Proje Yönetim Ofisi ve Stratejik Hizalanma-1

Modern iş dünyasının dinamik ortamında etkili proje yönetimi, son teslim tarihlerini karşılamanın ve bütçe dahilinde kalmanın ötesine geçer. Gerçek başarı, projeler organizasyonun genel stratejisiyle kusursuz bir şekilde uyum sağladığında elde edilir. Proje Yönetim Ofisi (PMO), proje yönetimi uygulamalarının etkili bir şekilde uygulanmasını sağlamak için proje yönetimi, liderlik, destek ve gözetim sağlamaya adanmış kurumsal bir kuruluştur. Proje Yönetim Ofisi, bağımsız olarak veya diğer PMO'larla işbirliği içinde çalışan, hem zorunlu hem de zorunlu olmayan hizmetleri sunan ve bu hizmetlerin sağlanması ve yönetimiyle ilgili sorumluluklara sahip kurumsal bir kuruluştur. Proje yönetimi kültürünü teşvik eder, süreci standartlaştırır ve şirketin performansını artırır. Proje yönetim ofisi; operasyonel bir yapıdan, projenin yürütülmesiyle sağlanan faydalara ve sonuçlara odaklanan bir yapı olan portföy yönetimi yapısına doğru gelişti.

PMO'nun en büyük zorluğu, kuruluşun her geçen gün daha karmaşık hale gelen bir ortamda esnek ve uyarlanabilir uygulamalara güvenebilmesini garanti etmektir. Bu hedefe ulaşmak için proje yönetimi ile ilgili tüm kurumsal süreçlerin sürekli iyileştirilmesi için gerekli adımları belirleyen bir organizasyonel proje yönetimi olgunluk planı oluşturmak önemlidir. Seçilen çözüm ne olursa olsun, proje yönetim ofisi, organizasyonun stratejik düzeylerdeki ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılabilecek sağlam bir modele doğru önemli bir ilerlemeyi temsil eder. Bununla birlikte, mevcut çerçeve ve metodolojilerin çeşitliliğine rağmen, bunların, faaliyet gösteren organizasyonun özel ihtiyaçlarına göre uyarlanmasına hâlâ ihtiyaç vardır.

Zorunlu PMO hizmetleri, bir kuruluştaki PMO'nun işleyişi ve etkinliği için gerekli olan uyumluluk ve güvenceyle ilgili hizmet kümesini ifade eder. Bu hizmetler genellikle proje yönetimindeki standartlar, düzenlemeler ve en iyi uygulamalarla uyumludur. Zorunlu hizmetler, proje ekiplerinin değil yalnızca PMO'nun sunabileceği hizmetlerdir. Zorunlu olmayan hizmetler, bir PMO'nun bir kuruluşa katma değer sağlaması için önemli bir yolu temsil eder. Bu hizmetler, temel uyumluluk ve güvence işlevlerinin ötesine geçerek kuruluşun stratejik hedeflerinin ilerlemesine aktif olarak katkıda bulunur, proje sonuçlarını yükseltir ve genel kurumsal yeteneklerin güçlendirilmesine aktif olarak katkıda bulunur.

Zorunlu PMO (uyumluluk) hizmetleri şunları içerebilir:

• Mevzuata uygunluk: Projelerin geçerli yasalara, düzenlemelere ve endüstri standartlarına uygunluğunu sağlamak.
• Proje yönetimi çerçevesi geliştirme: Proje yaşam döngüsü modelleri, proje rolleri ve sorumlulukları, şablonlar ve prosedürler dahil olmak üzere standartlaştırılmış bir proje yönetimi yaklaşımı oluşturmak.
• Metodoloji uyumu: Tüm projelerin belirlenen proje yönetimi metodolojisine uygun olmasını sağlamak. Bu, Çevik, Şelale veya hibrit bir yaklaşımı içerebilir.

Zorunlu PMO (güvence) hizmetleri şunları içerebilir:

• Proje kontrolleri: Bir projenin mevcut durumunu değerlendirmek ve endişe duyulan alanları belirlemek için düzenli incelemeler veya "sağlık kontrolleri".
• Kalite güvence incelemeleri: Projenin çıktılarının ve süreçlerinin kalitesinin gerekli standartları karşıladığının kontrol edilmesi.
• Risk yönetimi güvencesi: Risklerin etkili bir şekilde tanımlandığı, değerlendirildiği ve yönetildiğine dair güvence sağlamak

Zorunlu olmayan uyumluluk hizmetleri genellikle belirli proje ekipleri veya girişimlerle daha derin entegrasyonu içerir ve şunları içerebilir:

• Yenilik ve değişiklik yönetimi: PMO, kuruluşun yeni teknolojilere, süreçlere ve iş modellerine uyum sağlamasına yardımcı olarak yenilik ve değişiklik yönetimi girişimlerini destekleyebilir. Bu, yeniliği teşvik eden proje yönetimi metodolojilerinin uygulanmasını veya çalışanların yeni çalışma yöntemlerine uyum sağlamasına yardımcı olacak değişim yönetimi stratejilerinin geliştirilmesini içerebilir.
• Kapasite geliştirme: Bir PMO, özel eğitim programları sunarak, bilgi paylaşım oturumlarını kolaylaştırarak, proje yöneticilerine ve ekip üyelerine mentorluk yaparak ve sürekli öğrenme ve iyileştirme kültürünü teşvik ederek kuruluş içinde kapasitelerin geliştirilmesine yardımcı olabilir.
• Proje yönetimi yöntemleri, teknikleri ve araçları: PMO, zorunlu olmayan ancak proje planlamayı, yürütmeyi ve kontrolü büyük ölçüde geliştirebilen çeşitli proje yönetimi araçlarına, yöntemlerine ve tekniklerine erişim, eğitim ve destek sağlayabilir.

