek;
• Projelerin şirketlerine nasıl değer kattığını anlamak.

Proje planlamasına dalmadan önce kuruluşun stratejisine ilişkin kapsamlı bir anlayışa sahip olmak önemlidir. Bu, misyonun, vizyonun ve genel hedeflerin derinlemesine araştırılmasını içerir. Liderlerin stratejik öncelikler, pazar konumlandırması ve rekabet ortamı konusunda bilgili olması gerekir. Bu temel bilgi, proje kararlarına rehberlik eden pusula görevi görecektir.

Bir projenin başarısını ölçmek için doğrudan organizasyon stratejisine bağlı KPI'lar oluşturun. Bu metrikler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, alakalı ve zamana bağlı (SMART) olmalıdır. Projenin tesliminin KPI'yı olumlu yönde nasıl etkileyeceğini anlamak önemlidir. Projenin yolunda ilerlemesini ve istenen stratejik sonuçlarla uyumlu olmasını sağlamak için bu KPI'ları düzenli olarak izleyin ve değerlendirin.

Aşağıdakiler, PMO'nuzu kuruluşunuzun stratejik çerçevesiyle sorunsuz bir şekilde hizalamanın temel adımlarıdır.

 

PMO'nuzu Kuruluşunuzun Stratejik Çerçevesine Uyumlaştırmaya Yönelik Temel Adımlar

·         Kuruluşunuzun stratejisini anlayın: Kuruluşunuzun stratejik amaçlarını, hedeflerini ve önceliklerini derinlemesine anlayarak başlayın. Bu, kuruluşun ilerlemeyi hedeflediği yönü anlamak için misyon, vizyon ve stratejik planların incelenmesini içerir.

·         PMO hizmetlerini ve yeteneklerini analiz edin: PMO'nuzun mevcut hizmetlerini, süreçlerini ve yeteneklerini değerlendirin. Bunların kuruluşun stratejisiyle ne kadar uyumlu olduğunu değerlendirin ve iyileştirmelerin gerekli olduğu alanları belirleyin. Bu analiz proje yönetimini, metodolojileri, raporlama yapılarını, kaynak yönetimini ve performans ölçümünü kapsamalıdır.

·         PMO'nun rolünü tanımlayın: PMO'nun kuruluşun stratejisini desteklemedeki rolünü netleştirin. PMO'nun, proje portföyü gözetimi sağlamak, uyum sağlamak, en iyi uygulamaları teşvik etmek ve karar vericilere değerli öngörüler ve analizler sunmak gibi stratejik uygulamaya nasıl katkıda bulunabileceğini belirleyin.

·         Açık hedefler belirleyin: PMO için kuruluşun stratejik hedefleriyle uyumlu net hedefler tanımlayın. Bu hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamana bağlı (SMART) olmalıdır. İyi tanımlanmış hedeflere sahip olarak PMO, çabalarını kuruluşun stratejik sonuçlarına doğrudan katkıda bulunan faaliyetlere odaklayabilir.

·         Stratejik uyum çerçeveleri geliştirin: PMO ile kuruluşun stratejisi arasında uyumu sağlamak için çerçeveler ve süreçler oluşturun. Bu, proje seçimi, önceliklendirme ve onay kriterlerinin belirlenmesinin yanı sıra PMO'nun stratejik hedeflere katkısını ölçen performans ölçütlerinin tanımlanmasını da içerir.

·         İletişimi ve işbirliğini geliştirin: PMO ile diğer departmanlar veya iş birimleri arasında şeffaf bir iletişim ve kesintisiz işbirliği kültürünü geliştirin. Proje yöneticilerinin ve ekip üyelerinin kuruluşun stratejisini net bir şekilde kavramalarını ve projelerinin bu stratejinin gerçekleştirilmesinde nasıl önemli bir rol oynadığını anlamalarını sağlayın. Uyumluluğu sürdürmek ve aktif katılımı teşvik etmek için ilerleme güncellemelerini, stratejik öngörüleri ve başarı öykülerini tutarlı bir şekilde paylaşın.

·         Kaynakları stratejik olarak tahsis edin: Kuruluşun stratejik girişimlerini desteklemek için kaynak tahsisini optimize edin. En yüksek stratejik etkiye sahip projelerin yeterli kaynak ve ilgi görmesini sağlayın. Bu, kaynakların yeniden tahsis edilmesini, beceri setlerinin optimize edilmesini veya gerektiğinde ek kaynakların güvence altına alınmasını içerebilir.

·         Sürekli izleme ve değerlendirme: PMO'nun performansını kuruluşun stratejisiyle uyumlu olarak takip etmek için sağlam bir izleme ve değerlendirme süreci uygulayın. Başarı ve iyileştirme alanlarını belirlemek için proje portföylerini, temel performans göstergelerini ve stratejik kilometre taşlarını düzenli olarak gözden geçirin. Bilgiye dayalı kararlar almak ve PMO'nun yaklaşımını gerektiği gibi uyarlamak için bu geri bildirim döngüsünü kullanın.

·         Strateji yürütme kültürünü teşvik edin: PMO içinde strateji yürütmeye değer veren bir kültür yaratın. Proje yöneticilerini ve ekipleri, çalışmalarını kuruluşun stratejik hedeflerine bağlamaya teşvik edin ve onları stratejiyle uyumlu kararlar alma konusunda güçlendirin. Stratejik düşünceyi geliştirmek ve herkesin stratejik sonuçları yönlendirmedeki rolünü anlamasını sağlamak için eğitim ve destek sağlayın.

·         Sürekli iyileştirme ve uyum sağlama: Sürekli iyileştirme ve uyarlanabilirlik zihniyetini benimseyin. Kuruluşun stratejisi geliştikçe PMO'nun uygulamalarını ve süreçlerini buna göre ayarlayın. PMO'nun yeteneklerini geliştirmek ve kuruluşun stratejisiyle sürekli uyum sağlamak için sektör trendleri, gelişen teknolojiler ve en iyi uygulamalar hakkında bilgi sahibi olun.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals,

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/