Bir PMO'nun rolünün ve potansiyel faydalarının daha derinlemesine anlaşılmasıyla, ilk zorunluluklardan biri Proje Yönetim Ofisinizi kuruluşunuzun stratejik yönü ile uyumlu hale getirmektir. Bu uyum, başarıya ulaşmak ve stratejik hedefleri gerçekleştirmek için önemli bir itici güç olarak duruyor. PMO tarafından sunulan hizmetler ile kuruluşun genel stratejik yönü arasında sağlam bir bağlantı kurulması oldukça önemlidir. İşletmeler, PMO'yu kuruluşun stratejisiyle uyumlu hale getirerek projelerinin tüm potansiyelini ortaya çıkarabilir, stratejik sonuçlar elde edebilir ve uzun vadeli başarıya ulaşabilir. İyi bir PMO uygulaması, yönetici desteği, verimliliği artıran bilgi sistemleri, olgunluk değerlendirme modelleri ve şirketin iş ihtiyaçlarına uygun bir metodoloji ile başlar.

Stratejik uyum, her projenin uzun vadeli hedeflere katkıda bulunmasını ve her çabanın değerini en üst düzeye çıkarmasını sağlar. PMO, kuruluşun genel vizyonuyla uyumlu bir şekilde çalıştığında stratejik bir katalizöre dönüşür. Bu sinerji, projelerin daha geniş stratejiyle uyumlu kalmasını, kaynakların akıllıca tahsis edilmesini ve arzu edilen sonuçların sadece hayal edilmesini değil aynı zamanda gerçekleştirilmesini de sağlar.

 

Kaynaklar:

(1): How to Align Your Project Management Office (PMO) with your Organization’s Strategy, Association of International Project Management Officers (AIPMO) - October 19, 2023 

https://managemagazine.com/article-bank/project-leadership-management/how-to-align-your-project-management-office-pmo-with-your-organizations-strategy/

(2) Fonseca Boto, E. (2006). Strategic PMO: how to align projects to corporate strategy. Paper presented at PMI® Global Congress 2006—Latin America, Santiago, Chile. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

https://www.pmi.org/learning/library/strategic-pmo-align-strategy-enterprise-8124

(3) Ensuring Project Success: A Strategic Guide to Aligning Projects with Organizational Goals, 

https://www.pmmajik.com/ensuring-project-success-a-strategic-guide-to-aligning-projects-with-organizational-goals/

 

EDEBİYAT YAPMA!..

Proje yöneticiliğim ilk yıllarında e-mail yazarken ya da toplantı tutanağı tutarken uzun cümleler kullanırdım. Çok fazla detaylı yazmaya çalışarak ağdalı kelimelerle etkisini arttırmaya çalışırdım. Türkçeye fazla hakim olmam nedeniyle bunu yapmam beni hiç de zorlamıyordu. Hatta çok hoşuma gidiyordu. Yazdığım cümlelerin sonu gelmiyor, cümlecikleri bağlaçlarla birbirine bağlayarak uzun paragraflar haline getiriyordum. Nokta (.) ile hiç işim olmuyordu. Virgülleri ve noktalı virgülleri kullanarak süslüyordum. Böyle olunca da anlamak da biraz zahmetli oluyordu.

Bir gün o dönemdeki direktörüm bu konuda beni uyardı. Kısa ve ağdalı olmayan bir şekilde yazmamı istedi. Açıkça söylemek gerekirse o zaman çok sinirlendim. Ben o kadar özenerek detaylı şekilde yazmaya çalışıyorken benden tam tersinin istenilmesine üzülmüştüm. Benim yazdıklarımın daha etkili olacağını ve göz dolduracağını düşünüyordum.

Kısaca yöneticim bana : “Edebiyat yapma!..” demişti.

Bir süre düşününce yöneticime hak verdim. Gerçekten kısa, açık ve net yazmalıydım. Canım edebiyat yapmak isteyince başka şeyler yazarak kendimi tatmin etmeliydim. İşte blog yazılarım da bu şekilde ortaya çıkmış oldu. Artık e-maillerim ve tutanaklarımda bol bol nokta(.) kullanmaya başlamıştım. “Ama, fakat, lakin, ile, veya, ancak” gibi bağlaçlarla aram bozulmuştu. Bu bağlaçları kullanmak istediğim zaman da önce cümleyi tamamlayıp, sonra diğer cümlenin başında kullanıyordum.

Kısa ve öz e-mail yazma konusunda kendimce bilindik bir yöntemi kullanmaya başladım: “5N 1K”

Yöntem çok basitti. Mesajlarımda veya tutanaklarda aşağıdaki soruların cevaplarını açık bir şekilde almayı hedefliyordum. Böylece her şey yerine oturuyordu. Hem de okuyan herkes aynı şeyi, basitçe anlayabiliyordu.

• Ne istiyorum?
• Neden, niçin istiyorum?
• Nasıl istiyorum?
• Nereden, nereye istiyorum?
• Ne zaman için istiyorum?
• Kime, kimden istiyorum?

Son olarak birkaç ipucu daha vermek istiyorum:

• Bağlaçlara bağlanmayın..
• Türkçe ve İngilizce kelimelerle karıştırmayın..
• Osmanlıca diye anlamını bilmediğiniz kelimelerle zorlaştırmayın..
• Nokta (.) ile aranızı sıcak tutun. En iyi yardımcınız olacaktır.

Yine de edebiyat güzeldir, yazmak çok daha güzeldir. Kalın sağlıcakla.

Çetin Ceviz 10.Yıl Konuşması

 

Değerli Dostlarım, Değerli Meslektaşlarım,

Kimseye puanlar dağıtmadan, hiçbir şey vadetmeden,

Sadece ülkemizin değerlerine bağlı kalarak,

Geçmişten, taa 12000 yıl öncesinden, Göbeklitepe'den beri en büyük ve en iyi projelerin gerçekleştirildiği bu kadim topraklarda,

Gençleri cesaretlendirerek, tecrübeye kulak vererek,

"Biz" diyebilenleri, bu ülke için söz sahibi olanları,

yine "en iyileri" bir araya getirdik, bu yıl da "Çetin Cevizleri" ödüllendirdik..

Bu topraklarda proje arıyorsanız 1500 yıldır dimdik ayakta duran Ayasofya’ya bakın, onlarca depremi atlatmış olan Süleymaniye’ye bakın..

Proje yöneticisi arıyorsanız akustik ustası Mimar Sinan’a ve onun ustalık eseri Selimiye’ye bakın..

İnovatif proje arıyorsanız, gemileri bir gecede karadan yürüten Fatih Sultan Mehmet’e bakın…

Sosyal sorumluluk projelerinin en güzel örneklerini, Anadolu’ya sevgi tohumları eken Yunus Emre’de, Mevlana’da ve Hacı Bektaş Hazretlerinde bulursunuz..

Dünyada ilk meslek standartlarını ortaya koyan Ahi Evran’a bakın..

Göklere çıkma projesinin öncüleri olan Hazerfan Ahmet Çelebi’ye, Lagari Hasan Çelebi’ye bakın.

Ve en büyük proje yöneticisi arıyorsanız, yitik ve bitik, işgal edilmiş bir ülkeden bir millet, bir Cumhuriyet kuran ulu önder Gazi Mustafa Kemal Atatürk’e bakın..

Dünyanın baş belası, İngiliz aksanlı vahşilerin, her şeyi çok bilmiş küstah tavırlarına bakmayın..

biz, Türk Proje Yöneticileri olarak; inatla "hep var olacağız"!

bu güzel topraklara her yıl çetin cevizler dağıtacağız..

Korkmayın!

Muhtaç olduğunuz kudret, güç, damarlarınızdaki asil kanda mevcuttur..

Hangi Zaman..

 

 

MAYIN EŞEĞİ

Geçmişte sınır kaçakçılığının yaygın olduğu zamanlarda mayın döşenmiş sınırlardan güvenle geçmek için eşekler kullanılırdı. Kaçakçılar mayınlı bir araziyi geçmek istediklerinde, bir mayına basıp parçalanmaktan korunmak için seçilmiş eşekleri kullanırlardı. Bu iş için seçilen eşekler geçilmek istenen mayınlı araziye öncü olarak gönderilir ve eşek yürüdükçe bastığı yerler işaretlenerek kaçakçılık hattında güvenli bir patika açılırdı.  Eğer eşek ilerlerken patlama olursa bir sonraki eşek sürülürdü. Böylece güvenli bir yol tespit edilmiş olurdu. Günümüzde artık elektronik mayın tarayıcılar kullanılıyor.

“Sözümüz Meclisten Dışarı!”

Modern iş hayatında da etrafımızda mayın eşekleri olabiliyor. Hatta bazen kendimiz de bu duruma düşebiliyoruz. Elbette sözümüz meclisten dışarı, kimse bildiğimiz anlamda eşek değildir. Kimi zaman yöneticilerimiz tarafından, kimi zaman bir arkadaşımız tarafından ya da inandığımız doğrular, fikirler nedeniyle tıpkı bir mayın eşeği gibi öne atılıp, zorlu koşullara dalabiliyoruz. Hatta bazen yaptığımız bir yanlış hareket nedeniyle bir anda kendimizi oyunun dışında bulabiliyoruz, şirketten atılabiliyoruz.

Ancak hata yapmadan hedefe ulaşabilirsek de diğerleri aynı izi takip ederek peşimizden geleceklerdir. Bu aslında bir anlamda liderlik yapmaktır. Aradaki tek fark, mayın eşekleri kendi kendine harekete geçmezler, birilerinin dürtmesi veya zorlaması ile zorlu araziye girerler. Liderleri ise kendi iç motivasyonları harekete geçirir. Onlar öne sürülmek yerine öne atılırlar. Dürtüleri onları hedefe yönlendirir. Mayın eşeklerinin temizlediği alanlar geride kalanlar için artık güvenlidir. Bu arazide patlayan mayınlar nedeniyle ölen eşekleri ise kimse umursamaz. Dokunulmadan, oracıkta öylece bırakılırlar, unutulur giderler. Acıklı olan da budur işte.

İNAN-MAYIN!

Şirketlerde mayın eşeği olup, iş hayatınızı risk etmemek için öncelikle yapılması gereken şey, sizden istenen şeylere saf bir şekilde inanmayın, sorgulamadan yapmayınız. Her talep edilen şey masumca olmayabilir. Arkasında başka şeyler yatabilir. Ucuz kahramanlık peşinde koşmamalıdır. Şunu unutmamak gerekir ki; mayın eşeklerine hiçbir zaman mayınlı bir araziye girecekleri söylenmez. Bunu bilebilseler zaten hiçbir şekilde oraya yaklaşmazlar bile. Bu nedenle, size verilen görevlerde de işin tehlikesi, riskleri ve olası kötü sonuçlar söylenmemiş olabilir. Bir görev verileceği zaman öncesinde iyice araştırıp, olası sonuçları dikkate almak gerekir. Aksi halde her şey için çok geç olabilir!

KORK-MAYIN!

Buna rağmen bir diğer durum ise, hayatta hiç risk almayan kişiler başarıya ulaşamazlar. Her şeyden korkan, çok temkinli davranan, risk almaktan çekinen kişiler ilerleyemezler, oldukları yerde kalırlar. Verilen görevin avantajlarını ve dezavantajlarını değerlendirdikten sonra elde edilecek başarıya ulaşmak için bazı riskler de alınmalıdır. Böyle durumlarda mayın eşeği olmaktan korkmayın. Çünkü başarıyı ya ilk yapanlar ya da en iyi yapanlar yakalarlar. Bir konuda sektöre ilk giriş yapan firma, ilk aşamada pazar lideri olurlar. Diğer firmalar ancak onu yakalamaya çalışırlar. Ne zaman ki, ilk giren firmadan daha iyi, daha ucuz bir ürün ya da hizmet üretebilirlerse sektörü ele geçirebilirler.  Ayrıca iş hayatında hiç tehlikenin olmadığı, mayınlardan temizlenmiş bir dünya bulunmamaktadır. Yeter ki, o arazinin mayınlı olduğunun farkına varıp,  korkmadan, cesaretle girilmelidir.

KAÇ-MAYIN!

Mayınlı arazilerde mayına basıldığında sıkıntı yoktur. Mayından ayağınızı çektiğiniz zaman patlama olmaktadır. Düzenek bu şekilde çalışmaktadır. İş hayatında da zorlu bir çalışma ortamında, riskli bir durumla karşılaşıldığı zaman kaçmaya çalışmak bazen daha kötü sonuçlara neden olabilir. Eğer ki, mayın eşeği gibi bir görev üstlendiyseniz ve bunun da farkındaysanız, mayına bastığınız zaman kaçmayınız. Sizden sonra gelecek birileri mayınları temizleyebilir. Mayını etkisiz hale getirebilir. Korkuyla ve heyecanla sağa sola kaçarak anlamsız hamleler yapmak, kötü sonuçlanabilir. Hatta mayın eşeklerinin kontrolsüz bir biçimde kaçışmaları sonucu arkadan gelen birçok kişinin de canından olmasına neden olabilir.  
 
UNUT-MAYIN!
İstemediğiniz halde sizi mayın eşeği olarak, tehlikeye atanları ise hiçbir zaman unutmayın. Eğer halen aynı ortamda kalabilmişseniz, sonraki zamanlarda tekrar aynı tehlikeli işleri yapmaya kalkışmayın. O kişilere güvenmeyin. Belki yolculuğunuzda şansınız yaver gitmiş ve hayatta kalmış olabilirsiniz. Ancak tekrarında o kadar şanslı olamayabilirsiniz. Benzer konularda aynı riskleri tekrar almak, almaya çalışmak kahramanlık değildir, ancak ve ancak cahil cesaretidir.  Kahramanlık yapmaya çalışmayınız. Ucuz kahramanlıkların sonu, çoğu zaman günah keçisi olmaktır.
 

“Önemli bir problemde, yetkinizi aştığı halde size danışılıyorsa, kahramanlık yapmayın. Çünkü mutlaka olaya çözüm değil, suçlu aranıyordur.” Erich Fromm (1900-1980) Amerikalı psikanalist , filozof ve sosyolog

 

DW:Savunma sanayisinde beyin göçü engellenebilir mi?

 

Savunma sanayisinde beyin göçü engellenebilir mi?

Alman Deutsche Welle (DW)  kanalında Sayın Ayşegül Ilgın'a verdiğim röportajı paylaşıyorum. 

"15 yıldır savunma sektöründe çalışan ve Savunma Sanayisi Proje Yönetimi Uzmanı olan Kasım Şen de planlanan kısıtlamaların diğer sektörlere de getirilebileceğine dair endişelerin olduğunu ifade ediyor. Şen, "Bu yasanın faydalı olacağını düşünmüyorum. Aksine, personelin ayrılma sürecini hızlandıracak. Hatta savunma sanayisi dışında çalışanlarda da 'bir gün bize de aynı yasaklar gelebilir' korkusunu ve diğer sektörlerde çalışanların da çıkışını tetikleyebilir" şeklinde konuşuyor.

Sektör çalışanlarının, deneyimlerinden dolayı doğal olarak düzenlemede belirtildiği üzere ,"aynı alanda faaliyet gösteren kurumlara" yöneleceğini belirten Şen, "Savunma sanayisinde çalışan bir kişi zaten benzer çalışma alanında devam etmek isteyecek. Ne yapsın? Savunma sanayinden çıkıp, inşaat sektörüne mi girsin, kasaplık mı yapsın?" diyor. "Korkunun yerine motivasyon getirilmelidir" şeklinde de ekliyor.

Proje Yöneticisi Kasım Şen, çözüm önerisi olarak göç edenlerin kaygılarının ve beklentilerinin iyi analiz edilmesi gerektiğini ifade ediyor. Tüm sektör temsilcilerinin, yasa koyucuların ve işverenlerin bir araya gelmesi ve "siyaset üstü" olarak gördüğü sorunun çözümüne psikolog, sosyolog ve ekonomistlerin de katılmasını savunuyor. Şen, "kısıtlayıcı" tedbirler getirmek yerine, çalışanların kalmasına olanak sağlayacak iyileştirilmeler yapılmasını önerirken, "liyakat" vurgusu yapıyor."

Link: https://www.inspiredminds.de/tr/savunma-sanayisinde-beyin-g%C3%B6%C3%A7%C3%BC-engellenebilir-mi/a-64472060

tıklayınız

 

SIKTI MI CANINI!

Seksenli yılların sonuna doğru arabesk ve taverna müziklerinin popüler olduğu dönemde şarkıcı Arif Susam tarafından söylenen ve oldukça meşhur olan bir şarkı vardı: “Sıktı Mı Canını”. Şarkı sevgilisinin canını sıktığı zaman kovup, başka birisini kolayca bulabileceğini anlatmaktadır. Sözleri pek manalı olan bu şarkıya dayanarak sevgilisini bırakıp, başkalarını aramaya kalkan var mıdır? Bilemiyorum. Doğru bir hamle olacağını sanmıyorum. Nakarat sözleri şöyledir:

“Sıktı mı canını, sıktı mı?
Kov gitsin, unutursun.
Aramaya kalktın mı
daha neler bulursun.”

Aşk hayatında olduğu gibi iş hayatında da canımızı sıkan çok şeyler oluyor. Bazı kişiler bizi işten bezdiriyor, soğutuyor ve hatta bunaltıp, kaçırtıyor. İş hayatında herkesle mükemmel bir uyum içerisinde, hiç sıkıntı yaşamadan çalışmanın imkanı yok. Mutlaka çatışmalar ve tartışmalar oluyor. Rekabet içinde olan kişiler arasında bunların olması beklenen bir şeydir.

 “Acı patlıcanı ve sıkılan canı, kırağı çalmaz!”

Bir diğer durum ise, ast-üst ilişkisi içerisinde olan kişiler arasındaki çatışmalar sonucunda ortaya çıkan sıkıntılardır. Yöneticiler de bağlı çalışanlarıyla sıkıntılar yaşayabilir. Bazen birbiri arasında sorun yaşayan çalışanlar arasında hakemlik, arabuluculuk görevi üstlenebilirler. İşte bu durumları yönetmek, bir yöneticinin önemli görevidir. Ancak pek kolay olmayan bir görevdir. Tecrübeli yöneticiler bu durumlara aşina olduğu için onlar olayı ve sonuçlarını iyi yönetirler ve en az hasarla atlatırlar. Böyle yöneticiler her zaman bunlara hazırlıklıdır ve önceden önlem almaya çalışırlar.

 “Acemi katır, kapı önünde yük indirir!”

Yeni yöneticiler veya yöneticilik yapma vasfı olmadığı halde yönetici olanlar, personeliyle çatışma halini de iyi yönetemezler. Çoğu zaman polemiğe girerler veya personelleri arasında taraf tutarlar, birisini diğerine kayırırlar. Astlarından gelen her sorunu kendisine yapılan bir hakaret olarak algılayıp, kişiselleştirir ve sorunu çözmek yerine daha çözümsüz hale getirirler. Bazen de kolaycılığa kaçıp, personelini kovmaya veya ekibinden uzaklaştırmaya çalışırlar. Çünkü onların canını sıkan kişi ile çalışmaya devam etmenin pek de anlamı yoktur.

 “Doğru söyleyeni dokuz köyden kovarlar!”

Bazı çalışanlar cesaretlidir ve gerçekleri olduğu gibi yöneticilerine söyleyebilirler. Kral çıplak demekten korkmazlar. Kimi yöneticiler bu durumdan rahatsız olmazlar ve ekibini bu konuda cesaretlendirirler. Ancak çoğu yöneticiler gerçeklerin yüzlerine apaçık söylenmesinden hoşnut olmazlar. Bazen anlık tepki gösterirler, bazen de kin de beslerler. Fırsatını buldukları anda da öç alırlar. Personeli kovmak için kendilerince argümanlar üretirler. Performans düşüklüğü, iletişim bozukluğu, işleri zamanında yapmama gibi gerekçeler ortaya koyarlar. Kısacası mobbing yaparlar. Çalışanlar da bu durumu gördükleri zaman politik davranmaya başlarlar ve gerçekleri gizlemeye, saklamaya çalışırlar.

 “Elimi sallasan ellisi, başımı sallasam tellisi”

Yöneticiler canını sıkan personellerini kovduktan sonra arayışa geçerler. Onlara göre personel bulmak kolaydır, herkes o şirkette çalışmak için can atıyordur. Her şey bir eleman ilanına bakıyordur. Hatta insan kaynaklarının elinde yüzlerce özgeçmiş vardır ve hemen birisini bulup, getirebilirler. Çünkü piyasada çok işsiz insan vardır. Ya da işinden memnun olmayan çalışanların kolayca aklını çelip, kendi firmasına çekebileceklerdir.  Onlara göre her şey bu kadar basittir. Bu nedenle bir çalışan canını sıkınca, onu hemen kovmalı ve yerine başka birisini getirmelidir. Canını sıkan ile çalışmaya devam etmek, onu tekrar kazanmaya çalışmak, zorlamak aslında beyhude bir çaba olarak görülür.

“Arayan Mevla'sını da bulur, belasını da”

Ancak günümüzde iyi personel bulmak kolay değildir. Çünkü artık iş hayatında etkin olan “Y” ve “Z” nesli geçmiş nesillerden farklı düşünmektedir. Eskiden insanlar için sigortalı bir iş olması, yaşayabilecek kadar maaş olması ve yol ücretinin karşılanması yeterliydi. Bunlar olduğu zaman insanlar uzun süre bir şirkette çalışmaya devam ediyordu. Günümüzde korku ve tehdit yönetimi yerine motivasyon ve teşvik odaklı yönetim biçimi yaygınlaşıyor. Ast-üst ilişkisi yerine liderlik ve işbirliği öne çıkıyor. Artık sadece iyi maaş verilmesi çalışanların kalıcı olması için yeterli sebep değildir. Yöneticilerin artık bunların farkında olması gerekiyor. Öyle her canını sıkan çalışanı kovmak, kurtulmak düşüncesinden uzaklaşmalılar. O çalışanın yerine birisini bulmak kolay değildir. Diyelim ki, kolayca birisini buldular, o zaman da o kişinin iyi birisi olup olmayacağı da belirsizdir.

Elbette çalışanların da kovulmasını gerektiren durumlar oluşabilir. Şirket çıkarlarına bilerek zarar veren, işlerini bilerek aksatan veya çalışma ortamını geren, zorlaştıran çalışanlar olabilir. Bunlar için gerekli uyarılar yapılmalıdır. Ancak asıl amaç çalışanları kaybetmemek üzerine olmalıdır. Aksi halde doldur-boşalt düzeniyle işleyen iş yerlerinde başarı elde edilemez. Çalışanı kazanmak için zorlamalıdır. Bütün bu çabalara rağmen çalışanların ayrılması durumu olursa da artık yapılabilecek şey kalmamıştır.

Bir yönetici olarak;
İşten ayrılma isteği ile gelen bir çalışanınıza sağlayabileceğiniz imkanları ve şartları düşünün!
Örneğin maaş artışı, terfi, yan haklar, diğer bölüme rotasyon vs. vs.  Ya da hiç bir şey yapmamak..
 
Güzel..  Haydi hemen şimdi yapın. Yoksa yarın çok geç olabilir!

Üstüne Alınanlar..

 

 

“THE PROJECT MANAGER”

Proje yönetimi konusunda hem sevindirici hem de bir o kadar tedirgin edici bir durumla karşı karşıyayız. Geçmişte hiçbir şeye “proje” olarak bakmayan, proje kavramına sahip olmayan firmalar artık neredeyse günlük işlerini bile projelendirme çabasına düştü. Firmalarda aynı anda yürüyen onlarca, yüzlerce projeler ortaya çıktı. Hal böyle olunca da bu projeleri yönetecek proje yöneticilerinin de sayıları artmaya başladı. Proje yönetimi kavramının firmalarda yerleşmeye başlaması elbette istenilen bir yaklaşım. Ancak her konuda olduğu üzere, bu konuda da abartı seviyesine çıkılması da tedirgin etmektedir.

Proje yönetiminde en önemli hususlardan birisi de hangi çalışmaların proje olacağı veya yapılan işlerin hangi seviyeye kadar proje olarak kırılacağıdır. Bazı firmalar yaptığı tüm işleri tek bir proje adı altında takip etmek istiyor. Bazıları da proje içinde proje, onların da içinde başka projeler yaratıyor. Projecikler, projecikcikler dünyası ortaya çıkıyor. Bunu önlemenin yolu Portföy, Program ve Proje şeklinde yapılandırma olacaktır. Yani projeler, belli bir program altında izlenmelidir. Programlar ve tekil projeler de portföyü oluşturmalıdır. Böyle olunca programın ve portföyün performansını izlemek daha kolay olacaktır.

Projelerin sayısı arttıkça, proje yöneticilerine ihtiyaç da artmaktadır. Buna ek olarak proje yöneticilerine destek verecek proje mühendislerine de ihtiyaçlar da oluşmaktadır. Bu durumu iş arama ve kariyer sitelerinde daha net görmeye başladık. Birçok firmanın açık durumda “proje yöneticisi” ve “proje mühendisi” ilanları bulunuyor. Herkes projelerini yönetebilecek kişileri arıyor. Piyasada proje yöneticisi kıtlığı oluştuğu için de birçok çalışan bu alana yönlenmek istiyor.

“Ambalajlı kutular içinden her zaman güzel hediyeler çıkmaz..”

Bu ilanların çoğunda ise proje yöneticisinden beklenenler tam olarak ifade edilememektedir. Bazıları çok güzel vaatler içeriyor, bazılarında ise hemen hemen her şeyi yapacak çalışanlar isteniyor. Dikkatli olunmalı! Proje yöneticisinin yapacağı, yapabileceği, yapması gereken şeyler bellidir. Ne eksik ne fazla olmalıdır. Ambalajlı ilanlar altında sizi ne beklediğine iyi bakınız. Her ilan masum olmayabilir. Firmaların personel sirkülasyonu ve son dönemlerde yaptıkları işler iyi incelenmelidir. Proje yöneticisi olarak kahramanlık yapmaya çalışmak, beyhude bir çabadır.

“Bazı iş ilanlarında aslında günah keçisi aranmaktadır..”

Bazı firmalar batık durumdaki projelerini kurtarmak isteyebilirler. Tabiri caizse, pisliği temizleyecek veya ölüyü ortadan kaldıracak yani günah keçisi aramaktadırlar. Bunun için yüksek maaşlar da teklif edilebilir. Önceki proje yöneticileri bu durumdan kaçmışlardır ve yeni kahramanlara ihtiyaç duyulmaktadır. Dolayısıyla her proje yöneticisi ilanı aslında proje yöneticileri aramamaktadır. Bazı firmalar ise işin cazibesinden yararlanarak, “proje sekreteri” gibi kullanmak istedikleri kişileri çekebilmek için ilanlarını abartmaktadırlar. “Şu şu özelliklerde, şu işleri yapabilecek vs vs” ifadelerle beklentiyi yüksek tutmaktadırlar. Ancak aslında aradıkları kişi doküman yazıp, e-posta gönderebilecek kişidir. 

“Kimse binmeyeceği eşeğin önüne ot koymaz..”

Proje yöneticisi ilanları artık insanları ve firmaları kesmemeye başlayınca çıta daha da yükseltilmektedir. “Program Koordinatörü”, “Proje Direktörü”, “Program Müdürü”, “Stratejik Program Yönetim Müdürü”, “Proje Yönetmeni”, “Proje İzleme ve Takip Koordinatörü” gibi daha cazibeli ilanlar yayınlanmaktadır. Aslında aranan kişi “Proje Yöneticisi” olmaktadır. Bu da işin reklam tarafıdır. Neticede yapılacak iş bellidir. Ortada vaat edilen bir cennet yoktur.

“Hedef sadece bir kartvizit olmamalıdır..”

İşin cazibesi nedeniyle, proje yöneticisi olmak isteyenlerin tek amacı sadece kartvizit sahibi olmak şekline dönüşmektedir. Proje yöneticiliğinde önemli olan kartvizit üzerinde ne yazdığı değildir. Bir firma sizi “The Project Manager” olarak atadığı zaman hemen proje yönetebileceğinizi düşünmek hata olur. Her ehliyet alanın araç kullanamayacağı gibi her proje yöneticisi kartvizitine sahip kişiler de proje yönetebilecek değildir. Ayrıca size “proje yöneticisi” kartvizitini hemen veren firmalardan da uzak durunuz. Bu işi bu kadar basit ve herkesin yapabileceği iş olarak gören firma sahiplerinin amacı proje yönettirmek de değildir. 

“Proje yöneticiliği, değer üretmektir”

Projelerin sonunda katma değerli ürün ve hizmetlerin çıkması gerekir. Proje yöneticisi de bunun için çaba göstermelidir. Değer üretmeyen bir proje yöneticisi veya bunun farkında olmayan bir kişi, aslında yaptığı işin anlamını kavrayamamış demektir. Dolayısıyla olaya sadece kartvizit sahibi olmak olarak bakmaktadır. Değer üretmek; hedefe ulaşmak için gereken tüm faaliyetleri gerçekleştirmek, gerekli çıktıları ve belgeleri hazırlamak, iletişimi etkin kılarak koordinasyonu sağlamak, ekibi aynı hedefe yönlendirmek, birlikte bir şeyler yapabilmenin hazzına varabilmek ve bunu proje ekibi ile paylaşabilmektir. 

Proje yöneticiliği bir meslektir ve altın bileziktir. Bu bileziğe sahip olmak kartvizitte hangi unvanın yazdığından daha önemlidir. 

ÜZÜMÜ YİYİP, BAĞCIYI DÖVMEK

 

ÜZÜMÜ YİYİP, BAĞCIYI DÖVMEK

Pek çoğumuz duymuştur: “Maksat üzüm yemek mi, bağcıyı dövmek mi?” diye bir atasözümüz vardır. Üzüm güzelse, gerekirse bağcıyı aşıp, korkutup ve hatta dövüp ulaşmak isteriz. Ancak atasözüne farklı bir açıdan yaklaşalım. Yenilebilecek üzümün olması için sadece bağcı mı gerekir?  Pek çok şey gereklidir. Öncelikle iyi bir toprak lazım. Üzüm öyle her toprakta yetişmez. Her toprağın kendine özgü tadı ve lezzeti olur. Güzel bir asma fidanı gereklidir. Her asma fidanından üzüm alınmaz. Yeterli su verilmelidir. Fazla su çürütür, az su kurutur. Toprağı besleyecek ilaçlar, vitaminler gerekir. Aksi halde böcek sarar, verim düşer. Gün ışığı olmazsa, olmazdır.

Neticede bağcı, iyi bir üzüm için gereklidir ama tek başına yeterli değildir. Maksat üzüm yemek ise, bağcıyı dövmeden önce üzümün kalitesini arttırmak için gerekenler sağlanmalıdır. Aksi halde, bağcıyı dövseniz bile kaliteli üzüm yiyemezsiniz, ancak koruk gibi ekşi bir şeyler yersiniz.

Proje yönetiminde de önemli şey “EKİP”.  Ekip, yani projede çalışan insanlar iyi ve ortam kaliteli olmadıkça proje yöneticisinin kim olduğu çok da etkili değildir. İyi bir proje için de pek çok şey gereklidir. Tıpkı üzüm gibi pek çok şeyi bir arada ister. Öncelikle iyi bir şirket ortamı (toprak)  gerekiyor. Her şirketten iyi projeler çıkmaz, üretilmez. Toksik bir şirket ortamında kimse çalışmak istemez. Şirket kültürüne göre ortaya çıkacak projeler de değişik seviyelerde olur. 

“Filden uçmasını bekleyemezsiniz!”

Projelerde çalışacak iyi personelleri istihdam etmek gerekir. İyi yetişmemiş, konusunun uzmanı olmayan kişilerden oluşan bir ekip baştan başarısız olacaktır. Torpille, adam kayırmayla, diplomasına bakmadan, sırf birilerinin tavsiyesi(!) ile alınan personellerin, projeye katkısı olmayacağı gibi zarar bile vereceklerdir. Projede her role ihtiyaç vardır. Herkes her işi yapabilir diye düşünmek hata olur. 

Proje ekibinin motivasyona ihtiyacı olur. Üzüme verilen su gibi, az motivasyon işten soğutur, işten ayrılmaya sebep olur. Fazla motivasyon ise şımarıklık yaratır, iş çıkmaz, eğlenceye varır işin sonu. Dolayısıyla motivasyon için gereken tüm argümanlar uygulanmalıdır. Bazen prim, bazen takdir, bazen ödül, bazen de terfi verilmelidir. Ancak aşırı motivasyon verilmesi durumunda, bu argümanların etkili olmayacağını, alışkanlık yaratacağını da bilmek gerekir.

Ekibin iyi işler çıkarması için gereken teknolojik altyapı ve araçların tedarik edilmesi de önemlidir. Bunlarda kesintiler yapmak, işlerin ağır aksak ilerlemesine neden olur. Bir süre sonra ekip işlerini yapamaz olur. Uygun araçların tedarik edilmesinde tasarruf yapılmaz. 

“İlk düğme yanlış iliklenmiş ise, gömlek sonuna kadar hatalı iliklenir”

Proje yöneticilerinin ellerinde sihirli değnek yoktur. İşler baştan yanlış yapılmış ise, sonradan düzeltmek zor ve maliyetli olur. Proje yöneticisini yücelten birlikte çalıştığı ekiptir. En iyi araçları alsanız da, en güzel binalarda çalışsanız da, en yüksek maaşları verseniz de her şey ekibinizin kabiliyetlerinde yatmaktadır. Liyakat sahibi olmayan kişileri ne yaparsanız yapın, size faydası olmayacaktır.

“Tekeden süt çıkarmaya çalışmayın”

Ekip iyi değilse, yapacağınız her şey boşuna olacaktır. Her rolün kendine özgü yetkinlikleri vardır. Duvar ustasını, elektrik tesisatçısı olarak çalıştırmaya çalışmayın, başaramazsınız. Ekibinizde herkesin sorumlulukları olmalıdır ve herkesten sadece uzmanlık alanıyla ilgili çalışmasını beklemelidir.

Projelerde tek amacınız üzüm yemek olsun. Proje yöneticisini dövmek olmasın. Güzel, tatlı ve lezzetli üzümleri yemek istiyorsanız önce gerekenleri sağlamalısınız. İyi bir ekip kurmalısınız. Her şeyi eksiksiz yaptığınıza inandığınız halde hala iş çıkmıyorsa, işte o zaman bağcıyı dövebilirsiniz. Proje yöneticileri böyle durumlara karşı alışık olmalıdır, dayanıklı olmalıdır. Ve son bir atasözü:

“Üzüm yiyen köpeği, pekmez s.çana kadar kovalarlar..”

 YÜRÜYELİM ARKADAŞLAR

Bir süredir işyerimizdeki doğa dostları kulübü üyeleriyle doğa yürüyüşlerine katılıyorum. Hem güzel zaman geçirmek hem de sağlık açısından faydalı bir faaliyet oluyor. Ancak bunların ötesinde kazandırdığı çok daha önemli faydalar bulunuyor.  Yürüyüş faaliyetlerimizde proje yönetimine yönelik birçok benzetim(analoji) kuruyorum. Projeler de ancak ekip faaliyeti ile gerçekleştirilebildiği için proje yöneticiliğinde karşılaştığım olayları, yürüyüş ekibimizde de gözlemleyebiliyorum. Yürüyüşlerimizi bazen kalabalık bir ekiple gerçekleştiriyoruz, bazen de 10-15 kişilik küçük bir tim gibi oluyoruz. Tıpkı projelerimizdeki ekipler gibiyiz. Bazen yönetilmesi zor ve kalabalık bir ekibiz, bazen de hızlı yürüyebilen esnek ve hızlı bir ekibiz.

Gelelim proje yönetimi ile ilgili benzerliklerine..

·       Öncelikle ekibimizin bir lideri oluyor ve onun belirlediği rotada yürünüyor. Rotanın başlangıç ve bitiş yeri değişmese de, ekip lideri rotayı şartlara göre uzatıp, kısaltabiliyor. Ekibin gücü, dayanıklılığı, hızı ve doğa şartlarına göre rotada değişimler yapılabiliyor. Projelerde de başlangıç ve bitiş noktası, proje başlatma (kick-off) toplantısında net olarak ortaya konulmasına rağmen sonuca giden yol planı zaman zaman değiştirilip, güncellenebilmektedir.

·       Ekip halinde yürüyüş yapılmış olsa da, aslında tek başına yürümektesiniz. O rotayı siz tamamlayacaksınız, o yokuşu siz çıkacaksınız.. Kimse sizi sırtında taşımayacaktır. Elbette çok büyük bir rahatsızlık yaşadıysanız birisi kolunuza girecek ve yardım edecektir. Ancak bugüne kadar hiç böyle bir durum yaşamadık çok şükür. Projelerimizde de ekip üyeleri, aslında görevleri kapsamında işleri yine ancak kendileri yapacaktır. Başkalarının o işi yapmasını beklememesi gerekmektedir. Zorluğuyla, kolaylığıyla işi (yürüyüşü) kendi tamamlayacaktır.

·       Rota üzerinde çoğu zaman düz bir yolda yürünmüyor. Sert yokuşlar çıkılabiliyor, dik inişler olabiliyor. Hatta bazen inişler, çıkışlardan daha zorlayıcı olabilmektedir. Projelerimizde de bazen ekibimiz motive olup, zorlukları aşarken, bazen de inişler yaşayabilmektedir. Hiçbir zaman stabil(durağan) bir ekip faaliyeti olamamaktadır. İşin zevki bu iniş ve çıkışlarda karşılaşılan zorluklarda olmaktadır.

·       Arkada kalan ekip üyeleri beklenmektedir. Yürüyüş başladığı ekiple gerçekleştirilip, aynı ekiple tamamlanır. Asla birisi ya da bir grup geride bırakılıp ilerlenmez. Dolayısıyla en önde olmak ya da en arkada olmak yürüyüşü tamamlamak için önemli değildir. Ekibin tüm üyeleri bitiş noktasına ya da ara duraklara gelene kadar beklenilir. Projelerimizde de işlerin arkasında kalan proje ekibi üyeleri beklenilmelidir. Hiç kimse yavaş olduğu için, beceriksiz olduğu için ya da zayıf, güçsüz olduğu için ekibin dışına atılmamalıdır.

·         Yürüyüş için mutlaka uygun kıyafet ve aletler alınmalıdır. Yürüyüşe günlük kıyafetlerle gidilmesi, yürüyüş ayakkabısı olmaması, baton, gözlük, tozluk vb destek ekipmanları alınmaması yürüyüşü zorlaştıracaktır. Öyle ben güçlüyüm, ben hızlı yürürüm, ben zaten spor yapıyorum, ben her akşam evde yürüyüş yapıyorum diyerek yürüyüşe çıkılması durumunda sonuçlar hüsran olabilmektedir. Projelerimizde de işin yapılması gereken uygun araçların alınması gerekmektedir. Ne kadar iyi proje yöneticisi olursanız, olun; uygun araçlar olmadığı zaman işleri yürütmek, yönetmek hiç de kolay olmamaktadır.

·      Dağın ardında ne olduğunu bilemezsiniz. Rotanın üzerinde her zaman güzelliklerle, zorluklarla karşılaşılabilmektedir. Yürüyüşün zevkli yanı da budur aslında. Bazen geçmeniz gereken bir dere karşınıza çıkabilir. Ya da vahşi hayvanların ayak izi, ya da sesi ile karşılaşabilirsiniz. Bunlara hazırlıklı olmalıdır. Projelerimizde de karşımıza hiç beklemediğimiz zorluklar çıkabiliyor. Hiç hesapta olmayan sorunlarla, risklerle karşılaşıyoruz.

·     Yürüyüşler cesaretli olmayı gerektirir ancak gereksiz yere riskler de alınmamalıdır. Yapılacak küçük bir hata sonucunda metrelerce aşağı yuvarlanabilirsiniz. Başınıza her şey gelebilir. Cahil cesaretine hiç yer yoktur. Projelerimizde de riskleri yönetmemiz gerekiyor. Ancak gereksiz yere riskli kararlar almamalıyız. Tüm projeyi batırabilirsiniz.

·     Yürürken doğaya asla zarar verilmez. Bir çiçeğin bile bilerek üstüne basılmaz. Çevrenin kirletilmemesine özen gösterilmektedir. Planlı olmadıkça, ateş yakıp, mangalda köfte, et gibi faaliyetler yapılmaz. Amaçtan asla sapılmaz. Rota bellidir ve çok uzundur. Küçük molalar haricinde asla oyalanılmaz. Çünkü zamanında rotanın tamamlanması çok önemlidir. Gecikme olması durumunda, gecenin karanlığında yürünmesi gerekecektir, tehlikeler artacaktır. Projelerimiz de insana, çevreye ve toplum sağlığına dikkat etmemiz gerekmektedir. Projenin zamanında tamamlanması beklenmektedir. Gecikmelerin sonuçları hep kötü olmaktadır.

İşte böyle, “zorlukta güzellik vardır” diyerek nice zirveler diliyorum.